會(huì)計(jì)賬務(wù)處理中常用Excel技巧 

向桂玲

摘要：在日常辦公事務(wù)中，我們經(jīng)常要進(jìn)行“寫”和“算”?！皩憽保ㄍㄖ瑘?bào)告等）可通過文字處理軟件進(jìn)行，而“算”（算數(shù)運(yùn)算，函數(shù)應(yīng)用等）則可通過電子表格來實(shí)現(xiàn)。Excel作為Office辦公軟件的一員，它采用二維表格的形式來對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)算管理。Excel以其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計(jì)分析和輔助決策等功能，在會(huì)計(jì)賬務(wù)處理中廣泛應(yīng)用。本文介紹Excel在會(huì)計(jì)賬務(wù)處理中的常用功能及技巧，對(duì)會(huì)計(jì)賬務(wù)處理工作具有實(shí)際的指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：Excel 會(huì)計(jì) 賬務(wù)處理

中圖分類號(hào)：F232文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-5349（2016）23-0243-02

一、Excel的功能及特點(diǎn)

近年來，隨著計(jì)算機(jī)的普及，辦公自動(dòng)化已經(jīng)深入到各個(gè)行業(yè)。辦公軟件的應(yīng)用逐漸普及，Microsoft公司研發(fā)的Office辦公套件以其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力、操作簡(jiǎn)單易學(xué)等特性，使其在全球范圍內(nèi)存在大量的客戶群。Excel是Office辦公軟件的一員，是進(jìn)行數(shù)字運(yùn)算數(shù)據(jù)處理的表格工具。而財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)在進(jìn)行賬務(wù)核算中，會(huì)和各種各樣的數(shù)據(jù)打交道，因此，近些年來各個(gè)企事業(yè)單位將Excel作為賬務(wù)處理中的會(huì)計(jì)輔助核算工具，對(duì)順利完成工作起到了事半功倍的效果，并且逐漸成為必不可少操作工具。

Excel強(qiáng)大的計(jì)算功能，除了能夠?qū)崿F(xiàn)我們常用的加、減、乘、除、乘方運(yùn)算外，還可以實(shí)現(xiàn)關(guān)系運(yùn)算、以及文本與運(yùn)算。同時(shí)在進(jìn)行運(yùn)算時(shí)也可以充分利用Excel軟件提供的函數(shù)來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的運(yùn)算。Excel的函數(shù)庫里面包含大量與財(cái)務(wù)相關(guān)的統(tǒng)計(jì)函數(shù)、分析函數(shù)。為其在會(huì)計(jì)核算中的應(yīng)用提供了有力保障。Excel的數(shù)據(jù)清單有數(shù)據(jù)庫類似的特點(diǎn)，可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的排序、篩選、統(tǒng)計(jì)、查詢、分類匯總的功能。這對(duì)于滿足會(huì)計(jì)的精細(xì)化核算要求提供了技術(shù)支持。利用創(chuàng)建好的表格可自動(dòng)轉(zhuǎn)化成我們需要的圖標(biāo)，對(duì)于編制會(huì)計(jì)年度報(bào)表分析說明，大為減輕財(cái)務(wù)人員負(fù)擔(dān)。宏命令能夠重復(fù)我們的動(dòng)作指令，大為節(jié)約財(cái)務(wù)人員時(shí)間和減輕工作量。以下介紹運(yùn)用Excel 2010軟件中的部分功能，結(jié)合平時(shí)賬務(wù)處理中運(yùn)用到的知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行探索研究。為不太熟悉Excel2010軟件的財(cái)務(wù)人員提供幫助。

二、會(huì)計(jì)賬務(wù)處理中常用Excel技巧

（一）快捷鍵的使用

所謂快捷鍵就是使用鍵盤上某一個(gè)或某幾個(gè)鍵的組合完成一條功能命令，從而達(dá)到提高操作速度的目的。在會(huì)計(jì)賬務(wù)處理中經(jīng)常會(huì)用Excel電子表格來統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、制作工資明細(xì)表、單位往來備查明細(xì)賬等。善用快捷鍵，不僅可以更快捷準(zhǔn)確地進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，提高工作效率，也是會(huì)計(jì)人員專業(yè)性的體現(xiàn)。下面為大家介紹一些Excel賬務(wù)處理中實(shí)用但不太常見快捷鍵的使用和功能。

（1）F4：重復(fù)上一步操作，比如說插入行/列、刪除單元格、設(shè)置格式等。

F4：可在公式中對(duì)絕對(duì)引用進(jìn)行輪流切換，如A1，$A$1，$A1，A$1

F2：選中單元格再按F2，轉(zhuǎn)入編輯狀態(tài)（不用雙擊）

（2）Shift+F11：插入空白的工作表（sheet1）

Ctrl+N：新建工作簿（book1）

（3）Ctrl+1：設(shè)置單元格格式

Ctrl+2：加粗（同Ctrl+B）

Ctrl+3：傾斜

Ctrl+4：下劃線

（4）Alt+“+”：求和，可以先按該快捷鍵，再選擇需要求和的內(nèi)容，也可以選定需要求和的內(nèi)容后按該快捷鍵得出結(jié)果。

（5）Alt+“；”：定位可見單元格。先選定內(nèi)容，按Alt+“；”或者F5，再操作，可確保僅對(duì)可見單元格操作而不影響未被篩選出來的部分。

如：不復(fù)制隱藏區(qū)域內(nèi)容。

（6）Alt+Enter：在表格內(nèi)換行

（7）Ctrl+上/下/左/右：快速跳至表格最上/下/左/右四方，如果單元格有數(shù)據(jù)，會(huì)移動(dòng)到數(shù)據(jù)的邊緣；單元格沒有數(shù)據(jù)，則移動(dòng)到整個(gè)工作表的邊緣或遇到其他數(shù)據(jù)停下來。

（8）Ctrl+Shift+上/下：選擇該列所有數(shù)據(jù)，加上左右可選擇多列

（9）Ctrl+Shift+“+”：在選中的行/列上/左邊增加一行/列。

（10）Ctrl+“-”：刪除，選擇某一行或某一列，按該快捷鍵，直接刪除行或列。

（11）Ctrl+“；”：將當(dāng)前單元格內(nèi)容改為當(dāng)天日期，格式為2016-XX-XX。

（12）Ctrl+F/H：查找、替換，點(diǎn)擊“選項(xiàng)”，可以替換某種格式等等。

（13）Ctrl+Z：撤銷Ctrl+A：全選Ctrl+S：保存Ctrl+P：打印

（二）函數(shù)的應(yīng)用

對(duì)于單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)而言，制作工資發(fā)放表、建立固定資產(chǎn)卡片、管理單位存貨、單位往來應(yīng)收應(yīng)付明細(xì)、編制會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)報(bào)表等都是常規(guī)工作。而這些常規(guī)工作中勢(shì)必涉及函數(shù)的應(yīng)用。面對(duì)這些繁瑣、重要且容易出錯(cuò)的工作，必須靈活掌握函數(shù)的使用方法及技巧，才能應(yīng)對(duì)日常財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作。

例如，利用Excel 2010預(yù)先設(shè)置好工資模板的基本格式，在工資模板中設(shè)置好函數(shù)和公式。在進(jìn)行工資、五險(xiǎn)一金、個(gè)稅、其他扣款等項(xiàng)目計(jì)算時(shí)，只需輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)即可生成工資核算數(shù)據(jù)。避免因?yàn)橛?jì)算錯(cuò)誤導(dǎo)致工資發(fā)放錯(cuò)誤等情況。同時(shí)會(huì)計(jì)核算中對(duì)數(shù)據(jù)的精確性要求較高，面對(duì)以萬元為單位數(shù)據(jù)，有時(shí)候甚至?xí)_到00001，利用函數(shù)可避免因?yàn)樗纳嵛迦雽?dǎo)致數(shù)據(jù)的不一致，減少會(huì)計(jì)因數(shù)據(jù)不一致帶來的數(shù)據(jù)核對(duì)工作。下面介紹會(huì)計(jì)賬務(wù)處理中一些必備的函數(shù)。

（1）Round：按指定的位數(shù)對(duì)數(shù)值進(jìn)行四舍五入（建議在公式中可以加上）。

語法：ROUND（number要四舍五入的數(shù)字，num_digits保留的位數(shù)）

應(yīng)用舉例： ROUND（14511，2）>>145。對(duì)于保留一位小數(shù)的A1、B1、C1三個(gè)單元格，當(dāng)A1單元格輸入數(shù)據(jù)為145，B1單元格為145，對(duì)該兩個(gè)單元格求和后，C1單元格變成30，并非29，對(duì)于會(huì)計(jì)賬務(wù)處理而言，如果以萬元為單位，相差01就會(huì)造成很大的差錯(cuò)。而是用Round函數(shù)后，函數(shù)會(huì)進(jìn)行四舍五入，但在計(jì)算數(shù)據(jù)時(shí)會(huì)保留對(duì)原始數(shù)據(jù)的運(yùn)算后，再進(jìn)行四舍五入。

（2）Subtotal： 可以忽略隱藏的單元格，只對(duì)篩選數(shù)據(jù)結(jié)果數(shù)據(jù)進(jìn)行求和。

語法：SUBTOTAL（function_num1-11，單元格區(qū)域）ps：可以有好幾個(gè)單元格區(qū)域

應(yīng)用舉例：在制作工資數(shù)據(jù)時(shí)，利用該函數(shù)可以計(jì)算某幾個(gè)部門的工資合計(jì)。

（3）sumif：根據(jù)指定條件對(duì)若干個(gè)單元格或單元格區(qū)域求和。

語法：（range范圍，criteria條件，sum_range可選項(xiàng)，表示求和范圍）

應(yīng)用舉例：求出退休教職工某月支出合計(jì)數(shù)。

（4）countif：計(jì)數(shù)函數(shù)，篩選滿足一定條件的單元格個(gè)數(shù)。

語法：countif（range區(qū)域，criteria以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條件）

應(yīng)用舉例：分別統(tǒng)計(jì)單位男女教職工人數(shù)，或80后教職工人數(shù)。

（5）mid：字符串函數(shù)，從一個(gè)字符串中截取出指定數(shù)量的字符（從特定位置開始取值）。

語法：MID（text被截取的字符，start_num從第幾位開始截取，num_chars截取的長(zhǎng)度）

應(yīng)用舉例：從教職工身份證號(hào)碼中提取出生年月信息。

（6）Search：返回一個(gè)指定字符或文本字符串在字符串中第一次出現(xiàn)的位置，從左到右查找，忽略英文字母的大小寫。

語法：SEARCH（find_text，within_text，start_num）=search（要查找的字符，字符所在的文本，從第幾個(gè)字符開始查找）

>>FIND函數(shù)與其用法一致，但find函數(shù)為精確查找，區(qū)分大小寫，不支持通配符。

應(yīng)用舉例：對(duì)于工資或者學(xué)生助學(xué)金信息表中信息查找。

（7）TEXT：將數(shù)值轉(zhuǎn)化為自己想要的文本格式。

語法：text（value數(shù)字值，format_text設(shè)置單元格格式中自己所要選用的文本格式。）

應(yīng)用舉例：轉(zhuǎn)換前22：35，公式為“=TEXT（A2，‘hh：mm：ss）” 轉(zhuǎn)換后為22：35：00

（8）MOD：求余函數(shù)，返回兩數(shù)相除的余數(shù)。

語法：MOD（被除數(shù)，除數(shù)）>>被除數(shù)/除數(shù)=商

運(yùn)用1：判斷是否是整數(shù)例：=mod（25，1）=0判斷能否被1整除，返回0則為整數(shù)。

運(yùn)用2：隔行顯示不同顏色>>原理：利用mod函數(shù)能否被2整除，返回1和0的特性。

步驟：開始—條件格式—新建規(guī)則—使用公式確定要設(shè)置格式的單元格—輸入公式—點(diǎn)擊格式—填充—選擇顏色

（9）INT：將數(shù)值向下取整到最接近的整數(shù)。

語法：INT（number）

注意點(diǎn)：

①INT函數(shù)是取整；

②小數(shù)部分不進(jìn)行四舍五入，直接去掉（指正數(shù)時(shí)）。

③INT函數(shù)處理負(fù)數(shù)的小數(shù)時(shí)總是向上進(jìn)位，這一點(diǎn)和TRUNC函數(shù)不同。

例如：=INT（1889），結(jié)果為18。

=INT（-58），結(jié)果為-6。

=TRUNC（-58），結(jié)果為-5。

（10）Vlookup垂直查詢函數(shù)。

語法：VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，[range_lookup]）也就是：VLOOKUP（查找值，查找區(qū)域，第幾列，精確匹配/近似匹配）

應(yīng)用舉例：區(qū)域中提取工號(hào)為100003、100004、100005、100007、100010五人的全年應(yīng)發(fā)工資總額，并對(duì)應(yīng)的輸入到I4：I8中。在數(shù)據(jù)量大的時(shí)候一個(gè)一個(gè)地手動(dòng)查找十分繁瑣，因此這里使用VLOOKUP可迅速提高查找效率。

（三）圖表的應(yīng)用

表格中的數(shù)據(jù)能夠準(zhǔn)確地反映數(shù)據(jù)，但在Excel 2010中可以根據(jù)表格中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)快速生成柱狀圖、餅狀體、折線圖、條形圖、散點(diǎn)圖。利用這些圖形更加直觀地反映數(shù)據(jù)間大小關(guān)系、及數(shù)據(jù)的變化趨勢(shì)、部分與整體的構(gòu)成等。我們一般采用柱狀圖比較數(shù)據(jù)間的多數(shù)關(guān)系；用折線圖反映數(shù)據(jù)的變化趨勢(shì)；用餅圖表現(xiàn)數(shù)據(jù)間的比例分配關(guān)系。靈活運(yùn)行圖表可更直觀地反映財(cái)務(wù)狀況，便于管理者分析決策。

（四）管理工作表中的數(shù)據(jù)

Excel 2010大量的數(shù)據(jù)類似于小型的數(shù)據(jù)庫，可以實(shí)施數(shù)據(jù)的篩選、排序、分類匯總、查詢、統(tǒng)計(jì)操作，來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的管理、組織和處理數(shù)據(jù)功能。排序操作在對(duì)于工資數(shù)據(jù)將職工按照部門進(jìn)行分類匯總時(shí)非常關(guān)鍵；篩選操作是根據(jù)給定條件，從大量的數(shù)據(jù)清單中找出并顯示滿足條件的記錄，在對(duì)于個(gè)人和部門工資數(shù)據(jù)查詢時(shí)效率非常高；而目前會(huì)計(jì)核算中提出精細(xì)化核算的要求，高校在支出核算時(shí)分為教育事業(yè)支出、行政管理支出、科研管理支出、后勤管理支出、離退休支出，在核算時(shí)使用分類匯總的功能可實(shí)現(xiàn)精細(xì)化核算功能。分類匯總是把數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)分門別類地統(tǒng)計(jì)處理，無需建立公司，Excel會(huì)自動(dòng)對(duì)各類別的數(shù)據(jù)進(jìn)行求和、求最大值、最小值、統(tǒng)計(jì)個(gè)數(shù)等。同時(shí)分級(jí)顯示匯總結(jié)果，增強(qiáng)工作表的可讀性，使用戶更快捷地獲得需要的數(shù)據(jù)并作出判斷。

三、結(jié)語

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，會(huì)計(jì)職能已經(jīng)從單純的會(huì)計(jì)核算型向財(cái)務(wù)管理型發(fā)展，這需要財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，用于分析財(cái)務(wù)狀況，利用Excel，編輯公式、運(yùn)用函數(shù)、繪制圖表、編輯文本以及建立財(cái)務(wù)分析模型，為管理者提供更精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)人員經(jīng)常與數(shù)字打交道，而Excel 2010作為一種數(shù)據(jù)處理軟件，兩者必然聯(lián)系起來，能夠靈活應(yīng)用Excel將成為會(huì)計(jì)人員最基本的要求。

責(zé)任編輯：楊國(guó)棟