紙質(zhì)檔案數(shù)字化中需要注意的問(wèn)題

黃超

摘 要：隨著時(shí)代的變遷，信息化越來(lái)越重要，可以為我國(guó)很多行業(yè)的工作帶來(lái)一定的便利，其中檔案整理也漸漸趨于數(shù)字化，之前的檔案信息都是紙質(zhì)版的，均放在傳統(tǒng)的檔案室中保管信息，不過(guò)現(xiàn)在已經(jīng)全國(guó)各行業(yè)開展了紙質(zhì)版檔案數(shù)字化的工作，這樣不僅加快信息錄入的速度，還能更好的保存、更方便的查看信息，我國(guó)如今的數(shù)字化已經(jīng)漸漸趨于成熟，可以通過(guò)電腦或者掃描設(shè)備將紙質(zhì)版的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，可以在網(wǎng)絡(luò)上隨時(shí)隨地查看自己的信息，但是紙質(zhì)版檔案數(shù)字化的過(guò)程中還存在很多的問(wèn)題需要注意，一定要有豐富的經(jīng)驗(yàn)的前提下再進(jìn)行數(shù)字化工作，還有一方面就是費(fèi)用的問(wèn)題，因?yàn)楝F(xiàn)在的信息量很龐大，所以在數(shù)字化的過(guò)程中可能需要一些經(jīng)費(fèi)來(lái)完成這些工作，而且在遇到不同的情況時(shí)的解決方法也不同，一定要多注意工作中時(shí)時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；數(shù)字化

紙質(zhì)版檔案數(shù)字化是如今社會(huì)中數(shù)字化整個(gè)工作的重要基礎(chǔ)，其中紙質(zhì)版檔案數(shù)字化的過(guò)程主要包括檔案的整理和交接，其中還包含對(duì)有損壞的檔案或者丟失的檔案一定要有記錄或者補(bǔ)錄，然后進(jìn)行掃描錄入、圖像處理、和之前的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比核實(shí)，OCR 文字識(shí)別，其中紙質(zhì)版檔案的范圍很廣泛，不僅僅指的是個(gè)人信息，還有公司的信息或者卷著，雖然在21世紀(jì)已經(jīng)開始了紙質(zhì)版檔案數(shù)字化的工作，在這方面也有了一定的經(jīng)驗(yàn)，但還是需要注意里面的一些問(wèn)題，本文就會(huì)針對(duì)紙質(zhì)版檔案數(shù)字化整個(gè)過(guò)程中需要注意的問(wèn)題進(jìn)行了探討。

1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化中需要注意的問(wèn)題

1.1 數(shù)字化檔案管理措施存在缺陷

如今社會(huì)越來(lái)越時(shí)代化、信息化、數(shù)字化，在紙質(zhì)版檔案數(shù)字化的整個(gè)過(guò)程中一定要有本分的習(xí)慣，也就是“雙重保留”管理原則，這一原則指的是不僅僅是有電子版的信息，之前紙質(zhì)版的檔案也要保存一份備案，這樣以防萬(wàn)一丟失現(xiàn)象的發(fā)生，所以在過(guò)程中一定要保持電子與紙質(zhì)版同時(shí)歸檔，紙質(zhì)版檔案數(shù)字化過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，尤其是在管理措施方面，現(xiàn)在的紙質(zhì)版檔案數(shù)字化一定要針對(duì)不同的情況進(jìn)行具體分析，因?yàn)椴⒉皇撬械募堎|(zhì)版檔案都適合進(jìn)行數(shù)字化，在紙質(zhì)版檔案數(shù)字化過(guò)程中的管理措施也存在一定的缺陷，不要忽略數(shù)字化工作中任何一份紙質(zhì)版檔案的數(shù)字化程度。

1.2 紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中缺乏協(xié)調(diào)度

因?yàn)榧堎|(zhì)版檔案的數(shù)字化工作很復(fù)雜，涉及到的部門很多，所以需要很好的協(xié)調(diào)性，但是在真正的工作過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，比如說(shuō)各個(gè)部門分工不明確，每個(gè)人不能認(rèn)知到自己的責(zé)任，所以會(huì)在整個(gè)數(shù)字化工作開展的過(guò)程中增加難度，所以有必要在整個(gè)工作部門制定一套流程，大家按部就班的按著這個(gè)流程去走，在每個(gè)細(xì)節(jié)中都要留心，假如在一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問(wèn)題就會(huì)給整個(gè)數(shù)字化工程帶來(lái)困擾，也就是說(shuō)協(xié)調(diào)度會(huì)影響工作進(jìn)度。

1.3 缺乏相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)

紙質(zhì)版檔案的數(shù)字化工作其實(shí)是一項(xiàng)比較有整體系統(tǒng)性的工作，在過(guò)程中一定要進(jìn)行規(guī)范化，還要有一定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，每項(xiàng)工作盡量保持統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，但是現(xiàn)實(shí)生活中還是缺少相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)了整體參差不齊的形式，不好管理，由于在紙質(zhì)版檔案數(shù)字化的工作缺少規(guī)范，所以不能在所有的方面都能做到很好，因?yàn)槊總€(gè)人的要求都不一樣，有的要求檔案數(shù)字化中掃描的清晰度，有的人比較注重整體的空間量、存儲(chǔ)空間，所以在這個(gè)工作上根本不能統(tǒng)一起來(lái)，沒(méi)有一定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

1.4 數(shù)字檔案的存儲(chǔ)格式問(wèn)題

紙質(zhì)版檔案數(shù)字化過(guò)程中存在著存儲(chǔ)格式的選擇問(wèn)題，因?yàn)樾畔⑿枰L(zhǎng)久性的儲(chǔ)存，所以對(duì)存儲(chǔ)格式進(jìn)行討論，方便紙質(zhì)版檔案數(shù)字化過(guò)程中的存儲(chǔ)解決，JPEG格式是比較通用的一種圖像格式，這種存儲(chǔ)格式可以將掃描文件壓縮到很小，但是也有缺點(diǎn)，就是在壓縮的過(guò)程中不能將信息完全傳遞過(guò)去，多多少少會(huì)有丟失或者損傷，還會(huì)在一定程度上減少圖像或文件的品質(zhì)，這種存儲(chǔ)格式的好處就是用時(shí)較短，比較迅速，并且能得到恨到的圖像，比較小，進(jìn)而不占空間，所以在傳輸過(guò)程中就會(huì)很節(jié)省時(shí)間，比較受人們的歡迎。有一個(gè)最常見(jiàn)的就是我們平時(shí)用的PDF格式，這個(gè)可以在最大的基礎(chǔ)上保證打印出比較精準(zhǔn)的顏色以及想要的效果，也就是說(shuō)這種格式和操作平臺(tái)沒(méi)有多大關(guān)系，它會(huì)呈現(xiàn)文件中的每一個(gè)字符、每一個(gè)圖像以及每一種顏色。所以這是比較理想化的紙質(zhì)版檔案數(shù)字化的格式，TIFF圖像格式主要是可以存儲(chǔ)照片以及藝術(shù)圖圖像的文件格式，這種存儲(chǔ)格式的優(yōu)勢(shì)就是制作圖像質(zhì)量都比較高，并且因?yàn)檫@個(gè)優(yōu)勢(shì)大多數(shù)用來(lái)出版印刷。還有一個(gè)優(yōu)勢(shì)就是在壓縮過(guò)程中并不會(huì)有損傷，壓縮率比較低，畫質(zhì)比JPEG格式要好，但是粘的空間比較大，只能用于一些比較珍貴的、需要特殊珍藏要求的文件但是要綜合考慮，必須可以根據(jù)具體的目的和需求去選擇格式。

1.5 注意數(shù)字化過(guò)程中的信息安全性

最后一點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的是最重要的需要注意的問(wèn)題，紙質(zhì)版檔案數(shù)字化過(guò)程中一定要注意其中檔案信息內(nèi)容的安全性，保證不被泄露。要有一定的警惕性，不僅僅是數(shù)字化的過(guò)程中需要注意保密，在保存的過(guò)程中也要注意文件的保密性，需要對(duì)文件進(jìn)行備份，防止文件丟失還能找回，盡量減小損失，必要的時(shí)候在網(wǎng)絡(luò)上設(shè)置用戶的訪問(wèn)權(quán)限，還有操作的權(quán)限，在保管文件的現(xiàn)場(chǎng)要加強(qiáng)安全管理，再多個(gè)移動(dòng)設(shè)別上進(jìn)行保密備份，要保證每一份文件以及其備份文件的完整性和真實(shí)性。

2 結(jié)語(yǔ)

隨著國(guó)家信息數(shù)字化的更新?lián)Q代，一定要不斷地更新數(shù)字化的手段和管理措施，要在整個(gè)紙質(zhì)版檔案數(shù)字化過(guò)程中要注意每個(gè)工作的細(xì)節(jié)還有需要注意的問(wèn)題，不能只在乎自身的利益，而不管信息的安全性和完整性，數(shù)字化相關(guān)部門還要注意對(duì)數(shù)字化過(guò)程中工作流程的完善和優(yōu)化，充分利用現(xiàn)有的手段和經(jīng)驗(yàn)做好工作的每一步，這不僅僅是完成這一個(gè)行業(yè)的工作，而是推進(jìn)整個(gè)社會(huì)科技的發(fā)展的一個(gè)重要工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮雪.紙質(zhì)檔案數(shù)字化中需要注意的幾點(diǎn)問(wèn)題.辦公室業(yè)務(wù)，2016.

[2]王麗君.新時(shí)期檔案的數(shù)字化管理.赤子，2016.