微信平臺(tái)的大型復(fù)雜項(xiàng)目內(nèi)部溝通管理探討

吳勇

摘要：在大型復(fù)雜項(xiàng)目內(nèi)部實(shí)現(xiàn)“虛擬扁平化”溝通管理模式是解決內(nèi)部溝通的主要方式，不僅可以保證生產(chǎn)組織的科學(xué)性和高效性，而且還能減少溝通渠道的數(shù)量、削弱溝通層級(jí)和處理溝通存在的問題。文章對(duì)大型復(fù)雜項(xiàng)目內(nèi)部溝通管理問題進(jìn)行了分析，并以微信平臺(tái)為基礎(chǔ)作為切入點(diǎn)來研究項(xiàng)目的內(nèi)部溝通問題。

關(guān)鍵詞：微信平臺(tái)；大型項(xiàng)目；內(nèi)部溝通；項(xiàng)目管理；溝通渠道 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類號(hào)：F270 文章編號(hào)：1009-2374（2017）08-0256-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2017.08.126

近年來，隨著國家“一帶一路”戰(zhàn)略的實(shí)施和建筑企業(yè)的加快革新速度，中央建筑企業(yè)開始開拓新興市場。目前基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的發(fā)展開始向政企合作（也就是PPP模式）和多樣化等方向發(fā)展，減少了單一性的政府投資，也涌現(xiàn)了規(guī)?；?、專業(yè)化、集群化以及產(chǎn)業(yè)化特征，項(xiàng)目也展現(xiàn)了資金、人力以及技術(shù)新的發(fā)展方向，同時(shí)項(xiàng)目管理也出現(xiàn)了大型復(fù)雜、龐大的信息量、環(huán)境多變、相關(guān)人員眾多、高風(fēng)險(xiǎn)的新情況。

1 大型復(fù)雜項(xiàng)目內(nèi)部溝通管理存在的問題

1.1 信息出現(xiàn)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)和“不對(duì)稱”的情況

在大型復(fù)雜項(xiàng)目中，之所以頻繁出現(xiàn)“點(diǎn)對(duì)點(diǎn)”的現(xiàn)象，是因?yàn)闇贤ㄐ畔⑹艿蕉喾N因素的影響?！包c(diǎn)對(duì)點(diǎn)”現(xiàn)象也可以理解為“個(gè)體對(duì)個(gè)體”，從狹義上來講就是在一定的范圍內(nèi)形成一條簡單、獨(dú)立的溝通渠道。從廣義上來說，部門與部門之間很多重要信息都會(huì)受到相關(guān)專業(yè)、部門管理劃分和區(qū)域多地合作等手段的影響，從而形成“點(diǎn)對(duì)點(diǎn)”，這是受專業(yè)分工、部門區(qū)域劃分與合作等因素的影響形成的。這種現(xiàn)象不僅不易通過相互提醒解決，而且還可能因?yàn)椴块T之間產(chǎn)生的部門“本位主義”而發(fā)生彼此推卸責(zé)任的現(xiàn)象。

“點(diǎn)對(duì)點(diǎn)”溝通方式最大的缺點(diǎn)就是會(huì)形成“信息不對(duì)稱”，這種現(xiàn)象產(chǎn)生于想掌握這類信息的人和直接接觸信息的人之間，影響內(nèi)部溝通的主要障礙還有可能是因?yàn)橹虚g傳遞信息者對(duì)于信息認(rèn)識(shí)的不全面以及對(duì)信息實(shí)效性認(rèn)識(shí)的缺乏。

1.2 溝通隨著項(xiàng)目范圍的增大而發(fā)生延遲

從根本上講，有些復(fù)雜的大型項(xiàng)目已經(jīng)具有“項(xiàng)目集”的特點(diǎn)：有廣闊的項(xiàng)目范圍和項(xiàng)目邊界、較大的地域橫縱跨度、復(fù)雜交叉的施工工藝和高銜接精度的工序等。對(duì)此，其項(xiàng)目范圍打破了傳統(tǒng)意義項(xiàng)目在空間和時(shí)間上的局限值。在某些出現(xiàn)沒有明確邊界、范圍和經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)等新特點(diǎn)的大型復(fù)雜項(xiàng)目上，要從橫向和縱向加大管理幅度與層級(jí)。這樣一來，溝通的及時(shí)性和有效性也因?yàn)閮?nèi)部溝通協(xié)調(diào)難度的增加而受到干擾。

1.3 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)概率因信息數(shù)據(jù)的“擱淺”而增加

因?yàn)榇嬖谥包c(diǎn)對(duì)點(diǎn)”的溝通方式、有著不一樣的信息價(jià)值評(píng)估程度、人在疲憊狀態(tài)下的溝通等因素的影響，同時(shí)受個(gè)體的不同價(jià)值觀及敏感程度或持續(xù)的重壓、心緒等各種因素的不同使得信息在片面的“點(diǎn)”或“點(diǎn)群”中造成重要或敏感信息的“擱淺”。信息數(shù)據(jù)“擱淺”現(xiàn)象在多邊合作、框架合作和聯(lián)合合作等新型項(xiàng)目中頻繁發(fā)生，而這必定會(huì)降低已知危機(jī)的防御，從而使得風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率隨著未知風(fēng)險(xiǎn)的提高而提高。

1.4 溝通鏈條過長使信息處理速度降低

因?yàn)樵邶嫶髲?fù)雜項(xiàng)目中，分支多、人多，管理層級(jí)也多，所以不管是工序銜接施工班組的溝通，還是公司內(nèi)部的溝通，都存在著一條長的“溝通鏈”。不同的“溝通鏈”上存在著不同的崗位甚至不同的人，這無數(shù)的溝通鏈構(gòu)成了項(xiàng)目部內(nèi)部的基本溝通體系，但因?yàn)樗鼰o數(shù)條地交織在一起，容易導(dǎo)致信息堵塞。這條“溝通鏈”不僅是價(jià)值的創(chuàng)造，還滲透到平常的項(xiàng)目溝通管理中，它把上游材料供應(yīng)商、下游專業(yè)工程承包商和企業(yè)的利益相連，同時(shí)也把工人、班組的勞動(dòng)價(jià)值目標(biāo)和項(xiàng)目部、企業(yè)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值目標(biāo)相連。內(nèi)部溝通受到價(jià)值取舍、讓渡和逐利目的客觀差異的影響，導(dǎo)致內(nèi)部溝通時(shí)間最長、人力投入最多、矛盾最多以及鏈條的滿意度達(dá)不到最好。

2 在微信平臺(tái)的內(nèi)部溝通上進(jìn)行設(shè)計(jì)與實(shí)施

2.1 了解傳統(tǒng)溝通方法的缺點(diǎn)與解析

2.1.1 對(duì)講機(jī)方法的不合理性。目前來說，對(duì)講機(jī)是一種可以即時(shí)交流的通信工具。在施工中，有些項(xiàng)目的施工面積大、范圍深，用對(duì)講機(jī)進(jìn)行交流已經(jīng)不能滿足其需要，因?yàn)閷?duì)講機(jī)有一定的交流距離，盡管對(duì)講機(jī)有著隨身攜帶、簡單便利的作用?，F(xiàn)在一般的對(duì)講機(jī)是采用低頻無線電波發(fā)射方式，它的功能稀少，只有語音功效。因?yàn)槭堑皖l方式，容易受到各類自然因素以及信號(hào)不好的影響，而在大型的工程現(xiàn)場管理，一般的對(duì)講機(jī)已經(jīng)不能滿足提供照片、視頻數(shù)據(jù)的需要。

2.1.2 電話溝通和發(fā)信息方法的不合理性。移動(dòng)電話是現(xiàn)在用戶使用最多的一類可以立即交流的工具。在目前的項(xiàng)目中，移動(dòng)電話的影響力是非常大的，各層次的管理人員每天都用電話展開工作，用電話進(jìn)行交流。然而對(duì)于項(xiàng)目管理來說，電話交流還存在著許多問題，其不合理的地方是不能當(dāng)面交流、對(duì)信息的真假不能準(zhǔn)確判斷、信息無法追回以及需要花費(fèi)的費(fèi)用不能估計(jì)。一個(gè)人接聽電話次數(shù)越多對(duì)內(nèi)部溝通越不利，因?yàn)樾畔⒌膬?chǔ)存、篩選、丟失是導(dǎo)致該問題產(chǎn)生的主要原因；電話是純粹的語言交流，有限的記憶量讓現(xiàn)場的描述太過單一，缺少整體效果，就不可以對(duì)工地現(xiàn)場開展有效的數(shù)據(jù)傳輸，對(duì)高效率監(jiān)視、解決與協(xié)商現(xiàn)場情況是不利的。

對(duì)于信息的儲(chǔ)存方式以及信息的可查閱性在發(fā)短信這一工具中得到了改變，但短信沒有從本質(zhì)上達(dá)到照片、視頻等的傳輸能力，而且短信是無法快速地做出反應(yīng)的，它的信息傳輸容易延遲，要求付費(fèi)且溝通頻率低。短信雖然可以通過群發(fā)來拓寬信息溝通渠道，但是并沒有完全的更改交流層級(jí)和“信息不對(duì)稱”的情況。

2.1.3 移動(dòng)QQ的不合理性。移動(dòng)QQ是即時(shí)交流工具與PC機(jī)的現(xiàn)代化結(jié)合，代表著時(shí)尚，深受青年人的喜愛。QQ可以進(jìn)行交流照片傳輸、數(shù)據(jù)傳輸，還可以進(jìn)行音頻和文字的同時(shí)傳輸。對(duì)于現(xiàn)代化的部分問題移動(dòng)QQ已經(jīng)解決，只是不一樣的載體能接受的現(xiàn)代化主題完全不相同，因?yàn)橐苿?dòng)QQ最初的設(shè)計(jì)就不是以移動(dòng)終端為載體的，同時(shí)它的不合理性還存在著隱私保護(hù)差以及線上線下的分界。

由于智能手機(jī)與高速移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，產(chǎn)生了新的交流工作方式——微信，微信是一種更現(xiàn)代化的交流形式，具有高靈活性、操作簡單、有趣性更高，與互聯(lián)網(wǎng)思維更貼合，當(dāng)前的移動(dòng)QQ不管是交流方面還是工作方面，已經(jīng)無法與微信相比。最主要的一點(diǎn)是微信完美地結(jié)合了智能手機(jī)的高端技術(shù)與性能，對(duì)于聲、光、圖片以及視頻等集成一體，微信采用了高速網(wǎng)絡(luò)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，讓自身的交流比移動(dòng)QQ更快捷方便，提供了一種更貼合年輕人現(xiàn)代化的交流方式，迎合了年輕人想要輕松征服APP的心理需要。

2.2 微信內(nèi)部溝通體系的基礎(chǔ)上的設(shè)計(jì)分析

2.2.1 實(shí)施溝通虛擬扁平化管理，需要搭建微信對(duì)等平臺(tái)。在傳統(tǒng)的信息傳遞渠道中，通常是通過“層層傳遞”將信息傳達(dá)到相應(yīng)的管理人員。這種傳統(tǒng)的傳遞渠道中，會(huì)大大減少信息的真實(shí)性和不對(duì)稱性，相應(yīng)的管理人員成為了信息溝通渠道的主要障礙人群。對(duì)此可以利用各個(gè)層級(jí)和部門的管理人員的微信號(hào)建立在一個(gè)龐大的微信平臺(tái)，組織在一起溝通交流，革新傳統(tǒng)的行政體制和管理層級(jí)，在真正意義上實(shí)現(xiàn)溝通虛擬扁平化管理。利用虛擬扁平化管理能夠使得任何一項(xiàng)信息交流都可不再需要通過“金字塔”溝通模式進(jìn)行；信息的互相傳遞可同時(shí)在一個(gè)龐大的微信平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)溝通客戶之間的一對(duì)一的對(duì)等關(guān)系。

2.2.2 將超速網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和移動(dòng)智能設(shè)備相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)圖文及時(shí)傳輸。隨著高速網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步和移動(dòng)智能設(shè)備的創(chuàng)新，微信平臺(tái)已經(jīng)可以滿足客戶之間隨時(shí)隨地收發(fā)圖片和影像等多媒體信息，不僅能夠使客戶掌握一線資源，也大大提高了信息本身的真實(shí)性和傳播速率。實(shí)施圖文及時(shí)傳輸，可在大型復(fù)雜項(xiàng)目內(nèi)部溝通管理中完善管理自我、發(fā)現(xiàn)自我和各取所需的管理制度。將工作狀態(tài)中的人員動(dòng)態(tài)信息及時(shí)傳輸和完善工區(qū)之間的動(dòng)態(tài)關(guān)聯(lián)，從而使工作的效率大幅度提升。

2.2.3 開通特殊性的溝通渠道，建立多樣化的微信互動(dòng)群。從社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r上來看，可以將有一定領(lǐng)域的專業(yè)人士或具有特殊性的相關(guān)人群在微信平臺(tái)中建立一個(gè)互動(dòng)群，并且可以按照客戶群的限定要求來進(jìn)行發(fā)起和解散，以便提高特殊信息的保密程度和完善特殊人群之間的溝通渠道。在各個(gè)企業(yè)工作、國家技術(shù)和商業(yè)經(jīng)濟(jì)等信息的管理中，部分重要信息會(huì)受限發(fā)布，以防止重要的信息被他人外傳和惡意發(fā)布來影響信息的價(jià)值。將各個(gè)業(yè)務(wù)的從業(yè)人員和相關(guān)崗位的工作人員在微信平臺(tái)上建立屬于自己內(nèi)部的多樣化互動(dòng)群，不僅滿足上級(jí)對(duì)下級(jí)的管理，也滿足項(xiàng)目內(nèi)部的溝通，從而使特殊信息得到有效的保護(hù)。

2.2.4 開通輔助技術(shù)（AT），助推項(xiàng)目跟蹤溝通。在進(jìn)行一些重要的大型復(fù)雜的項(xiàng)目時(shí)，需要與某個(gè)技術(shù)人員進(jìn)行交流，這時(shí)只要在微信中輸入“@”，并且選中該技術(shù)人員，就可以實(shí)現(xiàn)提醒功能，也就是所謂的輔助技術(shù)（AT）。在使用AT技術(shù)過程中，會(huì)針對(duì)某個(gè)被提醒的人發(fā)送定制的信息，而且有時(shí)間的限制，需要被提醒的人在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)查閱，否則會(huì)繼續(xù)提醒。這樣一來，就不用通過電話、郵件等形式對(duì)需要安排工作的人員進(jìn)行逐一提醒，只需要利用AT技術(shù)@個(gè)人或多人即可，從而大大提高了項(xiàng)目跟蹤溝通的效率。

3 結(jié)語

利用微信平臺(tái)可以提高并完善在大型復(fù)雜項(xiàng)目內(nèi)部的溝通管理，不僅改變了傳統(tǒng)的層級(jí)式溝通模式，也極大程度上結(jié)合了超速網(wǎng)絡(luò)和移動(dòng)智能設(shè)備的發(fā)展趨勢，將信息做到透明化。微信平臺(tái)中建立多樣化的互動(dòng)群可以改變企業(yè)內(nèi)部信息流通緩慢的問題，也使限制性的信息保護(hù)得到個(gè)別群體的需要，還改善了“虛擬扁平化”管理模式。隨著高速互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和移動(dòng)終端的不斷發(fā)展，微信平臺(tái)也在進(jìn)行不斷完善和更新，這也將導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)的區(qū)域和歲數(shù)較大的管理人員帶來滯步發(fā)展和使用困難，同時(shí)這也是微信平臺(tái)在以后大型復(fù)雜項(xiàng)目內(nèi)部溝通管理中必須迎接的挑戰(zhàn)。

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（責(zé)任編輯：周 瓊）