開放教育學(xué)生檔案管理工作探析
——以海南廣播電視大學(xué)為例

潘 群，陳美宇，符芳芬，王秀玲

(海南廣播電視大學(xué) 1.組織人事處； 2.文法學(xué)院； 3.財(cái)經(jīng)學(xué)院， 海南 ?？?570208)

開放教育學(xué)生檔案管理工作探析
——以海南廣播電視大學(xué)為例

潘 群1，陳美宇2，符芳芬3，王秀玲2

(海南廣播電視大學(xué) 1.組織人事處； 2.文法學(xué)院； 3.財(cái)經(jīng)學(xué)院， 海南 ?？?570208)

開放教育學(xué)生檔案與普通高校學(xué)生檔案相比，具有復(fù)雜性、延續(xù)性和不確定性等特點(diǎn)。本文通過對海南廣播電視大學(xué)開放教育學(xué)生檔案基本情況的調(diào)查和研究，分析了當(dāng)前開放教育學(xué)生檔案管理存在的問題及原因，并提出了加強(qiáng)開放教育學(xué)生檔案管理工作的對策。

開放教育；檔案管理；廣播電視大學(xué)

自20世紀(jì)末以來，我國的開放教育從試點(diǎn)摸索逐漸走向成熟，其人才培養(yǎng)模式、教學(xué)模式、管理模式和運(yùn)行機(jī)制不斷得到完善，成為國民教育序列中的重要組成部分。開放教育的學(xué)生檔案被納入到了高校學(xué)生檔案范疇，各級開放大學(xué)和廣播電視大學(xué)應(yīng)依據(jù)《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》(教育部第27號令，以下簡稱《辦法》)開展學(xué)生檔案管理工作。

一、開放教育學(xué)生檔案的內(nèi)容及特點(diǎn)

《辦法》第15條規(guī)定，學(xué)生檔案主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等[1]。然而，開放教育與普通高等教育相比，其學(xué)生群體不同、教育手段不同、在教育領(lǐng)域發(fā)揮的作用不同，因此，筆者認(rèn)為應(yīng)結(jié)合開放教育的實(shí)際情況確定其學(xué)生檔案的內(nèi)容。開放教育的學(xué)生檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：招生入學(xué)材料(報(bào)名登記表、畢業(yè)證復(fù)印件、身份證復(fù)印件、入學(xué)資格承諾書、學(xué)歷網(wǎng)查材料、學(xué)生報(bào)讀審批表、入學(xué)通知書)；學(xué)籍檔案(學(xué)生基本信息、學(xué)歷層次、文化程度、專業(yè)、學(xué)籍異動情況、學(xué)期注冊和課程注冊情況、學(xué)習(xí)過程中的獎(jiǎng)勵(lì)與處分情況、考試及成績的記錄)[2]；畢業(yè)材料(畢業(yè)生成績單、畢業(yè)生登記表、開放教育本科學(xué)士學(xué)位申請表)；獎(jiǎng)懲記錄；黨團(tuán)組織檔案等。

開放教育學(xué)生檔案與普通高校學(xué)生檔案相比，具有復(fù)雜性、延續(xù)性和不確定性等特點(diǎn)。普通高校的學(xué)生一般來源于高中，高校錄取時(shí)檔案隨學(xué)生一起進(jìn)入大學(xué)，學(xué)生經(jīng)過四或五年的全日制學(xué)習(xí)后，除個(gè)別特殊情況之外，絕大部分會在統(tǒng)一規(guī)定的年限內(nèi)完成學(xué)業(yè)，因而其檔案的收集保管能夠?qū)崿F(xiàn)集中統(tǒng)一。開放教育實(shí)行免試入學(xué)的制度，面向所有社會公眾招生，學(xué)生身份較為復(fù)雜，其檔案管理具有如下特點(diǎn)：一般從學(xué)生填寫《報(bào)名登記表》時(shí)開始收集材料，其入學(xué)資格終審合格后正式建立學(xué)生檔案，材料收集工作從零開始，具有一定的復(fù)雜性；學(xué)籍有效期比普通高校長，同一級入學(xué)的學(xué)生往往畢業(yè)時(shí)間不同，學(xué)生休學(xué)現(xiàn)象較多，檔案保管持續(xù)時(shí)間較長；由于工學(xué)矛盾等原因，學(xué)生退學(xué)情況較多，每個(gè)學(xué)校已為其建檔的學(xué)生都有可能出現(xiàn)退學(xué)的情況，如果學(xué)生退學(xué)，原已收集建立的學(xué)生檔案則失去存在的意義，因此學(xué)生檔案收集和保管工作具有一定的不確定性。

二、海南廣播電視大學(xué)開放教育學(xué)生檔案概況

開放教育最短學(xué)習(xí)年限為兩年半，學(xué)籍自注冊入學(xué)起8年內(nèi)有效。開放教育新生通過海南廣播電視大學(xué)入學(xué)資格審核和入學(xué)水平測試，并經(jīng)國家開放大學(xué)入學(xué)資格終審合格后，可以取得國家開放大學(xué)相應(yīng)類別、層次和專業(yè)的學(xué)籍，正式建立學(xué)生檔案。建檔工作從收集《報(bào)名登記表》開始，隨后不斷補(bǔ)充學(xué)生在校期間產(chǎn)生的應(yīng)歸檔材料，直至該學(xué)生畢業(yè)。目前，海南廣播電視大學(xué)學(xué)生工作部門保管的開放教育學(xué)生檔案可以劃分為五大類：一是在校生(最短學(xué)習(xí)年限內(nèi)的學(xué)生)檔案，二是遺留生(未在最短學(xué)習(xí)年限內(nèi)畢業(yè)的在籍學(xué)生)檔案，三是已畢業(yè)未轉(zhuǎn)遞或領(lǐng)取的學(xué)生檔案，四是學(xué)生退學(xué)后遺留的檔案，五是超過學(xué)籍有效期的學(xué)生檔案。學(xué)生檔案中的紙質(zhì)歸檔材料主要是：報(bào)名登記表、畢業(yè)證復(fù)印件、身份證復(fù)印件、入學(xué)資格承諾書、學(xué)歷網(wǎng)查材料、學(xué)生報(bào)讀審批表、畢業(yè)生成績單和畢業(yè)生登記表等。

表1 海南廣播電視大學(xué)2008—2015年校部在籍學(xué)生統(tǒng)計(jì)表

上表中，海南廣播電視大學(xué)校部2008—2015年學(xué)籍在8年有效期內(nèi)的開放教育學(xué)生共有5 764人，其中2008—2012年均為遺留生人數(shù)，共有1 481人；2013年有在校生和遺留生共1 050人；2014、2015年均在校生人數(shù)，分別是903人和2 330人。僅2008—2012年校部遺留生就占在籍學(xué)生人數(shù)的25.69%。

統(tǒng)計(jì)顯示，海南廣播電視大學(xué)2008—2015年校部開放教育學(xué)生檔案共建檔9 550份，領(lǐng)取3 817份。其中2008—2012年建檔4 437份，僅領(lǐng)取2 402份，約占建檔數(shù)的54.14%；遺留2 035份，約占建檔數(shù)的45.86%。這說明，8年學(xué)籍有效期內(nèi)持續(xù)產(chǎn)生遺留檔案，且遺留比例較高。

三、開放教育學(xué)生檔案管理工作存在的問題及原因

1.學(xué)生檔案管理工作缺乏明確的規(guī)章制度和規(guī)范性要求

目前，開放教育缺乏學(xué)生檔案管理方面的規(guī)章制度。國家開放大學(xué)(原中央廣播電視大學(xué))僅對學(xué)籍檔案、畢業(yè)生檔案做了一般性規(guī)定，省級電大則根據(jù)國家開放大學(xué)(原中央廣播電視大學(xué))的規(guī)定制定學(xué)生檔案管理辦法。例如，海南廣播電視大學(xué)目前學(xué)生檔案管理方面的規(guī)章制度只有2005年制定的《學(xué)生檔案管理暫行辦法》。

海南廣播電視大學(xué)學(xué)生檔案的管理由學(xué)生工作部門負(fù)責(zé)，招生部門、教務(wù)部門、學(xué)院、分校(教學(xué)點(diǎn))等與之配合，提供報(bào)名登記表、學(xué)籍檔案紙質(zhì)材料、畢業(yè)生登記表等材料給學(xué)生工作部門歸檔；學(xué)生的黨團(tuán)組織檔案則分別由組織人事處和校團(tuán)委管理；而學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍異動情況(學(xué)生省際轉(zhuǎn)學(xué)除外)和學(xué)習(xí)過程中的獎(jiǎng)勵(lì)與處分情況等只是形成學(xué)籍檔案電子材料，學(xué)生獲得獎(jiǎng)學(xué)金和被評為優(yōu)秀畢業(yè)生的文件僅由學(xué)校綜合檔案室存檔，未被收集歸入學(xué)生檔案。同時(shí)，部分學(xué)生檔案歸檔材料存在文字材料填寫不規(guī)范、日期填寫不完整、個(gè)別信息不真實(shí)等問題。由于缺少學(xué)生檔案管理的程序規(guī)范和內(nèi)容規(guī)范，且收集過程涉及多個(gè)責(zé)任單位，所以學(xué)生在校期間的檔案資料管理比較分散，這在一定程度上影響了學(xué)生檔案的完整性、嚴(yán)肅性和實(shí)效性。

2.學(xué)生檔案遺留現(xiàn)象較為嚴(yán)重

經(jīng)調(diào)查，海南廣播電視大學(xué)遺留在校的學(xué)生檔案主要包括未在最短學(xué)習(xí)年限內(nèi)畢業(yè)的學(xué)生檔案、未轉(zhuǎn)遞或未領(lǐng)取的畢業(yè)生檔案和退學(xué)學(xué)生檔案。雖然海南廣播電視大學(xué)校園網(wǎng)學(xué)生工作處網(wǎng)頁設(shè)置了“檔案管理”專欄指導(dǎo)辦理畢業(yè)生檔案事宜，但是學(xué)生“棄檔”現(xiàn)象仍然存在。造成這種狀況的原因主要有以下幾個(gè)方面。一是開放教育學(xué)籍有效期為8年，學(xué)生只要在期間修滿規(guī)定的學(xué)分就可以畢業(yè)。由于工學(xué)矛盾等原因，有的學(xué)生不能在最短學(xué)習(xí)年限內(nèi)按時(shí)畢業(yè)。學(xué)生退學(xué)現(xiàn)象也較普通高校多。學(xué)生退學(xué)時(shí)往往沒有考慮到檔案問題，而學(xué)生檔案管理部門會認(rèn)為該學(xué)生未能應(yīng)屆畢業(yè)，繼續(xù)保存其檔案。二是學(xué)生檔案意識薄弱，缺乏建檔意識，沒有認(rèn)識到檔案的真正價(jià)值。例如，檔案管理人員平時(shí)整理、核實(shí)歸檔材料的時(shí)候，會對歸檔材料不齊全、不規(guī)范的材料進(jìn)行匯總，及時(shí)通知學(xué)生補(bǔ)齊材料或重新填寫材料；為了能夠讓學(xué)生順利辦理離校手續(xù)，會要求畢業(yè)班學(xué)生提前到校填寫畢業(yè)生登記表，以便進(jìn)行統(tǒng)一封檔，等等。但是，學(xué)生往往不能按時(shí)配合辦理，常拖延到確實(shí)需要檔案的時(shí)候，才匆忙回校辦理。三是學(xué)習(xí)支持服務(wù)工作有待提高。開放教育應(yīng)加強(qiáng)對學(xué)生的導(dǎo)學(xué)和助學(xué)，努力為學(xué)生提供多樣化、差異化、個(gè)性化的學(xué)習(xí)支持服務(wù)，助力學(xué)生按時(shí)畢業(yè)。只有如此，才能按時(shí)、順利發(fā)放學(xué)生檔案。

學(xué)生檔案遺留在校，往往導(dǎo)致學(xué)生在完成學(xué)業(yè)后，檔案不能及時(shí)完整送達(dá)其所在單位或移交至人事代理機(jī)構(gòu)。這不利于學(xué)生檔案的完整及時(shí)轉(zhuǎn)出，也不利于用人單位全面真實(shí)了解學(xué)生的綜合情況；另一方面，也增加了檔案管理的工作量和工作難度，造成管理工作的混亂和資源浪費(fèi)。

3.管理人員檔案專業(yè)水平有待提升

目前，開放教育學(xué)生檔案管理主要是教育教學(xué)和學(xué)生管理的一項(xiàng)輔助工作，尚未被完全納入到學(xué)校檔案綜合管理中，管理人員平時(shí)開展學(xué)生檔案管理工作時(shí)，一般僅從教育教學(xué)和學(xué)生管理的角度出發(fā)考慮問題，很少從檔案管理的專業(yè)角度考慮問題。同時(shí)，開放教育學(xué)生檔案管理人員目前較少有機(jī)會接受檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，尤其是針對開放教育學(xué)生檔案管理方面的培訓(xùn)，導(dǎo)致其缺乏檔案管理的專業(yè)知識。大多數(shù)人員主要憑經(jīng)驗(yàn)從事日常的學(xué)生檔案管理工作。

4.學(xué)生檔案管理信息化程度較低

目前，部分廣播電視大學(xué)的檔案管理工作主要還是管理紙質(zhì)檔案，學(xué)生檔案管理的電子化和信息化程度還不高，技術(shù)手段和管理模式都有待提高。在目前的條件下，每個(gè)學(xué)生僅有一套紙質(zhì)檔案材料，在學(xué)生畢業(yè)后被轉(zhuǎn)遞或領(lǐng)取，之后學(xué)校關(guān)于該學(xué)生的信息僅有教務(wù)管理系統(tǒng)里的學(xué)籍檔案電子材料，即學(xué)生基本情況、課程注冊情況、考試成績、學(xué)籍異動情況等，而其他材料，如報(bào)讀審批表、畢業(yè)生登記表等將無法查詢。另外，隨著招生規(guī)模的擴(kuò)大，學(xué)生檔案遺留在?，F(xiàn)象日漸增多。學(xué)生檔案的數(shù)量不斷增加，而檔案在校存放的時(shí)間又較長，如果只使用紙質(zhì)檔案，就不便于及時(shí)補(bǔ)充完善學(xué)生的檔案材料以及對其進(jìn)行查詢利用，也不利于檔案的安全保管。

四、加強(qiáng)開放教育學(xué)生檔案管理工作的對策

1.加強(qiáng)建章立制和監(jiān)督指導(dǎo)，依法依規(guī)開展學(xué)生檔案工作

2008年頒布的《辦法》在文件材料歸檔范圍中增加了學(xué)生類檔案，這充分說明了學(xué)生檔案的重要性。開放教育工作者應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案意識，依法依規(guī)開展學(xué)生檔案管理工作，自覺支持和做好學(xué)生檔案管理工作。雖然《辦法》規(guī)定了學(xué)生檔案的內(nèi)容，但是未能涵蓋開放教育學(xué)生檔案的各個(gè)方面，各級開放大學(xué)和廣播電視大學(xué)應(yīng)依據(jù)《辦法》的要求，結(jié)合開放教育學(xué)生檔案的形成特點(diǎn)，制定配套的檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范開放教育學(xué)生檔案管理的內(nèi)容、方法和程序，切實(shí)做好學(xué)生檔案的收集、接收(即立卷、歸檔)、保管、轉(zhuǎn)遞階段的各項(xiàng)工作和遺留檔案的管理。具體包括以下幾個(gè)方面的工作：一是明確學(xué)生檔案主管部門、形成檔案材料的其他相關(guān)部門的職責(zé)范圍，做到分工明確，各盡其責(zé)。二是對各部門應(yīng)歸檔材料的內(nèi)容和歸檔時(shí)間作出明確規(guī)定，做到隨著檔案的形成及時(shí)歸檔，保持檔案材料的完整性和連續(xù)性。這既避免了集中突擊整理的大工作量，又能使檔案及時(shí)反映出學(xué)生發(fā)展的新情況，保證檔案信息的實(shí)效性。三是要形成統(tǒng)一的存檔標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案的接收、保管、轉(zhuǎn)遞要求和程序，確保檔案材料的真實(shí)性和安全性[3]。四是規(guī)范遺留學(xué)生檔案的管理，以“以人為本”為出發(fā)點(diǎn)，既要考慮到學(xué)生的實(shí)際情況，又要考慮到學(xué)生檔案管理的人力和場地資源情況，定期進(jìn)行分類清理。五是定期匯總統(tǒng)計(jì)學(xué)生檔案的接收、轉(zhuǎn)遞、遺留等各類信息。

要依據(jù)法律法規(guī)和規(guī)章制度，開展監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，促進(jìn)規(guī)章制度的落實(shí)和執(zhí)行，做到依法依規(guī)開展學(xué)生檔案工作，實(shí)現(xiàn)檔案工作與開放教育共同進(jìn)步、共同發(fā)展。例如，省級電大可以采取系統(tǒng)(廣播電視大學(xué)系統(tǒng))“條條管”和地方(例如海南省檔案學(xué)會高校檔案專業(yè)委員會)“塊塊抓”相結(jié)合的方式，開展業(yè)務(wù)檢查和指導(dǎo)，進(jìn)行交流協(xié)作，逐步形成適合開放教育學(xué)生檔案管理的理論體系和管理模式。校內(nèi)可以成立學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行定期的檢查，建立管理目標(biāo)考評制度，定期進(jìn)行目標(biāo)考評。

2.加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其科學(xué)管理檔案的能力

要提高檔案管理人員對學(xué)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識，強(qiáng)化其依法依規(guī)管理檔案的意識；要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化敬業(yè)精神，提高責(zé)任意識、服務(wù)意識和管理水平。要通過組織學(xué)習(xí)《檔案法》和《辦法》，使檔案管理人員了解到學(xué)生檔案管理工作不僅僅是教學(xué)或?qū)W生工作的一部分，也是檔案工作的組成部分。要鼓勵(lì)和組織檔案管理人員參加相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和研討會，與同行進(jìn)行交流協(xié)作，參觀考察其他高校特別是本科院校的檔案管理工作。要通過多種方式加強(qiáng)對檔案管理人員敬業(yè)精神的培養(yǎng)，提高其業(yè)務(wù)知識和技能，使他們把好檔案管理的“入口關(guān)”和“出口關(guān)”。在日常工作中，檔案管理人員要認(rèn)真審核學(xué)生檔案各項(xiàng)材料是否齊全，內(nèi)容填寫是否規(guī)范、完整，對不合格的檔案，應(yīng)及時(shí)通知有關(guān)人員重新填寫，審核合格后方予以蓋章，確保檔案材料齊全，信息內(nèi)容真實(shí)。此外，檔案管理人員平時(shí)要多與形成檔案材料的相關(guān)部門聯(lián)系和溝通，營造良好的協(xié)作氛圍，保證檔案管理工作流程順暢。

3.加強(qiáng)檔案管理宣傳教育工作，提高學(xué)生檔案意識

要加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳教育，積極宣傳檔案的價(jià)值和重要性。要做好學(xué)生的檔案意識教育工作，在新生入學(xué)教育和平時(shí)的政治思想教育工作中加強(qiáng)對學(xué)生檔案意識的培養(yǎng)，使之認(rèn)識到檔案的依據(jù)性、憑據(jù)性、不可替代性等特點(diǎn)，以及對其個(gè)人未來工作、生活和學(xué)習(xí)具有的重要意義。要指導(dǎo)學(xué)生掌握其個(gè)人檔案的正確轉(zhuǎn)遞和管理的方式方法，督促其畢業(yè)時(shí)及時(shí)轉(zhuǎn)走個(gè)人檔案并妥善保管，以備將來考研、出國或晉升時(shí)需要。例如，可以考慮在新生入學(xué)后的第一課——《國家開放大學(xué)學(xué)習(xí)指南》的課程中增加有關(guān)檔案知識的內(nèi)容，增強(qiáng)學(xué)生的檔案意識，從而提高學(xué)生檔案的歸檔質(zhì)量，減少“棄檔”現(xiàn)象。

4.發(fā)揮開放教育系統(tǒng)優(yōu)勢，推進(jìn)學(xué)生檔案信息化建設(shè)

目前，開放教育新生入學(xué)信息通過招生管理系統(tǒng)完成，畢業(yè)審核通過教務(wù)管理系統(tǒng)完成，學(xué)生檔案當(dāng)中的學(xué)籍檔案已自然形成電子材料，這為學(xué)生檔案信息化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員應(yīng)在遵循檔案工作客觀規(guī)律的基礎(chǔ)上，充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)和多媒體技術(shù)，有計(jì)劃、有步驟地開展學(xué)生檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)化工作，最終實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化管理[3]。學(xué)生檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和數(shù)據(jù)化后，可以讓檔案得以永久安全保存，為學(xué)生就業(yè)提供便利條件，為用人單位全面了解學(xué)生的綜合情況提供真實(shí)可靠、快捷方便的參考信息，做到科學(xué)治檔、高效服務(wù)。例如，可以通過開發(fā)學(xué)生檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案內(nèi)容檢索的數(shù)字化；可以與教務(wù)系統(tǒng)學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)化資源建設(shè)共建共享，建立具有開放教育特色的、完整規(guī)范的學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，讓教師、學(xué)生、用人單位可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查詢和利用，使檔案為學(xué)生畢業(yè)后的工作、生活發(fā)揮積極作用。

開放教育學(xué)生檔案的管理水平在一定程度上反映了開放教育的管理能力和水平，對于引導(dǎo)社會和用人單位了解開放教育具有重要的作用。因此，應(yīng)依法依規(guī)、科學(xué)高效地做好開放教育學(xué)生檔案管理工作，滿足社會、用人單位、學(xué)生等不同主體對學(xué)生檔案的個(gè)性化需求，切實(shí)做到檔案服務(wù)于學(xué)生、學(xué)校和社會，并以此促進(jìn)開放大學(xué)自身建設(shè)，提高開放教育的綜合競爭力和可持續(xù)發(fā)展能力。

[1]高等學(xué)校檔案管理辦法(教育部第27號令)[Z].2008.

[2]王靜，等.學(xué)籍管理工作手冊[M].北京：中央廣播電視大學(xué)出版社，2009:3.

[3]王琴.對高校學(xué)生檔案管理工作的幾點(diǎn)認(rèn)識[J].黑龍江檔案，2010(3)：29.

(責(zé)任編輯 安 然)

2016-12-21

2015年海南省遠(yuǎn)程職業(yè)教育研究基地課題(校內(nèi))“開放教育學(xué)生檔案管理研究——以海南電大為例”(YZJY2015-2)成果之一。

潘群(1969—)，女，海南瓊海人，海南廣播電視大學(xué)組織人事處檔案館員，主要從事檔案管理學(xué)研究；陳美宇，海南廣播電視大學(xué)文法學(xué)院講師；符芳芬，海南廣播電視大學(xué)財(cái)經(jīng)學(xué)院講師；王秀玲，海南廣播電視大學(xué)文法學(xué)院副教授。

10.3969/j.issn.1008-6382.2017.01.005

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1008-6382(2017)01-0028-05