淺議如何提升企業(yè)檔案管理工作

張可可

摘 要：檔案管理是企業(yè)日常運行管理過程中的一項重要工作，在企業(yè)管理、決策等方面發(fā)揮重要作用。本文就提高檔案管理人員的素質，建立信息化檔案管理體系，注意信息保密、安全工作，全面提升企業(yè)檔案管理工作質量進行了具體闡述。

關鍵詞：企業(yè)檔案 檔案管理 信息化

引言

檔案是信息資源的重要組成部分，檔案在文化記憶、個人記憶和基因記憶的遺忘、構建、重構和恢復中具有重要的社會功能，是尋找遺忘記憶和發(fā)現(xiàn)過去記憶事實真相的重要載體，是知識的存儲器，是知識咨詢和轉換的媒介，是保護過去、記錄現(xiàn)在和聯(lián)系未來的橋梁。把檔案看成文件庫的傳統(tǒng)認識正在被記憶庫和知識庫的認識所取代。檔案在被社會各界的利用過程中產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益，發(fā)揮它的潛在價值。為了在信息管理和知識管理中把握機遇，檔案工作者需要不斷研究新問題、掌握新方法、更新知識以勝任新的歷史使命。

1、配備專職人員和齊全的管理設施

檔案管理工作是細致又繁瑣的工作，必須配備合適的專職管理人員，要求工作細致，做好保密工作，有較強的工作責任心。同時配備檔案室、多功能檔案櫥柜、計算機，檔案管理工作必要的辦公用品及電子設備。從而使檔案管理工作方便輕松、高效、便捷，對檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析也大大縮短了時間。

2、提高企業(yè)檔案管理人員的素質

企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務能力的素質水平直接影響到企業(yè)檔案管理工作的質量和效能，充分調動檔案人員的積極性，充分發(fā)揮檔案人員的主觀能動性，努力學習業(yè)務知識，定期開展業(yè)務培訓和外部交流學習，不斷提高檔案人員的知識理論水平和業(yè)務技能。由于檔案種類和載體的多樣化，檔案管理設備的現(xiàn)代化和信息化，需要盡快引進一些技能熟練掌握計算機和信息技術，又能熟悉檔案專業(yè)知識的人才，同時對現(xiàn)有相關人員進行相關業(yè)務培訓，全面、及時地提高檔案管理人員的素養(yǎng)和技能，通過平衡和提高員工的人才結構和知識結構，形成合力高效的人才團隊，從而使企業(yè)檔案管理工作更上新的臺階。

3、嚴格執(zhí)行檔案管理制度

企業(yè)檔案具有政治性和機密性的特點，不能隨意公開和向外擴散。為確保企業(yè)檔案的安全，嚴守企業(yè)檔案的秘密，充分體現(xiàn)檔案的嚴肅性和權威性。檔案管理部門要建立嚴肅的工作紀律，加強制度建設，不斷提高員工檔案管理的規(guī)范化水平。建立健全企業(yè)檔案收集制度、建立歸檔制度、查（借）閱制度、轉遞制度、檢查核對等制度。在檔案材料收集補充、查、借閱、檔案庫房管理、保密等都有章可循、有據(jù)可依。

4、企業(yè)檔案的信息化建設

企業(yè)的檔案管理工作主要包括“實體管理” 與“信息開發(fā)利用” 兩大方面。即以企業(yè)的檔案實體管理為基礎，以信息的開發(fā)為宗旨和方向，為企業(yè)的各項工作提供憑證和參考作用。但是，據(jù)調查表明，占企業(yè)所有知識46% 的企業(yè)檔案中蘊含的知識，“被很好地歸類，并及時提供給需要這些知識的人，從而發(fā)揮作用的只有12% 。”企業(yè)檔案蘊藏著大量可待開發(fā)挖掘的隱含知識，因此，企業(yè)檔案管理工作面臨的問題不僅僅開發(fā)企業(yè)檔案的顯在信息，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉換成顯在知識，實現(xiàn)企業(yè)的知識共享和知識創(chuàng)新。從這個角度來說，企業(yè)的檔案管理和知識管理具有共同的目標和動機。

5、進一步加強爭先創(chuàng)新意識

企業(yè)檔案的價值在于利用，是通過服務社會取得實效來體現(xiàn)，檔案管理工作作為一項基礎性工作，服務性強，以往是坐等利用者上門，我們被動提供服務模式，很難適應改革發(fā)展的新形式，這就要求檔案人員發(fā)揮主觀能動性，化被動為主動，主動上門服務，并簡化檔案的利用手續(xù)，推行檔案利用一條龍服務，為需求者提供準確有效地服務。我們要不斷總結新經(jīng)驗、新做法，結合檔案部門的工作實際情況從經(jīng)濟社會發(fā)展的需要出發(fā)，根據(jù)實踐發(fā)展的要求，及時修正不合時宜的制度，并將符合實際需要的新經(jīng)驗和做法以制度的形式固定下來，依據(jù)制度管人理事，推進工作制度化、規(guī)范化、程序化。以創(chuàng)新服務水平、更新服務觀念、深化服務內容、優(yōu)化服務方式、服務水平為目標，密切關注重大活動、重大事件，準確把握檔案工作的重點、熱點，及時、主動地挖掘、整理檔案，努力實現(xiàn)檔案管理在理論上、體制上的創(chuàng)新，從而使檔案管理工作及時跟上時代步伐。

檔案管理工作的目的是為了更好的提供利用，而提供利用則是實現(xiàn)檔案價值的最佳途徑，經(jīng)濟效益和社會效益是檔案具體體現(xiàn)。在新形勢下，檔案工作更應跟上時代步伐，掌握現(xiàn)代化先進技術和精湛的業(yè)務技能，進一步凝聚共識、凝聚力量，把十八大精神落實到檔案工作上來，埋頭實干，全面推進檔案事業(yè)的健康、持續(xù)、快速發(fā)展，為早日實現(xiàn)“中國夢”貢獻自己的全部力量。

6、結語

企業(yè)檔案是一種重要的知識資源，是企業(yè)各項決策的依據(jù)以及為企業(yè)贏得信譽的基礎，是與企業(yè)同步發(fā)展的無形資產(chǎn).因此，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分和基礎工作，在企業(yè)發(fā)展過程中，要充分認識到檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設的重要意義，從而在日常的管理過程中積極去應對和解決各種可能出現(xiàn)的問題，求實創(chuàng)新，使企業(yè)檔案管理工作更加科學化、高效化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，從而進一步推動企業(yè)的快速發(fā)展。

參考文獻：

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