論OA辦公平臺與檔案管理平臺對接發(fā)展前景

摘 要 隨著企業(yè)信息化建設(shè)的不斷推進，信息技術(shù)幾乎滲透到了社會活動的所有方面，已經(jīng)加速轉(zhuǎn)變著社會活動的運行方式。檔案作為人類社會活動的產(chǎn)物，必然伴隨著社會活動運行方式的轉(zhuǎn)變，在形成、傳遞、存儲和利用等自身運動規(guī)律上發(fā)生著快速的變化。

關(guān)鍵詞 OA辦公平臺 檔案管理 前景

一、OA辦公平臺與檔案管理平臺系統(tǒng)對接的必要性

傳統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)和檔案管理正在實施大規(guī)模的信息化改造，現(xiàn)在的電子文件主要來源于辦公自動化系統(tǒng)，但電子文件的多樣性、易更改性、結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性等一些特殊性，使得在對電子文件的管理方面出現(xiàn)了許多不規(guī)范的現(xiàn)象。當(dāng)前，將OA辦公平臺與檔案管理流程能夠統(tǒng)一起來的不多，特別是早起兩個系統(tǒng)各自發(fā)展，我公司最早開發(fā)的是各自獨立的OA辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，兩個系統(tǒng)不兼容，各自為政，無法實現(xiàn)OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和檔案信息數(shù)據(jù)庫的共享，電子文件到了歸檔界面，其原始性、產(chǎn)生的過程保密性都不能達到檔案管理歸檔要求，導(dǎo)致許多信息的檔案信息化處理仍然處于手工處理工作階段，OA中存有全部已辦理完畢的內(nèi)部發(fā)文、信息資料和上級部門的所有公文、郵件、資料信息、傳閱流轉(zhuǎn)記錄等，這些信息如不經(jīng)過程序的處理，只能單獨存放在OA系統(tǒng)里，無法轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)。檔案歸檔時，檔案室需要手工掃描、錄入、逐一上傳電子文件等，造成人力、物力的浪費，而且容易出錯。而采用OA系統(tǒng)與檔案管理的界面技術(shù)，可以隨時把OA中的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到檔案管理系統(tǒng)中來，這一功能既省時、又省力。

二、集團版檔案管理平臺的需求及發(fā)展方向

第一，由于OA與檔案管理分屬不同的作業(yè)單元，兩者之間既有聯(lián)系，又相對獨立，檔案歸檔、查閱均需要兩個系統(tǒng)協(xié)同工作，需要有一個界面來實現(xiàn)兩套系統(tǒng)的流轉(zhuǎn)和信息傳輸。我公司的檔案管理平臺是以O(shè)A辦公平臺為基礎(chǔ)，構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)，建設(shè)方案分兩期實施，一期工程實施與OA辦公平臺的數(shù)據(jù)鏈接，二期工程實施與GIS系統(tǒng)數(shù)據(jù)鏈接，實現(xiàn)檔案信息收集的網(wǎng)絡(luò)化、檔案業(yè)務(wù)工作的快速化、檔案管理工作的規(guī)范化、檔案查詢工作的網(wǎng)絡(luò)化。

這套方案具體內(nèi)容是建設(shè)一套基于整個公司內(nèi)部以及下屬單位的數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)平臺，在檔案系統(tǒng)中設(shè)置“OA協(xié)同辦公接口”“GIS系統(tǒng)接口”，并在公司總部檔案系統(tǒng)中設(shè)置“檔案全宗監(jiān)管”功能，建立起以公司檔案室為核心，公司各單位（部門）專、兼職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。從而實現(xiàn)四個目標(biāo)：一是數(shù)據(jù)鏈接、提高辦公效率：通過“OA協(xié)同辦公接口”可以將OA協(xié)同辦公中形成的文件自動歸檔到檔案網(wǎng)絡(luò)平臺中，實現(xiàn)“所有數(shù)據(jù)均為一次采集，終身使用”；二是加強統(tǒng)一管理的掌控力度：公司檔案室可以通過“檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管接口”可網(wǎng)絡(luò)遠程察看全面掌握所屬單位（包括郊區(qū)的子公司）檔案信息變化，隨時對所屬單位預(yù)歸檔、已歸檔檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)及全文信息進行監(jiān)管及查閱；三是便于查閱利用：建立兩個數(shù)據(jù)查詢中心。即檔案信息管理中心和現(xiàn)行文件查閱中心，以集中統(tǒng)一數(shù)據(jù)的方式向集團各職能部門提供檔案目錄和文件查詢，以密碼方式按職責(zé)權(quán)限給予授權(quán)，可實現(xiàn)在線移交、查詢檔案，讓查閱者充分體驗到信息化帶來的便捷和愉悅。

第二，完善檢索信息，提高查詢效率。公司檔案人員，注重工作效率和檢索速度的提高，摸索出提高查詢服務(wù)效率的辦法，在檔案工作中取得了良好的效果。

一是完善人名檢索信息，建立覆蓋全體職工的民生檔案信息。建立了自1984年建廠以來形成的涉及招工花名冊、工資介紹信、職稱聘任、職務(wù)任免文件的案卷級、文件級數(shù)據(jù)庫，把涉及的人名錄入題名、備注及附注中，實現(xiàn)數(shù)字化檢索。查閱時，只要輸入“人名”，就可為利用者提供快捷的查詢，為順利辦理退休手續(xù)、技術(shù)人員和干部任免、聘任提供信息支持。二是完善關(guān)鍵詞檢索信息，建立符合企業(yè)需求的快速查閱利用信息。根據(jù)企業(yè)經(jīng)營特點，把歷年來的延續(xù)性較強的政策性文件進行掃描實現(xiàn)全文信息，把燃氣、熱力調(diào)整價格、市財政撥款數(shù)額、合同協(xié)議內(nèi)容摘要、建設(shè)工程配套費等關(guān)鍵詞摘錄到題名、備注中，實現(xiàn)數(shù)字化檢索。只要輸入關(guān)鍵詞信息，就可快速查閱，避免因題名相近而不能準確查閱的尷尬，提高檢索速度。三是完善信用、產(chǎn)權(quán)、民生檢索信息，建立企業(yè)信用、產(chǎn)權(quán)、民生檔案利用信息。在檔案管理系統(tǒng)中把涉及企業(yè)信用、產(chǎn)權(quán)、民生的信息進行標(biāo)注，完善信用、產(chǎn)權(quán)、民生檢索信息，為維護企業(yè)信用、權(quán)益、職工利益，培育一支專業(yè)化的檔案業(yè)務(wù)管理隊伍，全面提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技術(shù)素質(zhì)。

目前，一期工程實現(xiàn)了與OA辦公平臺的數(shù)據(jù)鏈接，完成了公司及各下屬單位的歷史數(shù)據(jù)遷移、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔接口，與用戶認證管理、門戶等基礎(chǔ)設(shè)施的數(shù)據(jù)集成，實現(xiàn)了公司檔案信息資源有效整合和共享。

三、集團版檔案管理平臺的作用

第一，利用集團版檔案管理平臺，進行檔案的存貯、統(tǒng)計、分類、在線檢索、利用、鑒定等工作，完成了室藏檔案的案卷級、文件級數(shù)據(jù)庫建設(shè)。公司歷年以來的組織機構(gòu)沿革、全宗指南、大事記輸入檔案系統(tǒng)中；利用檔案系統(tǒng)完整、準確的數(shù)據(jù)信息建立信用檔案、產(chǎn)權(quán)檔案，為集團檔案信息資源的共享奠定了堅實基礎(chǔ)。具有前瞻性和先進性，且可遠程監(jiān)管所屬單位檔案歸檔及管理情況，所屬單位的人員、機構(gòu)變化狀況一目了然。并通過利用系統(tǒng)實現(xiàn)在線移交、查閱、利用各個門類、不同載體檔案，率先實現(xiàn)公司檔案信息資源共享，跨入了全市檔案信息化建設(shè)先進行列。

第二，檔案管理平臺在城市燃氣運營中的應(yīng)用。燃氣管網(wǎng)系統(tǒng)作為城市建設(shè)中的一項重要基礎(chǔ)設(shè)施，具有覆蓋面廣、安全性要求高的特點。目前，我市城市管網(wǎng)是一個縱橫交錯的大型網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，具有復(fù)雜的空間和非空間屬性，最早從80年代至90年代初主管網(wǎng)架構(gòu)已經(jīng)形成，此后的管網(wǎng)建設(shè)主要是以客戶的需求為導(dǎo)向。在傳統(tǒng)的手工操作管理方式中，圖紙和資料的更新不能做到及時歸檔，工程建設(shè)和搶修時查閱檔案較為頻繁且形成檔案數(shù)量較大。查檔時，檔案人員根據(jù)路名查閱索引目錄，找到檔案編號，再到庫房調(diào)閱檔案實體，這種查閱方式速度慢、檢索方法落后，不能及時、快捷地提供利用。

檔案管理平臺對燃氣工程的檔案管理提供了便利條件，登錄檔案管理平臺的查閱中心就可查到相關(guān)信息。二期工程將與GIS系統(tǒng)鏈接，使檔案目錄信息與GIS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對應(yīng)，使城市燃氣管網(wǎng)的管理實現(xiàn)了信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享電子化、輸配管網(wǎng)信息化。在檔案信息管理平臺中能便捷、快速查到相關(guān)管線的屬性資料，節(jié)省人力、物力，提高工作效率。

信息社會把檔案推進一個新的發(fā)展時期，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，檔案管理平臺的建設(shè)也需不斷完善和充實，大力進行網(wǎng)絡(luò)資源建設(shè)，全面實現(xiàn)資源共享，為企業(yè)和社會提高豐富的信息資源和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（作者單位為青島能源華潤燃氣有限公司）

[作者簡介：張春華，女，江蘇連云港人，本科，檔案專業(yè)。]