無紙化會議系統(tǒng)的選型與應(yīng)用

馮冬

（中國葛洲壩集團房地產(chǎn)開發(fā)有限公司 北京 100020）

一、背景

隨著信息科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展與進步和“低碳、環(huán)?！焙袈暤挠鷿u強烈，為適應(yīng)信息化時代高速發(fā)展的進程，會議模式已經(jīng)開始由“傳統(tǒng)紙質(zhì)會議”向“智能無紙化會議”進行演變。

常規(guī)會議關(guān)于資料管理，涉及到資料來源、資料管理、資料打印、資料裝訂、核實人員、資料分發(fā)等多個程序，既繁瑣，又浪費人力、物力和財力。

應(yīng)急機制較差，如會議人數(shù)增加、會議文件的更新等，會議管理者需現(xiàn)場修改、打印、重新裝訂資料。

召開保密級別的會議，涉及會議資料可接觸人員的選定、資料流傳過程中的保密、資料回收、資料銷毀等等，內(nèi)部會議資料的泄露風(fēng)險更為嚴(yán)重。

在充分綜合的考慮與分析了傳統(tǒng)會議和液晶顯示器弊端后，結(jié)合公司實際需求并設(shè)計符合本次會議室現(xiàn)有情況，選定了也是當(dāng)前階段最先進、最適宜、最智能的席媒無紙化多媒體會議系統(tǒng)。

席媒無紙化會議系統(tǒng)要求該系統(tǒng)能夠規(guī)范會議流程，電子化會議資料，明確用戶職能和授權(quán)，檢索查詢和信息共享便捷，方便管理層及時掌握會議信息和決策。并要求管理端擁有豐富的管理與設(shè)置功能，包括席位管理、考勤管理與資料管理；背景與系統(tǒng)設(shè)置；視頻跟蹤拍攝；資料查閱；會議議程公示；會議投票；分組討論；便捷的信息傳送；靈活的會議錄制；會議存檔和會議服務(wù)等功能。

其中，智能會議資料管理方面的建設(shè)要求能實現(xiàn)無紙化會議、無紙化案件討論，提高自動化辦公與協(xié)同辦公效率，避免人力、物力資源的浪費，降低行政辦公費用的開銷。

二、系統(tǒng)設(shè)備選型原則

選用國內(nèi)知名器材，以及有雄厚實力和絕對優(yōu)秀技術(shù)支持能力的廠家，以保證設(shè)計指標(biāo)的實現(xiàn)和系統(tǒng)工作的可靠性。

基本上選用同類產(chǎn)品中技術(shù)最成熟、性能先進、使用可靠的產(chǎn)品型號，以保證器材和系統(tǒng)的先進性、成熟性。建立系統(tǒng)開放式的架構(gòu)，以標(biāo)準(zhǔn)化和模塊化為設(shè)計要求，既便于系統(tǒng)的管理和維護使用，又可保持系統(tǒng)較長時間的先進性。

三、硬件設(shè)備

3.1 硬件設(shè)備總體構(gòu)成

席媒無紙化多媒體會議系統(tǒng)硬件設(shè)備總體由九個部分構(gòu)成，分別為升降一體機（包括觸摸顯示屏與升降器）、全數(shù)字會議系統(tǒng)主機、會議服務(wù)管理服務(wù)器、高清流媒體服務(wù)器、有線會討主機、音頻設(shè)備、攝像設(shè)備、發(fā)言設(shè)備、投影設(shè)備。

3.1.1概述

16.5寸多點觸控電容型超薄液晶升降屏一體機為席媒無紙化多媒體會議系統(tǒng)的一個主要組成部分，也是用戶直接接觸的部分。該一體機由升降器和多點觸控電容型超薄液晶顯示屏兩部分組成，主要負(fù)責(zé)無紙化多媒體會議系統(tǒng)的顯示、交互與顯示器的升降。在會議召開時，一體機將通過上升的方式展現(xiàn)于會議桌面以上，方便參會者觀看和瀏覽會議資料，并通過觸摸操作參與會議討論與交流。

3.1.2特點：

席媒產(chǎn)品液晶顯示器外殼部分采用航空鋁材CNC切削工藝一次成型，鋁一體成型保證了產(chǎn)品的散熱、牢固度、穩(wěn)定性都具有極高的水準(zhǔn)。

鋁合金外框彰顯高端，大氣，顏色可根據(jù)甲方需求定制，可內(nèi)嵌博世發(fā)言系統(tǒng)，保持桌面整潔，使用靈活，穩(wěn)定性好，抗震性能好。

升降器自動開合鋁面板，銀色或黑色，超薄設(shè)計，外形美觀大方，角度自動調(diào)節(jié)，支持任意分組控制升降。

安裝方式：升降器安裝方式由下向上落地式安裝， 會議桌不承受升降器重力，自帶支腳不影響桌板平整度，整體安裝牢固穩(wěn)定。

集成話筒：升降器面板上向左延長一部分，定制bosch發(fā)言按鈕和麥稈接口連接件，麥稈可直接插入到面板上，麥稈接口連接件跟雙代表機接口器連接即可。

四、 應(yīng)用情況

4.1實施內(nèi)容

會議室主要設(shè)計有三大部分組成： 無紙化會議系統(tǒng)、7寸雙面液晶桌牌系統(tǒng)、信息發(fā)布系統(tǒng)。

4.2設(shè)計原理

4.2.1 無紙化會議系統(tǒng)

席媒無紙化會議系統(tǒng)采用嵌入式開發(fā)，基于Arm/x86架構(gòu)，采用windows7操作系統(tǒng).后臺系統(tǒng)集中操作，方便會場布局管理，服務(wù)信息快捷顯示。對外液晶屏可真彩顯示會議內(nèi)容，如參會者名字、職務(wù)、所屬單位、會議名稱、會徽LOGO等。支持定制化開發(fā)，采用全面數(shù)據(jù)文件安全策略、加解密技術(shù)與強制訪問控制有機結(jié)合，有效杜絕機密信息泄漏和竊取事件。

4.2.2 桌牌系統(tǒng)

席媒桌牌系統(tǒng)采用B/S網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，所有的媒體內(nèi)容可結(jié)合無紙化服務(wù)器分發(fā)并儲存在播放終端存儲設(shè)備上，并且從存儲設(shè)備上運行，在節(jié)約帶寬資源的同時，達到最穩(wěn)定及最高品質(zhì)的顯示質(zhì)量和效果；系統(tǒng)采用BS+CS構(gòu)架，利用超強的開發(fā)工具和底層網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，保障了系統(tǒng)的穩(wěn)定性，同時也具有極高的效率和擴展能力。后臺集中管理，可實現(xiàn)批量修改終端顯示內(nèi)容。

4.2.3信息發(fā)布系統(tǒng)

席媒信息發(fā)布系統(tǒng)采用B/S網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，所有的媒體內(nèi)容可結(jié)合無紙化服務(wù)器分發(fā)并儲存在播放終端存儲設(shè)備上，并且從存儲設(shè)備上運行，在節(jié)約帶寬資源的同時，達到最穩(wěn)定及最高品質(zhì)的顯示質(zhì)量和效果；播放終端采用嵌入式win7系統(tǒng)，具有較強的安全性；系統(tǒng)采用BS+CS構(gòu)架，利用超強的開發(fā)工具和底層網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，保障了系統(tǒng)的穩(wěn)定性，同時也具有極高的效率和擴展能力?？赏綗o紙化會議后臺數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，在屏幕上顯示當(dāng)前會議信息、北京時間、會場視頻文件播放等。

4.2.4重點技術(shù)

后臺管理：會議概況信息、參會人員、座位編排、會議流程、會議文件、會議投票和會議權(quán)限等進行設(shè)置和管理。

保密權(quán)限：如為保密會議，所有會議資料不允許保存、下載，會議結(jié)束后，所有資料自動刪除。

會議簽到：實現(xiàn)所有參會人員電子簽到，自動記錄、統(tǒng)計會議出席情況，簽到同時自動下載會議文件。

參會人員：顯示參會人員信息列表、簽到時間、座位號及顯示座位示意圖。

同步現(xiàn)場：實現(xiàn)發(fā)言人與每位參會人員的桌面同步共享。同步時，支持手寫批注、圈劃。

會議文件：本次會議文件的列表、分類，供參會者查閱、討論。支持修改文件上傳、分發(fā)。

座位編排：會務(wù)人員在后臺對參會人員的座位進行編排、調(diào)整，具有會議室示意圖編輯功能。參會人員在會中可以瀏覽座位。

文件權(quán)限設(shè)置：對參會人員瀏覽文件的權(quán)限進行設(shè)置，哪一級別的人可以瀏覽哪些文件。

會議公告：會議主持人或會議秘書向所有參會人員發(fā)送的通知、注意事項等信息，會議公告以滾動字幕形式循環(huán)顯示使用說明。

4.3 應(yīng)用前景及優(yōu)點

實用性和先進性

采用先進成熟的技術(shù)，滿足舉行各類型會議和活動的使用要求，并兼顧其它相關(guān)的管理要求，使系統(tǒng)在相當(dāng)一段時期內(nèi)保持技術(shù)的先進性，并能適應(yīng)未來發(fā)展的需要。

安全可靠性

保證系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行，音頻系統(tǒng)設(shè)備必須具有高可靠性，避免發(fā)生故障。在采用硬件備份、冗余等可靠性技術(shù)的基礎(chǔ)上，采用相關(guān)的中央控制系統(tǒng)技術(shù)提供較強的管理機制、控制手段、故障監(jiān)控等技術(shù)措施，以提高整個系統(tǒng)的安全可靠性。

互連性

具備與多種影音、控制、會議系統(tǒng)及計算機系統(tǒng)互連互通的特性，確保系統(tǒng)作用可以充分發(fā)揮。

經(jīng)濟性

完成后的系統(tǒng)應(yīng)以較少的人員投入來維持運轉(zhuǎn)，提供系統(tǒng)的高效能與高效益。