檔案管理中電子信息化管理模式建設(shè)及應(yīng)用

郭 偉

(哈爾濱市第一專科醫(yī)院，哈爾濱 150056)

目前，我國(guó)的信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)水平都在飛速發(fā)展，電子信息技術(shù)也逐漸深入到人們的生產(chǎn)和生活中的各個(gè)領(lǐng)域，電子信息化管理模式其實(shí)就是管理一些信息化的電子文件，與紙質(zhì)的管理模式相比，處理文件和傳遞文件的效率更具優(yōu)勢(shì)，是對(duì)檔案管理工作的全面改革和創(chuàng)新。

1 電子信息化管理模式建設(shè)的作用和優(yōu)勢(shì)

檔案管理信息化就是利用信息化的技術(shù)手段，以網(wǎng)絡(luò)管理的模式和方法對(duì)檔案的實(shí)體進(jìn)行管理的一種模式，同時(shí)還為人們提供相關(guān)服務(wù)的一種管理模式，它的最終目的是為了使檔案使用起來更加方便和快捷。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化管理模式已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理中，它不僅能夠提高檔案管理效率，還能夠提高檔案信息的使用效率。

1.1 提高檔案檢索效率

傳統(tǒng)的檔案管理模式更多地是人工進(jìn)行，依賴于人們的收集和處理，大量檔案需要人們?nèi)ミM(jìn)行總結(jié)和規(guī)劃，但是檔案管理人員是有限的，大量檔案得不到快速便捷處理，影響了檔案管理的檢索效率，檔案管理時(shí)間較長(zhǎng)，消耗人員精力較多。電子信息化檔案管理模式有效減少了以上弊端，管理人員只需要將檔案信息的內(nèi)容錄入到檔案管理信息系統(tǒng)當(dāng)中，人們想要查閱資料或者需要文件建檔都可以在檢索框輸入需要查詢的檔案內(nèi)容，電子化的檔案管理模式也減少了紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)的錯(cuò)誤，減少了檔案管理人員的數(shù)量和工作量，是一種提高檔案檢索效率的最有效的管理模式。

1.2 實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

將電子信息化管理模式應(yīng)用到檔案管理工作中，是對(duì)檔案管理工作的優(yōu)化和升級(jí)，人工進(jìn)行檔案管理工作的效率是十分低的，同時(shí)其覆蓋的內(nèi)容也不是十分廣泛，通過電子信息技術(shù)的應(yīng)用，可以將檔案中的聲像和文字信息進(jìn)行信息化處理，使電子文件使用起來更加方便、快捷，更加便于查詢，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，不僅提高了管理效率，也避免了傳統(tǒng)檔案管理模式中通過手抄形式造成的檔案管理錯(cuò)誤，提高了管理質(zhì)量，智能化檔案資源共享實(shí)現(xiàn)了信息的一體化，加快了檔案歸檔速度和存儲(chǔ)速度。

1.3 提高檔案管理工作的時(shí)效性

傳統(tǒng)檔案管理模式消耗的時(shí)間較長(zhǎng)，其工作內(nèi)容是繁瑣且多樣的，基本上都是手工抄寫的形式，工作效率較差，還很容易出現(xiàn)差錯(cuò)，保存地不夠完整，紙張?jiān)诙嗄暌院笠矔?huì)出現(xiàn)模糊的現(xiàn)象，導(dǎo)致很多檔案信息無從查找。通過電子信息系統(tǒng)和相關(guān)軟件進(jìn)行檔案管理分類，可以保障檔案管理的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，全面提高檔案管理質(zhì)量，將檔案第一時(shí)間錄入到檔案管理的數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，為查閱提供更加方便快捷的途徑，避免因?yàn)闄n案管理失誤而出現(xiàn)工作滯后的問題。

1.4 提高檔案管理的精準(zhǔn)度

各企事業(yè)部門都需要進(jìn)行檔案管理，因此其涉及的內(nèi)容多、種類多、工作內(nèi)容較為復(fù)雜，同時(shí)還需要工作人員具備較高的職業(yè)素質(zhì)和職業(yè)操守。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式中，工作人員需要進(jìn)行建檔、歸檔及儲(chǔ)存等工作，經(jīng)過嚴(yán)格反復(fù)的人工核對(duì)才能將其存入到檔案中，工作效率較低，也不能保證檔案管理的精準(zhǔn)度。電子信息化管理模式可以直接解決這些復(fù)雜且繁瑣的問題，將大量信息錄入到電腦中，使用起來更加方便，所占用空間也較小，提高了檔案管理的安全性，確保了檔案資源的安全、可靠。

2 電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用

對(duì)檔案管理實(shí)行人工操作，這種管理模式不僅造成了大量的人力資源浪費(fèi)，還無法提高檔案管理的工作效率。電子信息化管理模式可以有效解決紙質(zhì)檔案管理模式中存在的問題，更好地實(shí)現(xiàn)資源共享。

2.1 做好檔案的收集和整理

檔案的收集和管理工作是檔案管理活動(dòng)最主要的工作內(nèi)容，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理對(duì)于時(shí)間和空間上的要求較高，并且存在很多限制。電子信息化管理模式可以將檔案的數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為信息化的電子文件，工作人員通過計(jì)算機(jī)對(duì)檔案中的人員進(jìn)行編號(hào)和處理，提高了邏輯性和系統(tǒng)性，為日后的查閱提供了更加便利的快捷條件。

2.2 提高檔案資源管理的安全性

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)進(jìn)入到了千家萬戶，想要更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的改革和優(yōu)化，就需要建立統(tǒng)一的安全管理模式。健全的制度體系也是檔案管理的有效保障，一旦制度體系不夠完善，就會(huì)出現(xiàn)檔案資料的重估或者利用率較低的現(xiàn)象，也會(huì)存在檔案資料被肆意盜取的現(xiàn)象，對(duì)檔案的安全性造成嚴(yán)重影響。因此，要建立健全完善的管理體系，同時(shí)對(duì)于相關(guān)的檔案管理人員還要進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，提高其計(jì)算機(jī)的使用水平，增強(qiáng)其安全意識(shí)，為檔案管理工作的順利開展創(chuàng)造良好的環(huán)境。

2.3 提高檔案管理的信息化意識(shí)

要想更好地提高檔案管理的建設(shè)水平，就要不斷提高管理人員和建檔人員的信息化意識(shí)，更好地將意識(shí)轉(zhuǎn)化為動(dòng)力。好的意識(shí)是行動(dòng)的開始，有了信息化建設(shè)的意識(shí)才能將其最終實(shí)現(xiàn)到檔案管理工作中，信息化建設(shè)和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理建設(shè)存在很大不同，其對(duì)信息化水平的要求是很高的，不斷培養(yǎng)信息化意識(shí)才能將人工檔案管理更好地轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案的信息化管理。

2.4 實(shí)現(xiàn)信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

檔案的信息化管理建設(shè)是一項(xiàng)艱巨而復(fù)雜的工作，其所涉及的內(nèi)容較多，很多問題容易遺漏。因此，一定要實(shí)現(xiàn)信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，相關(guān)部門要保持高度重視，盡量減少漏洞的產(chǎn)生，按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案的信息化管理建設(shè)，提高檔案管理的安全性和保密性。

3 結(jié)語

隨著各行各業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理工作顯然已經(jīng)成為了促進(jìn)其發(fā)展的重要資源。將有價(jià)值的資料進(jìn)行歸檔和管理，是一項(xiàng)復(fù)雜且繁瑣的工作，為避免人工管理過程中可能出現(xiàn)的失誤，影響檔案管理的精準(zhǔn)度，需要利用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，進(jìn)而提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平。