當(dāng)前失業(yè)職工檔案管理工作中存在的問題及對策

惠廣東

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）03-0025-01

檔案管理工作是行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位內(nèi)部管理的基礎(chǔ)，是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，失業(yè)職工檔案是職工在失業(yè)前個人信息的重要載體，也是最為直觀、全面的信息源，管理好失業(yè)職工檔案，是公共就業(yè)服務(wù)的一項(xiàng)重要工作，它在行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位的內(nèi)部管理和發(fā)展中起著重要作用。本文給出了失業(yè)職工檔案的定義，介紹了失業(yè)檔案管理的工作價值，剖析了當(dāng)前失業(yè)職工檔案管理中存在的問題，并針對問題提出了加強(qiáng)和規(guī)范失業(yè)職工檔案管理工作的對策和建議。

一、相關(guān)概念和意義

職工檔案是國家檔案的組成部分，指行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的勞動、人事部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，是歷史地、全面地考察干部、職工的依據(jù)。失業(yè)職工檔案管理，是公共就業(yè)服務(wù)部門按照黨的惠民政策，為失業(yè)職工提供的一項(xiàng)免費(fèi)的檔案代理服務(wù)，檔案中記載了個人經(jīng)歷、工作情況、工資待遇等內(nèi)容，是辦理退休養(yǎng)老、享受相關(guān)待遇的重要依據(jù)，提供失業(yè)職工檔案服務(wù)，對保障失業(yè)職工的合法權(quán)益，具有十分重要的意義。

二、失業(yè)職工檔案管理中存在的問題

1.檔案管理工作的宣傳不到位

檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步，需要社會各界對檔案管理工作有一定的認(rèn)知和了解，很大程度上取決于檔案宣傳工作保障作用的發(fā)，失業(yè)職工檔案管理也不例外。但目前的檔案宣傳工作卻存在明顯的不足，如到我們單位來辦理檔案的一些失業(yè)職工說很少聽到檔案方面的宣傳，感覺神神秘秘的，差點(diǎn)自己拆開了看看。在宣傳內(nèi)容和形式等方面尚有欠缺，導(dǎo)致檔案管理工作的宣傳工作的效果不理想。另外，目前檔案類的?？容^少、缺少能夠廣泛匯集、總結(jié)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的載體，同時因?qū)n案管理工作的重視度不夠，目前已成立的檔案宣傳?？寮|(zhì)量良莠不齊，發(fā)行量也不大，無法形成強(qiáng)有力的宣傳攻勢，在新媒體范疇內(nèi)也很少涉足，無法取得與年青一代的潛在檔案使用群體有效接觸，制約了檔案利用效率的提升。

2.對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不足

目前，社會上出現(xiàn)了一些錯誤的觀點(diǎn)：一些人認(rèn)為檔案管理工作是一個閑職，只有官員親屬才能搶占先機(jī)，或者是作為隱形福利發(fā)放給領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為“需要”躲輕閑的人；一些人認(rèn)為只有公務(wù)員、事業(yè)單位和大型國有企業(yè)群體才需要檔案，對于面朝黃土背朝天的老百姓來說，只要按照規(guī)定交納了社保，最后就可以得到該有的保障，檔案可有可無或者是畫蛇添足；還有一些高校畢業(yè)生，忽視了檔案的重要性，只管畢業(yè)前后找工作，投簡歷或者繼續(xù)深造，只要找到工作簽定合同、領(lǐng)上工資、繳納社保就不管檔案了，不知道或不去辦理任何就業(yè)、檔案托管等續(xù)，最終需要用到檔案時才發(fā)現(xiàn)檔案非常重要，重新建立或補(bǔ)辦檔案有多麻煩，不同程度影響了檔案管理工作的有序推進(jìn)。

3.檔案管理專業(yè)人員素質(zhì)不齊

目前非檔案管理部門對檔案管理工作不了解，還有部分檔案管理部門未認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，在人力、物力、財力等方面的投入和支持力度不大，有些檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，基本的檔案管理知識都沒掌握，甚至對失業(yè)職工檔案的概念都不知曉，加上部分工作人員責(zé)任心不強(qiáng)，正規(guī)檔案的收集、審核、整理、歸集都做不好，更談不上規(guī)范做好失業(yè)職工檔案的收集、整理、歸檔、裝訂等。他們僅能簡單地把收到的材料放入檔案袋存儲起來，很容易出現(xiàn)檔案材料不夠真實(shí)準(zhǔn)確，檔案前后材料印證不一致的問題，當(dāng)人事組織部門核驗(yàn)時，就會被認(rèn)定為虛假檔案，還有可能追究個人責(zé)任，造成重新認(rèn)定補(bǔ)充檔案資料等諸多麻煩。

三、加強(qiáng)失業(yè)職工檔案管理的對策和建議

1.加大宣傳提高認(rèn)識推進(jìn)工作

加強(qiáng)同媒體合作是做好現(xiàn)代社會宣傳工作的重要手段。在過去占據(jù)宣傳陣地的傳統(tǒng)媒體主要包括廣播、電視、報刊雜志等；引領(lǐng)時尚的新媒體主要包括網(wǎng)站、微信、聊天室、社交平臺等。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加大對新媒體宣傳工作的研究投入，在原先知識競賽、演講比賽、社會答題等方式的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新比如檔案宣傳日、微信知學(xué)平臺、專題檔案宣傳欄目等方式，充分利用傳統(tǒng)媒體和新媒體，加大對檔案管理法的宣傳，廣泛開展各種宣傳活動，組織開展《檔案法》競賽和比賽，擴(kuò)大檔案管理工作的社會影響力。很多檔案管理人員專業(yè)不專，業(yè)務(wù)不會，歸根到地還是認(rèn)識上出了問題，因此就需要加強(qiáng)日常教育引導(dǎo)，讓工作人員有緊迫感和危機(jī)感，樹立“今天工作不努力，明天努力找工作”的思想意識，自覺更新知識，提高工作的主動性和自覺性，營造良好的社會環(huán)境，提高全民的檔案意識和認(rèn)同，加快檔案管理工作納入法制化管理軌道的步伐。

2.嚴(yán)格準(zhǔn)入加強(qiáng)培訓(xùn)提高素質(zhì)

當(dāng)前檔案宣傳工作力度不足、工作開展不規(guī)范往往在于具體工作人員素質(zhì)低，不能勝任工作所致，因此必須加大專職人員隊(duì)伍建設(shè)，打造一支素質(zhì)過硬的隊(duì)伍：一是采取嚴(yán)進(jìn)寬出的方式嚴(yán)把進(jìn)門關(guān)，實(shí)行檔案管理人員資格準(zhǔn)入制度，制定計劃有序清理不合格人員，糾正任人唯親甚至將檔案管理職務(wù)當(dāng)做福利發(fā)放的錯誤思想，讓想干能干的人挑起擔(dān)子好好干，不想干不能干的早日退出專崗；二是加強(qiáng)日常培訓(xùn)和培養(yǎng)，提高人員素質(zhì)和能力，定期舉辦檔案法律法規(guī)知識講座或培訓(xùn)班，及時充電更新補(bǔ)充知識，從根本上解決執(zhí)法者不懂法的問題，在人員培養(yǎng)方面可以考慮加強(qiáng)同高校的聯(lián)系和合作，將檔案管理人員的培養(yǎng)推向訂單式輸送的專業(yè)化方向，為單位培養(yǎng)精準(zhǔn)、專業(yè)可用的人才。

3.加強(qiáng)日?？己舜_保制度有效執(zhí)行

建立和完善檔案管理考核制度，明確崗位職責(zé)，量化考核細(xì)則，發(fā)揮督導(dǎo)推動作用。一是加大學(xué)習(xí)培訓(xùn)的考核力度，要嚴(yán)格對檔案管理干部培訓(xùn)和教育的考勤和考試，防止學(xué)習(xí)培訓(xùn)懶散，應(yīng)付差事走過場的現(xiàn)象，提高專業(yè)人員執(zhí)行制度的自覺性。二是采取定期督查、隨機(jī)檢查等方式，做好日常和年終檢查，并將檢查結(jié)果納入行政事業(yè)單位績效考核，對非行政事業(yè)單位則采取工商、稅務(wù)等部門聯(lián)合檢查的方式，采取強(qiáng)制措施規(guī)范檔案管理工作，提升部門單位、公司企業(yè)對檔案管理工作的重視，自覺執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，做好，做實(shí)、管好個人檔案，有效提升檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化與精確化。三是注意考核結(jié)果的運(yùn)用。要建立干部學(xué)習(xí)檔案，行政單位、企事業(yè)單位檔案管理臺賬，把各種情況記錄在案，作為獎懲干部和公司單位的重要依據(jù)，對各項(xiàng)考核結(jié)果不過關(guān)的檔案給予批評、警告等，個人效益掛鉤。