輔導(dǎo)員日常工作與麥客表單的嵌合機制略談

聶樹平+簡靜川+樊威+楊秋月

摘要：移動互聯(lián)網(wǎng)、可穿戴設(shè)備等全方位嵌入和改變著當(dāng)下的高校校園教育情景，學(xué)生對智能化手機的使用習(xí)慣加深，此種情況促使麥客表單類信息提取、收集工具與輔導(dǎo)員工作相互結(jié)合的必要性、可操作性。文章分5類概述了輔導(dǎo)員工作情景下表單的運用，并示范性列舉了4個表單設(shè)計及其要點，作為輔導(dǎo)員日常工作與麥客表單的嵌合機制的例子。

關(guān)鍵詞：輔導(dǎo)員；表單；智能化；移動互聯(lián)網(wǎng)；嵌合機制

一、麥客表單與輔導(dǎo)員工作嵌合的必要性、重要性

常言道，“上面千條線，下面一根針”，對于高校思想政治輔導(dǎo)員來說，其日常工作包含的面非常之廣，新生教育，學(xué)生基本情況信息統(tǒng)計與整理及實時維護，班團干部，學(xué)生寢室數(shù)據(jù)采集與維護，學(xué)生成績，獲獎情況及違紀情況調(diào)查以及班級事務(wù)管理，班級團隊建設(shè)，涉及學(xué)生黨員的黨建業(yè)務(wù)，安全教育，心理教育等。由于橫向到邊，縱向到底的工作要求，以上各方面工作對大學(xué)生的成長都不可或缺，在輔導(dǎo)員的職業(yè)生涯中舉足輕重，其中一些指標的權(quán)重甚至達到對輔導(dǎo)員工作考核的一票否決程度。

在很長一段時間里，輔導(dǎo)員常規(guī)的工作軟件是WORD，PDF，EXCEL以及郵件，QQ等，這些軟件加上各種會議，各種紙質(zhì)文件、報表的處理構(gòu)成了輔導(dǎo)員工作的日常事務(wù)；而在工作中，對以上各種事務(wù)的處理，對學(xué)生及學(xué)生干部的培養(yǎng)，訓(xùn)練等，都離不開這些軟件和工作方式，可想而知，每天上班在不同的QQ群，郵件中往返穿梭般地接受信息，接收、處理、輸出信息，耗費了多少時間；甚至在某些時候，即便人在辦公室，只要一停電，或電腦一出故障，就完全不能開展工作。歷史和顯示表明，瑣碎的事務(wù)，造成了輔導(dǎo)員陷身事務(wù)，窮于應(yīng)付，長此以往，不堪重負，極大地挫敗輔導(dǎo)員群體的工作積極性，創(chuàng)造性。

好在BAT的崛起，為新入行的年輕輔導(dǎo)員提供了更多可以選擇的互聯(lián)網(wǎng)工具，無論是群體溝通，單獨對話，還是信息采集，報表傳遞，各種軟件層出不求；而此前的這個群體工作少慢差費的現(xiàn)象也正在逐步發(fā)生一些良性變化現(xiàn)象，至少越來越多的輔導(dǎo)員同人認識到大數(shù)據(jù)的重要性，從數(shù)據(jù)的采集，分析，使用到保護，無論是教育界內(nèi)部，還是計算機行業(yè)的一些公司都在開發(fā)各種工具幫助我們提高效率。

在這些工具中，麥客表單就是非常典型的代表。從2015年10月中旬開始，我們嘗試著探索利用麥客表單，來優(yōu)化輔導(dǎo)員日常工作，并同時將此工具下沉，要求所帶班級學(xué)生干部盡量使用這個工具，帶動更多的學(xué)生善用工具。我們相信，利用好表單類工具，能夠讓我們的工作更加事半功倍，騰出時間去思考職業(yè)化、專家化等輔導(dǎo)員工作的發(fā)展性問題。

二、麥客表單運用于輔導(dǎo)員工作情景功能概述

（一）麥客表單簡介及其對輔導(dǎo)員工作的特殊貢獻

簡要地說，麥客CRM是一款非常輕量化、簡潔化的表單制作、聯(lián)系人管理和精準信息傳遞工具，是目前最方便常見，最容易被用戶接受，也是數(shù)據(jù)呈現(xiàn)最友好的信息收集載體。這樣說的依據(jù)是：（1）該工具不需要在電腦安裝動輒幾百M的軟件，而是在網(wǎng)站上直接通過拖拽、修改文字、拉動圖片等完成表單構(gòu)擬；（2）即便出門在外只有一部手機也可以在微信公眾號的自定義菜單中進行同類操作，這可以讓我們的工作時間，地點等更加靈活；（3）而且這個表單制作之后，可以通過二維碼、鏈接等形式提供給需要填報者，填報人隨時隨地能在手機端操作，而表單設(shè)計者則在結(jié)束時間內(nèi)一鍵導(dǎo)出所有填報結(jié)果。

集體到輔導(dǎo)員工作情景，麥客表單有以下特殊功用，如可以幫助輔導(dǎo)員用于信息收集的各類場景，如報名申請，投票調(diào)研，留言反饋，團隊協(xié)作等；而且此表單可以和微信相互整合，在微信上關(guān)注其服務(wù)號后，可以綁定輔導(dǎo)員工作的麥客賬號，只要在能使用微信的地方，輔導(dǎo)員就能隨時通過這個麥客表單服務(wù)號查找自己的所有發(fā)送過的表單的反饋情況，且每一個填寫者都自動被建立為聯(lián)系人，保證輔導(dǎo)員就算新接班級也可以通過一個表單簡單精準地收集到所有學(xué)生的微信ID，手機號碼等，保證在有需要時聯(lián)系到自己所有的學(xué)生。

（二）輔導(dǎo)員巧用麥客表單中的聯(lián)系人功能及其時間軸功能

在傳統(tǒng)的工作環(huán)境中，學(xué)生信息采集的主要字段一般就是學(xué)號，姓名，班級，性別，民族，身份證號，政治面貌，家庭地址，聯(lián)系電話，QQ號碼，聯(lián)系郵箱，困難生類別；這個信息雖然感覺包含了主要信息，但是會讓人感覺每次需要采集、篩選的時候都要手動查找，效率有待提高，且有賴于紙質(zhì)記錄，導(dǎo)致輔導(dǎo)云無論查課開會都得帶著工作筆記本，頗為不便。

現(xiàn)在通過表單里的聯(lián)系人功能，就能更快地定位，篩選和查找。在輔導(dǎo)員工作場景中，聯(lián)系人包括但不限于學(xué)生，家長或其他監(jiān)護人，以及其他輔導(dǎo)員同事，校內(nèi)其他教職員工等，其信息采集時可以一次性包括以下信息字段，如姓名，稱謂，聯(lián)系方式（郵箱，手機，電話，傳真），社交賬號（QQ、微信、微博等），當(dāng)然，如果是家長等，還可加上職業(yè)信息（如公司，職位，地址，網(wǎng)址），身份信息（如姓名，性別，城市等），在聯(lián)系人姓名左上角有二維碼名片的一角，點擊之后微信掃碼，其信息將自動保存到本地手機上，避免了傳統(tǒng)錄入聯(lián)系方式時手工操作的低效現(xiàn)象。

更為有價值的是麥客表單中的聯(lián)系人時間軸——也就是以時間流的方式記錄了輔導(dǎo)員和該聯(lián)系人之間的一切動態(tài)痕跡，這對那些需要梳理其從前到后所有行動軌跡，信息溝通記錄的重點關(guān)注對象，如學(xué)籍異動、學(xué)業(yè)警示、遭受處分同學(xué)的歷史表現(xiàn)及現(xiàn)實教育反饋情況的總體梳理和匯總，這種功能在其他軟件是無法實現(xiàn)的。

（三）輔導(dǎo)員運用麥客表單的五大類別所對應(yīng)的常見情景

根據(jù)2015年以來筆者在麥客表單上的設(shè)置、收集、處理信息的經(jīng)驗，麥客表單大致可以在以下五個方面的教育情景中得到運用，簡表梳理如下——（如表1）

三、輔導(dǎo)員利用表單替代和補充傳統(tǒng)工作的案例

（一）利用表單召開安全工作電子班會的探索

安全工作是一切工作的基礎(chǔ)，在工作中，無論如何強調(diào)都不過分，但是又不容置疑，如果每次上面要求開會就將學(xué)生弄到一起開班會，長期以往也會形成審美疲勞。為此，可以形成類似的電子班會，其設(shè)計原理是，在表單中分兩塊，一是基礎(chǔ)信息采集，包含學(xué)生的姓名，班級，學(xué)號；因為同一個輔導(dǎo)員下可能有同姓名者，故必須加上班級以及學(xué)號；且學(xué)號字段便于后期排序檢查哪些學(xué)生未及時點擊查看并提交；二是相關(guān)文件精神的精準傳達，此部分務(wù)必主要既要保持文件傳達的嚴肅性，精準性，又要適當(dāng)進行改造，接地氣，所以可以嘗試將傳達文件中適合本年級本學(xué)院的核心條款設(shè)置成三道單選題；題干即文件中需要學(xué)生層面必須遵守的條款，題枝有兩項，分別是“未閱讀”“已閱讀并完全理解”；在表單提交結(jié)束后導(dǎo)出相關(guān)反饋表格，對未填寫者補充傳達或提醒其重新填寫；對已填寫者查看有無錯誤或不當(dāng)選項。

例如本人在某年清明節(jié)之前的安全教育傳達會，就采用了此種形式，確保學(xué)生在校期間任何情況下都能憑自己的手機號登錄微信后進行文件學(xué)習(xí)，并且提交后得到了及時的回饋，根據(jù)信息推知，學(xué)生的總體反饋率達99%；差錯率為1.51%，具體差錯是2位同學(xué)各點錯了一個選項；另一位同學(xué)錯寫了學(xué)號；如果是傳統(tǒng)的班會式學(xué)習(xí)，即便老師在講臺上講，學(xué)生開小差者甚多，也未必能保證傳達效果，相對而言，此種傳達形式，可以確保信息準確傳達率達到97.51%；并且根據(jù)后臺信息反饋，可以精確定位未完成信息填報或出差錯人員名單，為后續(xù)教育提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

（二）利用表單進行文件學(xué)習(xí)傳達班會

部分文件傳達過程中，因其嚴肅性，規(guī)范性，不允許作任何發(fā)揮，以免誤導(dǎo)。此種文件和電子班會有相似之處。但是有些文件比較長，此種情況可以模擬網(wǎng)絡(luò)課程傳遞PPT學(xué)習(xí)的方式，將包含文件內(nèi)容的PPT轉(zhuǎn)換成圖片。然后在文件學(xué)習(xí)傳達表單中，將所有內(nèi)容用逐頁呈現(xiàn)的圖片形式進行呈現(xiàn)，一個頁面呈現(xiàn)一頁PPT，且頁腳有一個單選題，共有兩個選擇項，分別是“已經(jīng)閱讀并了解”“未閱讀”，強化學(xué)生的記憶和認知。在表單結(jié)束后導(dǎo)出所有反饋結(jié)果，并對其中反饋異常的同學(xué)進行單獨溝通與后續(xù)跟進。此種表單在填寫，匯總反饋完畢后要將所有的數(shù)據(jù)保存，并將表單文件轉(zhuǎn)換成PDF后打印一份作為保存；以便上級查驗。

（三）利用表單改進綜合測評加分支撐材料提交

綜合測評是高校學(xué)生每學(xué)年的大事，其重要性不言而喻。但是整個綜測過程又包含著前后相繼的幾個環(huán)節(jié)，諸如德智體原始成績的導(dǎo)入導(dǎo)出，系數(shù)換算，以及各種加分項目的系數(shù)換算，支撐材料收集，分數(shù)核對，以往這種情況需要幾上幾下，幾次反復(fù)，才能做好這些環(huán)節(jié)。而運用表單功能，則極大地簡化此項工作。具體而言，將以往爭議最多的加分部分單獨列出，設(shè)置一個表格，姑且命名為某班綜測加分部分原始材料收集表格，按照學(xué)業(yè)、榮譽、任職、實踐等幾個方面，分別以下拉菜單或單選或多選形式，讓學(xué)生以選擇題形式，積木式，自主式點選自己符合的加分項目，在這里，每個加分項目及其對應(yīng)的級別和加分幅度，以及各種限制條款，排序規(guī)則，都要按照本校的《學(xué)生手冊》來設(shè)置，務(wù)必以官方文件為設(shè)置的基礎(chǔ)框架（如在此基礎(chǔ)上有出入或彈性空間較大者，請盡量西化并做好公示等多個環(huán)節(jié)，以免后續(xù)被動）。由于表單等可以直接上傳附件，其附件形式包含WORD，JEPG，RAR等多種格式，此項工作可以節(jié)省傳統(tǒng)的收集、整理、核算等90%乃至更多的時間精力。關(guān)于綜測的另一部分，則是相關(guān)德智體美等幾個方面數(shù)據(jù)的自動計算和提交，因涉及面廣量大，宜更細致地設(shè)定一些下拉菜單或多選，讓學(xué)生結(jié)合自己情況進行點選，最后一鍵導(dǎo)出，就能自動生成各部分明細分數(shù)及總體分數(shù)；此種情況下，綜測小組或輔導(dǎo)員只需對導(dǎo)出后的結(jié)果進行分數(shù)檢查及核算即可，此舉也可節(jié)省出大量時間與精力。

（四）利用表單做好寒暑假離校返家信息登記與提交

總所周知，輔導(dǎo)員系統(tǒng)的安全工作考量比重非常之大，而學(xué)生層面則往往對此不夠重視，尤其是寒暑假離校，往往是安全工作的重點關(guān)注時間段，特別是延期離校，在外旅游，久不歸家，導(dǎo)致安全管控風(fēng)險等持續(xù)增大。利用表單進行解決的辦法是，按照表單設(shè)計原理，從考試結(jié)束的最后一科或?qū)W校規(guī)定放假的第一天開始算，一般48小時以內(nèi)，設(shè)置一個定時表單，此表單中只需要學(xué)生輸入自己的姓名和電話，以及上傳一張所在地照片，截止時間結(jié)束后，可以一鍵導(dǎo)出，查看所有反饋有無異常，對有異?；蛭捶答佌?，讓班干部根據(jù)此前的信息收集做初步的電話調(diào)查了解其原因。此舉也能極大地減少工作量。

總之，根據(jù)我們的工作經(jīng)驗，表單對輔導(dǎo)員工作有很好的輔助作用，建議更多的輔導(dǎo)員同仁一起來利用此類工具，以便我們的工作更加順利。當(dāng)然，關(guān)于麥客表單的功用還有很多地方值得輔導(dǎo)員去開掘，筆者深信，只要我們以學(xué)生的角度出發(fā)，根據(jù)數(shù)據(jù)采集和信息流向，工作流程等合理設(shè)計表單，優(yōu)化表單外觀，是能夠讓我們的工作更加輕量化，移動化，智能化的，我們就可以更進一步地解放我們的時間和空間探索更多更有價值的學(xué)生工作中的問題！