對(duì)農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案信息化及檔案信息化建設(shè)的思考

劉麗

摘要：近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展和電子計(jì)算機(jī)的全面普及，目前信息化技術(shù)已經(jīng)逐漸應(yīng)用到各行各業(yè)的發(fā)展和建設(shè)過(guò)程中。在檔案管理事業(yè)方面，實(shí)行檔案信息化建設(shè)是該項(xiàng)工作適應(yīng)信息化時(shí)代的重要表現(xiàn)。隨著城鄉(xiāng)一體化的不斷推進(jìn)，農(nóng)村的各單位也正在逐漸引用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，目前，農(nóng)村的事業(yè)單位已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)。這也是應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代是必然選擇。本文將對(duì)對(duì)農(nóng)業(yè)事業(yè)單位檔案信息化及檔案信息化建設(shè)進(jìn)行簡(jiǎn)要探討，希望能夠得出合理化的結(jié)論。

關(guān)鍵詞：農(nóng)村事業(yè)單位；檔案；信息化；建設(shè)

近年來(lái)，政府相關(guān)部門(mén)不斷強(qiáng)調(diào)國(guó)家的各項(xiàng)發(fā)展都要逐漸用信息化代替工業(yè)化。國(guó)家檔案管理局也提出了要用信息化技術(shù)來(lái)促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。由此可以看出，檔案的信息化管理，已經(jīng)成為檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然選擇。農(nóng)村事業(yè)單位作為我國(guó)重要的國(guó)家基層單位之一，應(yīng)積極落實(shí)政府的相關(guān)提議，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，引入信息化技術(shù)，進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)。

1檔案的信息化建設(shè)

以往我國(guó)的檔案管理，通常是由專(zhuān)職的檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行人工的管理。這種管理模式往往過(guò)程繁瑣，工作人員工作量大。而又因?yàn)榧堎|(zhì)檔案自身的特點(diǎn)，很容易由于管理過(guò)程中的一點(diǎn)點(diǎn)疏忽，就造成檔案的損壞或遺失。檔案的信息化管理，是指應(yīng)用信息化的科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和電子化。通過(guò)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)和電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的接受、存儲(chǔ)和傳遞。檔案的信息化建設(shè)，是指在數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、電子數(shù)據(jù)處理技術(shù)等，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)化的電子檔案，使檔案信息庫(kù)的建立更加具備系統(tǒng)化、結(jié)構(gòu)化的特點(diǎn)。檔案的信息化建設(shè)，將有利于我國(guó)檔案信息庫(kù)的建立和發(fā)展，同時(shí)也能為檔案管理人員減輕一定的工作負(fù)擔(dān)。

2檔案信息化建設(shè)的有效方法

想要合理、科學(xué)地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，在實(shí)際工作過(guò)程中，就必須遵循一定的工作原則。這樣才能較好的完成信息化的建設(shè)工作。

2.1文檔一體化

進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，必須以檔案一體化為前提。在實(shí)際工作中，要把檔案信息很好的整合到自動(dòng)化的辦公模式中。將檔案管理和自動(dòng)辦公融為一體，這樣才能實(shí)現(xiàn)兩者共同發(fā)展。與此同時(shí)，在檔案管理信息化建設(shè)的工作進(jìn)行過(guò)程中，檔案管理人員需要不斷加深對(duì)檔案信息化的理解程度，要以積極的態(tài)度面對(duì)這項(xiàng)全新的改變。這樣才能保證工作順利進(jìn)行。

2.2歸檔雙軌制

歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過(guò)渡過(guò)程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專(zhuān)家預(yù)計(jì)，在較長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存。而且按照國(guó)家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必由之路，是深化檔案社會(huì)化服務(wù)的必然要求。作為檔案室要想在信息化建設(shè)中有所建樹(shù)，將檔案信息化建設(shè)落到實(shí)處應(yīng)該堅(jiān)持人才儲(chǔ)備、前瞻、實(shí)用三項(xiàng)原則。

（1）人才儲(chǔ)備原則：由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開(kāi)發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對(duì)管理人員提出了更高的要求。只有把人才問(wèn)題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的需求。

（2）前瞻原則：檔案信息化建設(shè)的終極目標(biāo)是建立數(shù)字化檔案館，將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理配置與開(kāi)發(fā)利用，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源的社會(huì)共享。在信息化實(shí)施過(guò)程中，作為單位內(nèi)部的檔案室在極其有限的財(cái)力前提下，一定要審時(shí)度勢(shì)，深入調(diào)查，科學(xué)論證，努力保證軟硬件配置、軟件開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實(shí)施階段的一致性，將有限的財(cái)力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應(yīng)當(dāng)前信息業(yè)的特點(diǎn)和要求，還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢(shì)，盡可能避免資源的浪費(fèi)。

（3）實(shí)用原則：檔案信息化建設(shè)不僅在量，更在于質(zhì)，在檔案信息化建設(shè)中，檔案室應(yīng)堅(jiān)持實(shí)用的原則。應(yīng)有選擇地對(duì)檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，在信息服務(wù)的特色內(nèi)容和獨(dú)特形式上做文章。用自己的特色信息服務(wù)滿足社會(huì)需求，使自己的信息具備"惟一性"，從而讓利用者面對(duì)龐大的信息體系，而選擇點(diǎn)擊你的網(wǎng)址；根據(jù)利用者的需求，將信息資源加工成系統(tǒng)的、專(zhuān)題的、有序的信息，有機(jī)地將它們連接成一個(gè)整體，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

3結(jié)語(yǔ)

隨著信息化技術(shù)手段的不斷發(fā)展，事業(yè)單位引入電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作已經(jīng)成為了時(shí)代發(fā)展的必然。農(nóng)村事業(yè)單位作為我國(guó)基層的事業(yè)單位之一，必須加快對(duì)檔案信息化管理手段的引入，進(jìn)而促進(jìn)檔案的信息化建設(shè)。與此同時(shí)，檔案的信息化建設(shè)要求相關(guān)部門(mén)的所有從事檔案管理的工作人員都必須積極到新的檔案管理的模式中。檔案的信息化建設(shè)不能指望靠一時(shí)的努力來(lái)完成，而應(yīng)該通過(guò)一支專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)較高的職業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)長(zhǎng)期的工作來(lái)實(shí)現(xiàn)。

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