貨幣資金的控制要點(diǎn)與方法

孫　英

摘要:貨幣資金控制要點(diǎn)是把好“一關(guān)”,管住“七點(diǎn)”,在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中要從四個(gè)方面加強(qiáng)對(duì)貨幣資金的控制。

關(guān)鍵詞:貨幣資金;控制

1 貨幣資金控制要點(diǎn)

貨幣資金的控制要點(diǎn)概括地說,應(yīng)把好“一關(guān)”,管住“七點(diǎn)”。

1.1 “一關(guān)”

即把好貨幣資金支出關(guān)。節(jié)流等于開源,控制非法和不合理的資金流出,等于為單位帶來了等量資金流入。一個(gè)持續(xù)經(jīng)營(yíng)的企業(yè)在每天若干筆資金的支付中,如何判定哪筆支出合法、合理,而哪筆支出有問題呢?關(guān)鍵的一點(diǎn)是看支出程序是否合法、合理。具體來說,就是要搞清楚這筆錢為什么要出去,又是怎么出去的。為此要做到“四審四看”。即:一是審支付申請(qǐng),看是否有理有據(jù);二是審支付程序,看審批程序、權(quán)限是否正確,審批手續(xù)是否完備;三是審支付復(fù)核,看復(fù)核工作是否到位;四是審支付辦理,看是否按審批意見和規(guī)定程序、途徑辦理,出納人員是否及時(shí)登記現(xiàn)金和銀行存款日記賬。

1.2 “七點(diǎn)”

1.2.1 管住貨幣資金的流入點(diǎn)

就是要搞清楚錢是從哪兒來的,以什么形式來的,來了多少,還缺多少,沒來的錢怎么辦。同時(shí),對(duì)已取得的貨幣資金收入必須及時(shí)入賬,不得私設(shè)小金庫,不得賬外設(shè)賬,嚴(yán)禁收款不入賬。

1.2.2 管住銀行開戶點(diǎn)

對(duì)銀行賬戶的開立、管理等要有具體規(guī)定。這里需要特別提示的是一些單位為了達(dá)到不可告人的目的,以各種理由在同一銀行的不同營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)開立賬戶,或者同時(shí)跨行開戶、多頭開戶、隨意開戶。更有甚者,將單位公款以職工個(gè)人名義私存銀行為搞“小金庫”提供方便。因此,按照有關(guān)規(guī)定,應(yīng)及時(shí)、定期對(duì)銀行開戶點(diǎn)進(jìn)行認(rèn)真清理和檢查。

1.2.3 管住現(xiàn)金盤存點(diǎn)

現(xiàn)金是流動(dòng)性最強(qiáng)的資產(chǎn),由于它使用方便,也一直是犯罪分子最“青睞”的對(duì)象。在現(xiàn)階段很多單位的日?，F(xiàn)金盤點(diǎn)工作基本上都是由現(xiàn)金出納人員自行完成的,應(yīng)改進(jìn)這項(xiàng)制度,至少應(yīng)增加其他第三者參與盤點(diǎn)或監(jiān)盤的內(nèi)容,保證現(xiàn)金賬面余額與實(shí)際庫存相符,不出紕漏。

1.2.4 管住銀行、客戶對(duì)賬點(diǎn)

一切貪贓枉法行為都喜歡秘密、黑暗,都怕見陽光,怕公開。對(duì)賬就是公開,就是使雙方或多方經(jīng)濟(jì)交易事項(xiàng)明朗化。一般而言,單位與銀行之間的對(duì)賬較有規(guī)律,按照有關(guān)規(guī)定,每月至少要核對(duì)一次。相比之下,單位與客戶之間的對(duì)賬難度要大得多。一是因?yàn)樯鐣?huì)信用危機(jī)的普遍存在,使得逃債的行為時(shí)有發(fā)生;二是客戶分布天南地北,相隔遙遠(yuǎn),比較復(fù)雜,客觀上也增加了對(duì)賬的實(shí)際困難。因此,應(yīng)加強(qiáng)與異地和同城單位之間往來款項(xiàng)的核對(duì),確保貨幣資金支付合理、回收及時(shí)、足額。

1.2.5 管住票據(jù)及印章保管點(diǎn)

各單位要明確各種票據(jù)的購買、保管、領(lǐng)用、背書轉(zhuǎn)讓、注銷等環(huán)節(jié)的職責(zé)權(quán)限和程序,并專設(shè)備查登記簿,防止空白票據(jù)的遺失和被盜用,備查簿需作為會(huì)計(jì)檔案加以管理。同時(shí),單位必須加強(qiáng)銀行預(yù)留印鑒的管理,并且嚴(yán)禁由一個(gè)人保管支付款項(xiàng)所需的全部印章。要始終堅(jiān)信,制度約束比個(gè)人的自覺性更可靠、更有效。

1.2.6 管住督促、檢查點(diǎn)

任何人或多或少都可能有些惰性,任何制度也或多或少有些漏洞。因此,加強(qiáng)對(duì)與貨幣資金有關(guān)的人員和制度的督促檢查很有必要。對(duì)監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取措施,加以糾正和完善。

1.2.7 管住財(cái)會(huì)人員的任用點(diǎn)

財(cái)會(huì)人員要具有政治思想好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、職業(yè)道德好的良好素質(zhì),還要具備從業(yè)資格和任職資格。同時(shí),要建立定期換崗、輪崗制度,防止一個(gè)人在財(cái)會(huì)部門長(zhǎng)時(shí)期做同一個(gè)工作,這樣既可使財(cái)會(huì)人員能學(xué)到新的業(yè)務(wù),掌握新的知識(shí),經(jīng)驗(yàn)更加全面,閱歷更加豐富,綜合能力進(jìn)一步提高,又使常年不“挪窩”易滋生的懶散習(xí)氣和小團(tuán)體勢(shì)力得以克服和抑制。

2 貨幣資金會(huì)計(jì)控制方法

2.1 不相容職務(wù)相互分離控制

這種控制方法要求單位按照不相容職務(wù)分離的原則,合理設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)及相關(guān)工作崗位,明確職責(zé)權(quán)限,形成相互制衡機(jī)制。以貨幣資金支付會(huì)計(jì)控制環(huán)節(jié)為例,貨幣資金支付的授權(quán)批準(zhǔn)、實(shí)際辦理、會(huì)計(jì)記錄、稽核檢查及與該項(xiàng)貨幣資金支付直接有關(guān)的業(yè)務(wù)經(jīng)辦等崗位必須相互分離、相互制約,不能一人多崗,身兼數(shù)職。也就是說,任何單位不能由一個(gè)人辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的全過程。

2.2 授權(quán)批準(zhǔn)控制

這種控制方法要求單位明確規(guī)定會(huì)計(jì)及相關(guān)工作授權(quán)批準(zhǔn)的范圍、權(quán)限、程序、責(zé)任等內(nèi)容,單位內(nèi)部的各級(jí)管理層必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任,經(jīng)辦人員也必須在授權(quán)范圍內(nèi)辦理業(yè)務(wù)。授權(quán)分為一般授權(quán)和特殊授權(quán)。一般授權(quán)是指日常狀況下對(duì)正常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的授權(quán),具有一定的規(guī)律性和穩(wěn)定性。特殊授權(quán)是指特殊、緊急情況對(duì)正常或非常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的特別授權(quán),常為應(yīng)急所用。這種授權(quán)方式具有一定的靈活性,但也常常蘊(yùn)含較大的風(fēng)險(xiǎn),一般都較謹(jǐn)慎。此外,對(duì)于重要的貨幣資金支付業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)實(shí)行集體決策和審批,并建立責(zé)任追究制度,以有效防范貨幣資金被貪污、侵占、挪用。

2.3 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)控制

這種控制方法要求單位依據(jù)《會(huì)計(jì)法》和國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度制定適合本單位的會(huì)計(jì)制度,明確會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的處理程序,建立和完善會(huì)計(jì)檔案保管和會(huì)計(jì)工作交接辦法,實(shí)行會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制,充分發(fā)揮會(huì)計(jì)的監(jiān)督職能。會(huì)計(jì)作為一個(gè)控制信息系統(tǒng),對(duì)內(nèi)能夠向管理層提供經(jīng)營(yíng)管理的諸多信息,對(duì)外可以向投資者、債權(quán)人等提供用于投資等決策的信息,是重要的內(nèi)部控制方法。在運(yùn)用會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制方法時(shí),對(duì)有關(guān)憑證的稽核和審查要引起高度注意。

2.4 內(nèi)部報(bào)告控制

這種控制方法要求各單位要建立和完善內(nèi)部報(bào)告制度,全面反映單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況,及時(shí)提供業(yè)務(wù)活動(dòng)中的重要信息,增強(qiáng)內(nèi)部管理的實(shí)效性和針對(duì)性,在貨幣資金控制環(huán)節(jié)適時(shí)運(yùn)用內(nèi)部報(bào)告控制方法十分重要。其一,貨幣資金經(jīng)辦人對(duì)于審批人超越授權(quán)范圍審批的貨幣資金業(yè)務(wù),有權(quán)拒絕辦理并及時(shí)向?qū)徟说纳霞?jí)授權(quán)部門報(bào)告;其二,單位通過定期或不定期地進(jìn)行現(xiàn)金盤點(diǎn),可能發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金賬面余額與實(shí)際庫存不相符的情況;其三,通過報(bào)告單位貨幣資金收入、支出、結(jié)存情況并對(duì)下一階段貨幣資金流入、流出量進(jìn)行預(yù)計(jì)和推算,可以幫助單位負(fù)責(zé)人全面了解單位現(xiàn)金流量,為其做出正確的投資、籌資決策提供基礎(chǔ)性資料,應(yīng)切實(shí)發(fā)揮好內(nèi)部報(bào)告控制方法的作用。