企業(yè)文書檔案存在的問題及對策

劉麗麗

北京京能房山熱力供應(yīng)有限公司

中圖分類號：F270 文獻標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）05-000-03

摘 要 文書檔案是企業(yè)重要的信息資源，文書檔案收集管理工作也是企業(yè)的重要組成部分，其重要性也逐漸被人們所了解，因此需要加強對企業(yè)文書檔案建設(shè)工作。本文從企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)狀及存在問題入手，對文書檔案收集管理的有效性進行了探究，并指出了文書檔案收集管理中的幾個注意事項，旨在促進企業(yè)文書檔案收集、管理模式的轉(zhuǎn)變，提高文書檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 文書檔案 問題 對策

文書檔案收集管理均屬于服務(wù)性的工作內(nèi)容，能夠為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的依據(jù)，促進企業(yè)管理規(guī)范化，可追溯化，對企業(yè)的發(fā)展有著重要的意義，但文書檔案的收集、整理及儲存工作是一項重點、難點工作，需要我們不斷提高重視，加強對文書檔案的研究和建設(shè)，不僅能夠有效解決管理中的問題，而且能夠在很大程度上提高管理效率。

一、企業(yè)文書檔案工作的意義

文書檔案主要包括了布告、決定、命令、信函、通知、會議記錄、簡報、請示、報告、批復(fù)、總結(jié)、計劃等內(nèi)容。其是在日常生產(chǎn)經(jīng)營以及行政管理實務(wù)活動中所產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。并且文書檔案是企業(yè)開展各類生產(chǎn)活動的一項真實記錄，其往往涵括了大量企業(yè)發(fā)展的信息與資料，不但能夠真實回顧企業(yè)發(fā)展歷程，而且還能對今后起到發(fā)展提供了可借鑒的經(jīng)驗記錄。而完善企業(yè)的文書檔案管理，利用文字記錄下企業(yè)發(fā)展歷程中的各類工作，并以檔案的形式進行合理的分類與歸檔，以便于能夠在生產(chǎn)經(jīng)營中遇到問題時可以快速、準(zhǔn)確的發(fā)現(xiàn)問題所在，并為問題的解決提供參考與指導(dǎo)。不僅如此，開展企業(yè)文書檔案的監(jiān)理與管理還是企業(yè)文化的一部分，其能夠有利于企業(yè)的宣傳以及競爭力的提升。所以可以說開展企業(yè)文書檔案工作是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中不可或缺的部分，也是完善企業(yè)發(fā)展機制的一個重要組成部分。

二、企業(yè)文書檔案收集階段存在的問題

（一）時效性差

企業(yè)的文書檔案資料對企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用，收集工作不及時就會導(dǎo)致相關(guān)資料的遺失，不利于領(lǐng)導(dǎo)決策，現(xiàn)實工作中，許多企業(yè)存在企業(yè)文書檔案收集不及時的現(xiàn)象，這樣會導(dǎo)致資料容易遺失，也會對企業(yè)后續(xù)工作開展造成影響，降低企業(yè)的工作效率，不利于決策。例如：醫(yī)療機構(gòu)的文書的檔案收集工作不及時，對病人前期的治療方案和用藥等數(shù)據(jù)收集不及時，就無法按照文書檔案結(jié)合前期病情進行診斷。又或者是企業(yè)的年度會計報表，由于資料收集不及時，造成報表的準(zhǔn)確性和科學(xué)性不準(zhǔn)確，不利于企業(yè)的年度發(fā)展，嚴(yán)重的還會造成巨大損失。

（二）整合度低

文書檔案的收集工作，對資料的整合也有較高的要求，目前許多企業(yè)文書檔案的收集工過程中，由于工作人員專業(yè)性不足，對資料的分類整理標(biāo)準(zhǔn)不明確，從而導(dǎo)致一些資料的錯誤分類，影響到文書檔案管理效率，在很大程度上影響到工作的時效性。例如檔案分類不明確時，相關(guān)人員需要調(diào)取資料時就很難又快又準(zhǔn)地找出所需檔案，耽誤時機，倘若是一些需要審計的材料沒有進行合理的分類整理，甚至?xí)斐煞浅?yán)重的后果，一些合同材料的錯誤分類，也有可能會導(dǎo)致企業(yè)失去商機，造成企業(yè)損失。

（三）鑒定不足

文書檔案在收集時還應(yīng)該對相關(guān)資料進行真?zhèn)舞b定，保證收集資料的真實性，倘若資料存在問題，整個收集、管理都失去了實際的意義，也失去了檔案再使用的價值。在進行文書檔案的收集工作時應(yīng)該注意對其進行甄別，一些簡單的憑證和資料應(yīng)該予以審核，文檔原件和復(fù)印件分開存放，對材料的真?zhèn)渭哟蟊鎰e力度。例如會計憑證的內(nèi)容，查看是否有遺漏，例如報銷材料的真?zhèn)?，從而增強企業(yè)的管理科學(xué)性。

三、企業(yè)文書檔案管理階段存在的問題

（一）管理難度大

由于文書檔案在管理過程中非常容易受潮、破損及遺失，在很大程度上增加了文書檔案管理工作的難度；二是由于紙質(zhì)檔案資料多，要合理存放，需要比較大的空間，管理成本比較高；三是比較容易出現(xiàn)安全問題，由于很多企業(yè)沒有建設(shè)專門的檔案室，致使文書檔案儲存比較亂，很容易出現(xiàn)存放安全問題；四是紙質(zhì)文書檔案資料的利用效率比較低，由于紙質(zhì)材料傳閱、借閱等環(huán)節(jié)都比較麻煩，在傳閱過程中經(jīng)常會出現(xiàn)耽誤工作進度的情況。

（二）管理人員缺乏培訓(xùn)

首先，在我國很多企業(yè)的文書檔案的管理人員往往沒經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)就開始檔案管理，由于缺乏專業(yè)知識，對于檔案的分類、立卷等工作做不到全面了解，管理工作就不能深入；其次在繼續(xù)的教育培訓(xùn)上存在不足，許多檔案管理人員入職前經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)，但是這些管理人員并沒有參加繼續(xù)教育的培訓(xùn)，導(dǎo)致了檔案管理人員的專業(yè)知識落后，不能及時的更新自己的專業(yè)知識，并且應(yīng)用到實際的工作中去，導(dǎo)致文書檔案管理效率低下，影響到企業(yè)的管理檔案管理效率；最后，檔案管理人員流動性大，企業(yè)缺乏相應(yīng)的措施，由于企業(yè)的檔案管理枯燥乏味，許多年輕人從事這份工作沒多久就離職，造成人員變動大，交接手續(xù)不清楚，也會導(dǎo)致檔案文書保管出現(xiàn)問題。隨著信息技術(shù)的普及，我國很多企業(yè)都開始利用計算機進行檔案管理，以電子媒介為基礎(chǔ)的檔案管理工作是未來檔案管理的發(fā)展趨勢，這就要求企業(yè)對新人的穩(wěn)定性進行鞏固，在老人的新技術(shù)培訓(xùn)上需要多做工作，進一步對文書檔案管理工作開展專業(yè)知識培訓(xùn)。

四、提高企業(yè)文書檔案管理的對策

（一）建立健全的檔案收集管理制度

企業(yè)文書檔案收集管理，應(yīng)該制定嚴(yán)格的管理制度，必須根據(jù)相關(guān)方法法規(guī)，嚴(yán)格按照國家檔案管理工作指導(dǎo)方針開展工作，通過完善企業(yè)檔案管理制度，并針對檔案收集工作中的不足之處進行改進，結(jié)合企業(yè)的實際情況，制定出具有針對性的管理條例，以規(guī)范的制度，明確的責(zé)任來保證文書檔案收集管理工作的科 可靠性和真實性。此外出了制度的制定，還需要重視制度的落實工作，相關(guān)人員應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，確保檔案收集管理工作開展。

（二）建立文書檔案監(jiān)管體系

有效的監(jiān)管措施是提高文書檔案管理工作效率的有效保障，因此，企業(yè)在建立制度后就要開始著手建立相應(yīng)的監(jiān)管體系。首先，在辦公電子化上，要加強對文書檔案資料信息錄入的監(jiān)管，以確保資源信息的有效性和安全性。其次，在文書檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，要加強電子文件的利用與收集工作，以有效推動我國機關(guān)檔案管理工作的快速發(fā)展。此外，文書檔案管理人員在實際工作過程中，針對固有檔案管理軟件的實際使用情況及出現(xiàn)的問題及不足，對檔案管理系統(tǒng)進行不斷的優(yōu)化與改善，加強對文檔的收集等工作進行嚴(yán)格管理。

（三）完善檔案管理工作環(huán)節(jié)

因為企業(yè)文書檔案涉及到眾多部門，所以要想提升其管理工作則需要完善其管理工作環(huán)節(jié)，加強不同部門間的聯(lián)系與溝通。第一，管理人員應(yīng)該嚴(yán)格遵循相關(guān)文書檔案管理規(guī)范要求來開展文書檔案的搜集、鑒定、利用、保管以及統(tǒng)計等工作。第二，文書檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期到企業(yè)各部門搜集檔案信息數(shù)據(jù)，并掌握實際檔案文件的處理情況，如若發(fā)現(xiàn)存在問題，則需要進行相應(yīng)的糾正與指導(dǎo)，以確保文書檔案工作的順利進行。第三，應(yīng)當(dāng)完善文書檔案的查借閱體制、移交制度、立卷制度以及鑒定銷毀制度等，對文書檔案的規(guī)范、范圍、保管期限、材料整理與歸檔等工作要求予以明確。第四，應(yīng)當(dāng)做好文書檔案的質(zhì)量檢查工作。質(zhì)量檢查工作是保證文書檔案資料質(zhì)量的有效途徑。文書檔案質(zhì)量檢查應(yīng)包括數(shù)字化前文書檔案整理的檢查、對檔案的數(shù)據(jù)質(zhì)量進行檢查，從完整性、排序正確性、分類布局的準(zhǔn)取性等方面進行檢查，以確保文書檔案資料再使用的有效性。

（四）做好文書檔案保密與保管工作

在文書檔案管理電子化的今天，做好文書檔案的保密與保管工作是非常重要的。第一，對于一些不能對外公開或泄密的文件，應(yīng)安排專門的檔案工作人員進行掃描，同時，在紙質(zhì)檔案掃描而形成電子文件的過程中，應(yīng)安排專門人員負責(zé)保密與保管監(jiān)管工作工作。此外，要安排專業(yè)的檔案管理人員進行該項工作，以確保工作的效率。第二，由于電子文書檔案的普及，在進行在進行電子化掃描的過程中，需要對容易發(fā)生文書檔案的丟失或破壞等情況進行把控，加強對原文件的保管工作。掃描時要正確設(shè)置掃描參數(shù)，以確保掃描圖片的質(zhì)量，對紙質(zhì)版和電子版的保管應(yīng)該明確分開，留存?zhèn)浞荨５谌?，對于電子檔案，則必須要注意提升工作人員危機意識，做好文件信息的及時保存以及數(shù)據(jù)備份工作，防止在工作過程中由于計算機故障或是停電而導(dǎo)致文件數(shù)據(jù)信息丟失的情況出現(xiàn)。第四，必須給每臺計算機都安裝防火墻、殺毒軟件，防止計算機受到黑客入侵或是病毒侵害而導(dǎo)致檔案信息數(shù)據(jù)被竊取、泄漏以及丟失等情況出現(xiàn)，以切實保障文件檔案的安全性。

（五）實現(xiàn)文書檔案信息化管理

進入新時期以來，得益于計算機技術(shù)日益進步，其任務(wù)處理能力及效率得到了極大程度地提高，這就使其被廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)生產(chǎn)之中。正是在此背景下，企業(yè)文書檔案工作中也應(yīng)用到計算機技術(shù)實現(xiàn)了信息化管理，這主要集中在以下幾個方面：首先，企業(yè)工作人員借助于計算機技術(shù)將文書、檔案等紙質(zhì)資料掃描錄入到系統(tǒng)中，隨后根據(jù)不同類別對它們進行歸類、編目以及存儲成電子文檔形式，這樣一來不但能夠大大地降低文書檔案所需存儲空間，同時其在查閱便捷性、存儲安全及持久性等方面也大大優(yōu)于傳統(tǒng)方式。其次，根據(jù)文書檔案內(nèi)容建立起電子目錄查詢系統(tǒng)，之后結(jié)合企業(yè)用戶對文書檔案使用要求、打印檔案的索引以及專題等分類將該電子目錄予以完善，之后借助于內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)將其共享，如此一來可以使得企業(yè)全體員工能夠十分方便快捷地查詢相關(guān)文書檔案資料。最后，通過計算機技術(shù)將檔案案卷題名、檔號、存放位置、利用者、借出及歸還時間、鑒定、銷毀、移交等信息及時記錄下來。

（六）規(guī)范化文書工作與檔案工作

由于文書工作與檔案工作具有較大聯(lián)系，文書工作質(zhì)量對檔案工作質(zhì)量有著直接影響，所以，務(wù)必要對其二者工作予以規(guī)范。第一，必須要根據(jù)相關(guān)流程與要求來嚴(yán)格處理文件，對其進行正確分類后進行立卷歸檔。第二，要做好細節(jié)處理工作，如必須要求文書格式統(tǒng)一、紙面干凈、紙張材質(zhì)以及版式相統(tǒng)一等。并且還需要及時處理與歸檔文件檔案，防止出現(xiàn)遺失、遺忘等情況。第三，務(wù)必要根據(jù)相關(guān)規(guī)定來仔細核對新接收的文書檔案，如若文件與相關(guān)規(guī)定不符，則務(wù)必要求其返回重新處理。第四，嚴(yán)格依照相關(guān)規(guī)定來完成檔案的借閱與歸檔處理，如若檔案沒有在規(guī)定時間內(nèi)歸還，就應(yīng)當(dāng)及時催還。對于已經(jīng)歸還的檔案需要在在第一時間將其進行歸檔，切實做好檔案的統(tǒng)計的保護工作。

（七）加強檔案管理人員培訓(xùn)

第一，在檔案管理人員的管理上，可以在正式上崗前對相關(guān)人員進行規(guī)章制度的培訓(xùn)、業(yè)務(wù)能力的考核，經(jīng)過培訓(xùn)考核通過后再正式開展工作。第二，加大對《文書學(xué)》、《檔案人員職業(yè)道德》、《檔案法》等宣傳工作，讓每位文書檔案工作人員都能正確認識到自身的法律責(zé)任與義務(wù)。第三，建立起長效的培訓(xùn)機制。包括了建立起完善的在職教育長效管理體制，在職教育激勵與約束體制等。第四，明確在職教育原則，正確選擇培訓(xùn)內(nèi)容。對于在職文書檔案工作人員的培訓(xùn)工作應(yīng)當(dāng)由實際出現(xiàn)，多渠道、分層次、按崗位、大多形式的開展，并堅持：學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實效的原則來開展培訓(xùn)工作。首先，應(yīng)當(dāng)加大對文檔專業(yè)知識的學(xué)習(xí)力度，讓相關(guān)工作人員能夠全面的學(xué)習(xí)文書檔案工作的專業(yè)知識以及新方法、新理論，以確保其能夠與時俱進。其次，應(yīng)當(dāng)開展現(xiàn)代科技知識培訓(xùn)工作，提高相關(guān)工作人員對計算機、信息技術(shù)以及科技軟件等新技術(shù)的了解與掌握。第五，在以后的工作中，還應(yīng)堅持不定期的考核，保證管理人員的學(xué)習(xí)積極性，并實行繼續(xù)教育制度，對檔案管理人員進行持續(xù)性的培訓(xùn)，另外在獎懲機制上也應(yīng)該進行把控，對檔案管理工作表現(xiàn)突出的應(yīng)該給予獎勵，對表現(xiàn)不好，出現(xiàn)錯誤的需要給予懲罰。還可以通過相關(guān)的企業(yè)文化把檔案管理納入到里面，樹立科學(xué)嚴(yán)謹?shù)钠髽I(yè)作風(fēng)。

五、結(jié)語

總而言之，文書檔案是企業(yè)的重要信息資源，對企業(yè)的發(fā)展有著重要的意義，需要我們對文書檔案的收集和管理過程進行分析，找尋相應(yīng)問題，通過規(guī)范文書管理制度，加強管理人員培訓(xùn)，注重監(jiān)督制度的落實，法制結(jié)合人治，才能更好的提高文書檔案的管理水平。

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