新時期事業(yè)單位人事檔案的電子信息化管理

曹子燕

摘 要： 事業(yè)單位人事檔案的建立直接關(guān)乎著事業(yè)單位人事檔案管理發(fā)展的水平，數(shù)據(jù)量巨大，記錄著事業(yè)單位工作人員的基本情況，作為最直接最原始的數(shù)據(jù)保存，所以在整理方面，對規(guī)范性、全面性、條理性的要求比較高，包括記錄工作人員的個人簡歷、工作成績、學(xué)歷信息等等。以前，人事檔案大部分都是采用紙質(zhì)版存放，由于數(shù)量較多，查找起來十分困難，經(jīng)常容易造成檔案的丟失。而如今，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，我們的信息化技術(shù)越來越廣泛地運(yùn)用到各個領(lǐng)域中，對于人事檔案管理，信息化技術(shù)使得原來數(shù)據(jù)量巨大的檔案輕松轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，查找方便，存放信息量大，安全保存，使得我們的檔案管理工作效率更高，但是我們在信息化管理方面還是存在著一些小問題，現(xiàn)針對存在的問題進(jìn)行仔細(xì)的分析探究，并給出了相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 人事檔案 信息化管理

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）03-0048-01

檔案的記錄都是關(guān)于工作人員的基本信息的，每個工作人員的詳細(xì)情況都會記錄在里面，除了人員的一些基本信息，還包括人員的技術(shù)水平、專業(yè)水平的記錄，對應(yīng)的崗位安排和崗位設(shè)置，以及他們在工作崗位上的工作績效，所受過的獎勵或者懲罰等等，每個人的檔案都實(shí)實(shí)在在被記錄在檔，是人才信息的重要記錄。信息化技術(shù)的到來是我們的人事單位檔案管理工作有了一個很大的發(fā)展變化，這樣的信息化管理，不僅極大地縮減了成本，而且提高了管理效率，管理的安全性也得到了極大地提高，同時給我們在查詢時帶來了極大地方便，我們在對檔案進(jìn)行補(bǔ)充修改，信息傳遞和保存都得到了極大地改善。

一、信息化管理存在的問題

1.信息化管理沒有統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)

信息管理，不僅要求信息全面真實(shí)，同時還要保證管理的規(guī)范統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)人事檔案在不同的單位之間的信息共享與交流，這樣更好地有利于人才的合理分配和人員調(diào)動。因此，良好的人事管理工作進(jìn)行的前提就是要保證我們管理工作的基礎(chǔ)是穩(wěn)定的，那就是要建立規(guī)范統(tǒng)一的信息管理，然而在實(shí)際的檔案管理中，我們的規(guī)范性并沒有達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，每個單位都是自己獨(dú)立的管理方式，單位與單位之間并沒有形成一個統(tǒng)一。

2.人事檔案管理利用價(jià)值有限

我們在進(jìn)行人事檔案管理工作的時候，雖然儲備了大量的人事信息，以備隨時開發(fā)人才、調(diào)配人才，使得能夠被最大限度地發(fā)揮人才優(yōu)勢，創(chuàng)造其價(jià)值，充分調(diào)動人員的積極性，但是很多時候，我們的檔案都是被記錄進(jìn)去后很少再重新調(diào)出來進(jìn)行研究使用或者更新調(diào)動，我們的管理價(jià)值沒有被充分發(fā)掘出來，所有的檔案管理表成了一種檔案保管，只有在偶爾的人員調(diào)動時才找出來翻閱一下用來查找核實(shí)一些信息，所以不利于人事檔案管理的利用價(jià)值的發(fā)揮。

3.管理模式落后

我們傳統(tǒng)的檔案管理模式是相對落后的，大部分處于純手工整理或者半手工管理，這樣就極大地降低了工作效率，而且管理工作的安全性和準(zhǔn)確性也沒有十足的保證，稍一疏忽，就會造成信息的錯誤或遺失，若有事關(guān)檔案的調(diào)動等其他外在因素的影響，只要記錄錯誤，對人才的前途就會存在著風(fēng)險(xiǎn)性的影響。綜合各種實(shí)際情況，落后的管理模式使得我們的管理工作量大，效率低下，安全性低，靈活性低，使用查找檔案比較困難。

4.人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

很多檔案管理人員并不是專業(yè)人員，還有一些管理知識相對比較薄弱的管理人員，并沒有接受過專業(yè)的管理培訓(xùn)，所以他們在從事檔案管理工作時，不僅工作效率低下，而且水平僅僅停滯在電腦的基本操作上，離我們提倡的信息化檔案管理的要求還相差甚遠(yuǎn)，所以這就要求我們有專業(yè)的檔案管理人員和熟悉電腦知識的高素質(zhì)工作人員。

二、信息化管理的對策

1.加強(qiáng)信息化管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我們?nèi)粘５纳?、工作都逐步離不開信息技術(shù)，在人事檔案管理方面的工作，信息量是十分巨大的，這就要求管理人員具有專業(yè)的檔案管理水平，熟悉信息化管理，所以我們要加大對檔案管理人員的信息化專門培訓(xùn)，提高工作人員的工作專業(yè)水平，為檔案管理工作培育高素質(zhì)的管理人才看，提升我們的檔案管理工作水平。

2.轉(zhuǎn)變管理模式

我們要實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定的檔案管理工作目標(biāo)，首先基礎(chǔ)就是管理模式的專業(yè)化和規(guī)范化，我們要根據(jù)實(shí)際情況作出仔細(xì)科學(xué)的分析，提出一種科學(xué)的管理模式，以前我們純手工的管理存在著很多弊端，所以我們要利用我們的信息技術(shù)對檔案管理進(jìn)行服務(wù)，使得我們的檔案能夠得到調(diào)理的整理、歸類、統(tǒng)計(jì)等。

3.開發(fā)出信息化檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫

由于人事檔案的信息量較大，所以我們需要一個強(qiáng)大的檔案管理軟件，能夠?qū)θ耸聶n案進(jìn)行準(zhǔn)確的分析和科學(xué)的整理歸類，以便檔案的靈活保存，這樣不僅提高了檔案管理的安全性，同時還提高了我們在使用查找檔案時的方便性，極大地減輕了管理工作人員的工作任務(wù)，提高了工作的效率，同時還可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操作，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的資源共享，有助于人才的合理分配，所以要開發(fā)一個強(qiáng)大的信息化管理軟件數(shù)據(jù)庫對我們的人事檔案進(jìn)行管理。

4.重視人事檔案信息入檔及修復(fù)工作

人事檔案管理工作必須嚴(yán)肅認(rèn)真對待，包括檔案的生成、收集及驗(yàn)證、歸檔等，所以在實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理的過程中，要加大對人事檔案信息入檔及修復(fù)工作的重視，不要出現(xiàn)檔案的信息錯誤或者遺失，如果有需要修復(fù)的檔案就要及時進(jìn)行修復(fù)，恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證認(rèn)識檔案的權(quán)威性和真實(shí)性。

5.發(fā)揮檔案信息管理平臺，充分運(yùn)用電腦檔案

我們通過電腦對全部的事業(yè)單位人員信息進(jìn)行管理，在安全管理的前提下，我們要認(rèn)真科學(xué)地研究人事檔案信息，將不同行業(yè)的人才進(jìn)行歸類，建立各類人才相關(guān)的信息庫，充分利用信息平臺實(shí)現(xiàn)對人才的分配，合理利用人才，發(fā)揮人才優(yōu)勢。

隨著我國事業(yè)單位改革，對檔案的信息化管理要求越來越高，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求也越來越高，所以要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，將檔案管理工作進(jìn)行管理模式上的改革，充分發(fā)揮信息化技術(shù)的作用，使人才能夠得到合理的利用，發(fā)揮人才資源優(yōu)勢，提高檔案管理工作效率，使得事業(yè)單位人事管理工作充分發(fā)揮其所有的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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