企業(yè)采購管理的現(xiàn)狀、問題及對策

●邵松長

企業(yè)采購管理的現(xiàn)狀、問題及對策

●邵松長

物資、工程和服務(wù)采購是企業(yè)一項重要的經(jīng)營管理活動。采購行為的規(guī)范與否，直接影響采購質(zhì)量、采購成本及采購效率，一旦采購活動違規(guī)、失范，不僅可能造成損失浪費，嚴重的還可能導致利益輸送、權(quán)錢交易等舞弊行為，引發(fā)管理風險，因此采購管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要內(nèi)容。本文總結(jié)梳理采購活動中存在的問題，分析原因并提出對策建議。

采購 企業(yè)管理 對策建議

物資、工程和服務(wù)采購是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要內(nèi)容，加強對采購活動的管理與監(jiān)督，規(guī)范采購行為，提高采購質(zhì)量，降低采購成本，是提高企業(yè)效益的重要舉措。但在實務(wù)操作中，采購業(yè)務(wù)不規(guī)范甚至弄虛作假問題普遍存在，既降低采購效率，增加采購成本，還可能引發(fā)法律和廉政風險，需引起企業(yè)管理層的高度重視。

一、企業(yè)采購管理現(xiàn)狀

采購活動，是指企業(yè)以合同方式有償取得物資、工程和服務(wù)的行為，包括購買、委托、雇用、租賃等方式。一般而言，采購活動是企業(yè)內(nèi)控活動的重要內(nèi)容，特別是國有企業(yè)，要求參照行政事業(yè)單位做法，依據(jù)《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國政府采購法實施條例》或主管部門的要求，制訂相關(guān)采購管理辦法，明確操作標準、規(guī)程及模版，成立采購管理活動領(lǐng)導決策及執(zhí)行機構(gòu)，完善組織架構(gòu)，固化工作機制，指導督促企業(yè)遵循公開透明、公平競爭、公正誠信原則，按計劃、有步驟地開展采購活動，約束規(guī)范采購過程。同時將采購管理活動以公招率等形式納入內(nèi)控或績效考核的范圍。

從采購活動開展情況看，企業(yè)一般會設(shè)立由綜合管理、財務(wù)、監(jiān)察、法規(guī)等部門組成的采購管理委員會辦公室，負責采購管理的具體業(yè)務(wù)。采購方式分為集中采購和分散采購兩種模式，采用公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源采購5種方式，其中，公開招標以其透明、公正、安全等特征，在企業(yè)采購活動中廣泛運用，已成為采購的主要方式。以某企業(yè)2015年采購計劃落實情況為例，剔除未執(zhí)行項目、集中采購等特殊項目后，公開招標項目已占總采購量的84%。

總體而言，目前企業(yè)采購管理的規(guī)范意識已普遍增強，制度體系已逐步建立，規(guī)范執(zhí)行已成為常態(tài)，采購項目從計劃提報、審核、分解、變更到采購方式的選取，再到采購運行過程組織及簽約履約，大體能夠?qū)φ罩贫扔行驅(qū)嵤?、留存記錄、可查可溯，但也仍然存在不少問題亟待解決。

二、采購管理活動中存在的問題

（一）應(yīng)招未招

即將本企業(yè)規(guī)定應(yīng)當公開招標的項目化整為零或者以其他方式規(guī)避公開招標采購。如某企業(yè)2015年非公開招標項目共771個，采購金額占采購總量16.43%，主要系服務(wù)類采購項目，其中50萬元以上的項目28個，10-50萬元的項目 134個，10萬元（含）以下的項目609個，占總數(shù)79%。（詳見圖1）

抽查發(fā)現(xiàn)，部分項目的立項依據(jù)與企業(yè)采購制度規(guī)定不符，未按規(guī)定實行公開招標，主要有以下幾種情況：

1、編造理由或借口來逃避公開招標。有的項目以“來不及招標”為由未實施公開招標，有的項目以“涉及商業(yè)機密、服務(wù)延續(xù)性”等理由采用非公招方式，有的項目在限定地域、品牌后，人為造成“唯一性”而采用單一來源采購方式。

2、為解決歷史遺留問題未公開招標。部分單位在面臨安置分流人員、長期用工穩(wěn)定、照顧原三產(chǎn)等歷史遺留問題時，有針對性地選用單一來源方式。

3、異常公招流標后轉(zhuǎn)入。一些單位通過限定區(qū)域、品牌等方式人為“安排”公招流標，而采用為非公招采購。通過這種方式，使非公招項目理由更充分，操作“更加規(guī)范”。

4、受市場環(huán)境或其他外界因素限制。如網(wǎng)絡(luò)運營商、書籍采購、廣電、紙媒等，雖有多家供應(yīng)商可供選擇，但受地區(qū)市場所限及居民消費習慣影響，采購單位的選擇余地實際并不大，通過單一來源采購；有些項目因地方保護、協(xié)作單位要求等因素而未實行公開招標。

（二）虛假招標

即采購活動未嚴格按法律和制度規(guī)定的公開招標要求及程序執(zhí)行。實際采購過程中，有的利用信息發(fā)布盲區(qū)，設(shè)置傾向性條款、調(diào)整評分規(guī)則、操控或影響評標過程等，選擇預(yù)設(shè)供應(yīng)商；有的則通過公開招標選定的定點供應(yīng)商“中轉(zhuǎn)”開票，提高公招率。具體表現(xiàn)形式有以下幾種：

1、將非公開招標項目包裝成公開招標項目。對涉及到壟斷市場、解決歷史遺留問題等項目時，部分單位選擇承受違規(guī)追責風險采取非公開招標方式，而部分單位則選擇為預(yù)設(shè)供應(yīng)商“包裝”公開招標流程，實現(xiàn)形式上的公開招標。

2、將直接采購包裝成公開招標項目。一些單位在常規(guī)項目采購中，或純粹為提高公招率，或為掩蓋實質(zhì)上的直接采購行為，而包裝公招流程。

圖1 非公招項目金額數(shù)量分布

3、利用公開招標供應(yīng)商“中轉(zhuǎn)”開票。由于中標供應(yīng)商難以滿足采購項目的需求，將業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)由第三方執(zhí)行，費用發(fā)票仍由中標單位開具。

4、將不屬于采購的費用報銷支出“包裝”公開招標流程。在采購實務(wù)中，采購和報銷之間存在模糊地帶，如110報警服務(wù)年費、防雷檢測費、白蟻防治費、特種設(shè)備安全監(jiān)測費等項目，無須通過采購過程即可直接列支，但有的單位為規(guī)避道德風險，或為實現(xiàn)采購流程“全覆蓋”，進而將上述項目也包裝成公開招標流程。

（三）編造采購文檔

除為虛假招標編造文檔材料外，部分單一來源采購的真實性并無疑異，但由于談判和采購實施過程流于形式，導致部分文檔不符合制度要求。如公安、電力、醫(yī)院等供應(yīng)商處于絕對強勢地位，往往提供格式化合同，不響應(yīng)和配合采購單位的談判、詢價等采購程序，部分采購文檔只能編造存檔。

（四）采購缺乏實效

部分采購項目在前期若干環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤或錯誤，造成采購質(zhì)量無法達到預(yù)期、采購效率大幅下降或采購成本大幅上升。

1、采購文件編制粗糙影響采購成效。如辦公用品、車輛維修、零星維修、培訓等項目采購文件中，有的對標的物描述不精準，有的在某些與標的屬性關(guān)聯(lián)不大的條款上設(shè)置分值過大且沒有評分細則，采購操作性不強。如某企業(yè)辦公用品定點庫招標，僅標注了標的名稱但沒有明確品牌、規(guī)格、型號、計算單位等，致使5家投標人報價從184元到857元不等，影響采購行為。

2、采購控制價未設(shè)置或設(shè)置不合理。有的項目沒有設(shè)置采購控制價，致使中標價高于企業(yè)財務(wù)預(yù)算，或高于同期庫內(nèi)供應(yīng)商報價。有的企業(yè)設(shè)置的控制價不合理或直接以預(yù)算價作為控制價，使控制價嚴重偏離市場行情，造成高價采購或項目流標。

3、采購文件的公示范圍有限。有的企業(yè)規(guī)定采購單位必須在省級以上媒體發(fā)布采購公告，但由于省級以上采購網(wǎng)與多數(shù)本地供應(yīng)商的信息獲取渠道存在偏差，采購與供應(yīng)信息的不對稱造成部分市縣分支機構(gòu)公開招標項目流標。

4、評標或談判隨意，存在失誤甚至過錯。如評標方式簡單粗暴，不考慮數(shù)量權(quán)重直接加總單價并作為中標依據(jù)，落入不平衡報價陷阱，選擇的中標人采購總額并不一定最低或最合理；評標人員為減少工作量，評標時實行 “分工協(xié)作”，一人負責一項，以個人評價代替集體評價，造成對主觀性較強的軟性指標，其中部分是關(guān)鍵性指標進行評價時出現(xiàn)重大差錯，導致不符合需求的產(chǎn)品中標。上述情況均會對采購質(zhì)量造成嚴重影響。

三、原因剖析

采購活動管理中存在的問題普遍在于方式選擇、采購文件準備、采購公告、招投標組織、評標談判、材料存檔等過程中，既有程序上的，也有內(nèi)容上的，對采購效率和采購成本造成很大的影響，一方面，應(yīng)招未招，甚至編造材料掩蓋虛假招標行為，不僅影響采購成本，更可能形成舞弊和利益輸送，加大廉政風險。另一方面，對不適合公開招標的項目強行組織公開招標，表面上雖提高了公招率，但會嚴重降低采購效率，或大幅提高采購成本。從效率上講，擬定招標文件，到采購公告，到實施招標，履行整個招標程序至少1個多月，如采用人為安排流標再采用非公開招標形式的，則需更長時間，采購效率大大降低；從資金成本上講，請專業(yè)機構(gòu)編寫招標文件、設(shè)置招標流程，均要支付費用，特別是對一些通過第三方中轉(zhuǎn)的項目，實際采購成本甚至比直接采購更高。

更值得關(guān)注的是，采購活動的隨意性，表面上看是工作缺乏責任心，但在一定程度上反映出企業(yè)和社會誠信缺失，規(guī)矩和法制意識不強等問題，不僅直接影響企業(yè)效益，也不利于維護良好的社會秩序，對國有企業(yè)而言，甚至可能造成國有資產(chǎn)的流失。

鑒此，有必要認真分析采購活動中存在問題的原因，并針對性地加以解決，真正做到應(yīng)招盡招、真招實招，提高采購成效。目前而言，問題原因主要體現(xiàn)在幾個方面：

（一）制度不夠完善

1、“應(yīng)招”的范圍界限不夠明確?，F(xiàn)行制度規(guī)定了非公招的特定條件，除外，只有公招流標才能采取競談，金額小、公招成本高的項目只能采取邀請招標方式。實務(wù)中如創(chuàng)新、管理咨詢、法律服務(wù)等咨詢類供應(yīng)商的人合性較強、服務(wù)質(zhì)量事前難預(yù)見、難評價，相比公招方式，競談能更好的了解供應(yīng)商。而大量的小、零、散項目，因利潤絕對值低，對供應(yīng)商的吸引力不強，加之應(yīng)標成本高、賣方市場等因素，歷來流標率高。從考慮招標成本，提高采購效果和采購效率的角度出發(fā)，選擇競談等非公方式采購更合理，但顯然與制度規(guī)定的適用條件不符，致使部分企業(yè)“另辟蹊徑”，通過公開招標流標證明其非公招的合理性。

2、控制價設(shè)置相關(guān)制度規(guī)定缺失。合理設(shè)置采購控制價，是降低采購成本，提高采購實效的關(guān)鍵。由于制度未強制要求設(shè)置控制價，因此不設(shè)置或未合理設(shè)置控制價并不違規(guī)，加之確定合理控制價的難度較大，多數(shù)單位沒有引起足夠重視，或有意規(guī)避。

3、采購信息公告的要求不夠明確，操作性不強。目前，制度只規(guī)定必須在省級以上媒體公告采購信息，但未明確在本地媒體公告的要求。導致采購單位是否在本地媒體發(fā)布公告，取決于當?shù)卣少従W(wǎng)是否接納企業(yè)采購項目，也取決于采購單位是否重視并愿意付費刊登公告。

4、采購與費用報銷的邊界不明確。采購的要義是以合同方式取得資源和服務(wù)，看似明確，但實務(wù)中仍存在邊界模糊、難以判斷的情況。一些開支，如報警系統(tǒng)采購和年費開支、稅務(wù)金稅系統(tǒng)采購、白蟻防治、防雷、高壓配電、車輛尾氣檢測、協(xié)會會費等，費用開支的對象大部分不屬于政府機構(gòu)，但不具備選擇供應(yīng)商的條件或議價基礎(chǔ)，究竟應(yīng)走采購流程還是走報銷流程，各單位處理方法不一，有的單位甚至將其全部納入采購，造成低風險采購項目的高成本投入和低效率產(chǎn)出。

（二）認識不夠清晰

1、對應(yīng)招盡招的認識存在誤區(qū)。采購制度設(shè)計的初衷，是落實“應(yīng)招盡招”，主要目的是防止“應(yīng)招不招”，但并非全部都招。而公招率是側(cè)面反映采購狀況的指標，而不是采購機制的運行目的。但實務(wù)操作中，采購工作參與各方，制度制定者、執(zhí)行者、監(jiān)督者之間，領(lǐng)導和部門之間，對采購方式、程序要件或某些具體節(jié)點要求的理解存在較大差異。大部分企業(yè)將公開招標作為年度績效考核的重要指標，或雖不考核但定期在系統(tǒng)內(nèi)對采購情況進行公示，部分單位把“應(yīng)招”理解為“都招”，為應(yīng)對考核或使公示結(jié)果更漂亮，片面追求公招率，將本就不需要公開招標或不適合公開招標的項目，甚至是費用列支項目都“包裝”成公招項目，造成公招率的虛高。有的單位甚至利用信息發(fā)布盲區(qū)，設(shè)置傾向性條款、調(diào)整評分規(guī)則、操控或影響評標過程等，選擇預(yù)設(shè)供應(yīng)商，造成虛假招標。

2、對采購效益理解不全面。有的單位片面地認為“采購價不高于歷史價格才是采購效益的體現(xiàn)”，不主動了解市場狀況等基本情況，憑主觀臆斷設(shè)置門檻和條件，違背客觀經(jīng)濟規(guī)律，造成采購流標或采購質(zhì)量下降。

（三）執(zhí)行不夠嚴格

1、前期市場調(diào)查不充分。部分單位采購的前期市場調(diào)查方法簡單、手段落后、調(diào)查取樣不夠，或詢價供應(yīng)商惡意虛報價格，導致控制價大幅度偏離市場，影響采購成效。

2、采購業(yè)務(wù)能力缺失。采購成效的高低，與經(jīng)辦人員主觀態(tài)度和客觀能力密切相關(guān)。實務(wù)中，負責采購的部門或人員對采購制度流程和標的物的熟悉程度，采購文件的制作經(jīng)驗，市場調(diào)查方法的熟練運用，商業(yè)談判的經(jīng)驗和技巧，對市場博弈規(guī)律的理解和掌握等能力，與采購要求尚有差距，影響采購的實效。

3、工作隨性不負責任。有的單位對標的物特性未進行有針對性的了解，招標文件只簡單設(shè)置幾個指標，且未進一步設(shè)置評分細則，甚至直接拷貝、抄襲其他采購材料，造成招標材料與實際采購要求脫節(jié)。如肥皂采購項目中，對關(guān)聯(lián)度不高的服務(wù)方案和服務(wù)計劃分值設(shè)置達到25分，綠化采購項目中對苗圃面積的打分只簡單設(shè)置0-10分。

（四）監(jiān)督不力

1、現(xiàn)場監(jiān)督流于形式?，F(xiàn)場監(jiān)督的要點不夠明確，部分單位的現(xiàn)場監(jiān)督人員僅出勤，實際作用發(fā)揮有限，卻在形式上為不規(guī)范的采購活動背書。

2、執(zhí)行與監(jiān)督職責不明確。執(zhí)行部門未切實履行采購活動的主體責任，提交審核的采購文件錯誤較多，而參與采購活動監(jiān)管的其他成員則持“事不關(guān)己”的態(tài)度，對問題視而不見。

四、加強采購管理的對策建議

針對采購管理中存在的問題，在分析原因的基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)加強研究與實踐，探索符合經(jīng)濟規(guī)律與管理發(fā)展進程的采購管理模式，有效平衡效益與規(guī)范，切實提升采購成效。

（一）進一步完善制度流程，有效控制采購風險

目前企業(yè)采購活動缺少風險識別、評估和應(yīng)對等要素，執(zhí)行、控制、監(jiān)督“一刀切”、“胡子眉毛一把抓”，應(yīng)招未招、虛假招標、執(zhí)行隨意等情況較為普遍。對此，建議進一步完善制度流程，從規(guī)范性與效益性兼顧的角度出發(fā)，研究處于不同市場地位時的內(nèi)部控制要點和控制規(guī)范，確保更加全面地適應(yīng)多變的外部市場環(huán)境。如全面推進采購一體化建設(shè)，大力實施模板化管理；細化采購目錄、明確釋義、修訂流程，進一步厘清認識，明晰采購邊界，有針對性地梳理操作流程，明確操作要點；研究物資和不同類型服務(wù)采購的特點，合理界定不同類型項目的評標權(quán)重區(qū)間，評標更科學、規(guī)范；將設(shè)置采購控制價作為強制性條款列入相關(guān)制度，同時加強對合理確定控制價方法的研究；完善前期調(diào)查的相關(guān)規(guī)定，明確市場調(diào)查的要求、方法與手段，增強事前調(diào)研力度；利用大數(shù)據(jù)打通采購信息互通的屏障，確保信息共享；打通政府采購平臺，利用政府采購信息提高采購效益和效率。

（二）進一步推進集中采購，有效增強采購實效

加大集中采購力度，實現(xiàn)程序與業(yè)務(wù)雙集中，用業(yè)務(wù)集中推動業(yè)務(wù)流程的趨同，以點帶面，形成從業(yè)務(wù)計劃、財務(wù)預(yù)算、管理流程的聯(lián)動，全面深入推進采購一體化。在此基礎(chǔ)上完善采購制度、標準與流程，并以模板化的形式，持續(xù)優(yōu)化流程、精簡環(huán)節(jié)、統(tǒng)一標準、提高效率。首先是要立足實際，合理“建?！?，經(jīng)上下協(xié)同，充分把脈，明確不同采購方式的操作流程節(jié)點、各類招標文件模板及記錄表單。其次是要強化常態(tài)“用模”，將其作為依規(guī)辦事、簡約管理、彌補短板的有效措施，融入采購全過程；第三是敢于否定，持續(xù)“優(yōu)?！保瑢崟r關(guān)注模板使用效果，針對操作難點及時解釋引導，并能根據(jù)采購要求與市場變化，不算優(yōu)化，確保實效。

（三）進一步理清職能定位，有效實施采購監(jiān)督

執(zhí)行與監(jiān)督分離，明確采購主體責任與監(jiān)督責任有益于采購政策的貫徹落實。由于部分單位的監(jiān)察、審計等監(jiān)督部門往往都是采購委員會或辦公室的成員單位，在角色識別和職能定位上存在混淆，“既當運動員又當裁判員”的情況較為普遍。建議進一步理清監(jiān)管流程和要點，從制度層面統(tǒng)一操作口徑，明確執(zhí)行與監(jiān)管部門的責任定位，避免職責推諉與監(jiān)管“背書”的現(xiàn)象；探索“分層監(jiān)督”模式，整合優(yōu)化監(jiān)督方式，建立現(xiàn)場監(jiān)管模板及有效的責任落實與追究機制，突出監(jiān)管實效。

（四）進一步關(guān)注系統(tǒng)運行，有效提高數(shù)據(jù)運用效力

信息化是控制采購流程，規(guī)范操作，防范風險的重要抓手。建議要加強對采購數(shù)據(jù)的常態(tài)采集與分析，建立采購基礎(chǔ)信息庫，從微觀數(shù)據(jù)出發(fā)，以宏觀視野審視，用“大數(shù)據(jù)”手段重新挖掘數(shù)據(jù)價值和內(nèi)涵；在完善信息系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)上，將采購流程完全系統(tǒng)化,逐步取消線下審批流程；以系統(tǒng)項目編號為標記，實現(xiàn)采購報銷等業(yè)務(wù)流程的融合，實現(xiàn)采購行為的硬約束?！?/p>

（作者單位：中國煙草總公司浙江省公司）

孟林麗.基于準時制采購的供應(yīng)商選擇評估指標研究[J].中國市場，2010，(28).