淺析檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

徐娜

摘要：隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展與進(jìn)步和人們生活面的不斷拓展，社會各企事業(yè)單位的業(yè)務(wù)范疇及業(yè)務(wù)量也在迅猛增長，這既是機遇也是挑戰(zhàn)。對檔案管理領(lǐng)域也是如此，檔案管理的業(yè)務(wù)量也隨著本單位工作范疇的拓寬而迅速增長。傳統(tǒng)僅依靠人力收集整理儲存檔案的方式已無法適應(yīng)新時期的需要。而利用計算機軟件進(jìn)行檔案管理，數(shù)據(jù)庫儲存已經(jīng)是大勢所趨。

關(guān)鍵詞：檔案管理 數(shù)據(jù)庫 信息化

檔案數(shù)據(jù)庫以檔案原件作為依據(jù)，經(jīng)過實踐證明，具備很多傳統(tǒng)檔案庫管理所不具備的優(yōu)勢，有利于實現(xiàn)信息檔案的管理與共享，尤其是在處理數(shù)據(jù)冗余和完整性方面更是優(yōu)勢明顯。所以說，檔案數(shù)據(jù)庫是目前檔案信息化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變的核心要件，是其必不可少的關(guān)鍵之所在。以信息資源建設(shè)為核心，以檔案信息資源的集成、可視化利用為目的，逐步建立起物理分散、邏輯集中、數(shù)量充足、內(nèi)容豐富、結(jié)構(gòu)合理、質(zhì)量優(yōu)化、富有特色的檔案信息資源體系和社會服務(wù)體系。

一、目前檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)現(xiàn)狀及問題

檔案信息數(shù)據(jù)庫應(yīng)該說是檔案系統(tǒng)為經(jīng)濟和社會建設(shè)服務(wù)的重要貢獻(xiàn)，是檔案工作深入到經(jīng)濟領(lǐng)域和社會各方面的體現(xiàn)，也是為社會服務(wù)的一種新嘗試，能夠真正深入發(fā)掘檔案信息，有效合理使用檔案信息資源，真正發(fā)揮檔案應(yīng)盡職責(zé)。

檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，用數(shù)字化和信息化的檔案替換原有紙質(zhì)檔案，并將其上傳至特定網(wǎng)絡(luò)，但正因為這個過程是將檔案本身虛擬化，也就是可以說，檔案查閱者或使用者得到的并不是檔案本身，而是檔案所記錄和傳遞的信息。由于我國檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)啟動較晚，仍有很多不夠完善之處。

（一）功能不夠完善

部門檔案館室，未真正明晰數(shù)據(jù)庫功能，只是按照上級要求或任務(wù)安排，沒有經(jīng)過認(rèn)真分析和論證，單純依靠購置檔案管理軟件就開始著手進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，開始數(shù)據(jù)庫建設(shè)，而這種未經(jīng)準(zhǔn)備的建設(shè)，勢必將導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫功能不夠完善，優(yōu)勢體現(xiàn)不出，甚至連軟件自身功能都無法發(fā)揮。

（二）持久性不足

在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，很多單位的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，出現(xiàn)爛尾情況。究其原因，我發(fā)現(xiàn)，由于部分單位歷史館藏檔案過多，人力不足。而數(shù)據(jù)庫正是以其內(nèi)容的完整性為優(yōu)勢，所以數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是需要長期積累和不更新的，尤其是在建設(shè)之初，需要大量人力投入，進(jìn)行檔案信息化轉(zhuǎn)化和數(shù)據(jù)庫錄入，這絕非一朝一夕可以。以政府部門為例，需要長期保存的檔案歷史久遠(yuǎn)，而通常檔案管理部門人員不足，所以困難很大，這就需要上級部門的大力支持，和檔案管理者做好心理準(zhǔn)備。

（三）重視建設(shè)、忽視維護

由于部分單位對信息數(shù)據(jù)庫認(rèn)識不足，所以出現(xiàn)單純重視硬件和計算機管理軟件投入，而忽視了后續(xù)維護的工作，單純?yōu)榱诉_(dá)到指標(biāo)任務(wù)，致使數(shù)據(jù)庫成為空殼，失去其原有作用。

此外，由于部分檔案管理工作人員年齡偏大，知識更新能力不足，計算機網(wǎng)絡(luò)知識不足，導(dǎo)致部分信息錄入錯誤，遺漏現(xiàn)象發(fā)生。

二、對檔案管理工作的影響及措施

檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，標(biāo)志著檔案管理工作已經(jīng)觸及更為廣泛的技術(shù)領(lǐng)域，現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)已經(jīng)開始引入。而如果我們把眼光放長遠(yuǎn)，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)標(biāo)志著檔案信息化建設(shè)進(jìn)入實質(zhì)性實施階段，對整個檔案現(xiàn)代化管理產(chǎn)生革命性的影響，意義深遠(yuǎn)。同時，對于查詢而言，能夠保證檔案檢索的查全率和查準(zhǔn)率。首先，可對各種格式的文檔、數(shù)據(jù)庫等異質(zhì)海量信息實現(xiàn)統(tǒng)一檢索，提供關(guān)聯(lián)檢索、容錯檢索、信息摘要、逐層檢索功能，百萬數(shù)據(jù)快速返回，并實現(xiàn)結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的統(tǒng)一檢索，實現(xiàn)元數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)的聯(lián)合查詢。

（一）專業(yè)化人才保障

檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)涉及內(nèi)容及其繁雜，涉及專業(yè)知識較多，如系統(tǒng)設(shè)計，結(jié)構(gòu)選擇，網(wǎng)絡(luò)管理等方面內(nèi)容，并且涉及很多環(huán)節(jié)，需要一批知識技術(shù)面廣且深的專業(yè)化人才隊伍。這就需要合理配置檔案專業(yè)人才，積極搭建平臺，讓有志于檔案信息化管理的專業(yè)人才能夠發(fā)揮專長，真正實現(xiàn)人盡其才、才盡其用。加大專業(yè)培養(yǎng)力度，采取送出去學(xué)習(xí)、請進(jìn)來授課等形式，保證檔案工作人員熟練掌握基本的計算機知識和技能，進(jìn)一步開闊眼界和思維，努力建設(shè)一支檔案信息化專業(yè)隊伍，全面提高檔案信息化建設(shè)和管理的專業(yè)水平，讓這些專業(yè)化人才對于進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的開發(fā)利用維護，才能真正發(fā)揮數(shù)據(jù)庫優(yōu)勢。

（二）相關(guān)檔案業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的調(diào)整

檔案整理過程是將無序的檔案進(jìn)行有序化管理，并且實現(xiàn)資源的管理與合理利用，便于檔案保存與查找。但是，由于檔案信息化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)的引入，檔案管理很多的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)可以可以省略，意味著需要進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)整，將不必要的檔案裝訂加工等環(huán)節(jié)省去，使得工作更加明確簡明。而且在引入管理軟件后，檔案管理者擁有更大的支配權(quán)限，可根據(jù)自己的需要進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘，而不再依賴研發(fā)人員。同時，增強了流程定義的功能，把系統(tǒng)操作和業(yè)務(wù)流程“理清楚”“管起來”并加以“持續(xù)優(yōu)化”，從而更好的精益化整理歸檔流程、檔案借閱流程等。

（三）有效硬件投入

數(shù)字檔案信息的管理與保存與傳統(tǒng)的保管方式有很大不同。由于其所占空間小，利于檔案庫房管理。這就需要著力加強檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)，購置檔案檔案管理專用軟件、電腦、打印機等設(shè)備。指定專人進(jìn)行案卷級、文件級目錄錄入，建立文書檔案的全文數(shù)據(jù)庫和聲像檔案的多媒體數(shù)據(jù)庫，全面實現(xiàn)在線查閱，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，保障了檔案保管安全。

（四）要更好地實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)

檔案管理工作并不單單是在系統(tǒng)內(nèi)部開展部分調(diào)整，而且還必須向前端的文件工作擴張，這就使得實現(xiàn)文檔一體化的要求變得更為迫切。文檔一體化就是把文件管理與檔案管理兩個管理管理銜接起來，整合到一個管理系統(tǒng)之中，對文件生命周期的全過程進(jìn)行統(tǒng)一控制和管理。在電子信息化環(huán)境中，文件與檔案之間不再有明顯的界限，電子文件有可能終其一生就數(shù)據(jù)庫中形成、流轉(zhuǎn)與消亡。所以檔案管理工作要向前端延伸，實現(xiàn)文檔一體化。另外，為了認(rèn)證電子文件的原始性與可靠性，也要依靠文檔一體化的實現(xiàn)，以便能夠清晰地記錄和反映某一份電子文件形成和辦理的全部動態(tài)過程及相關(guān)的背景信息。

（作者單位：遼陽市福利院）