淺談檔案管理中存在的問題及對策

譚國英

摘 要：隨著時代的發(fā)展，社會的進步，科學(xué)技術(shù)獲得了飛速的發(fā)展，計算機技術(shù)在很多領(lǐng)域都獲得了廣泛的應(yīng)用，不僅提高了工作效率，還給人們的日常生活提供了很多方便。在檔案管理工作中，逐漸開展信息化建設(shè)，工作效率和質(zhì)量顯著提升。然而，在當(dāng)前的我國檔案管理工作中，還存在著一些問題，文章對此進行了深入細致的分析和探討，并提出了解決對策。希望通過文章的分析，可以為相關(guān)人士提供一定的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；問題；對策

作為記錄個人、企業(yè)和社會的發(fā)展歷程的重要的歷史性資料，檔案具有非常重要的作用。目前，檔案管理在信息化程度上明顯提高，管理更為規(guī)范，檔案管理工作取得很大的進展，為企業(yè)的發(fā)展提供了有力的支持。然而，在檔案管理工作中，還存在一些問題，如檔案管理手段不先進、管理人員隊伍變動大、在思想上沒有引起足夠的重視等，這些問題的存在都阻礙著檔案管理工作的發(fā)展。為了提升檔案管理的水平，必須規(guī)范操作流程，進一步完善檔案管理制度，緊跟時代的步伐。

1 檔案管理中存在的問題

1.1 思想上不重視

在激烈的市場競爭中，企業(yè)往往將工作的重心放在了追求經(jīng)濟利益上，管理者對于檔案管理工作重視程度不足，以經(jīng)濟利益為先，并且認(rèn)為檔案管理工作是無足輕重的。此外，管理者還片面地認(rèn)為檔案管理同企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展是沒有聯(lián)系的，僅僅是檔案部門的職責(zé)。

因此，這就導(dǎo)致在檔案部門成立之后，在管理上不夠系統(tǒng)，資金支持較為欠缺，對于檔案管理工作重視程度不夠。檔案管理工作也局限于較為基礎(chǔ)性的工作，如檔案的記錄、收集以及裝訂等，工作內(nèi)容簡單，缺乏深度。檔案管理硬件設(shè)施不完備，資金短缺，在管理人員上綜合素質(zhì)不高。由于思想上沒有引起足夠的重視，導(dǎo)致檔案管理工作存在諸多問題。

1.2 檔案管理人員的隊伍不穩(wěn)定

檔案管理工作對于管理人員的實踐經(jīng)驗要求較高，需要具備專業(yè)的理論知識，專業(yè)性較強。目前，檔案管理人員變動較大，而且高素質(zhì)的人才較為欠缺。當(dāng)前，計算機技術(shù)的普遍應(yīng)用，以及檔案管理信息化建設(shè)的加快，對于檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，不僅需要具備檔案管理知識，還要能熟練掌握計算機技能。而大部分檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低，因此影響了檔案管理工作的質(zhì)量。還有一部分檔案管理人員并非專職人員，因此有很大的流動性，影響檔案管理工作的有序進行。此外，檔案管理人員在工作中缺乏創(chuàng)新意識，主動性和積極性較欠缺，思想落后，這些都阻礙了檔案管理工作的順利進行。

1.3 檔案管理手段落后

目前，檔案信息化管理的概念已經(jīng)被越來越多的人熟悉，雖然在工作中計算機技術(shù)得到了較為廣泛的應(yīng)用，然而具體到檔案信息化管理，則仍然有很長的一段路要走，有很多的工作要做，目前檔案管理基本停留在人工處理、紙質(zhì)辦公的模式。這就給后期的檔案查閱和使用工作帶來阻礙，甚至導(dǎo)致一些重要的文件丟失。雖然計算機設(shè)備也被應(yīng)用到檔案管理部門中，然而信息化水平較低，僅用于信息的輸入和輸入。為了將檔案管理信息化切實落到實處，應(yīng)更新和優(yōu)化檔案管理的手段和方式，使計算機的作用能夠充分發(fā)揮出來。

1.4 檔案室硬件環(huán)境不佳

理論上講，檔案室的環(huán)境應(yīng)該是良好的，而且管理上十分規(guī)范，然而實際情況卻并非如此。很多單位對其他硬件設(shè)施十分重視，不斷購進新設(shè)備，然而卻不愿意為檔案室購置新設(shè)備，導(dǎo)致檔案室的設(shè)備陳舊，甚至沒有專門用于存放檔案的檔案室。因此，不僅檔案管理不夠規(guī)范、不夠標(biāo)準(zhǔn)，檔案材料被蟲蛀和發(fā)霉的事件也是時有發(fā)生，威脅檔案資料的安全。

1.5 檔案管理工作信息化程度不高

當(dāng)今社會已經(jīng)步入信息化時代，在各個領(lǐng)域中計算機技術(shù)都獲得了較為廣泛的應(yīng)用，尤其是在辦公自動化中，提高了工作的效率，使人們從繁瑣的工作中解脫出來。然而在檔案管理工作中，很多單位并沒有充分利用計算機技術(shù)，將它的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。不僅造成了資源的浪費，而且降低了管理工作的效率。

2 提高檔案管理水平的對策

2.1 加強管理意識

一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為經(jīng)濟建設(shè)是發(fā)展的關(guān)鍵，而檔案管理工作重要性不大，這種觀點是錯誤而片面的，更加導(dǎo)致檔案管理工作經(jīng)費不足、工作含糊的問題。因此，為改變這一現(xiàn)象，在實際工作中，應(yīng)時刻地關(guān)注檔案工作的情況，注重合作與交流，認(rèn)真分析工作中存在的不足和問題，并加以解決。要引起各級領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注、支持。同時，應(yīng)根據(jù)相關(guān)的法律和法規(guī)，在經(jīng)費預(yù)算計劃中，將檔案事業(yè)費納入其中，并逐年增加用于檔案工作的經(jīng)費開支。采取有效措施提高檔案管理的信息化水平和工作效率，改善工作環(huán)境，配齊基礎(chǔ)設(shè)備，注重檔案管理人才隊伍的穩(wěn)定性和人員的培養(yǎng)。

2.2 加大人才培養(yǎng)，優(yōu)化整體素質(zhì)

檔案管理工作既講求效率，又注重科學(xué)性，而在這其中人才發(fā)揮的作用無疑是非常巨大的，通過建立具備創(chuàng)新能力的檔案管理隊伍，不斷培養(yǎng)和引進學(xué)習(xí)能力卓越的人才。檔案管理信息化工作的發(fā)展，要求管理人員具有較強的業(yè)務(wù)能力，以及理論水平。因此，檔案管理部門應(yīng)積極培養(yǎng)復(fù)合型人才，堅持以人為本，調(diào)動人員的積極性和創(chuàng)造性。

2.3 加強檔案管理的信息化建設(shè)

2.3.1 開展檔案信息化的宣傳工作

檔案管理工作目前還沒有被人們所熟知，很多人對檔案管理工作知之甚少，在社會上的影響力不足，在一定程度上阻礙了檔案配合工作的順利進行。因此，應(yīng)進一步加強檔案知識的普及工作，做好宣傳，使群眾了解、認(rèn)識檔案工作的重要意義，為檔案管理工作獲得更多的支持和配合，營造良好的環(huán)境。

2.3.2 完善檔案信息化管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，是提高檔案管理信息化建設(shè)水平的前提。而檔案信息化工作的基礎(chǔ)則是廣泛的合作和明確的分工。當(dāng)今社會已經(jīng)進入信息化時代，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，有助于促進網(wǎng)絡(luò)的溝通和信息的共享，因此應(yīng)建立和完善檔案標(biāo)準(zhǔn)體系，從而在工作中不斷改進標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)，并不斷推動檔案管理現(xiàn)代化的步伐。

2.3.3 營造電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境

檔案信息具有非常重要的意義，因此在信息的保密性和安全性方面，有著更高的要求。而信息技術(shù)的應(yīng)用，則使得檔案信息可以更好地被收集，實現(xiàn)科學(xué)的管理，以及較高的利用效率。然而，計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境在提高準(zhǔn)確性和工作效率的同時，也存在一些不安全的因素，因此應(yīng)建立安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，避免檔案系統(tǒng)受到病毒的侵害，加強軟件系統(tǒng)、硬件設(shè)備的防護措施。

3 結(jié)束語

綜上所述，我國檔案制度是一份真實的個人經(jīng)歷的記錄，是對一個人品德和業(yè)務(wù)能力的真實表現(xiàn)，具有十分重要的意義。因此發(fā)展和完善我國檔案管理制度是十分必要的，作為檔案從業(yè)者應(yīng)當(dāng)正確看待前進中的困難，要有恒心、有毅力、有能力推動人事檔案工作得到更大發(fā)展，為今后培養(yǎng)和選拔人才提供堅實基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]周敏.談檔案管理中的問題及解決辦法[J].價值工程，2014（5）.

[2]許向群.信息化在科技檔案管理中存在的問題和解決對策[J].科技尚品，2016（8）.

[3]史群.檔案管理中遇到的問題及解決策略[J].中國保健營養(yǎng)（上旬刊），2013（10）.

[4]張輝.論檔案管理存在的問題與對策[J].科學(xué)與財富，2016（12）.

[5]陳思妤.淺述加強檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性研究[J].科技與企業(yè)，2015（14）.