基于新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革

林亞妹

摘 要 事業(yè)單位的檔案中記錄著單位在發(fā)展過(guò)程中的數(shù)據(jù)和資料，能夠反映事業(yè)單位的發(fā)展情況，是事業(yè)單位中重要的財(cái)富，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的新形勢(shì)下，事業(yè)單位的檔案管理工作也要進(jìn)行新的改革。本文從新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理改革的必要性出發(fā)，分析了事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，提出了一些新形勢(shì)下事單位檔案管理的改革措施，供管理事業(yè)單位檔案的工作人員參考。

關(guān)鍵詞 新形勢(shì) 事業(yè)單位檔案管理 工作改革

一、引言

檔案管理工作是事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)的最基本工作，做好這一項(xiàng)工作，能夠幫助事業(yè)單位更好地運(yùn)行和發(fā)展，在新的信息發(fā)展形勢(shì)下，檔案管理工作也要符合新的信息化發(fā)展模式。目前我國(guó)的事業(yè)單位在檔案管理上還存在著很多問(wèn)題，如何對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善和改革，是新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的方向，也是提高檔案管理效率的關(guān)鍵。

二、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理改革的必要性

數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)讓很多數(shù)據(jù)的應(yīng)用和儲(chǔ)存變得更加方便，是新時(shí)代的信息發(fā)展方向，應(yīng)用新的技術(shù)改革事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理方式，也可以提高檔案管理工作的效率，提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量。事業(yè)單位的檔案管理改革是建立在信息技術(shù)的基礎(chǔ)之上的，通過(guò)對(duì)檔案的數(shù)字化和信息化處理，能夠充分發(fā)揮檔案的管理職能，事業(yè)單位的檔案管理工作信息化與效率是息息相關(guān)的。

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代下，各項(xiàng)信息處理的技術(shù)也在不斷地完善，比如云計(jì)算技術(shù)，這種高效率的信息管理方式在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用也逐漸廣泛，同樣身為信息管理的事業(yè)單位檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)將新的技術(shù)運(yùn)用到工作中，適應(yīng)社會(huì)的科技發(fā)展。不但事業(yè)單位檔案管理工作處于改革的期間，事業(yè)單位的體制也處于改革時(shí)期，改革需要運(yùn)用新的信息化技術(shù)，建立信息化發(fā)展的平臺(tái)，因此加強(qiáng)對(duì)檔案管理的改革也是推進(jìn)單位體制改革的有效方式。另外傳統(tǒng)的檔案保存方法具有易丟失、易損壞、查找不便的缺點(diǎn)，新的檔案管理方式能夠加強(qiáng)對(duì)檔案的保存力度。因此新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理改革是非常有必要的。

三、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位

受傳統(tǒng)檔案管理工作觀念的影響，一些事業(yè)單位的管理者沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作改革的必要性，把單位的發(fā)展重心都放在了如何提供社會(huì)服務(wù)上，沒有意識(shí)到檔案管理的重要性。很多事業(yè)單位的管理人員和工作人員，包括檔案管理的工作人員認(rèn)為檔案管理工作不能給單位的發(fā)展帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，這種整體的不正確意識(shí)導(dǎo)致在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中疏忽了對(duì)檔案的管理工作，造成對(duì)檔案管理工作的人力物力資源投入不合理，影響了檔案管理工作的效率。[1]

（二）檔案管理方式不科學(xué)

現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，信息的處理、儲(chǔ)存、傳播的方式也在逐漸現(xiàn)代化，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)變得更加先進(jìn)快捷，創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)來(lái)幫助管理者進(jìn)行檔案管理工作。在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，盡管大多數(shù)事業(yè)單位都采用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)制定管理體系，但一些時(shí)候并沒有對(duì)檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，檔案管理者也是缺乏檔案管理的意識(shí)和專業(yè)素質(zhì)，使得電子信息技術(shù)沒有很好地應(yīng)用在檔案管理中，造成檔案管理方式不科學(xué)。

（三）檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不高

檔案管理工作是一項(xiàng)有較強(qiáng)操作體系的工作，對(duì)從事的管理人員專業(yè)程度要求也是非常高的，工作人員要具備檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)，掌握專業(yè)的管理方式和技巧，檔案管理的工作具有一定的枯燥性和單調(diào)性，需要管理者在工作時(shí)適應(yīng)這樣的工作環(huán)境，培養(yǎng)仔細(xì)程度和耐心。由于檔案管理工作不受事業(yè)單位的重視，對(duì)檔案管理的工作人員審核沒有那么嚴(yán)格，導(dǎo)致了很多工作人員的專業(yè)素質(zhì)都達(dá)不到良好管理檔案的要求，對(duì)檔案分類和整理缺乏專業(yè)性的認(rèn)知，導(dǎo)致檔案的歸納、整理、保管等操作方式不規(guī)范，降低了檔案管理工作的效率。[2]

四、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革措施

（一）完善檔案管理的業(yè)務(wù)流程

完善檔案管理的業(yè)務(wù)流程指要對(duì)檔案管理的流程進(jìn)行重構(gòu)，分析在檔案管理流程中每個(gè)環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)和工作效率，發(fā)現(xiàn)整個(gè)體系中存在的問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行對(duì)該項(xiàng)環(huán)節(jié)的優(yōu)化，通過(guò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理也無(wú)流程的升級(jí)和改造革。新形勢(shì)下對(duì)信息管理提出的要求是從本質(zhì)上改革，因此事業(yè)單位的檔案業(yè)務(wù)流程改革也要從本質(zhì)上進(jìn)行。

第一要優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善檔案管理內(nèi)部部門之間的業(yè)務(wù)銜接工作流程，梳理好檔案管理部門與其他事業(yè)單位部門之間的業(yè)務(wù)流程關(guān)系，動(dòng)員全體員工投入到完善檔案管理業(yè)務(wù)流程的工作中來(lái)。對(duì)各項(xiàng)的檔案管理工作流程進(jìn)行審核，如檔案的錄入、編排、維護(hù)、更新、查找、監(jiān)管工作，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行合理的規(guī)劃。第二，規(guī)范業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)化在檔案管理工作流程制定中是非常有必要的，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)定將檔案管理流程的體系固定下來(lái)，根據(jù)檔案管理的發(fā)展需求和實(shí)際情況，來(lái)分配職責(zé)和管理資源，明確每一位管理員工的職責(zé)和所在崗位所負(fù)責(zé)的范圍，將長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的理念應(yīng)用到對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化流程的制定中。[3]

（二）擴(kuò)展檔案管理服務(wù)能力

首先要對(duì)服務(wù)的功能進(jìn)行擴(kuò)展，原有的檔案服務(wù)功能大多數(shù)只是對(duì)信息的檢索和查看，在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代中，檔案的服務(wù)功能要借助信息技術(shù)進(jìn)行擴(kuò)展，可以開發(fā)數(shù)據(jù)的整理功能，讓檔案數(shù)據(jù)能夠執(zhí)自行的按類別規(guī)整、自動(dòng)篩選、與其他信息建立一個(gè)清晰的對(duì)比模型，為需求者提供更多的服務(wù)。在檔案的服務(wù)過(guò)程中可以增加其他的服務(wù)功能，比如說(shuō)根據(jù)所查找數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的檔案信息，在檢索中設(shè)置高級(jí)檢索，讓使用者能夠根據(jù)數(shù)據(jù)發(fā)生的年份或者是方向查找到一類的檔案信息，做到更加迅速地找到需要的具體信息，對(duì)檔案的檢索功能更好地運(yùn)用。其次要擴(kuò)展服務(wù)的內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)都是等需求者有需要時(shí)自己使用，檔案管理提供的只是一個(gè)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，在新的服務(wù)模式中應(yīng)當(dāng)改善被動(dòng)服務(wù)的局限性，逐漸朝著主動(dòng)提供服務(wù)的方向發(fā)展。

（三）構(gòu)建檔案管理平臺(tái)

構(gòu)建檔案管理平臺(tái)分為兩個(gè)方面，第一個(gè)方面是加強(qiáng)硬件上的建設(shè)，檔案管理的平臺(tái)可以以事業(yè)單位發(fā)展的平臺(tái)為依托，建立屬于自己的發(fā)展平臺(tái)，結(jié)合檔案管理的職責(zé)設(shè)計(jì)具有針對(duì)性的功能平臺(tái)，建立更加科學(xué)更加快捷的檔案管理平臺(tái)，同時(shí)考慮事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的實(shí)際需求，制定符合檔案管理發(fā)展目標(biāo)的平臺(tái)。第二方面是實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的整合，資源的整合可以通過(guò)各類的整理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，檔案管理工作的改革也是要利用好這些整理辦公軟件來(lái)進(jìn)行的，將檔案的管理工作融入整個(gè)的檔案平臺(tái)中來(lái)，借助管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的整合，使檔案管理工作發(fā)揮最大的效益。

五、結(jié)語(yǔ)

對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行改革，符合新時(shí)代對(duì)信息管理工作的要求，能夠幫助事業(yè)單位增加對(duì)檔案管理工作的重視程度，提高檔案管理的效率，為事業(yè)單位的發(fā)展提供穩(wěn)定的基礎(chǔ)。從事事業(yè)單位檔案管理的工作人員要結(jié)合檔案管理的目標(biāo)和目前的發(fā)展形勢(shì)，來(lái)不斷地完善檔案管理體系，找到適合自己?jiǎn)挝坏臋n案管理方式。

（作者單位為福建省泉州市洛江區(qū)林業(yè)局）

參考文獻(xiàn)

[1] 尤麗.淺談新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].山西檔案，2014（06）：63-65.

[2] 劉雪梅.基于新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化方法[J].才智，2015（24）：356.

[3] 郜尚義.議新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].西部資源，2015（04）：165-166.