消防院校干部住房檔案管理系統(tǒng)的可行性分析

李懷義 黃 晗 蔣 禹

（昆明消防指揮學(xué)校，云南 昆明 650208）

消防院校干部住房檔案管理系統(tǒng)的可行性分析

李懷義 黃 晗 蔣 禹

（昆明消防指揮學(xué)校，云南 昆明 650208）

本文介紹了消防院校干部住房檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)背景，論述了開(kāi)發(fā)該系統(tǒng)的必要性和我校對(duì)此類(lèi)系統(tǒng)需求的緊迫性。并就系統(tǒng)設(shè)計(jì)進(jìn)行了描述，對(duì)功能模塊的實(shí)現(xiàn)進(jìn)行了詳細(xì)梳理，對(duì)系統(tǒng)預(yù)期目標(biāo)和性能指標(biāo)進(jìn)行分析，著重介紹了系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的技術(shù)路線(xiàn)和創(chuàng)新之處。論文的最后對(duì)該系統(tǒng)的應(yīng)用前景進(jìn)行了展望。

住房檔案；系統(tǒng)功能模型；技術(shù)路線(xiàn)

1 開(kāi)發(fā)背景

消防院校干部住房檔案是學(xué)校的房管部門(mén)對(duì)教職工住房和公寓以及與之相關(guān)的一系列實(shí)物進(jìn)行管理的工作過(guò)程中，在房產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測(cè)繪、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、房屋變更等房產(chǎn)權(quán)屬管理工作和租房補(bǔ)貼發(fā)放管理過(guò)程中直接形成的有保存價(jià)值的歷史記錄，是高校職工住房管理工作的真實(shí)記錄和主要依據(jù)，是高校檔案管理工作的重要組成部分。

隨著移動(dòng)互聯(lián)的到來(lái)，國(guó)內(nèi)外各高校都在建設(shè)自己的電子信息檔案，很多有數(shù)據(jù)中心的高校更是將自己的電子檔案放在云端，檔案管理人員可隨時(shí)隨地查看電子檔案。住房檔案只是眾多檔案中的一種，目前主要采用紙質(zhì)檔案和電子檔案結(jié)合管理的模式。在住房檔案管理的信息化探索進(jìn)程中，各個(gè)高校的實(shí)現(xiàn)手段有所不同，但實(shí)現(xiàn)的功能卻大同小異。

清華大學(xué)住房檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，依據(jù)住房檔案的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了卷內(nèi)目錄和紙質(zhì)檔案的電子化目標(biāo)，并與樓宇、使用者等信息相結(jié)合，可以多維度、多線(xiàn)索進(jìn)行檔案的綜合檢索和利用，使檔案管理從封閉性、半封閉性轉(zhuǎn)變?yōu)殚_(kāi)放性，提高了檔案服務(wù)與管理的效率和水平。華中科技大學(xué)開(kāi)發(fā)了一種基于B/S結(jié)構(gòu)的檔案管理信息系統(tǒng)。武漢理工大學(xué)以建立住房及職工檔案為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)住房資料的網(wǎng)絡(luò)信息化管理、周轉(zhuǎn)房租賃和公房維修管理的信息化操作。

我校個(gè)人住房檔案是我校職工住房管理工作的真實(shí)記載和重要依據(jù)，是高校檔案管理工作的重要組成部分。隨著個(gè)人住房政策和文件的陸續(xù)出臺(tái)與落實(shí)，使我校的住房使用形式越來(lái)越多樣化，由有傳統(tǒng)的、單一的福利化租住住宅轉(zhuǎn)變?yōu)槌凶夤俊⒓Y房、周轉(zhuǎn)房、公寓房等多種住房使用形式并存的狀態(tài)。

2 開(kāi)發(fā)目的

我校職工房租補(bǔ)貼發(fā)放、住房補(bǔ)貼和住房公積金繳存的比例與發(fā)放條件都和職工住房檔案息息相關(guān)。但現(xiàn)在單位仍采用紙質(zhì)化檔案，導(dǎo)致校務(wù)部門(mén)和政治部門(mén)在使用職工住房檔案時(shí)需要耗費(fèi)大量的人力物力和時(shí)間去完成查詢(xún)、核對(duì)工作。隨著學(xué)校發(fā)展，教職工隊(duì)伍也越來(lái)越壯大，學(xué)校高速發(fā)展的態(tài)勢(shì)和落后的住房檔案管理水平相互矛盾。為了解決這一瓶頸，加快軍校信息化發(fā)展水平，干部住房檔案無(wú)紙化管理方式勢(shì)在必行。住房檔案能夠進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)，多部門(mén)按照各自權(quán)限能有效地利用住房檔案，并且數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案之間可以相互轉(zhuǎn)變，更好地為學(xué)校管理服務(wù)、為教職工服務(wù)，是學(xué)校整體信息化建設(shè)的重要部分。因此，我校職工住房檔案管理系統(tǒng)的建立有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)及功能描述

根據(jù)我校干部住房檔案管理的具體任務(wù)，按照管理功能進(jìn)行業(yè)務(wù)劃分、模塊化設(shè)計(jì)。按照簡(jiǎn)單性、獨(dú)立性及完整性原則，干部住房檔案管理系統(tǒng)可以分為以下幾個(gè)子系統(tǒng)：干部信息管理子系統(tǒng)、住房信息管理子系統(tǒng)、住房情況變更登記子系統(tǒng)、住房類(lèi)型管理子系統(tǒng)、統(tǒng)計(jì)分析子系統(tǒng)、管理維護(hù)子系統(tǒng)。系統(tǒng)功能模型如圖1所示：

圖1 系統(tǒng)功能模型

(1)干部信息管理子系統(tǒng)，主要有干部管理、批量干部信息添加等功能。在干部管理子模塊可以添加干部及其配偶的相關(guān)信息，可以通過(guò)警官證號(hào)、姓名、人員類(lèi)別來(lái)查詢(xún)干部信息，并可對(duì)相關(guān)干部信息進(jìn)行編輯和刪除；批量干部添加子模塊可以批量添加干部信息，導(dǎo)入已標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)信息。

(2)住房信息管理子系統(tǒng)，主要有住房信息添加與管理功能。對(duì)住房地址、住房性質(zhì)、住房證編號(hào)、產(chǎn)權(quán)證號(hào)、購(gòu)房金額、建筑面積單位等進(jìn)行錄入、編輯、修改、刪除等功能。該系統(tǒng)可以管理學(xué)校常用住房信息，包括公寓房租住情況等。

(3)住房情況變更登記子系統(tǒng)，完成對(duì)干部住房檔案進(jìn)行的變更登記，對(duì)干部及其配偶住房情況有變更的，進(jìn)行修改與留檔。

(4)住房類(lèi)型管理子系統(tǒng)，對(duì)干部房產(chǎn)類(lèi)型進(jìn)行管理。以不同住房類(lèi)型對(duì)干部住房檔案信息進(jìn)行管理與查詢(xún)，方便進(jìn)行相關(guān)統(tǒng)計(jì)。

(5)統(tǒng)計(jì)分析子系統(tǒng)，用于顯示干部住房信息的整體情況，同時(shí)可根據(jù)查詢(xún)條件生成可視化圖表。

(6)管理維護(hù)子系統(tǒng)，包括修改超級(jí)管理員密碼、帳號(hào)管理功能。超級(jí)管理員密碼管理用于修改管理員密碼，顯示注冊(cè)時(shí)間、權(quán)限、最后登錄時(shí)間、登陸數(shù)等信息。帳號(hào)管理主要有添加管理員功能，包括管理員帳號(hào)、密碼、權(quán)限，并對(duì)當(dāng)前管理員相關(guān)信息進(jìn)行編輯和刪除操作。

4 系統(tǒng)預(yù)期目標(biāo)和性能指標(biāo)分析

4.1 系統(tǒng)預(yù)期目標(biāo)

通過(guò)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，對(duì)我校干部及配偶個(gè)人信息、住房的相關(guān)信息構(gòu)建數(shù)學(xué)模型。通過(guò)分級(jí)、分類(lèi)、分時(shí)，將干部住房檔案錄入干部住房檔案管理系統(tǒng)，并根據(jù)以上信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析干部住房整體情況，并生成可視化圖表。使得軍隊(duì)個(gè)人住房檔案信息化，能夠使用項(xiàng)目成果對(duì)單位干部檔案信息進(jìn)行管理，有利于軍隊(duì)住房管理的統(tǒng)籌規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、按級(jí)分配、規(guī)范使用、及時(shí)維護(hù)。構(gòu)建我校干部住房檔案基本數(shù)據(jù)庫(kù)，完善干部個(gè)人和家庭住房信息，根據(jù)不同類(lèi)型的住房信息能夠篩選出不同類(lèi)型的干部，切實(shí)把干部住房情況和住房相關(guān)福利無(wú)縫對(duì)接。開(kāi)放數(shù)據(jù)訪問(wèn)接口，使我校其他干部檔案系統(tǒng)能夠訪問(wèn)住房檔案數(shù)據(jù)，建立兼容性強(qiáng)、擴(kuò)展性良好的檔案管理系統(tǒng)。在住房檔案中錄入干部住房檔案編號(hào)，并對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)，根據(jù)部門(mén)類(lèi)別和信息變更情況建立查詢(xún)索引。同步紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的查詢(xún)索引，真正做到數(shù)字信息和紙質(zhì)檔案的有機(jī)統(tǒng)一，查之有速，查之有據(jù)。根據(jù)不同條件建立數(shù)據(jù)表的連接查詢(xún)和視圖查詢(xún)，減少數(shù)據(jù)冗余和更新異常，并對(duì)數(shù)據(jù)模式進(jìn)行規(guī)范化，使本系統(tǒng)完整好用，切實(shí)有效提高住房相關(guān)檔案工作的工作效率，增強(qiáng)學(xué)校信息化建設(shè)水平，滿(mǎn)足高專(zhuān)辦學(xué)的需要。

4.2 性能指標(biāo)分析

(1)正確性。系統(tǒng)正確性主要體現(xiàn)在干部住房檔案信息的正確性即干部公寓、干部房改房、租房、經(jīng)濟(jì)適用房、商品房和其他種類(lèi)住房的相關(guān)信息的正確統(tǒng)計(jì)管理。只有系統(tǒng)正確性得以滿(mǎn)足才能保證干部住房檔案信息管理系統(tǒng)的可行性，并進(jìn)一步驗(yàn)證使用本系統(tǒng)來(lái)管理干部住房檔案信息優(yōu)于傳統(tǒng)的檔案信息管理方式。

(2)實(shí)時(shí)、可靠性。實(shí)時(shí)性、可靠性即要求角色人員能并發(fā)訪問(wèn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。并且在這一過(guò)程中系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，不會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失，即使發(fā)生意外也能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)，根據(jù)我們學(xué)?，F(xiàn)狀，不同權(quán)限人員通過(guò)自己的辦公電腦或其他終端即可對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行訪問(wèn)。

(3)安全性。為保證干部住房檔案的信息安全，系統(tǒng)對(duì)不同角色人員采取密碼口令登陸操作，不同角色只能在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行操作，除管理員外，其他角色只能看到自己本人的住房檔案信息。

5 技術(shù)路線(xiàn)和創(chuàng)新之處

5.1 技術(shù)路線(xiàn)

圖2 技術(shù)路線(xiàn)圖

5.2 創(chuàng)新之處

(1)本系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了我校干部住房檔案信息化系統(tǒng)從無(wú)到有的轉(zhuǎn)變，改進(jìn)了住房檔案管理的工作方式，完善了住房檔案的存放方式，簡(jiǎn)化了依托住房檔案相關(guān)工作的工作流程，提高了工作效率，是我校檔案管理工作信息化的重要環(huán)節(jié)。

(2)在完成系統(tǒng)功能基礎(chǔ)上，對(duì)本校干部住房數(shù)據(jù)信息進(jìn)行采集與分析，生成可視化圖表，實(shí)時(shí)監(jiān)控學(xué)校干部住房信息，可為本校領(lǐng)導(dǎo)管理提供住房管理分配等決策依據(jù)；

(3)進(jìn)一步開(kāi)發(fā)手機(jī)APP客戶(hù)端，利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的便捷、迅速、低成本特性，在住房信息核查確認(rèn)、審核過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)即時(shí)的一站式管理。

6 前景展望

本系統(tǒng)大大強(qiáng)化干部住房檔案綜合信息的管理工作，豐富了住房檔案管理工作的工作方式，縮短了查詢(xún)檔案信息的時(shí)間，既能為學(xué)校節(jié)省大量人力資源，又能節(jié)省大量紙張，提高工作效率，節(jié)約成本開(kāi)支。除此之外，干部住房檔案管理系統(tǒng)可打包進(jìn)一步開(kāi)發(fā)手機(jī)APP，利用應(yīng)用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，隨時(shí)隨地進(jìn)行查詢(xún)，節(jié)約了營(yíng)房和財(cái)務(wù)管理人員的查詢(xún)時(shí)間，增強(qiáng)了住房檔案管理工作的工作效果。通過(guò)數(shù)據(jù)分析可以掌握學(xué)校干部總體住房情況，例如房屋類(lèi)型，房屋地理位置信息分類(lèi)，房屋價(jià)值情況等，為學(xué)校其他各部門(mén)相關(guān)工作提供智力支持。紀(jì)檢部門(mén)可以根據(jù)干部住房?jī)r(jià)值和收入分析干部廉潔自律情況，車(chē)隊(duì)可以根據(jù)房屋地理位置安排交通車(chē)輛等，使系統(tǒng)能夠有較強(qiáng)邊界效益。消防院校干部住房檔案管理系統(tǒng)的建立，為學(xué)校干部住房管理工作拓寬了視野，創(chuàng)新了管理方式，減少學(xué)校紙張資源的浪費(fèi)，為學(xué)校下一步的信息化工作打下良好基礎(chǔ)。

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FeasibilityAnalysis of the HousingArchives Management System in FireAcademy

Li HuaiyiHuang Han Jiang Yu
(Kunming Fire Command School,Kunming 650208,Yunnan)

tract】 This paper introduces the background of the development of the cadre housing archives management system,discusses on the necessity of developing the system and the urgency of proofreading the system.The design of the system is described in detail,and the realization of the function module is analyzed in detail.The system's expected target and performance index are analyzed.The technical route and innovation of the system is emphasized.Finally,the application prospect of the system is prospected.【Keywordswords】 housing archives;system function model;technical route

G271

A

1008-6609(2017)04-0061-03

李懷義(1983-)，男，云南楚雄人，碩士，講師，研究方向?yàn)闊o(wú)線(xiàn)傳感器網(wǎng)絡(luò)、消防通信、數(shù)據(jù)分析。