地勘單位文書檔案數(shù)字化的建設(shè)研究

李曉彤

華北地質(zhì)勘查局五一七大隊

中圖分類號：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）05-000-01

摘 要 文書檔案是地勘單位的重要信息資源，因此加強(qiáng)地勘單位文書檔案建設(shè)工作非常重要。隨著科技信息化的不斷普及，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式的不足日益顯現(xiàn)出來，文書檔案數(shù)字化建設(shè)成為地勘單位的一個必然選擇。本文從分析地勘單位文書檔案管理現(xiàn)狀及文書檔案數(shù)字化建設(shè)重要性入手，對文書檔案數(shù)字化建設(shè)的具體方法進(jìn)行了探究，并指出了文書檔案數(shù)字化建設(shè)中要注意的幾個問題，旨在促進(jìn)地勘單位文書檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，提高文書檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞 地勘單位 文書檔案 數(shù)字化

文書檔案是地勘單位的重要信息資源，對地勘單位的發(fā)展有著重要的意義。隨著地勘單位開發(fā)項目的不斷增多，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已越來越不適應(yīng)社會及地勘單位發(fā)展的需要，文書檔案的整理及儲存工作成為地勘單位的一項重點及難點工作。地勘單位文書檔案數(shù)字化的建設(shè)不僅能夠有效解決傳統(tǒng)文書檔案管理中的問題，而且能夠在很大程度上提高管理效率，是地勘單位加強(qiáng)文書檔案管理工作的必然選擇。

一、地勘單位文書檔案管理現(xiàn)狀及數(shù)字化建設(shè)重要性分析

（一）地勘單位文書管理現(xiàn)狀

從目前來看，紙質(zhì)文書檔案仍然是我國大部分地勘單位進(jìn)行文書檔案管理的方式，但是這種傳統(tǒng)的管理方式存在的問題及不足是比較明顯的。一是管理難度大，由于紙質(zhì)文書檔案在管理過程中非常容易受潮、破損及遺失；二是由于紙質(zhì)檔案資料多，要合理存放，需要比較大的空間，管理成本比較高；三是比較容易出現(xiàn)安全問題，由于部分地勘單位沒有建設(shè)專門的檔案室，致使文書檔案儲存比較亂，很容易出現(xiàn)存放安全問題。

（二）文書檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性

結(jié)合目前地勘單位發(fā)展的需要及傳統(tǒng)文書檔案管理工作存在的問題，地勘單位加強(qiáng)文書檔案數(shù)字化建設(shè)就顯得尤為重要。一是文書檔案數(shù)字化管理是對傳統(tǒng)管理方式的變革，可以縮短與現(xiàn)代化的、數(shù)字化檔案管理之間的差距；二是實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理可以在更大程度上提高文書檔案的管理水平、使用效率以及加強(qiáng)對文書檔案的保護(hù)。三是是貫徹落實國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的有關(guān)“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”文件要求的體現(xiàn)?？偟膩碚f，隨著社會經(jīng)濟(jì)水平的提高，文書檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性和必要性日益突顯，已經(jīng)成為檔案管理部門高度重視的一個問題。

二、地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)的具體方法

（一）地勘單位文書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建立

要實現(xiàn)地勘單位文書檔案數(shù)字化管理，就要從建立文書檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)開始。首先，地勘單位應(yīng)該運用新型的數(shù)據(jù)設(shè)備，提高檔案數(shù)據(jù)庫的先進(jìn)性，提高檔案數(shù)據(jù)庫的利用效率。其次，數(shù)據(jù)庫管理人員要通過認(rèn)真的輸入檢驗以確保

文件資料錄入的準(zhǔn)確性。此外，要重視對文書檔案原文件的數(shù)字化處理工作，充分利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等新型數(shù)字化設(shè)備進(jìn)行處理，逐步完善數(shù)據(jù)庫內(nèi)的文文書檔案內(nèi)容。

（二）系統(tǒng)網(wǎng)站的建立

地勘單位文書檔案管理系統(tǒng)建立后，管理人員就要進(jìn)行局系統(tǒng)網(wǎng)站的建立工作。首先，管理人員要結(jié)合網(wǎng)站資源的管理與共享方式，以提高地勘單位文書檔案的管理效率。其次，在注冊局系統(tǒng)網(wǎng)站的過程中，管理人員應(yīng)與相關(guān)政府網(wǎng)站進(jìn)行連接，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享，提高地勘單位文書檔案資源的利用效率。此外，應(yīng)該逐步實現(xiàn)文書檔案的網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱方式，以不斷提高地質(zhì)礦產(chǎn)勘查部門的政務(wù)工作服務(wù)水平。

（三）文書檔案監(jiān)管體系的建立

有效的監(jiān)管措施是提高文書檔案管理工作效率的有效保障，因此，地勘單位在建立局系統(tǒng)網(wǎng)站后就要建立相應(yīng)的監(jiān)管體系。首先，要加強(qiáng)對文書檔案資料信息錄入的監(jiān)管。其次，在文書檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，要加強(qiáng)電子文件的利用與收集工作。此外，文書檔案管理人員在實際工作過程中，針對固有檔案管理軟件的實際使用情況及出現(xiàn)的問題及不足，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷的優(yōu)化與改善。

三、地勘單位文書檔案數(shù)字化建設(shè)注意要點

（一）加強(qiáng)對原文件的保管工作

由于在進(jìn)行文書檔案的管理過程中，尤其是在進(jìn)行電子化掃描的過程中，需要把檔案拆開，如果不注意就很容易發(fā)生文書檔案的丟失或破壞等情況，因此一定要加強(qiáng)對原文件的保管工作。掃描時要正確設(shè)置掃描參數(shù)，以確保掃描圖片的質(zhì)量。

（二）重視文書檔案質(zhì)量檢查工作

質(zhì)量檢查工作是保證文書檔案資料質(zhì)量的有效途徑。文書檔案質(zhì)量檢查應(yīng)包括數(shù)字化前文書檔案整理的檢查、對數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查，從完整性、排序正確性、圖像文件原貌保持性及清晰度等方面進(jìn)行檢查，以確保文書檔案資料數(shù)字化后的有效性。

（三）做好文書檔案保密與保管工作

在檔案數(shù)字化過程中，做好文書檔案的保密與保管工作是非常重要的，對于一些不能對外公開或泄密的文件，應(yīng)安排專門的檔案工作人員進(jìn)行掃描，同時，在紙質(zhì)檔案掃描而形成電子文件的過程中，應(yīng)安排專門人員負(fù)責(zé)保密與保管監(jiān)管工作工作。此外，要安排專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行該項工作，以確保工作的效率。

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