條形碼技術(shù)在醫(yī)院課題病例中病案管理的應(yīng)用價值

尹巧蓮+胡克亮+李波

[摘要] 目的 運用條形碼技術(shù)對病案進行有效的管理，提高了病案的準(zhǔn)確性和工作效率。 方法 借助計算機設(shè)計并制作條形碼標(biāo)簽及結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，將條形碼技術(shù)引入到病案回收、質(zhì)控、編碼、錄入、歸檔、借閱等病案工作流程。 結(jié)果 條形碼技術(shù)的使用，大大的節(jié)省工作時間與勞動力，病案管理的工作得到有效的提高。 結(jié)論 條形碼技術(shù)有效地提高病案管理工作效率和管理質(zhì)量，病案信息內(nèi)容更能滿足需求，為課題研究者提供了便捷，大大提高了醫(yī)院病案管理工作的工作效率和工作質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞] 條形碼技術(shù)；病案管理；管理質(zhì)量；工作效率

[中圖分類號] R197.3 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 2095-0616（2017）06-183-04

[Abstract] Objective To improve the accuracy and efficiency of medical records by using bar code technology. Methods The bar code label and the structure system were made by using the computer， and the bar code technology was introduced to the medical record work flow such as the medical record recovery， the quality control， the code， the input， the filing， the borrowing and so on. Results The use of bar code technology greatly saved working time and labor， and effectively improved medical records management work. Conclusion The bar code technology can effectively improve the work efficiency and the quality management of medical record management， makes the medical record information content meet the demand for research， provide a fast and convenient， and greatly improves the work quality and efficiency of the hospital records management.

[Key words] Bar code technology； Medical record management； Management quality； Work efficiency

病案作為醫(yī)院信息的重要載體，是體現(xiàn)患者健康情況的文件資料，病案紀(jì)錄的完美，不僅能夠真實地反映醫(yī)院的醫(yī)療水平、服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)院管理水平，而且是評價醫(yī)療質(zhì)量的可靠性依據(jù)[1]。社會日益發(fā)展，醫(yī)院規(guī)模不斷擴大，隨著門診及住院治療患者數(shù)量不斷增高，病歷對于病案管理的工作有著更高的要求。傳統(tǒng)病案的手工操作管理不能滿足現(xiàn)代化的需要。現(xiàn)代信息計算機技術(shù)的發(fā)展對病案管理起到重大的作用，條形碼技術(shù)是在計算機的應(yīng)用實踐中產(chǎn)生和發(fā)展起來，是一種自動識別技術(shù)。具有信息采取和數(shù)據(jù)輸入快、可靠性高、準(zhǔn)確性高、成本低等諸多方面的優(yōu)點，應(yīng)用面廣的病案資料識別技術(shù)，已經(jīng)在近年來被廣泛運用于病案資料的流通和借閱管理。實現(xiàn)了病歷的無紙化并且降低了病案管理工作者的工作量，條形碼技術(shù)的使用而有效地提高了病案管理效率，使病案管理水平上了一個新臺階[2]。在我院課題（Klotho在老年2型糖尿病性白內(nèi)障患者晶狀體上皮細胞的表達）研究中病例搜集中節(jié)省了時間，發(fā)揮了巨大作用。

1 條形碼系統(tǒng)使用環(huán)境

1.1 軟件

條形碼技術(shù)是在計算機的逐漸推廣實踐中產(chǎn)生和發(fā)展起來， 條形碼作為一種簡單、準(zhǔn)確、成本低廉的信息載體技術(shù)，服務(wù)器操作系統(tǒng)（operating system，OS）為windowns2007，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)（database system，DS）為Oracle10.0， 客戶端使用windowns XP操作系統(tǒng)和條形碼字庫， 醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)以及醫(yī)院HIS系統(tǒng)的支持，采用創(chuàng)業(yè)醫(yī)院信息管理系統(tǒng)和創(chuàng)業(yè)病案管理系統(tǒng)軟件。

1.2 硬件

條形碼掃描儀型號為CIPHER- LAB，打印機型號為斑馬Zebra 888TT。

1.3 醫(yī)院的標(biāo)簽格式設(shè)計（如圖1 ）

1.4 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

東莞市常平醫(yī)院病案室的病案條碼管理系統(tǒng)參考相關(guān)條碼系統(tǒng)設(shè)計方案，設(shè)計適合自己醫(yī)院的病案管理的條碼系統(tǒng)， 并且也是隸屬于醫(yī)院HIS系統(tǒng)[3-5]。利用特制的條形碼識別裝置，能夠更加快速準(zhǔn)確地識讀條形碼信息并轉(zhuǎn)譯為計算機語言。其架構(gòu)見圖2。

2 條形碼應(yīng)用背景

2.1 病案書寫

東莞市常平醫(yī)院是一所二級甲等醫(yī)院及廣東省人民醫(yī)院（三級甲等醫(yī)院），每天出院的患者很多，病案量很大。病案以手工操作管理為主要目標(biāo)，手工書寫病案封面及患者信息相關(guān)的措施，工作量比較巨大、處理速度也比較緩慢。在入庫、編碼、借閱、歸還等各環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)導(dǎo)致人為失誤，如果手工錄入病案信息很容易導(dǎo)致失真就會不能保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。

2.2 病案累積

醫(yī)院隨時間推移，病案庫內(nèi)的病案積累將會越來越多，病案管理的工作量日益逐漸地增大，給醫(yī)院病案工作帶來很大壓力，出現(xiàn)差錯率增高。

2.3 病案出錯

按照病案編碼號順序進行病案歸檔上架的，時間久了如果病案編碼號看不清或是寫錯或少一個數(shù)字，在查閱病案時就會給病案工作人員帶來很大麻煩。

2.4 病案手工

醫(yī)院的手工處理病案工作效率非常的低，而且每個相關(guān)工作環(huán)節(jié)都需要錄入相同的信息，工作量大處理速度慢時間長，人員的增多，增加了醫(yī)院的成本，在病案工作中，需要病案工作人員耗費大量的時間和精力，還增加了工作量。

2.5 病案陳舊

病案信息不能夠及時得到更新，降低了工作效率，醫(yī)院病案管理人員不能及時掌握病案信息資源，利用率較低，醫(yī)師科研工作需要借閱病案，如信息資源得不到更新或是借閱已未及時歸還，這就給科研工作者或是其他人造成影響。

3 應(yīng)用步驟

3.1 病案錄入

患者首次辦理入院治療手續(xù)時，在病歷本上填上患者基本信息，將信息輸入醫(yī)院HIS管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫根據(jù)信息組成條形碼標(biāo)識，把患者的信息資料利用條形碼打印機打印出條形碼編碼然后粘貼到病案及病案袋上。在院治療期間，醫(yī)生為患者診治時可以掃描條形碼錄入有關(guān)診斷病情、用藥情況及注意相關(guān)信息，如需轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出科室或是出院通過掃描條形碼患者信息詳細記錄在醫(yī)院HIS系統(tǒng)中?；颊呖祻?fù)檢查時拿著帶有條形碼標(biāo)簽的病歷本通過掃描，可以顯示患者有關(guān)的就診記錄及患病情況有利于醫(yī)生更好的診治。

3.2 病案回收

病案工作人員在各個科室回收病案時可以通過便攜式“數(shù)據(jù)采集器”掃描病案上的“條形碼”，進行迅速的完成病案交接手續(xù)。在病案科有專業(yè)的病案工作人員進行歸類、整理、裝訂，微機錄入、登記等一系列手續(xù)后，并且需要在病案入庫保存時還可以能夠輕松地再次掃描從而在HIS系統(tǒng)中記錄下病案的蹤跡，更加方便相關(guān)人員的查詢。

3.3 病案借閱

病案管理工作人員、醫(yī)師及其他人員借閱時，病案工作者通過使用條形碼掃描條形碼編碼，就能夠很容易的自動生成借閱清單，其主要的包括有關(guān)人員借閱時間、借閱的目的、借閱者所在單位（科室）、借閱部門負責(zé)人的簽字、審批人、審批及借閱時間、借閱的日期等其它備注信息。自動生成借閱號記錄在借閱明細的清單中，病案工作人員打印出紙質(zhì)借閱清單，在借閱人簽字確認后病案工作人員可以履行手續(xù)進行借閱，借閱操作完成， 病案工作人員再確認準(zhǔn)確無誤后保存。病案管理中應(yīng)用條形碼技術(shù)能夠有效降低工作成本，條形碼的應(yīng)用在借閱管理中，通過掃描條形碼及錄入相關(guān)信息即可自動借閱清單，先進的技術(shù)有效縮減工作時間，對管理者的工作提供了極大的方便和快捷，有效的提高了工作效率，并且降低了病案工作人員負擔(dān)。

3.4 病案歸還

借閱人員病案資料歸還時通過掃描條形碼能夠簡單快捷的調(diào)出借閱清單，錄入歸還日期、借閱病案資料者相關(guān)信息、借閱經(jīng)辦人等其他查詢條件，可以查出借閱是否時間超時、借閱與歸還的病案資料是否一致、歸還是否出現(xiàn)少歸還等其他不好現(xiàn)象發(fā)生。核對基本信息一致，歸還工作完成，病案管理者可以根據(jù)編碼對病案整理歸檔。

4 討論

病案是有關(guān)患者健康狀況的文件資料，病案管理在幾十年發(fā)展的過程中，使病案從簡單的書寫、裝訂、編碼、歸檔管理、進行儲存、借閱，逐漸地形成了一個嚴謹?shù)膶W(xué)科體系[6]。信息數(shù)字病案的迅速發(fā)展，各大醫(yī)療機構(gòu)都在努力完善信息系統(tǒng)（HIS）?，F(xiàn)代信息計算機的電子發(fā)展為病案的管理提供了更好的發(fā)展空間，能記錄病史、病程、CT、MRI、核醫(yī)學(xué)、超聲等影像圖片和聲像動態(tài)、診療情況、護理文件等。將條形碼應(yīng)用于醫(yī)院的病案管理是時代發(fā)展的要求。條形碼識別技術(shù)在病案管理中已廣泛使用，條形碼是由一組規(guī)則排列的條、空及其對應(yīng)字符組成的標(biāo)記， 醫(yī)療機構(gòu)利用條形碼來表示一定的資料信息，具有采信和輸入數(shù)據(jù)快、準(zhǔn)確率高、可靠性強、成本低等諸多方面的優(yōu)點，值得大力推廣[7]。計算機信息技術(shù)隨著不斷地發(fā)展， 條形碼技術(shù)（barcode technology，BT）是在計算機（computer）的應(yīng)用實踐中產(chǎn)生和發(fā)展起來，條形碼的產(chǎn)生及各個行業(yè)的廣泛應(yīng)用取得了很大的發(fā)展空間，伴隨著醫(yī)院信息化建設(shè)不斷的迅速發(fā)展，醫(yī)院的HIS、LIS系統(tǒng)得到廣泛運用，大大的提高了醫(yī)院的管理水平，對醫(yī)院的管理更加科學(xué)化與現(xiàn)代化， 增加了信息準(zhǔn)確性，增加了病案的清晰美觀度。條形碼技術(shù)在醫(yī)院中取得了大量的使用，如檢驗標(biāo)本（test specimen）[8]、醫(yī)院所運用的一切醫(yī)療設(shè)備[9-10]、消毒供應(yīng)器械[11]等。條形碼技術(shù)的使用在很大程度上提高了病案管理的效率、減少差錯率、對追蹤病案的去向為病案人員提供了很大的幫助，方便患者提高服務(wù)。條形碼具有使用方法簡便、采購成本低廉、適應(yīng)性強、信息采集和輸入的速度快、可靠性高、采集信息量大、大大降低了腦力和體力勞動強度等優(yōu)點。條形碼技術(shù)在病案管理運用具有幾大優(yōu)點：（1）錄入，如有患者人出院后由病區(qū)將病歷送到病案室，通過條形碼掃描條形碼可以顯示基本信息，減少了人工手動操作的過程，減少了勞動力和節(jié)省了時間。（2）借閱歸還，對條形碼的掃描自動生成借閱清單，歸還時掃描條形碼也可對比歸還是否也借閱的一致，掃描條形碼比之前要用手工登記程序有了大的進步。（3）查詢統(tǒng)計，通過查找可以知道病案的流動去向，是否在庫或是已借閱。還可以統(tǒng)計出病案借閱次數(shù)份數(shù)、歸還時間數(shù)據(jù)、負責(zé)經(jīng)辦人。（4）標(biāo)準(zhǔn)化，由計算機統(tǒng)一打印出條形碼字跡整潔、美觀具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，少字、模糊不清字跡現(xiàn)象得到改善。條形碼技術(shù)有效的運用到病案管理過程中的回收、整理、入庫、歸檔、借閱、歸還的業(yè)務(wù)各個環(huán)節(jié)中， 條形碼技術(shù)在醫(yī)院管理中起到了一個橋梁和指針的作用，提高了數(shù)據(jù)采集和信息處理的速度，保證了運行環(huán)節(jié)中的準(zhǔn)確率及可靠性，為醫(yī)院管理者提供詳實、準(zhǔn)確、及時的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)[12-13]。計算機信息技術(shù)的出現(xiàn)條形碼技術(shù)的應(yīng)用有力降低了腦力和體力勞動強度，提高了工作效率，并通過與醫(yī)院HIS系統(tǒng)和“病案借閱軟件”緩解目前醫(yī)院管理中出現(xiàn)的問題，提高了醫(yī)院的管理水平。當(dāng)今社會法律知識越來越重要和普及化，病案對解決醫(yī)療事故糾紛有著重要的依據(jù)，規(guī)范病案的管理，強化整個病案管理過程和內(nèi)容的準(zhǔn)確性[14]。通過相應(yīng)的電子檔案，能夠更加及時準(zhǔn)確的查詢相關(guān)病史，并馬上掌握來院接受檢查或治療人員的病情人事，以便能夠及早的發(fā)現(xiàn)身體方面的病情[15]。條形碼技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運用，提高了醫(yī)院管理水平及醫(yī)護人員的工作效率，并且提高患者對醫(yī)院服務(wù)的滿意度，促使醫(yī)院病案管理工作向現(xiàn)代科學(xué)管理邁上堅定的一步。

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（收稿日期：2017-01-28）