論如何做好中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)

魏丹

摘 要：檔案管理對(duì)于中學(xué)的正常工作與發(fā)展來(lái)說(shuō)是相當(dāng)重要的基礎(chǔ)，當(dāng)前隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，中學(xué)檔案管理的形式也逐漸發(fā)生了變化，信息時(shí)代的來(lái)臨對(duì)檔案管理也提出了新的要求。本文基于信息時(shí)代下討論中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)相干問(wèn)題，希望能夠更好地提高中學(xué)檔案管理的質(zhì)量，并為相關(guān)工作者的研究提供借鑒。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案管理 信息化建設(shè) 現(xiàn)狀 策略

在中學(xué)的正常工作與發(fā)展中，檔案主要就是記錄事物發(fā)展?fàn)顩r的一種資料，在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，紙質(zhì)檔案是人們最常使用的一種檔案記錄方式，但是隨著信息時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的檔案記錄與管理也逐漸暴露出很多弊端，再加上視頻、音頻類的檔案文件越來(lái)越多，現(xiàn)在就亟需對(duì)中學(xué)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化，這不僅是為了滿足時(shí)代的需要，也是在當(dāng)前中學(xué)節(jié)約人力、資金的重要途徑。本人長(zhǎng)時(shí)間在中學(xué)教務(wù)處工作，負(fù)責(zé)學(xué)生檔案的建檔、整理、保存及發(fā)放工作，在長(zhǎng)期接觸檔案的過(guò)程中對(duì)檔案管理有一定的了解，在查閱了相關(guān)資料的基礎(chǔ)上，針對(duì)中學(xué)檔案信息化建設(shè)簡(jiǎn)單做出研究。

一、中學(xué)檔案管理

（一）、中學(xué)檔案管理工作的重要性

中學(xué)教學(xué)質(zhì)量與其發(fā)展的好壞，在很大程度上取決于檔案管理工作的開(kāi)展情況，只有做好本校的檔案管理工作，才能及時(shí)地從中總結(jié)一些教育經(jīng)驗(yàn)，從而更好地提高教學(xué)質(zhì)量。如果一個(gè)學(xué)校的檔案管理工作較為混亂，那么就無(wú)法為教學(xué)工作提供適當(dāng)?shù)慕?jīng)驗(yàn)與總結(jié)，從而也就無(wú)法更好地改善教學(xué)工作。

（二）、中學(xué)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)工作中的問(wèn)題

（1）亟需建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)突出的缺陷還是因?yàn)閷W(xué)校對(duì)于相關(guān)工作不夠重視，在當(dāng)前中學(xué)檔案管理的建設(shè)時(shí)雖然使響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，在人員和資源上都滿足了一定的要求，但是有的學(xué)校在相關(guān)制度的建設(shè)上卻始終無(wú)法緊跟時(shí)代的腳步，相關(guān)的工作制度也只是停留在傳統(tǒng)的階段，也就是收集和記錄檔案工作，學(xué)校對(duì)于相關(guān)人員的投入、資源的建設(shè)明顯不夠重視，更有甚者對(duì)于檔案資料的工作都不夠重視，從而導(dǎo)致學(xué)校信息資源不夠完善，對(duì)學(xué)校正常教學(xué)進(jìn)行產(chǎn)生了負(fù)面作用，因此對(duì)于學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展起到阻礙作用。

（2）缺乏高效的檔案管理隊(duì)伍

根據(jù)調(diào)查，當(dāng)前我國(guó)很多的中學(xué)對(duì)于檔案信息化建設(shè)工作都沒(méi)有投入較多資金，從而對(duì)相關(guān)人員的管理也并沒(méi)有投入太多精力，在檔案管理工作人員配置上始終未按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行合理規(guī)劃。這大致體現(xiàn)為兩個(gè)方面，首先是缺少高素質(zhì)專業(yè)人員，也就使得檔案管理工作的整體水平較低，其次就是很多中學(xué)都花錢請(qǐng)一些非專業(yè)人員來(lái)學(xué)校進(jìn)行檔案管理工作，從而導(dǎo)致相關(guān)隊(duì)伍良莠不齊，工作效率受到了很大的影響，并且在相關(guān)工作的進(jìn)展上沒(méi)有條理，因此導(dǎo)致工作的進(jìn)行較困難。

（3）中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的意義

由于檔案管理對(duì)于中學(xué)的發(fā)展來(lái)說(shuō)有很大的意義，但是傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)逐漸暴露出很多的弊端，再加上隨著學(xué)校的不斷發(fā)展，檔案類的資料也會(huì)越來(lái)越多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理工作根本無(wú)法滿足大量的信息資源的記錄，因此就需要利用信息技術(shù)將大量的信息資源電子化，這不僅是為了提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量考慮，更是為了相關(guān)工作以后的發(fā)展而做出基礎(chǔ)。檔案管理信息化是當(dāng)前各行各業(yè)檔案管理部門在建設(shè)過(guò)程中必須要經(jīng)歷的，而且學(xué)校中有很多是科研性的檔案，因此更需要及時(shí)地將相關(guān)資源信息化，這也是學(xué)校檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)的一個(gè)重要標(biāo)志。

二、中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)需要遵守的原則

（一）、檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃要符合需求

中學(xué)的檔案管理信息化建設(shè)的主要目的就是使相關(guān)工作以更高的效率開(kāi)展，因此在建設(shè)時(shí)就要根據(jù)實(shí)際的要求來(lái)做出相應(yīng)的規(guī)劃，并且要結(jié)合本校的檔案資料的特點(diǎn)，而不是將別的學(xué)校的檔案管理部門建設(shè)的方案拿過(guò)來(lái)自己套用。比如對(duì)于學(xué)校中儲(chǔ)藏的較為珍貴的歷史資料，就要酌情處理，而不是一味地將所有檔案都電子化，從而導(dǎo)致失去了珍貴的資料。

（二）、檔案管理信息化要具備一定的服務(wù)性

檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程要考慮和服務(wù)性相結(jié)合，并且要提高對(duì)檔案信息的利用率。在開(kāi)展相關(guān)工作時(shí)，比如在調(diào)取檔案資料時(shí)，要做好相應(yīng)的檔案查詢服務(wù)，從而讓學(xué)校的師生都能切實(shí)感受到檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)質(zhì)性好處，如果僅僅將檔案管理信息化建設(shè)作為走形式的方式進(jìn)行，那么對(duì)于學(xué)校的檔案管理工作沒(méi)有任何意義。

三、加強(qiáng)中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的主要策略

由于中學(xué)檔案管理工作對(duì)于其信息化建設(shè)相當(dāng)重要，因此要重視對(duì)相關(guān)建設(shè)的投入，為學(xué)校的管理和建設(shè)工作的發(fā)展提供寬闊空間，并且要僅僅抓住當(dāng)前信息時(shí)代的主要優(yōu)勢(shì)，為該工作的順利進(jìn)行夯實(shí)基礎(chǔ)。

（一）、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理意識(shí)

提高檔案管理工作的效率，應(yīng)該先加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作的認(rèn)識(shí)，意識(shí)到檔案建設(shè)的質(zhì)量好壞對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要作用，學(xué)校要積極引入資源和人才進(jìn)來(lái)，對(duì)相關(guān)工作的開(kāi)展要予以支持。同時(shí)要重點(diǎn)建設(shè)相關(guān)工作的基礎(chǔ)設(shè)施，因?yàn)榱己玫墓ぷ鳝h(huán)境是提高工作質(zhì)量的重要保障，也是使相關(guān)工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)。同時(shí)校方要營(yíng)造良好的工作環(huán)境，為相關(guān)建設(shè)的順利開(kāi)展提供支持。

（二）、規(guī)范制度，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)

由于中學(xué)的檔案管理工作需要不同機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)才能更好地進(jìn)行下去，其牽涉到的東西較多，因此必須制定和完善相關(guān)工作的管理機(jī)制，制定科學(xué)、規(guī)范的制度，對(duì)相關(guān)工作實(shí)施集中管理、規(guī)范管理的模式，同時(shí)對(duì)信息化建設(shè)中的收集、整理、裝訂等內(nèi)容也制定出一整套行之有效的解決方案，提高管理工作的效率，讓制度變成促進(jìn)其順利開(kāi)展的內(nèi)生動(dòng)力。在制定檔案管理制度時(shí)，尤其要重視中學(xué)檔案管理在信息化建設(shè)過(guò)程中的制度制定，為學(xué)校檔案信息化的開(kāi)展提供更優(yōu)質(zhì)的制度基礎(chǔ)。

（三）、建設(shè)高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍

管理人員專業(yè)素質(zhì)的高低，對(duì)于一個(gè)學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)工作進(jìn)展的好壞有很大的影響。信息時(shí)代對(duì)中學(xué)的管理人員的能力也有了特殊的需求，學(xué)校應(yīng)該充分重視相關(guān)管理的信息化建設(shè)，加大人才投入。比如學(xué)?？梢越ㄔO(shè)專門的人才培訓(xùn)部門，引入適當(dāng)?shù)亩?jìng)爭(zhēng)機(jī)制，為學(xué)校的檔案管理工作培養(yǎng)更加全面的高素質(zhì)人才，建立一支更加穩(wěn)定的管理團(tuán)隊(duì)，使得中學(xué)的檔案管理信息化建設(shè)工作不斷向前發(fā)展。

四、結(jié)束語(yǔ)

信息時(shí)代的到來(lái)，為當(dāng)前社會(huì)上很多行業(yè)的檔案管理都帶來(lái)了新的機(jī)遇。對(duì)于中學(xué)的檔案管理來(lái)說(shuō)，將其進(jìn)行信息化建設(shè)是大勢(shì)所趨，不僅是為了更好地滿足社會(huì)的需求，也是為其在未來(lái)更好地發(fā)展奠定基礎(chǔ)。在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，首先就是要提高本校檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，其次需要將管理人員的管理觀念進(jìn)行革新，從而為檔案管理信息化建設(shè)做出基礎(chǔ)保障。同時(shí)也要注意檔案管理的方法要結(jié)合實(shí)際，將其信息化建設(shè)的效率達(dá)到最大化。

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