數(shù)字檔案室建設(shè)中系統(tǒng)集成的作用

李琳 任晴 武萍 李鋼

摘要：為了改變傳統(tǒng)檔案管理中存在的諸如內(nèi)容記載繁復(fù)、難保存、不易利用的弊端，數(shù)字檔案室的建設(shè)正逐步成為檔案管理的重點(diǎn)。通過系統(tǒng)集成可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交互，提高電子檔案數(shù)據(jù)的完整性、真實(shí)性。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案室；建設(shè)；系統(tǒng)集成

數(shù)字檔案室的建設(shè)逐步成為當(dāng)代檔案管理工作的新特點(diǎn)。

在數(shù)字檔案室建設(shè)中，其核心問題便是電子檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性、真實(shí)性與完整性。為了做到這一點(diǎn)，關(guān)鍵之處便是在于如何能夠讓數(shù)字檔案室綜合管理系統(tǒng)可以自動(dòng)的獲取單位的電子檔案數(shù)據(jù)。要想實(shí)現(xiàn)這一建設(shè)目標(biāo)，我們就必須要實(shí)現(xiàn)一個(gè)單位的單個(gè)或是多個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接。

下面結(jié)合筆者單位近年來檔案工作取得的一些成績(jī)，就系統(tǒng)集成在數(shù)字檔案室建設(shè)中發(fā)揮的獨(dú)特作用作以分析。

對(duì)高速公路的營(yíng)運(yùn)管理單位，與政府機(jī)關(guān)相比，日常工作中除文書檔案外，還有工程類、管養(yǎng)類、設(shè)備類、會(huì)計(jì)類等各門類、載體的檔案。在傳統(tǒng)的管理中，單位產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案居多，因而很難做到對(duì)檔案的全面收集，利用起來也十分不便。

近年來，由于各項(xiàng)工作信息化程度的不斷提高，加之單位高度重視，各項(xiàng)業(yè)務(wù)均有部署對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)。自2016年起，積極推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，初步實(shí)現(xiàn)了0A辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接，這在一定程度上不僅方便了單位管理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，還提高了檔案的利用率，開創(chuàng)了由傳統(tǒng)的“上門利用”到如今的“網(wǎng)上利用”的新局面。

由于單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，我們積極推進(jìn)更高等級(jí)的數(shù)字檔案室的建設(shè)工作。而數(shù)字檔案室的建設(shè)重點(diǎn)便是圍繞電子檔案數(shù)據(jù)的完整性、真實(shí)性而展開。今年，我單位除加強(qiáng)OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接以外，相繼實(shí)現(xiàn)了重要業(yè)務(wù)系統(tǒng)——道路管養(yǎng)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接、日常采購(gòu)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接、溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接、視頻安防監(jiān)控系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接等，未來，我們還會(huì)實(shí)現(xiàn)收費(fèi)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接，進(jìn)而全面實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的集成。

筆者認(rèn)為，在數(shù)字檔案室建設(shè)中，系統(tǒng)集成主要有以下幾個(gè)作用：

1.可以大大提高電子檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)性、真實(shí)性與完整性。通過系統(tǒng)集成，業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子檔案可以直接流入檔案管理系統(tǒng)，這樣可以保證電子檔案數(shù)據(jù)所記錄的就是檔案最原始的面貌，如檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)記錄的庫(kù)房溫濕度數(shù)據(jù)，這比人工記錄更加精確、真實(shí)。此外，通過各系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接，我們能夠在檔案管理系統(tǒng)中對(duì)電子檔案的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)采集，在檔案管理系統(tǒng)中的流程信息能夠很清晰的看到每份電子檔案的處理痕跡。

2.可以大大減少檔案員的工作量。通過系統(tǒng)集成，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中已經(jīng)完成的工作所產(chǎn)生的電子檔案便可直接進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，檔案員不需再像以前一樣到各部門去收集檔案，檔案員的工作量大大減少，其工作效率也會(huì)更高。

3.可以大大降低檔案管理數(shù)字化的成本。在數(shù)字檔案室的建設(shè)中，檔案的數(shù)字化率是我們?cè)u(píng)判的一個(gè)重要依據(jù)。各單位在創(chuàng)建數(shù)字檔案室的過程中，都花了不少的投入來對(duì)室藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，這大大提高了檔案管理數(shù)字化的成本。而通過系統(tǒng)集成，檔案管理系統(tǒng)可以自動(dòng)采集各系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，在我們進(jìn)行檔案整理工作中，我們可以直接將數(shù)字電子文件資料存檔，這就避免了掃描的工作，從而會(huì)大大降低檔案數(shù)字化的成本。

4.可以大大提高檔案的利用率。隨著數(shù)字檔案室建設(shè)的深入推進(jìn)，當(dāng)系統(tǒng)建設(shè)足夠完善時(shí)，經(jīng)過檔案員的授權(quán)與審批，各部門、各基層單位有需要的人員可以通過檔案管理系統(tǒng)來直接查閱相關(guān)系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)，這與傳統(tǒng)手段相比，檔案的利用率會(huì)大大提高。

雖然目前我們數(shù)字檔案室的建設(shè)步伐還不是太快，數(shù)字檔案室的各項(xiàng)系統(tǒng)應(yīng)用還不是太充分，但是已經(jīng)能夠從現(xiàn)有的建設(shè)成果中感受到了數(shù)字檔案室建設(shè)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式的巨大創(chuàng)新。隨著數(shù)字檔案室的建設(shè)進(jìn)一步深入，檔案管理必將更加符合信息化社會(huì)的發(fā)展潮流。