固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案服務(wù)航天建設(shè)的研究

◎北京航天試驗(yàn)技術(shù)研究所 李瑋 董雪

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案服務(wù)航天建設(shè)的研究

◎北京航天試驗(yàn)技術(shù)研究所 李瑋 董雪

航天科研院所固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案作為各院所館藏檔案的重要組成部分,不僅是固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的重要佐證,還是航天事業(yè)發(fā)展的真實(shí)記載。這部分館藏檔案不僅對(duì)在建的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目具有很好的指導(dǎo)意義,而且對(duì)推動(dòng)我國(guó)航天事業(yè)的發(fā)展具有積極的作用。合理充分地利用固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案,將其轉(zhuǎn)化為信息資源,已經(jīng)成為檔案管理工作創(chuàng)新的重點(diǎn),也是檔案服務(wù)工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、在航天建設(shè)中的使命

一是航天院所固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的文化成果。它伴隨著航天科研院所項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程形成,是項(xiàng)目數(shù)據(jù)和原始信息的重要載體,完整記錄和反映了航天科研院所不同時(shí)期的發(fā)展沿革和歷史變遷,是航天事業(yè)的歷史沉淀和可靠記錄。不僅如此,作為項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的信息源,集聚了試驗(yàn)技術(shù)、流體力學(xué)、測(cè)量、控制、機(jī)械設(shè)計(jì)等多專(zhuān)業(yè)的科研成果,凝聚了航天科研院所的科研成果和管理經(jīng)驗(yàn),蘊(yùn)含了豐富的知識(shí)和技術(shù)資源,在航天建設(shè)過(guò)程中具有不可估量的作用。該部分館藏檔案資源的充分利用、開(kāi)發(fā)和學(xué)習(xí),將有力助推航天建設(shè)。

二是重要的精神財(cái)富。航天事業(yè)能夠保持快速發(fā)展源于長(zhǎng)盛不衰的航天精神。航天精神是在各個(gè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中長(zhǎng)期積淀、凝聚并升華而形成的精神品質(zhì)和科研理念,并滲透在聲像、圖表、文字等各類(lèi)檔案載體中。航天精神是航天建設(shè)的靈魂,沒(méi)有航天精神的支撐,項(xiàng)目建設(shè)必然呈現(xiàn)出功利化,航天事業(yè)的發(fā)展勢(shì)必會(huì)受到重要影響。航天科研院所的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案真實(shí)反映了航天事業(yè)發(fā)展過(guò)程中獨(dú)特的航天文化,以創(chuàng)新為核心的文化價(jià)值觀(guān)在代代航天人中不斷傳承,保障了航天事業(yè)的快速發(fā)展。

二、服務(wù)航天建設(shè)的策略

1．更新服務(wù)理念，改進(jìn)服務(wù)方式

長(zhǎng)期以來(lái),航天院所檔案館（室）受各方面因素的影響,一直處于被動(dòng)服務(wù)的狀態(tài),無(wú)論是項(xiàng)目檔案主管人員,還是項(xiàng)目的參與建設(shè)人員,都沉浸在收集、整理項(xiàng)目檔案資料,服務(wù)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的原始工作模式中,缺乏項(xiàng)目檔案最終為項(xiàng)目后續(xù)整改、擴(kuò)建和維護(hù)等工作服務(wù)的意識(shí)。為使項(xiàng)目檔案真正服務(wù)到航天建設(shè)中,各科研院所必須強(qiáng)化項(xiàng)目檔案參與航天建設(shè)的意識(shí)。一方面,科研院所管理層需要充分認(rèn)識(shí)項(xiàng)目檔案的重要性,加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的重視,加大對(duì)檔案管理部門(mén)人力、物力、財(cái)力的投入；另一方面,項(xiàng)目檔案管理工作者應(yīng)變被動(dòng)為主動(dòng),主動(dòng)了解航天建設(shè)的相關(guān)動(dòng)態(tài),主動(dòng)匯總、整理、篩選并推送與之相關(guān)的有價(jià)值的信息摘要或檔案目錄,主動(dòng)與檔案利用者溝通聯(lián)系,確保將“死檔案”真正靈活運(yùn)用在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中,從而使檔案部門(mén)成為航天建設(shè)的服務(wù)基地。

2．提供更多服務(wù)手段

目前,航天院所檔案館（室）已基本實(shí)現(xiàn)了檔案管理查詢(xún)系統(tǒng)和OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接,并將館藏紙質(zhì)檔案從條目到內(nèi)容分步驟地進(jìn)行了網(wǎng)絡(luò)錄入,逐步克服了項(xiàng)目檔案服務(wù)的“瓶頸”,信息化建設(shè)工作正在穩(wěn)步推進(jìn),但離真正建立項(xiàng)目檔案信息平臺(tái)還有很長(zhǎng)的一段路。信息化背景下,如何盡快實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化,更好地服務(wù)航天建設(shè),檔案管理部門(mén)需要做好2個(gè)方面的工作：一方面,加強(qiáng)硬件環(huán)境建設(shè),配備高速掃描儀、數(shù)碼工程處理系統(tǒng)、磁盤(pán)陣列和UPS電源等必須的硬件設(shè)備,解決項(xiàng)目檔案竣工圖、原理圖等圖紙掃描緩慢,項(xiàng)目檔案存儲(chǔ)空間不足以及檔案數(shù)據(jù)因供電不足導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題；另一方面,注重檔案管理系統(tǒng)軟件功能完善,根據(jù)檔案借閱者的需要提高其實(shí)用性,并及時(shí)更新項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù),構(gòu)建智慧服務(wù)新模式,解決檔案管理軟件使用不方便、項(xiàng)目檔案利用不便捷的問(wèn)題。

3．提供更多參考資源

隨著固定資產(chǎn)投資力度的逐年加大,項(xiàng)目檔案數(shù)量急劇增多,多個(gè)科研院所檔案庫(kù)存量“告急”。對(duì)項(xiàng)目檔案庫(kù)存進(jìn)行客觀(guān)分析后發(fā)現(xiàn),項(xiàng)目檔案多拘泥于紙質(zhì)檔案,電子檔案等其它載體及門(mén)類(lèi)的檔案信息沒(méi)有得到充分收集。部分有價(jià)值的檔案散落在項(xiàng)目建設(shè)人員手中,但紙質(zhì)檔案卻被檔案管理人員未加區(qū)別的“照單全收”,充斥整個(gè)檔案庫(kù)房。這就需要檔案部門(mén)在檔案收集和利用中,努力做到以下2個(gè)方面：一方面,檔案管理部門(mén)要適應(yīng)檔案信息化時(shí)代的要求,盡早實(shí)現(xiàn)雙軌制歸檔,及時(shí)更新檔案資源的收集種類(lèi)、收集范圍,保證不同類(lèi)別、不同載體的檔案都在經(jīng)過(guò)檔案主管人員的“火眼金睛”后入庫(kù)保存；另一方面,檔案管理人員應(yīng)逐漸改變以往“重藏輕用”的落后觀(guān)念,針對(duì)航天建設(shè)的需求,主動(dòng)篩選和整理對(duì)后續(xù)航天建設(shè)有價(jià)值的信息,及時(shí)地編研符合或貼近建設(shè)需要的高質(zhì)量檔案,為航天建設(shè)提供豐富的參考資源。

4．加強(qiáng)人員培訓(xùn)，培養(yǎng)復(fù)合型人才

項(xiàng)目檔案管理人員是項(xiàng)目檔案管理工作的直接參與者,管理人員的水平和素質(zhì)直接影響著項(xiàng)目檔案的質(zhì)量,高素質(zhì)的“蘭臺(tái)人”是做好項(xiàng)目檔案管理工作的根本。項(xiàng)目檔案的管理人員應(yīng)當(dāng)是航天建設(shè)的多面能手,一方面應(yīng)具備較高的檔案管理專(zhuān)業(yè)方面能力,掌握檔案管理相關(guān)的理論知識(shí)和工作技巧；另一方面還應(yīng)具備信息存儲(chǔ)和信息安全等信息專(zhuān)業(yè)知識(shí),熟悉檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)等軟件的使用；此外,還要具備航天專(zhuān)業(yè)的一般常識(shí),了解航天事業(yè)發(fā)展的歷史過(guò)程。這就需要檔案部門(mén)高度重視并不斷加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn),定期對(duì)相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí),掌握相關(guān)專(zhuān)業(yè)技能,增強(qiáng)其為航天建設(shè)服務(wù)的本領(lǐng)。

總之,固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案服務(wù)航天建設(shè)是檔案管理工作創(chuàng)新的客觀(guān)需要,也是檔案部門(mén)實(shí)現(xiàn)館藏資料價(jià)值的有效途徑,同時(shí)也是為廣大檔案利用者提高服務(wù)的有效手段。因此,航天科研院所檔案管理部門(mén)在充分認(rèn)識(shí)項(xiàng)目檔案在航天建設(shè)中的使命和重要性的基礎(chǔ)上,通過(guò)多種途徑充分開(kāi)發(fā)項(xiàng)目檔案資源,使其更好地為航天建設(shè)服務(wù)。▲