淺析企業(yè)秘書對企業(yè)管理的重要影響

摘 要 現(xiàn)代企業(yè)秘書的職能與傳統(tǒng)意義上的秘書工作有了本質(zhì)的區(qū)別，其在企業(yè)管理中發(fā)揮著“管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)、參謀”等四大職能，其作用發(fā)揮的好壞直接影響了企業(yè)的綜合管理水平及運(yùn)轉(zhuǎn)效率。本文就如何發(fā)揮好企業(yè)秘書上述四大職能進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞 企業(yè) 秘書 管理 影響

當(dāng)前，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展完善，企業(yè)管理越來越科學(xué)化、規(guī)范化和制度化，現(xiàn)代企業(yè)制度已深入人心。相應(yīng)地，企業(yè)秘書已經(jīng)成為當(dāng)今現(xiàn)代企業(yè)管理工作中不可或缺的重要組成部分。企業(yè)秘書肩負(fù)了“管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)、參謀”四大工作職能，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人日常工作服務(wù)，負(fù)責(zé)企業(yè)綜合行政信息傳達(dá)與協(xié)調(diào)，是上傳下達(dá)的樞紐和橋梁。從某種程度上講，其作用發(fā)揮的好壞直接影響了一個企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)及工作效率。

一、企業(yè)秘書職能分析

企業(yè)秘書是伴隨著企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人而生的，故其工作主要是圍繞領(lǐng)導(dǎo)者的活動而展開。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人所從事的是具有全局性和戰(zhàn)略性意義的政務(wù)活動，如決策、分析和判斷等，而企業(yè)秘書，則從事圍繞領(lǐng)導(dǎo)人的政務(wù)活動產(chǎn)生的日常事務(wù)性工作，如輔助決策、溝通協(xié)調(diào)、會議組織、紀(jì)要起草、跟蹤督辦等。領(lǐng)導(dǎo)的政務(wù)活動是秘書日常事務(wù)性工作的統(tǒng)帥和核心，事務(wù)性工作是政務(wù)活動的基礎(chǔ)和保證，兩者是相輔相成的。

以上的分析，充分說明了現(xiàn)代企業(yè)秘書已經(jīng)與傳統(tǒng)意義上單純從事文字整理、文件處理的企業(yè)秘書有著本質(zhì)的區(qū)別，其作用可以用“管理、服務(wù)、協(xié)調(diào)、參謀”四個詞來形容，他們是上情下達(dá)、下情上傳的橋梁紐帶， 是幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人處理日益繁重的日常經(jīng)營管理事務(wù)的得力助手， 是為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策的“輔政大臣”。 因此， 從企業(yè)秘書的工作和目標(biāo)上看， 其所從事的秘書工作， 歸納起來主要有以下：

一是承上啟下、溝通內(nèi)外的綜合協(xié)調(diào)工作。綜合協(xié)調(diào)是企業(yè)秘書的重要職能，其可以形象地用“上下左右、前后內(nèi)外”八個字形容。具體來講，上情下達(dá)，溝通領(lǐng)導(dǎo)和中層、員工；協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)班子之間、部門之間、項(xiàng)目之間的關(guān)系；負(fù)責(zé)外部接待，溝通內(nèi)外關(guān)系，傳遞信息。

二是“以文輔政”的參謀輔助工作。企業(yè)秘書經(jīng)?；钴S在領(lǐng)導(dǎo)身邊，一言一行都會影響領(lǐng)導(dǎo)決策，所以要做個好參謀，為企業(yè)發(fā)展出好注意、想好點(diǎn)子，這就要求企業(yè)秘書既要因勢設(shè)謀抓政研，還要圍繞發(fā)展抓調(diào)研，將好的建議通過工作報告、調(diào)研報告等報領(lǐng)導(dǎo)參閱，起到“以文輔政”的參謀作用。

三是重要文字材料起草工作。企業(yè)文字材料，本質(zhì)上是整個企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、管理思路以及工作內(nèi)容的體現(xiàn)，是領(lǐng)導(dǎo)管理企業(yè)的一個具體表現(xiàn)形式。企業(yè)秘書做好重要文字材料起草，是輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、發(fā)揮秘書應(yīng)有作用的關(guān)鍵手段之一。

四是會議管理及督辦工作。會議是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層實(shí)施有效管理的手段之一，要組織好會議并對決議進(jìn)行跟蹤督辦，確保決議事項(xiàng)得到落實(shí)。

五是對外接待與溝通工作。企業(yè)秘書是企業(yè)對外接待的窗口，是企業(yè)來訪賓客對企業(yè)員工綜合素質(zhì)的第一印象，要積極做好對外溝通和接待工作。

六是文件流轉(zhuǎn)及檔案管理工作。文件的正常流轉(zhuǎn)是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要體現(xiàn)，是上情下達(dá)的重要途徑，企業(yè)秘書應(yīng)做好文件流轉(zhuǎn)及傳閱工作。同時，檔案資料是企業(yè)成長的歷史紀(jì)錄和經(jīng)驗(yàn)積累，是企業(yè)的寶貴資產(chǎn)，應(yīng)及時將企業(yè)發(fā)展中的各種文件資料歸檔。

二、對企業(yè)管理的重要影響

（一）企業(yè)秘書協(xié)調(diào)職能對企業(yè)管理的重要影響

簡單來說，企業(yè)秘書的協(xié)調(diào)職能是指秘書在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，自覺地調(diào)整各類組織、各項(xiàng)工作、各個層級、各個人員之間的關(guān)系，促進(jìn)各項(xiàng)活動趨向同步化、一致化和和諧化，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的管理行為過程。可以這樣說，現(xiàn)代企業(yè)的管理活動處處離不開協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)是企業(yè)現(xiàn)代化管理工作的基本需求，是保障企業(yè)工作流程順暢、工作效率提升的關(guān)鍵因素。任何組織只有通過協(xié)調(diào)，才能形成整體的合力，實(shí)現(xiàn)共同目標(biāo)。企業(yè)秘書的工作崗位決定了其協(xié)調(diào)職能對企業(yè)管理的重要影響，其崗位職責(zé)決定了其協(xié)調(diào)職能對企業(yè)綜合行政管理工作實(shí)施效果的重要性。

企業(yè)秘書作為企業(yè)各項(xiàng)工作連通的橋梁，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子間、各管理部門間、具體工作人員間溝通協(xié)調(diào)的關(guān)鍵，是企業(yè)政令信息發(fā)布、實(shí)施的重要途徑。從企業(yè)秘書的崗位職能可以看出其協(xié)調(diào)職能對企業(yè)各項(xiàng)工作開展都有著重要的促進(jìn)作用，是現(xiàn)代企業(yè)管理工作開展的重要組成部分。與領(lǐng)導(dǎo)管理層和職能部門管理層的協(xié)調(diào)不同，企業(yè)秘書的協(xié)調(diào)工作有從屬性、廣泛性、間接性等特征，在協(xié)調(diào)關(guān)系的過程中要遵循政策指導(dǎo)、客觀公正、平等協(xié)商、注重整體和靈活適度等原則。從企業(yè)秘書的協(xié)調(diào)工作特點(diǎn)出發(fā)，可以更好地促進(jìn)協(xié)調(diào)工作的開展。

企業(yè)秘書的協(xié)調(diào)工作是一門學(xué)問，也是一門藝術(shù)，要講究基本的工作方法。企業(yè)秘書在實(shí)際協(xié)調(diào)工作中，切忌單靠指令性打旗號、發(fā)“指示”，也不能一味地妥協(xié)退讓，失去本身的權(quán)威，協(xié)調(diào)也不可能成功。要努力將二者結(jié)合起來，做到剛?cè)嵯酀?jì)、軟中有硬，才能達(dá)到最佳效果。因此，遵循企業(yè)秘書協(xié)調(diào)工作特點(diǎn)，首先打出領(lǐng)導(dǎo)“權(quán)威牌”，明示領(lǐng)導(dǎo)意圖，引起協(xié)調(diào)對象思想上的重視。其次，私下多做“臺下”工作，先找協(xié)調(diào)對象交換看法，下點(diǎn)“毛毛雨”，準(zhǔn)備工作做足。再次，要以商量為主，態(tài)度謙和，努力創(chuàng)造一個寬松和諧的協(xié)調(diào)環(huán)境。最后，最關(guān)鍵的一點(diǎn)就是在協(xié)調(diào)過程中，要認(rèn)真聽取對方的意見，不做簡單肯定和否定，主動想辦法、指路子，除緊急事項(xiàng)外，一次協(xié)調(diào)不成，要進(jìn)行多次努力，不急于向領(lǐng)導(dǎo)匯報，避免造成矛盾，不利于問題的解決。

總之，企業(yè)秘書在企業(yè)管理中處在承上啟下、聯(lián)系左右和溝通內(nèi)外的樞紐地位，需要協(xié)調(diào)的問題和矛盾比較多、比較復(fù)雜。在具體工作中，企業(yè)秘書要立足自身崗位職責(zé)和角色定位，掌握協(xié)調(diào)工作的特點(diǎn)，充分利用已有的領(lǐng)導(dǎo)資源，堅(jiān)持協(xié)調(diào)的原則，講究工作方法，充分發(fā)揮主觀能動性，提升協(xié)調(diào)效率，提高管理水平，才能有效地推動企業(yè)經(jīng)營活動的開展，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。

（二）企業(yè)秘書參謀職能對企業(yè)管理的重要影響

在我們的印象中，決策好像是最高領(lǐng)導(dǎo)者最后那不到一秒的拍板。其實(shí)這是一個認(rèn)識誤區(qū)。實(shí)際工作中，任何決策都是一個過程，而不僅僅只是拍板這一個環(huán)節(jié)。因此，輔助決策的過程就走入人們的視線，并且，企業(yè)秘書在輔助決策、做好參謀方面，發(fā)揮了重要作用。輔助決策即在決策過程中，在知識（包括理論、數(shù)據(jù)）、能力（包括技術(shù)）、經(jīng)驗(yàn)和精力等方面給予決策主體全面的輔助和補(bǔ)償，以提高決策的科學(xué)性和有效性。一個企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者無論其職業(yè)素養(yǎng)有多高，但知識總是有限的，其個人智慧都不足以應(yīng)付現(xiàn)代社會所面臨的極其復(fù)雜的問題。加上領(lǐng)導(dǎo)者個人能力和活動范圍的有限性，這就依靠參謀這個“思想庫”來彌補(bǔ)個人的不足，以求正確科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)，最大限度減少失誤。能給領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮參謀作用的部門和人員很多，而在領(lǐng)導(dǎo)身邊的秘書人員卻獨(dú)占鰲頭，企業(yè)秘書就是領(lǐng)導(dǎo)者手和腦的延伸。

企業(yè)秘書要想做好參謀工作，首先擺正自己的位置，時刻記著自己的身份，主動而不越位，參謀時要清楚自身角色，不越權(quán)行事。要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度，換位思考去領(lǐng)會，做到想領(lǐng)導(dǎo)所想，思領(lǐng)導(dǎo)之所思。適時地把自己擺在領(lǐng)導(dǎo)的位置，主動而不越位，靈活地服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)。其次，善于把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，才能實(shí)現(xiàn)秘書的參謀之道。秘書工作的根本屬性是輔助性，是對領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)行直接綜合的執(zhí)行性輔助活動。這種特殊的輔助性要求秘書工作在任何時候都必須把領(lǐng)會、貫徹和執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖作為基本準(zhǔn)則，以領(lǐng)導(dǎo)人工作為核心。再次，企業(yè)秘書參謀時要只“謀”而不“斷”。這一點(diǎn)與上面所述觀點(diǎn)有相通的地方，都是說明秘書不能直接做出決斷。參謀工作是直接從屬于領(lǐng)導(dǎo)的決策行為，重在“謀”，所謂不在其位，參謀其政，目的在于為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，這就要求秘書人員想領(lǐng)導(dǎo)之所想，謀而不斷。最后，工作中做參謀時要有分寸，僅立足規(guī)勸層面。要講究辯證法，凡事都有限度，做事把握方式分寸會使事情發(fā)展有條不紊，循序漸進(jìn)，故企業(yè)秘書在進(jìn)行參謀活動時更應(yīng)把握好分寸，不要越過一定的度。參謀時還要講究一定的方略，要審時度勢，超前思維，選擇合適的場所，注意領(lǐng)導(dǎo)的心情，認(rèn)清工作的重點(diǎn)，務(wù)必嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，必要時候務(wù)必提供最低不少于兩個方案，讓領(lǐng)導(dǎo)比較，便于領(lǐng)導(dǎo)綜合權(quán)衡進(jìn)行采納。

綜上，從企業(yè)秘書參謀職能的意義、內(nèi)容來看，秘書參謀職能是諸多職能的綜合體現(xiàn)，這要求秘書端正自己的態(tài)度，主動而不越位，學(xué)會真正領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，注重理論與實(shí)踐的統(tǒng)一。作為企業(yè)秘書，要不斷地更新知識結(jié)構(gòu)，拓展知識層面，在實(shí)踐中做到理論知識、思想方法與表達(dá)技能的有機(jī)統(tǒng)一，多理解、多探索，把自己的所思、所想、所獲轉(zhuǎn)化為實(shí)際運(yùn)用能力，才能真正地發(fā)揮秘書的參謀職能。

（三）企業(yè)秘書管理職能對企業(yè)管理的重要影響

督辦落實(shí)、會務(wù)接待、后勤保障等行政管理職能是企業(yè)秘書服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)層的最直接體現(xiàn)。在多數(shù)情況下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人忙于處理重要工作，都將一些領(lǐng)導(dǎo)本身的日常行政管理職能，交給企業(yè)秘書去處理。為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人做好行政管理服務(wù)，也是對一個企業(yè)秘書的基本要求，也是秘書的立身之本、輔政之基、謀事之道。為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人做好了日常行政保障，可以讓領(lǐng)導(dǎo)騰出更多的時間和精力處理工作，也可以確保領(lǐng)導(dǎo)部署的工作得到有效落實(shí)，比如重要事項(xiàng)跟蹤督辦，對一個企業(yè)的發(fā)展和正常運(yùn)作意義重大。

企業(yè)秘書做好行政管理工作的前提是要全面熟悉和了解本企業(yè)的情況，對本企業(yè)的愿景目標(biāo)、戰(zhàn)略方向、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、部門職責(zé)、業(yè)務(wù)范圍、人員構(gòu)成、分工等基本情況要了如指掌，從而做到胸有成竹，處事不慌。工作中，要牢固樹立“事小不輕為、事雜不亂為、事急不盲為、事難不怕為”的管理理念和原則，對重要事項(xiàng)要抓住時機(jī)推進(jìn)落實(shí)，對突發(fā)事項(xiàng)快速反饋，及時處理，對專題事項(xiàng)進(jìn)行跟蹤了解，督查促辦，對具體事項(xiàng)落實(shí)到位，注重實(shí)效。企業(yè)秘書還要學(xué)會運(yùn)用從細(xì)節(jié)做起，做小事從大局著眼，這樣才能管的明白、理的清楚。企業(yè)秘書發(fā)揮行政管理職能，要多運(yùn)用企業(yè)本身制定的規(guī)章、制度、體系，必要時候要自己建立一整套的管理流程，比如會議組織全流程、重要事項(xiàng)督辦模板及流程，這樣才能起到事半功倍的效果。

總之，企業(yè)秘書行政管理效率的高低不但影響服務(wù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的質(zhì)量，也將直接影響企業(yè)各項(xiàng)工作的開展。為此，企業(yè)秘書要有豐富的理論水平、業(yè)務(wù)水平和實(shí)踐水平，必須把學(xué)習(xí)作為一項(xiàng)重要任務(wù)，學(xué)習(xí)中去摸索、實(shí)踐，緊密同具體工作結(jié)合起來，這樣才能在發(fā)揮企業(yè)秘書管理職能時，做到雜而不亂，科學(xué)有序地進(jìn)行。

（四）企業(yè)秘書服務(wù)職能對企業(yè)管理的重要影響

企業(yè)秘書最顯著的特性，就是服務(wù)性。在大多數(shù)情況下，由于秘書工作職責(zé)的特性，秘書服務(wù)工作的范圍比較大，層次也比較多，特點(diǎn)也非常鮮明。有較高層次的起草文稿、講話，還有低層次的事務(wù)性工作，比如跑腿、打雜。由于企業(yè)秘書直接服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)班子，企業(yè)重要的決策部署、高層溝通協(xié)調(diào)、企業(yè)對外交往以及領(lǐng)導(dǎo)個人事物，都通過秘書良好的服務(wù)間接參與、促進(jìn)、推動，并直接傳遞到全體員工。對一個企業(yè)來說，其秘書服務(wù)工作的好壞將直接影響機(jī)構(gòu)的運(yùn)轉(zhuǎn)、辦事效率和公眾形象。

企業(yè)秘書的職責(zé)就是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)機(jī)關(guān)、服務(wù)基層，因此，要以用心服務(wù)為宗旨，不斷強(qiáng)化服務(wù)意識。關(guān)于服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)層，要做到樹立服務(wù)第一的思想，全心全意為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。要及時掌握情況，保持消息暢通，提前策劃、謀劃，凡事想到前處、細(xì)處，提出科學(xué)、合理的建議和方案。一是要清楚地把握領(lǐng)導(dǎo)需求。企業(yè)秘書要全面準(zhǔn)確地了解領(lǐng)導(dǎo)的意圖、工作計(jì)劃，超前做好準(zhǔn)備。二是要全面掌握相關(guān)的情況。要盡可能做到了解 “四情”： 上情、下情、內(nèi)情、外情，確保信息靈通、準(zhǔn)確。三是要注意拾遺補(bǔ)闕，這是做好服務(wù)的重要環(huán)節(jié)。應(yīng)以最快的速度，取得最好的效果，真正做到服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)揮好企業(yè)秘書的橋梁紐帶、中樞協(xié)調(diào)作用。關(guān)于服務(wù)于機(jī)關(guān)部室和基層人員，一方面要化被動為主動，即轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的被動式服務(wù)觀念，變成主動的服務(wù)，主動下基層送服務(wù)，提高工作積極主動性。另一方面要擴(kuò)大服務(wù)的范圍，對于服務(wù)的實(shí)施也要盡量避免單一化；同時在工作中要主動與業(yè)務(wù)部門打好交道，消除隔閡，努力創(chuàng)造良好的工作氛圍和服務(wù)環(huán)境。

企業(yè)秘書在服務(wù)中，一定要講究方式、方法和技巧。態(tài)度和善、言辭婉轉(zhuǎn)、謙虛低調(diào)等這些在服務(wù)中必不可少，也要注意利用企業(yè)秘書掌握的資源，包括領(lǐng)導(dǎo)資源、全面掌握的信息資源及人際關(guān)系資源等，為企業(yè)提供全方位、周到的服務(wù)。其次，不斷提高業(yè)務(wù)能力。要在不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)、掌握業(yè)務(wù)知識的情況下，勤于實(shí)踐并多向有經(jīng)驗(yàn)的同志請教，在不斷改進(jìn)中進(jìn)步、提升。第三，提高辦事能力。辦事是綜合能力的體現(xiàn)，是對自然、社會知識與常識的運(yùn)用。一種是處理日常工作事務(wù)的能力，如組織、協(xié)調(diào)、策劃、計(jì)劃能力，這是一名企業(yè)秘書必備的能力。另一種是應(yīng)急能力，包括應(yīng)對突發(fā)事件的能力、科學(xué)判斷形勢、應(yīng)對復(fù)雜局面的能力等，要在實(shí)際工作中不斷地完善與提高。

作為企業(yè)秘書，要認(rèn)真奉行現(xiàn)代教育家陶行知“捧著一顆心來，不帶半根草去”的處世警句，積極從自身做起，從點(diǎn)滴做起，從現(xiàn)在做起，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)、提高自身修養(yǎng)以及規(guī)范自己的言行，不斷改進(jìn)工作作風(fēng)、提高工作能力和水平，堅(jiān)持做到自重、自省、自警、自勵，慎獨(dú)、慎微、慎初、慎終，立足本職工作做好服務(wù)。

三、結(jié)語

企業(yè)秘書“協(xié)調(diào)、參謀、管理、服務(wù)”四大職能的充分發(fā)揮對企業(yè)的經(jīng)營與管理有著重要的影響，其是企業(yè)行政管理工作開展中的重點(diǎn)。作為現(xiàn)代化企業(yè)要充分認(rèn)識到企業(yè)秘書工作的重要性，以培養(yǎng)企業(yè)秘書綜合素質(zhì)為基礎(chǔ)，提高企業(yè)秘書“協(xié)調(diào)、參謀、管理、服務(wù)”四大能力，促進(jìn)其職能的有效行使，為企業(yè)管理水平的提高以及企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（作者單位為中國神華煤制油化工有限公司北京工程分公司）

[作者簡介：莫闖（1984—），男，河南周口人，碩士研究生，畢業(yè)于中國石油大學(xué)（北京），中級經(jīng)濟(jì)師，中級政工師，研究方向：企業(yè)管理。]

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