淺析房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理

黃卓華

（惠州市不動產(chǎn)檔案館 廣東 惠州 516000）

摘 要： 文章介紹房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的意義，分析房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的實現(xiàn)，提出房產(chǎn)檔案數(shù)字化運用的新設(shè)想。

關(guān)鍵詞： 房產(chǎn)檔案；管理；信息；檢索

引言

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的發(fā)展，現(xiàn)代化的管理手段以計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為平臺，采用數(shù)字化的管理方式，使管理水平不斷提高。目前，在檔案管理中基本已實現(xiàn)了數(shù)字化處理，將實物檔案通過掃描或照相技術(shù)轉(zhuǎn)換為電子檔案，電子檔案的形成提升了檔案利用的效率和途徑。房產(chǎn)檔案是專業(yè)性的部門檔案，較普通檔案有其特殊性。我們在管理工作中結(jié)合其特點，進一步利用數(shù)字化信息技術(shù)，使房產(chǎn)檔案的管理工作再上一個新臺階。

1、房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的意義

科學技術(shù)的不斷發(fā)展檔案內(nèi)容的日趨多樣檔案載體的不斷豐富以及計算機、多媒體等技術(shù)的廣泛應用使傳統(tǒng)檔案工作的管理模式和管理手段已不能適應時代發(fā)展的需求要充分利用計算機等現(xiàn)代化手段的技術(shù)優(yōu)勢提高房產(chǎn)檔案管理的工作效率使得信息的檢索、存儲以及管理更加的簡單、方便房產(chǎn)檔案作用一個重要的社會信息資源是城市發(fā)展建設(shè)的重要資料管理好房產(chǎn)檔案將有助于城市的快速發(fā)展而且通過現(xiàn)代化手段來對房產(chǎn)檔案進行管理河以大幅度的降低工作人員的工作量提高房產(chǎn)信息資源的利用效率滿足經(jīng)濟和社會的發(fā)展要求通過建立現(xiàn)代化房產(chǎn)檔案管理可以提高房產(chǎn)檔案的管理水平提高房產(chǎn)檔案的服務質(zhì)量。

2、房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的實現(xiàn)

現(xiàn)代化條件下的檔案工作比傳統(tǒng)的檔案更需要標準化和規(guī)范化啟需要有統(tǒng)一的檔案信息采集標準統(tǒng)一與規(guī)范的數(shù)據(jù)類型，主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理。

2.1提高服務質(zhì)量

房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化運用了現(xiàn)代科學技術(shù)手段與方法，實現(xiàn)了房產(chǎn)檔案管理優(yōu)化的目的因此，房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化將計算機技術(shù)作為核心、引入了信息處理技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)通過這樣的方式使房產(chǎn)檔案管理工作能夠以信息技術(shù)作為基礎(chǔ)開展數(shù)字化管理房產(chǎn)檔案的管理要以信息技術(shù)為基礎(chǔ)實行高效率的數(shù)字化管理，并且要提高房產(chǎn)檔案管理工作的適應能力，滿足快速發(fā)展的經(jīng)濟社會需求通過對網(wǎng)絡(luò)和計算機相關(guān)技術(shù)的合理運用，可以提高房產(chǎn)檔案工作中的各項工作的效率使得信息的收集、查詢、管理變得更加的快捷，而且數(shù)據(jù)的準確性可以得到保證推進房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化水平將大幅度提高房產(chǎn)檔案資源使用效率提高房產(chǎn)檔案管理的服務質(zhì)量

2.2構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫

在房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化實現(xiàn)過程中，技術(shù)信息數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建是實現(xiàn)工作的難點與工作的重點這項工作的實施需要較大的工作量與細致度作為基礎(chǔ)通過技術(shù)手段將傳統(tǒng)檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫而且錄入過程要注重信息的準確性這項工作的開展在現(xiàn)代圖像識別技術(shù)應用中得到了簡化采用穩(wěn)定的、易于拓展與維護的硬件基礎(chǔ)實現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化要對原有的紙質(zhì)檔案進行相關(guān)的拍照處理，以圖片的形式加以保存，并且要保證其內(nèi)容的準確、清晰這樣一來大幅度的提高了檔案管理的工作效率，降低了工作量，并且使得房產(chǎn)檔案的信息更加的準確可靠通過對現(xiàn)代科技的熟練運用檔案管理的工作將變得更加的簡單、方便、高效另一方面檔案的備份和保存也將變得更加的有效率，同時房產(chǎn)檔案信息的安全也可以得到進一步的保證。

2.3構(gòu)建檢索途徑以及安全系統(tǒng)

房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化是一項長期的、需要分步驟進行的工作在注重基礎(chǔ)數(shù)字化房產(chǎn)檔案管理的基礎(chǔ)上，應將數(shù)字化房產(chǎn)檔案信息進行網(wǎng)絡(luò)應用通過對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的熟練運用房產(chǎn)檔案的信息查詢將變得更加的簡單、準確從而提高房產(chǎn)檔案管理的工作效率滿足經(jīng)濟社會的發(fā)展要求查詢效率得到大幅度的提高查詢方式更加的方便靈活并且保證房產(chǎn)檔案的相關(guān)信息真實、有效、可靠只要給出一定的檢索點便可以迅速、準確的查詢出相關(guān)的房產(chǎn)檔案信息極大程度的避免了糾紛以及詐騙等情況的發(fā)生使得房產(chǎn)信息的安全得到保證肚會的和諧穩(wěn)定得到保證。

2.3提高人員素質(zhì)

房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化作為一項系統(tǒng)的、需要不斷完善與擴充的過程，其對人員素質(zhì)要求較高不僅要求現(xiàn)代房產(chǎn)檔案管理人員具有較高的檔案管理專業(yè)知識與房產(chǎn)檔案信息管理知識，還要求房產(chǎn)檔案管理人員能夠根據(jù)現(xiàn)代房產(chǎn)檔案管理信息化數(shù)字化要求具有較高的計算機應用水平。提高房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化水平，需要從管理工作人員的素質(zhì)出發(fā)在實際工作中，人起到了基礎(chǔ)性、關(guān)鍵性的作用只有工作人員的素質(zhì)得到提高，房產(chǎn)檔案工作的效率以及服務質(zhì)量才能得到保證。所以在日常工作中要加強對管理工作人員相關(guān)的業(yè)務培訓，以及責任和服務意識方面的培養(yǎng)，以此使得房產(chǎn)檔案管理工作更好的滿足現(xiàn)代化管理要求，保證房產(chǎn)檔案的各項工作順利展開。通常來講培訓分為兩個方面，一個是專業(yè)技能上的培訓，另一個是綜合素質(zhì)的培訓，兩者缺一不可要全面綜合的提高房產(chǎn)檔案管理工作人員的素質(zhì)和能力，保證房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的順利實施。

3、運用地理信息系統(tǒng)（GIS）的設(shè)想

地理信息系統(tǒng)（Geographic Information System）是由電子計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)所支撐的，對地理環(huán)境信息進行采集、存儲、檢索、分析和顯示的綜合性技術(shù)系統(tǒng)。地理信息系統(tǒng)技術(shù)為房產(chǎn)檔案管理打開了一個嶄新的管理視角，它不是單純意義上計算機技術(shù)和測繪技術(shù)在房產(chǎn)管理中的運用，而是以 GIS 技術(shù)為基礎(chǔ)構(gòu)建房產(chǎn)信息化管理，并在房產(chǎn)檔案的管理中加以靈活運用。 建立“以圖查房，以圖管檔”的新型管理模式，將房屋測繪數(shù)據(jù)、樓盤信息與現(xiàn)有的房產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)進行一一對應。實現(xiàn)房產(chǎn)業(yè)務數(shù)據(jù)、房屋檔案數(shù)據(jù)與房地產(chǎn)平面圖之間相互關(guān)聯(lián)的“圖檔一體化”管理，使房產(chǎn)登記管理及房產(chǎn)檔案管理轉(zhuǎn)為以圖形管理為核心的模式。房產(chǎn)檔案管理由原來的單一管理模式，轉(zhuǎn)化為三維一體的綜合管理方式，為不動產(chǎn)統(tǒng)一登記提供了新的思路。

實際工作中，房屋的交易與變更比較頻繁，業(yè)務數(shù)據(jù)系統(tǒng)和檔案信息系統(tǒng)要保證及時、同步的更新。如果相關(guān)的房屋信息沒有及時更新，造成房屋基本信息不準確，會影響房屋的下一次交易。特別是拆除的房屋，如果信息與檔案的脫節(jié)，導致審核人員無法確定該房屋的真實狀態(tài)，就要進行實地查看，不僅給工作帶來不必要的麻煩，還會降低案卷查全率。應用房產(chǎn)GIS數(shù)據(jù)整合，通過對房屋定位、樓盤表關(guān)聯(lián)查詢，可以很快地調(diào)出房屋的權(quán)屬信息和自然狀況，把每個房屋的坐標、權(quán)利屬性、自然屬性關(guān)聯(lián)在一起，形成完整、準確、全面的房屋基本信息。

由于房產(chǎn)GIS技術(shù)將房屋圖形系統(tǒng)、樓盤表數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)進行整合，只要房屋發(fā)生變更，系統(tǒng)就會將這三塊數(shù)據(jù)同時更新，實現(xiàn)各業(yè)務模塊信息數(shù)據(jù)的無縫對接，形成統(tǒng)一的信息管理模式，實物檔案也能及時修改。就操作上看，在一個系統(tǒng)中可查詢房屋的備案、登記、抵押、查封等各類信息和房屋交易狀態(tài)，減少工作環(huán)節(jié)，提高效率，更有利于疑難問題的解決。引入GIS技術(shù)，還有利于各種檔案信息的統(tǒng)計查詢，為拆遷、住房保障等工作提供強大的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

4房產(chǎn)檔案數(shù)字化運用的新設(shè)想

實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，可以利用業(yè)務數(shù)據(jù)與檔案數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)，依托GIS開發(fā)房產(chǎn)檔案的多樣化查詢。

4.1各項房屋基本信息的查詢

工作人員在GIS電子地圖上指到某一幢房屋，就可獲取該幢房屋的面積、層次、結(jié)構(gòu)、建筑年代等基本信息，也可查到該幢房屋的戶數(shù)、產(chǎn)權(quán)人和共有情況等產(chǎn)權(quán)基本信息。反之，也可以根據(jù)產(chǎn)權(quán)人的姓名、房屋坐落和房產(chǎn)證號等查詢到對應的電子地圖上某房屋的具體位置和周圍配套設(shè)施等。商品房還可以根據(jù)預售許可證號或商品房備案合同編號，查詢樓盤的所在位置、預銷售信息等。此外，還可以將房屋的限制狀況，如法院查封、行政限制、拆遷凍結(jié)等信息進行綁定。工作人員只要進入電子地圖管理系統(tǒng)，就可以獲取該房屋的所有信息，提高檔案的管理和利用效率。

4.2強化電子地圖上的數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能

在大數(shù)據(jù)時代，各行各業(yè)都在廣泛運用GIS這一新興技術(shù)。房產(chǎn)檔案管理也可以通過對各類房屋數(shù)據(jù)的整合，強化房屋基本狀況信息的統(tǒng)計功能。如在電子地圖上劃定相應范圍，可提供該范圍內(nèi)所有房屋的基本數(shù)據(jù)和統(tǒng)計，并對統(tǒng)計結(jié)果進行打印輸出。利用這些功能對一個物業(yè)小區(qū)范圍內(nèi)的房屋情況進行統(tǒng)計，在此基礎(chǔ)上對房屋的凍結(jié)查封限制、物業(yè)管理、拆遷管理等內(nèi)容進行查詢統(tǒng)計。通過GIS與房產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)的結(jié)合，實現(xiàn)查詢和統(tǒng)計的一體化便捷操作。

5、結(jié)束語

隨著產(chǎn)業(yè)信息化的不斷發(fā)展，房產(chǎn)檔案管理的信息化成為了信息發(fā)展的趨勢啟滿足了社會發(fā)展的需要也是保證房地產(chǎn)業(yè)蓬勃生機的基礎(chǔ)肩利于提高房產(chǎn)檔案管理工作的效率減少房產(chǎn)檔案管理工作的缺陷。

參考文獻

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