大數(shù)據(jù)背景下施工企業(yè)檔案管理的研究與思考

朱淑蘭

【摘 要】大數(shù)據(jù)對施工企業(yè)的檔案管理具有重要的意義。文章闡述了大數(shù)據(jù)時代背景下企業(yè)檔案管理的意義，通過對大數(shù)據(jù)的特征分析，結(jié)合企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，分析出大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，并根據(jù)企業(yè)檔案管理面臨的機遇和挑戰(zhàn)，提出加強企業(yè)檔案管理的有效措施。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；企業(yè)；檔案管理

【中圖分類號】F426.92 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2017）05-0230-03

0 引言

大數(shù)據(jù)主要是指數(shù)據(jù)的規(guī)模很大，它有別于以往的統(tǒng)計模式，并且數(shù)據(jù)的種類具有多樣性，而且比傳統(tǒng)的軟件數(shù)據(jù)分析要強很多，它能夠更全面、更快捷地對獲取、存儲和管理的數(shù)據(jù)信息進行集合。此外，大數(shù)據(jù)的發(fā)展，不僅能夠給各個行業(yè)的發(fā)展帶來機遇，同時也會給各行業(yè)的管理帶來前所未有的挑戰(zhàn)，特別是大數(shù)據(jù)背景下的施工企業(yè)的檔案管理工作。通常情況下，檔案的管理工作都非常復(fù)雜和重要，而且有些重要的資料信息必須加密保存。為了更好地適應(yīng)現(xiàn)在社會的發(fā)展，促進大數(shù)據(jù)模式的發(fā)展，企業(yè)檔案管理人員必須及時地進行檔案的儲存更新工作。只有這樣，才能方便日后檔案查找工作。

1 大數(shù)據(jù)時代背景下企業(yè)檔案管理的意義

首先，在大數(shù)據(jù)時代背景下對施工企業(yè)檔案管理進行研究對檔案管理工作的創(chuàng)新與完善是非常有利的，它能夠更好地對施工企業(yè)檔案的管理進行服務(wù)。其次，它能夠有效地加快社會信息化的進程，提高施工企業(yè)檔案的管理工作。最后，在大數(shù)據(jù)時代的背景下，它有助于提高企業(yè)檔案管理人員的管理水平，在新模式完善檔案管理工作的情況下，能夠有效地提高工作效率。

2 大數(shù)據(jù)的概念及特征

2.1 大數(shù)據(jù)的概念

大數(shù)據(jù)的概念主要來源于美國。某家著名的公司曾經(jīng)分析出數(shù)據(jù)可以占據(jù)任何一個行業(yè)的任何一個領(lǐng)域，并且將會成為非常重要的因素之一。我們可以這樣理解大數(shù)據(jù)，在傳統(tǒng)的IT技術(shù)沒有辦法利用常規(guī)的軟件工具在規(guī)定的時間范圍內(nèi)進行處理，并且整理成企業(yè)所需要的信息的情況下，大數(shù)據(jù)模式逐漸產(chǎn)生。大數(shù)據(jù)所含的信息量的規(guī)模非常巨大，能夠彌補傳統(tǒng)IT技術(shù)難以處理的問題。

2.2 大數(shù)據(jù)的特征分析

2.2.1 大數(shù)據(jù)的海量性

由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅速發(fā)展，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量是非常巨大的。各個網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的終端都能夠成為數(shù)據(jù)統(tǒng)計的根源，現(xiàn)如今的數(shù)據(jù)單位已經(jīng)從以前的GB、PB、EB發(fā)展到現(xiàn)在的ZB。通過大量數(shù)據(jù)的記載我們可以得知，截止到2013年，全世界的數(shù)據(jù)量達到了1.22 ZB，如果把這些數(shù)據(jù)全部都統(tǒng)計下來，它可以覆蓋美國52余次；如果把這些信息量全部存儲在光盤當(dāng)中，它所組成的長度可以從月球到達地球5次。

2.2.2 大數(shù)據(jù)類型多樣化

大數(shù)據(jù)的類型很廣，種類多且復(fù)雜。它一般涵蓋了各種格式，比如網(wǎng)頁、文本、圖片、音頻、視頻等不同類型。此外，它的數(shù)據(jù)來源也越發(fā)的多種多樣，不但來源于組織內(nèi)部的各個環(huán)節(jié)，還來源于組織外部。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的更新?lián)Q代，有一些不帶有任何結(jié)構(gòu)性質(zhì)的數(shù)據(jù)迅速傳播。截止到2013年，這些數(shù)據(jù)大概占總體數(shù)據(jù)量的80%。

2.2.3 大數(shù)據(jù)的生成速度極快

大數(shù)據(jù)最大的特點就是數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和處理的速度超極快，在數(shù)據(jù)的處理速度上，數(shù)據(jù)的價值主要體現(xiàn)在時間上，超出時間范圍內(nèi)，分析出的結(jié)果就完全沒有價值了。據(jù)相關(guān)的資料顯示，數(shù)據(jù)的增長速度大約是經(jīng)濟增長速度的5倍，而設(shè)備處理數(shù)據(jù)的速度是數(shù)據(jù)產(chǎn)生的2倍，只有這樣，才能夠確保大數(shù)據(jù)的資料和信息能夠在可控制的范圍內(nèi)。

2.2.4 大數(shù)據(jù)創(chuàng)造價值很高

大數(shù)據(jù)中所含的信息是全面的，它主要包括經(jīng)濟、體育、科技、人文等信息。只有這些信息和數(shù)據(jù)被人們所利用和采納，它才能夠起到重要的作用，產(chǎn)生巨大的價值，從而促進社會發(fā)展。

3 企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

3.1 觀念上的落后

單純地從企業(yè)的決策部門的角度來看，目前很多的企業(yè)都沒有認識到檔案管理的重要性。很多企業(yè)只是把檔案管理工作理解為資料的整理，并沒有引起重視，更沒有給企業(yè)帶來價值和效益，因此大部分的企業(yè)沒有把資金投入到檔案管理部門。

3.2 職能不斷弱化

從檔案管理部門的職能分析，它們的工作主要就是單純地進行檔案收藏，根本沒有重視檔案的利用價值。它的主要的工作內(nèi)容就是收藏、整理和保管檔案，并沒有利用檔案的價值為企業(yè)服務(wù)，也沒有為企業(yè)帶來效益和作用。

3.3 硬件管理水平低下

在網(wǎng)絡(luò)時代，信息技術(shù)的應(yīng)用涉及的層面特別的廣泛?，F(xiàn)在的企業(yè)都使用了電子文件，因此檔案管理部門的職能越來越可有可無，企業(yè)對檔案管理部門的需求也越來越低，這就導(dǎo)致很多的電子文件的管理存在很大的問題，這就對企業(yè)各部門的文件應(yīng)用產(chǎn)生障礙和限制。

3.4 技術(shù)上的落后

現(xiàn)如今，企業(yè)在檔案的管理過程中，必須加強檔案管理的信息化。雖然現(xiàn)在我國大部分的企業(yè)都具有比較專業(yè)化的電子信息的檔案管理系統(tǒng)，但是相比之下技術(shù)方面還是落后的，而且不排除有一小部分企業(yè)的檔案管理方式還采用比較落后的人工管理方式，這在很大程度上削弱了檔案本身的優(yōu)勢，不利于企業(yè)的發(fā)展。

4 大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)今社會，我國大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理工作迅速地發(fā)展和壯大，但是它也存在著很大的問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

4.1 檔案管理人員綜合能力不高

在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)對檔案管理人員的要求越來越高，然而我國大部分企業(yè)的檔案管理人員不能根據(jù)社會的發(fā)展提高自身的管理水平，依舊按照以往的工作經(jīng)驗和管理觀念進行工作。企業(yè)當(dāng)中有很多的管理人員不具備大數(shù)據(jù)的操作能力。隨著企業(yè)的迅速發(fā)展，企業(yè)規(guī)模不斷地擴大，這就在很大程度上增加了管理人員的工作量，因此能夠承擔(dān)這項工作的人員并不多，成為大數(shù)據(jù)背景下施工企業(yè)檔案管理工作的主要難題。

4.2 多樣化的數(shù)據(jù)整合難度較大

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，很多企業(yè)從表面來看，其數(shù)據(jù)的渠道比以前有所增多，數(shù)據(jù)的收集也變得越來越方便和容易，但是現(xiàn)在的企業(yè)不單單要收集以往的數(shù)據(jù)，還需要收集很多圖片、視頻和音頻信息。這就在很大程度上增大了信息的整理難度。大部分企業(yè)只能采用結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)進行處理，對于非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)根本起不到作用。因此，不同形式的數(shù)據(jù)管理是每個企業(yè)都需要重點考慮的問題。

4.3 檔案管理的信息安全指數(shù)較低

在大數(shù)據(jù)的背景下，企業(yè)的檔案管理工作的信息量比較集中，并且很多重要的信息都能明顯地表現(xiàn)出來，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理的工作效率得到很大的提高的同時，也相對地增加了信息的安全風(fēng)險。導(dǎo)致這種原因主要有2個方面：一方面，網(wǎng)絡(luò)黑客的出現(xiàn)，違法亂紀(jì)的行為比以前有所增多，一些企業(yè)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)比較容易被黑客入侵，這就造成系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓的情況有所增加，致使很多有用的信息被盜，并且被黑客侵襲的數(shù)據(jù)大部分都不能恢復(fù)；另一方面，很多企業(yè)不重視信息安全培訓(xùn)，在很大程度上降低了檔案管理人員的綜合能力。因此，加強檔案管理的安全性值得企業(yè)和管理人員的高度重視。

5 大數(shù)據(jù)時代背景下企業(yè)檔案管理面臨的機遇與挑戰(zhàn)

5.1 大數(shù)據(jù)給企業(yè)檔案管理工作帶來的機遇

5.1.1 企業(yè)檔案管理更為便捷

隨著信息技術(shù)的高度發(fā)展，電子檔案逐漸代替了紙質(zhì)檔案。企業(yè)檔案的管理工作由舊的檔案收集、整理的工作模式逐步轉(zhuǎn)變成新的檔案管理模式。新的檔案管理模式使企業(yè)檔案管理工作更為便捷。

5.1.2 企業(yè)檔案利用率提升

舊的檔案主要是通過紙質(zhì)的資料通過長期的翻閱表現(xiàn)，這就使檔案的信息不能被全方面地利用，從而流失了檔案信息的存在價值。在大數(shù)據(jù)背景下，利用云計算有利于檔案信息之間的聯(lián)系，能夠有效地利用檔案信息，并且有效地發(fā)揮檔案信息的作用。

5.1.3 檔案的保存更為完整

由于企業(yè)檔案使用的頻率很高，而紙質(zhì)的檔案經(jīng)過長時間地翻閱，會產(chǎn)生磨損，紙質(zhì)的保存就會受到影響。但是，在大數(shù)據(jù)的背景下，通過信息技術(shù)，就能把檔案的保存變成數(shù)字化，這樣就能利用電腦直接查找瀏覽，這在很大程度上減少了紙質(zhì)檔案的復(fù)印次數(shù)。此外，在數(shù)字化進程中，能夠有效地保持檔案的原貌，保證檔案的使用效率。

5.2 大數(shù)據(jù)給檔案資源管理帶來的挑戰(zhàn)

5.2.1 檔案信息安全性有待提升

在大數(shù)據(jù)時代，檔案信息的儲存數(shù)量越來越多，它雖然在很大程度上給數(shù)據(jù)的分析和利用帶來有利的條件，但是它也在很大程度上給檔案信息的安全性帶來了挑戰(zhàn)。由于部分企業(yè)檔案管理人員不能夠嚴(yán)格地對檔案進行管理，這就使得檔案管理工作的效率達不到標(biāo)準(zhǔn)，而且會發(fā)生檔案信息泄露的情況，使企業(yè)檔案的安全得不到保證。因此，安全性成為企業(yè)檔案管理工作的重中之重。

5.2.2 對檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)提出更高的要求。

大數(shù)據(jù)的發(fā)展與應(yīng)用給檔案管理人員工作提出了更高的要求。電子化的檔案管理與以往舊的檔案管理方式相比有很大的不同，這就需要專業(yè)的技術(shù)人員進行有效的管理，同時還要提高管理者的專業(yè)素質(zhì)。

6 企業(yè)運用大數(shù)據(jù)加強管理的有效策略

6.1 企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營要以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)

大數(shù)據(jù)時代，每個施工企業(yè)都應(yīng)該以大數(shù)據(jù)為背景，根據(jù)施工企業(yè)的內(nèi)部信息，增加對各個方面信息的處理和整理，健全企業(yè)的檔案管理流程。施工企業(yè)的工作標(biāo)準(zhǔn)必須以真實的數(shù)據(jù)情況為基礎(chǔ)，建立合理規(guī)范的管理平臺，從而方便對數(shù)據(jù)的處理。此外，各個施工企業(yè)要與各個網(wǎng)絡(luò)平臺建立緊密的聯(lián)系，只有這樣，才能加快信息的處理速度，更好地提高數(shù)據(jù)的處理效果，從而達到提高企業(yè)內(nèi)部管理水平的作用。

6.2 大數(shù)據(jù)在企業(yè)管理中的情報開采系統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)的背景下，企業(yè)資料的來源主要是通過網(wǎng)絡(luò)獲取。企業(yè)通過免費或者付費的方式通過網(wǎng)絡(luò)獲得各種競爭信息、宏觀經(jīng)濟信息及企業(yè)前沿的數(shù)據(jù)信息。其中，競爭信息就是指通過網(wǎng)站獲得同行業(yè)競爭對手的詳細資料，通過對企業(yè)數(shù)據(jù)庫詳細地了解競爭對手的情況，然后通過自身的渠道，企業(yè)就可以根據(jù)各個系統(tǒng)和網(wǎng)站，分析出企業(yè)本身的數(shù)據(jù)信息。

6.3 積極培養(yǎng)大時代背景下的檔案管理綜合型專業(yè)人才

人才是每個行業(yè)的基礎(chǔ)，檔案管理行業(yè)也是一樣的。首先，鼓勵學(xué)校開設(shè)信息和檔案管理的相關(guān)專業(yè)，培養(yǎng)檔案專業(yè)人才。其次，加強施工企業(yè)的檔案管理工作，定期地組織培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。最后，企業(yè)應(yīng)該考慮引進國外優(yōu)秀的檔案管理人才，進一步加強大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作。

當(dāng)前，我國的檔案管理人員普遍存在老齡化的現(xiàn)象，主要的原因就是企業(yè)對檔案管理工作不重視，導(dǎo)致年輕人無法投入檔案工作中，導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理工作的落后。因此，想要提高大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案的管理水平，企業(yè)必須從根本上重視檔案管理工作。

6.4 加強檔案信息管理的安全性

當(dāng)前，計算機網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，在很大程度上加大了檔案信息的風(fēng)險，因此現(xiàn)階段的檔案管理工作的安全性非常重要。在大數(shù)據(jù)的背景下，許多的數(shù)據(jù)都是可以利用一個優(yōu)盤或內(nèi)存卡完成。它給企業(yè)帶來的最大的優(yōu)點就是便捷，但是企業(yè)也要加強安全風(fēng)險的防治，如防止內(nèi)存卡的丟失、防止電腦的病毒侵入等。企業(yè)要針對具體的問題進行處理，確保每個檔案管理人員都具有保護數(shù)據(jù)安全的基本意識，對其所使用的電腦定期進行殺毒工作，避免數(shù)據(jù)丟失的情況發(fā)生。

7 結(jié)語

總之，在大數(shù)據(jù)的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方式逐步被新型的檔案管理所取代，這在很大程度上提高了企業(yè)的檔案管理水平，助力企業(yè)的發(fā)展。但是，在大數(shù)據(jù)的背景下，各個企業(yè)的檔案管理工作也面臨一定的挑戰(zhàn)和問題，這就需要企業(yè)不斷地調(diào)整檔案管理的工作方向，從而達到促進企業(yè)進一步發(fā)展的目的。

參 考 文 獻

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[責(zé)任編輯：高海明]