公證處強化公證檔案規(guī)范化管理

吳展文

摘 要： 在新的經(jīng)濟環(huán)境下，公證處對公證檔案管理的重視程度越來越高，公證檔案管理是公證處發(fā)展過程中的重點任務，當前公證處檔案管理過程中還存在一些問題，針對這些問題必須要積極加以處理，提高公證檔案管理的規(guī)范化程度，促進公證處實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。本文對公證檔案管理的意義、存在的問題以及對策進行分析和探討。

關(guān)鍵詞：公證檔案 檔案管理 問題 對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）03-0013-01

引言

隨著我國經(jīng)濟社會水平的不斷提升，公證工作的覆蓋范圍越來越廣泛，公證工作已經(jīng)應用到社會各個層面，公證工作中產(chǎn)生的檔案數(shù)量也越來越多，公證檔案管理也被越來越多的人們關(guān)注。加強公證檔案管理，有助于推動公證檔管理工作的擴大，為公證工作提供更多全面的檔案資料。在市場經(jīng)濟環(huán)境中，公證處必須要要不斷進行改制，新的管理體系對于公證處的各項工作的順利開展有很大的幫助，在公證檔案管理過程中也加強了管理制度的完善，對傳統(tǒng)的管理制度進行創(chuàng)新，構(gòu)建了完善的管理體系，可以有效地應對公證處在日常發(fā)展過程中出現(xiàn)的各種突發(fā)狀況，對公證處的發(fā)展有良好的促進作用。

一、公證檔案管理工作的意義

公證檔案是國家檔案體系中的重要內(nèi)容，真實地記錄了公證機關(guān)的實際活動以及產(chǎn)生的各種公證結(jié)果，是對公證處工作情況的實際反映，在公證行業(yè)中具有十分重要的參考價值和意義。公證檔案的作用主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.對公證工作進行有效地衡量

公證檔案是對各種客觀事實的記錄，公證工作要求公正、透明，正是由于公證工作的特殊性，因此要求公證員在公證管理過程中要按照相關(guān)的法律法規(guī)以及程序執(zhí)行公證工作，檔案是對公證工作進行記錄的主要文件，是在公證工作中產(chǎn)生的各類文件信息，因此可以真實地反映出公證工作清理。在現(xiàn)代社會中，通過對公證工作的統(tǒng)一規(guī)范化管理，通過各種計算機技術(shù)的應用，可以獲得更加真實、準確的公證資料，從而減少傳統(tǒng)記錄過程中產(chǎn)生的虛假記錄問題，使得檔案資料得到保存，便于利用，更有助于對公證工作進行監(jiān)督。

2.公證檔案管是公證行業(yè)的基礎

任何一個行業(yè)的發(fā)展都會產(chǎn)生檔案信息，想要保障公證行業(yè)的發(fā)展，就必須依靠公證檔案這一層基礎。公證檔案的負責人不僅是公證檔案管理人員，還包括公證員、檔案材料保管員、信息記錄的相關(guān)人員，由此可見公證檔案管理是公證處各個部門的交匯工作，需要公證處的全體人員都參與進來。通過對公證檔案管理過程的規(guī)范，可以有效地處理檔案管理過程中的各種問題，促進各個部門之間的協(xié)調(diào)發(fā)展，為公證行業(yè)的發(fā)展奠定基礎。

二、公證檔案管理存在的問題

公證檔案是公證機關(guān)證明活動的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分，具有十分重要的查考和利用價值，隨著公證工作逐漸走入人們的生活，公證檔案管理受到的重視程度也越來越高，公證檔案數(shù)量越來越多，傳統(tǒng)的工作檔案管理還存在一些問題，對公證處的發(fā)展產(chǎn)生嚴重阻礙。

1.工作檔案管理重視程度不高

在公證處的不斷發(fā)展過程中應該要加強對公證檔案管理的重視，明確公證檔案管理的重要意義，尤其是在新時期，對公證檔案管理工作理念要進行創(chuàng)新。當前有的公證處在發(fā)展過程中對檔案管理的重視程度還不夠高，公證檔案管理目標不夠明確，因此導致公證處的公證檔案管理工作受到影響。

2.檔案管理安全問題

隨著信息技術(shù)的不斷應用，對公證處公證檔案進行管理時要實現(xiàn)統(tǒng)一管理，逐漸摒棄傳統(tǒng)的人工管理方式，加強對信息化管理系統(tǒng)的應用，使得內(nèi)部的各個部門之間可以加強聯(lián)系，但是在信息管理過程中依舊存在很多安全隱患，公證檔案是具有很高的參考和利用價值的檔案信息，安全管理是公證檔案管理過程中的重要內(nèi)容，當前有的公證處在檔案管理過程中還存在一些問題，導致檔案泄露、丟失、相關(guān)要素不完整等問題出現(xiàn)。

3.缺乏統(tǒng)一的管理機制

公證處檔案管理體系和制度不健全是影響公證檔案管理效率的主要原因，在公證處發(fā)展過程中缺乏明確、嚴格的公證檔案管理制度，管理標準比較混亂，沒有制定統(tǒng)一的收檔制度，導致公證檔案的收集、整理等工作都不夠規(guī)范，對公證檔案管理水平產(chǎn)生嚴重影響。

三、公證檔案管理策略

1.加強對公證檔案管理的重視

在公證處的發(fā)展過程中，檔案管理是一個十分重要的環(huán)節(jié)，對于公證處的發(fā)展有十分重要的意義。在公證處不斷改制的過程中應該要對公證處的各項管理任務進行重新布局，加強對檔案管理工作的重視，構(gòu)建專業(yè)化檔案管理隊伍，對傳統(tǒng)的檔案管理過程中存在的問題進行解決，以提高檔案管理水平。公證處應該要注重檔案管理的規(guī)范性，從管理制度、管理技術(shù)、管理方法等方面著手，對傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的一些問題進行積極有效地解決，提高檔案管理的規(guī)范性，防止產(chǎn)生一些不合規(guī)定的檔案資源，造成資源浪費。

2.提高公證檔案管理過程中的安全性

公證處公證檔案是公證處發(fā)展過程中的各種信息、資源的匯總，在信息時代背景下，信息化管理模式逐漸在檔案管理過程中廣泛應用，但這個過程中也存在很多的安全隱患，比如公證處公證檔案信息被泄露，由于公證處的性質(zhì)相對比較特殊，一些機密公證檔案信息對公證處的發(fā)展有十分重要的意義，如果出現(xiàn)信息泄露，對于公證處的發(fā)展會產(chǎn)生嚴重的影響。在信息時代，信息泄露成為公證處公證檔案管理過程中不可避免的一個重要威脅，對此，在公證檔案管理過程中還應該要加強安全管理，通過對檔案管理過程進行規(guī)范，從而不斷提高檔案資源的安全性。在信息技術(shù)不斷應用的過程中，應該要加強對各種計算機安全防護技術(shù)的應用，比如防火墻技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、攻擊檢測技術(shù)和數(shù)據(jù)恢復技術(shù)等，都可以在公證處公證檔案信息管理系統(tǒng)中進行應用，對的各種公證處公證檔案信息進行妥善保管。另外，對于不同等級的公證處公證檔案要實施不同的管理，比如一些機密公證處公證檔案，要進行絕密保存，一些非機密公證處公證檔案，則可以在內(nèi)部系統(tǒng)公開查閱。

3.完善公證檔案管理制度

在信息化時代背景下，公證檔案管理要逐漸實現(xiàn)信息化、規(guī)范化，傳統(tǒng)的人工管理會導致檔案管理過程中的一些不規(guī)范現(xiàn)象，例如檔案收集整理不全面、檔案備注不清楚等，這些都對檔案資料的利用產(chǎn)生影響。因此在公證檔案管理過程中要積極加強對公證檔案管理制度和規(guī)范的確定，從而使得檔案管理工作更加規(guī)范、全面、統(tǒng)一。完善管理制度的過程中可以從以下幾個方面著手：第一，建立規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)。在信息時代背景下對傳統(tǒng)的公證處公證檔案管理制度進行改革，應該首先要建立全面的、規(guī)范的檔案信息管理系統(tǒng)。在檔案管理系統(tǒng)中可以分別設置不同的檔案類別，根據(jù)檔案的種類對其進行區(qū)分，并且將其歸納到不同的檔案數(shù)據(jù)庫中，便于公證處工作人員對各種檔案信息進行調(diào)用。第二，完善數(shù)據(jù)庫功能。技術(shù)創(chuàng)新是檔案管理創(chuàng)新的關(guān)鍵與核心，在公證檔案發(fā)展過程中必須要積極加強對檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，完善檔案數(shù)據(jù)庫，對的公證處公證檔案信息以及其他類型的公證處公證檔案進行集中化管理。另外，還應該要對公證處公證檔案形式進行創(chuàng)新，結(jié)合多媒體技術(shù)，加強各種視頻公證檔案、音頻公證檔案等形式的豐富，促進公證處公證檔案管理工作水平的提升。

結(jié)語

綜上所述，公證檔案管理對于公證處的發(fā)展具有十分重要的意義，針對當前公證處公證檔案管理過程中存在的問題，必須要積極加強對公證檔案管理制度的完善，積極推行信息化管理模式，促進公證檔案管理工作不斷實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展。

參考文獻

[1]孟爽.淺談公證處檔案管理制度規(guī)范化[J].魅力中國，2014（18）

[2]金紅.加強公證檔案管理工作的對策[J].黑龍江檔案，2015（04）

[3]文梓薇.信息化與公證管理規(guī)范[J].商情，2015（13）

[4]劉曉晶.規(guī)范公證管理質(zhì)量工作的幾點對策研究[J].祖國，2016（19）