信息化管理檔案方法芻議

曾波

摘 要：信息化是管理檔案的必由之路，作為檔案的管理者，堅持科學發(fā)展觀，以信息化建設推動檔案管理工作。把建立檔案信息網(wǎng)絡，把實現(xiàn)信息化管理檔案作為奮斗目標。

關(guān)鍵詞：信息化管理檔案；內(nèi)涵；現(xiàn)狀；對策

信息化的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡時代的到來，原來的檔案管理方法不能與時代發(fā)展的步伐同步，更不能適應管理檔案管理工作。當前網(wǎng)絡信息技術(shù)的應用，迫使使檔案由原來的手工化紙質(zhì)化的管理向信息化管理檔案手段過度，逐漸把檔案原始化管理的中心向信息化管理方向發(fā)展。這是新的歷史時期信息信息化時代的大勢所趨，也是檔案管理工作者夢寐以求的。只有實施信息化管理手段，才能穩(wěn)妥的保護好館藏檔案，才有可能大量的節(jié)約的人、物、財?shù)荣Y源，才能有效的提高檔案管理成效，為部門和社會創(chuàng)造更好的效益。在檔案管理工作發(fā)展的進程中，信息化管理檔案是形勢發(fā)展的更好途徑。研究制定電子文件歸檔和電子檔案管理制度和辦法，加快實現(xiàn)檔案的信息化進程，是檔案管理模式從舊的體系向新的管理模式——信息化管理邁進的大好時機。

1 信息化管理檔案內(nèi)涵

信息化管理檔案，指在國家檔案行政管理機構(gòu)的統(tǒng)一部署下，在檔案管理過程中，廣泛運用現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術(shù)，處理檔案信息資源、實施科學管理、把優(yōu)質(zhì)便捷的服務提供給社會各個領域，進入信息化管理檔案的軌道。從另一個角度來講，信息化管理檔案是指檔案管理模式從傳統(tǒng)的方式向以檔案信息為重心的管理方向發(fā)展。這是一個艱巨而又長期的探索階段，要不斷地針對檔案管理采用現(xiàn)代信息技術(shù)設備管理，提高現(xiàn)代化信息管理檔案的水準。數(shù)字化和網(wǎng)絡化是信息化管理檔案的必須條件，檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用才是信息化管理檔案所要達到的效果。

2 信息化管理檔案現(xiàn)狀

信息化管理檔案水平的提高，范圍的擴大，越發(fā)加大了對檔案信息標準化的要求。檔案管理最終將以信息管理為發(fā)展趨勢。中國信息化管理檔案還處于發(fā)展狀態(tài)，相對于實體管理來考量，還沒走向成熟的層面。從形勢的進程來看，在一定層面上拖了檔案信息化的發(fā)展的后腿。

（1）檔案信息化管理基礎工作不牢。主要表現(xiàn)在硬件設施和軟件環(huán)境兩個方面。硬件設施的問題是指實施信息化管理的工具缺乏，硬件設施主要是相關(guān)的一系列必要的工具器材，如計算機、打印機、掃描儀、數(shù)碼相機、光盤刻錄機、縮微設備、復印機以及光盤、磁盤等等，由于這些設備的配備都需要較大的經(jīng)費投入作保障，而且設備的后期維護成本也較高，資金缺乏往往就會導致設備配置緊張。缺乏了必要硬件設備，紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)換、加工處理、整理分析工作也會受到影響，快捷高效的信息化管理便無從談起。

（2）檔案信息的保密安全性差。檔案信息需要共享，這是由檔案信息資源自身的特點決定的，檔案信息共享也是檔案信息化建設的一個基本目標。而信息共享具有限制性，即在一個特定范圍內(nèi)共享；檔案信息又在一定程度上具有保密性。但是，在信息化管理中，由于網(wǎng)絡等技術(shù)的應用，使得檔案信息泄密的渠道和風險不斷增加，除了常見的網(wǎng)絡病毒、網(wǎng)絡黑客對管理計算機的入侵，工作人員無意泄露等情況外，電磁泄露、剩磁泄露等威脅更是防不勝防。此外，由于信息化管理下檔案信息與載體是可以相互分離的，泄密具有很強的隱蔽性，幾乎無法判斷檔案信息是否被非法復制，而且檔案信息在泄露后可借助網(wǎng)絡快速傳播，很難實現(xiàn)泄密后的補救控制。因此，檔案信息共享與安全保密形成了矛盾。

（3）可利用的檔案信息資源少。檔案館承擔著檔案保管和檔案利用的職能，但是，長期以來，檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實體的收集，并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。即重視檔案館內(nèi)部組織管理，輕視研究和預測社會對館藏信息的需求；重視館藏服務方式，輕視深層次的信息服務；重視館藏檔案信息的政治性和保密性，輕視館藏檔案信息的社會性和文化性；重視以實體為中心的“保管模式”，忽視以信息整合為中心的“后保管模式”。瀏覽網(wǎng)上檔案館就會感覺到可利用的檔案信息資源實在是太少了，讀者不愿光顧。

3 實現(xiàn)信息化管理檔案的對策

（1）加強硬件設備的配置。檔案管理工作不太收到機關(guān)的看好，好多單位根本不重視檔案管理工作。檔案管理部門及人員要明確自己的職責范圍，同時也要認識自身所處的地位，向單位領導反映并說明檔案管理的作用于意義，力爭得到單位領導足夠重視和支持。并要求領導將信息化管理檔案放到重要管理層面，只有獲得了領導支持，一切工作才能順利進行。特別是信息化管理要求，必須配備計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、刻錄機等。當然現(xiàn)代化管理設備配備是有個標準的，既配備工作需要的設備，要從節(jié)約的角度出發(fā)。對所有現(xiàn)代化管理設備，檔案管理機構(gòu)要指定熟悉此專業(yè)的人員維護，保證設備的完好，能正常運轉(zhuǎn)，使信息化管理的工作得以順利開展。

（2）強化標準化、正?；芾?。電子檔案從資料整理到成為一本完整檔案，需要的很多工作人員。要保障收集到的資料，整理出來的檔案信息的真實、完整，那就需要在電子文件生成的過程嚴格把關(guān)，一直到歸檔的諸多環(huán)節(jié)不出紕漏。在管理上嚴格要求，用制度約束人，用標準衡量人，用規(guī)范考量人。規(guī)范化的管理的優(yōu)點，就是能保障同一類型的檔案在不同的部門和人員之間制作出的電子檔案的格式、大小、樣式規(guī)格相同，這給信息化管理檔案提供了有力的條件。

（3）保護檔案信息的安全。網(wǎng)絡化檔案信息開發(fā)利用的正常運行，要依賴于計算機網(wǎng)絡的安全。對信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機制，并建立權(quán)限設置的流程；對信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗機制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全；在系統(tǒng)安全管理上，通過采用設置防火墻等技術(shù)手段，在計算機硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，確保檔案信息資源的安全、有效以及網(wǎng)絡系統(tǒng)正常運行安全。

參考文獻

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[2]黃秀云.簡論如何加快和完善檔案管理信息化建設[J].黑龍江科技信息，2012，（6）：111.

（作者單位：荊州職業(yè)技術(shù)學院）