淺析稅收征管檔案的電子化管理

王曉勇+朱晨駿+季琴

摘 要 稅收征管資料是形成于稅收征納活動的第一手材料，它反映了納稅人生產(chǎn)經(jīng)營的重要信息和稅務(wù)機關(guān)稅收征管工作的基本過程。貫徹“一戶式”檔案管理，實現(xiàn)稅收征管資料的檔案電子化管理是稅收規(guī)范化管理的重要工作。

關(guān)鍵詞 稅收征管檔案；電子化；一戶式

多年來，傳統(tǒng)的稅收征管檔案管理一直采取封閉式保管，以案卷不丟失為原則，致使目前征管資料的管理中存在著標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、內(nèi)容不齊全、查閱不方便、保管條件差等問題，制約了稅收管理水平的進(jìn)一步提高，影響稅收事業(yè)的健康發(fā)展。對此，結(jié)合總局提出的“一戶式”檔案管理要求，實現(xiàn)稅收征管資料的檔案電子化管理是稅收規(guī)范化管理的重要工作。

一、實現(xiàn)稅收征管檔案電子化管理的可行性。

（一）取材容易，采錄便捷。對于稅收征管檔案電子化管理來說，需要的是將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)。目前，日常稅收征管中有許多資料已經(jīng)是在計算機中操作，如Word文檔和 excel表格可以直接使用，其它紙質(zhì)資料可通過掃描儀掃描進(jìn)入微機，只需要設(shè)計出實用的稅務(wù)征管資料檔案管理軟件將它們組合、分類、存儲起來，再配以適當(dāng)?shù)牟樵儜?yīng)用系統(tǒng)便可順利運行。

（二）投資不大，技術(shù)不難。稅收征管資料檔案電子化管理的難點是軟件的編寫，雖然一般單位缺乏熟練的程序員，但通過“借腦”的辦法，結(jié)合本身稅收征管檔案工作的要求，借助外部技術(shù)先進(jìn)人員的力量，可以成功地解決了這個難題。

（三）容易普及，實用性強。軟件的前臺應(yīng)用十分簡潔，通俗易懂，先用掃描儀將紙質(zhì)資料的掃描進(jìn)機保存，再用檔案管理軟件將已保存的電子資料進(jìn)行整理歸檔，然后便可按使用者的需求檢索資料，使用方法十分簡單。同時，網(wǎng)絡(luò)版的征管檔案管理軟件，通過授權(quán)可以實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)中的任何一臺計算機都可以方便地檢索和查閱征管檔案資料，實現(xiàn)真正的資源共享，不需要再到指定的檔案室去，十分實用而又容易普及。

二、實現(xiàn)征管資料檔案電子化管理的優(yōu)點。

（一）標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，要求規(guī)范。將征管資料檔案的范圍、分類、收集、立卷、歸檔、使用等流程要求以軟件的形式編制在稅收征管檔案電子管理系統(tǒng)中，從而使征管資料檔案化管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，要求規(guī)范。解決了目前紙質(zhì)征管檔案資料管理中的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、內(nèi)容不齊全、整理質(zhì)量不高、整理的規(guī)格不統(tǒng)一等問題。

（二）即時采集，隨時歸檔。實行電子檔案管理可以在納稅人涉稅事宜辦結(jié)后立即掃描錄入微機，解決了有些單位平時不注意征管資料的收集整理，造成資料散失遺漏的問題。同時，電子檔案不需要裝訂，因此可隨時編號歸檔，解決了紙質(zhì)資料平時無法歸檔，必須等到年底才能整理歸檔的問題，保證了征管檔案的歸檔率和完整率。

（三）易于管理，查閱方便。電子檔案是以電子數(shù)據(jù)的形式存儲紙質(zhì)檔案資料，幾百甚至幾千本紙質(zhì)資料用一張光盤便可輕而易舉地容納下，而無需固定的庫房、檔案架、防霉防蟲等設(shè)施，節(jié)約了人力和財力，徹底改變了以前一些單位檔案資料“拿出來一攤子，翻起來一片子，查起來沒法子”現(xiàn)象，提升了稅務(wù)機關(guān)的征管基礎(chǔ)管理水平，解決了多年來一直處于封閉式的傳統(tǒng)檔案管理局面，提高了征管資料檔案利用價值。

（四）監(jiān)控前移，方便考核。由于采用的彩色高清晰度掃描，納稅人的簽名、章印、審核人意見、文書中的法律條款等，每一個細(xì)節(jié)你都看得清清楚楚，在微機中審核涉稅資料，可以方便地找出哪些申報表未審核簽字，哪些報表審核不認(rèn)真，哪些稅務(wù)登記表填寫不全等，將納稅監(jiān)控工作前移到受理錄入環(huán)節(jié)，有效地提高了各項基礎(chǔ)征管工作的質(zhì)量。同時為內(nèi)部考評提供了新的途徑和依據(jù)，想查基層征管書面資料情況直接在計算機上就可實現(xiàn)，無需再到基層分局檢查。

三、征管資料檔案電子化管理系統(tǒng)的特點。

（一）“一戶式”與“分類式”相結(jié)合。對于檔案來說，不論是“一戶式”管理還是“分類式”管理，其原始資料本身都是一致的，不一致的只是排列組合的方法不同而已。紙質(zhì)資料一旦按某種分類方法歸檔裝訂后，就很難再改變，而運用數(shù)據(jù)編程技術(shù)卻可任意地對電子檔案進(jìn)行排序、組合和檢索。目前使用的電子檔案管理系統(tǒng)，就是充分利用此項技術(shù)，按照總局“一戶式”管理要求及以往“分類式”管理的特點，編寫出相應(yīng)的檔案軟件，輕而易舉地實現(xiàn)了“一戶式”與“分類式”檔案管理模式的結(jié)合。

（二）項目內(nèi)容與金三信息系統(tǒng)相結(jié)合。軟件設(shè)置內(nèi)容是以金三系統(tǒng)中各模塊功能項目為基礎(chǔ)，結(jié)合工作實際，將一戶納稅人的各類涉稅資料在電子檔案管理系統(tǒng)中也分為稅務(wù)登記、稅源管理等八大類四十四個小類和四十五個三級目錄，與征管模塊一一對應(yīng)，易于相互進(jìn)行資料比對，查找不足。同時，進(jìn)入檔案電子管理系統(tǒng)的工號、密碼以及納稅人微機代碼等都取數(shù)于征管信息系統(tǒng)，確保一名稅務(wù)干部在系統(tǒng)中只有一個身份，一個納稅人在微機中只有一個識別號，彌補了稅收征管信息系統(tǒng)的部分不足。原來的省局征管信息系統(tǒng)記錄反映的是征管情況的一系列數(shù)據(jù)，而這些數(shù)據(jù)所對應(yīng)的原始紙質(zhì)資料的真實性卻無法反映，而電子化管理后，“想查征管數(shù)據(jù)用金三系統(tǒng)，想查金三系統(tǒng)中數(shù)據(jù)所對應(yīng)的原始書面資料用檔案電子管理系統(tǒng)”，真正實現(xiàn)了互補作用，為征管信息化建設(shè)輔平了道路。

（三）檔案資料格式與稅務(wù)文書規(guī)定相結(jié)合。進(jìn)入系統(tǒng)的文書檔案格式是嚴(yán)格按照省局規(guī)范化《表、證、單、書》中的資料的式樣進(jìn)行，確保整體文書資料的規(guī)范統(tǒng)一。

（四）檔案質(zhì)量與ISO管理相結(jié)合。借用ISO的標(biāo)準(zhǔn)實施規(guī)范化檔案管理，每一件事都確保做在檔案中看到：事前有目標(biāo)，事中有記錄，事后有考核評價。

（五）紙質(zhì)資料與電子目錄相結(jié)合。在檔案電子管理系統(tǒng)中查詢出的資料，如果想進(jìn)一步查看實際的紙質(zhì)資料，可通過電子檔案目錄后面的檔案類目號，直接查找書面檔案即可。解決了在紙質(zhì)檔案登記目錄中花半天出找不到想要的資料的問題，提高了檔案服務(wù)于征管的價值。

四、實行征管資料檔案電子化管理應(yīng)注意的幾個問題

（一）必須加強數(shù)據(jù)錄入前的資料審核。資料整理是檔案電子化工作中的一個基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，準(zhǔn)備不充分會造成數(shù)據(jù)錄入內(nèi)容與名稱不對應(yīng)或資料殘缺不全等現(xiàn)象。這要求在檔案錄入或掃描前，必須加強審核，對錯誤或模糊不清的書面檔案資料（如未簽字的申報表、填寫不全的稅務(wù)登記表等）必須及時改正后才能掃入微機。

（二）錄入過程中應(yīng)注意按順序操作。稅收檔案在向電子化管理方向推進(jìn)的過程中應(yīng)先根據(jù)各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況，分清輕重緩急，將那些利用價值較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理，循序漸進(jìn)錄入數(shù)據(jù)，可以取得“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（三）應(yīng)注意錄入后的電子資料保管

電子檔案資料雖然不怕蟲蛀、霉?fàn)€，但也有其自己的缺點，其是存儲在微機中的一系列數(shù)據(jù)，一旦發(fā)生中毒、計算機硬盤損壞等，將會造成數(shù)據(jù)的丟失，因此要加強對已錄入的數(shù)據(jù)的保存，在加強對計算機安全管理的同時，可定期對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)不丟失；還要加強數(shù)據(jù)的保密處理，防止人為的數(shù)據(jù)破壞。

（四）應(yīng)加強對檔案資料的利用

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案能為征管所用，而電子化就是為了提高檔案的利用率，更好地服務(wù)于征管，強化征管基礎(chǔ)建設(shè)工作，因此要加強對電子檔案系統(tǒng)的宣傳，讓人人都了解并會查詢檔案，以實現(xiàn)檔案電子化的真正目的。

實踐證明稅收征管資料檔案的電子化，將“一戶式”管理和征管資料的科學(xué)歸檔作了有機的融合，并借助現(xiàn)代化手段，對于稅務(wù)檔案的分類和利用必將開創(chuàng)一個嶄新的未來。