環(huán)境監(jiān)測部門專業(yè)技術(shù)檔案管理的思考

馮濤

摘 要：為了適應(yīng)新形勢下環(huán)境監(jiān)測工作的需要，環(huán)境監(jiān)測部門專業(yè)技術(shù)檔案工作需要規(guī)范化、數(shù)字化管理。該文簡要分析了專業(yè)技術(shù)檔案管理現(xiàn)狀，并結(jié)合實(shí)際工作中存在的問題，提出了加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)檔案管理工作的思路，即制定歸檔范圍，規(guī)范文件收集、整理、立卷工作，并開展數(shù)字化工作，以提高專業(yè)技術(shù)檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。

關(guān)鍵詞：環(huán)境監(jiān)測部門 專業(yè)技術(shù)檔案 管理

中圖分類號：X83 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）03（c）-0145-02

Reflections on the Management of Specialized Technical Archives in Environmental Monitoring Departments

Feng Tao

（Liaoning Provincial Envirnmental Momitoring & Experiment Center， Shenyang Liaoning， 110161， China）

Abstract： In order to meet the needs of environmental monitoring work in the new situation， specialized technical archives of environmental monitoring departments are in urgent need of standardized and digital management. In the paper， the author briefly analyzes the current situation of the management of specialized technical archives， and puts forward the idea of strengthening the management of specialized technical archives based on practical instances and problems， that is， the scope of archiving， standardizing the collection， collation and filing of documents， and carrying out digital work to enhance the level of specialized technical archives management and give full play to the value and role of archives.

Key Words： Environmental monitoring department； Specialized Technical Archives； Administration

《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》明確要求，“實(shí)驗(yàn)室應(yīng)有與其從事檢測和/或校準(zhǔn)活動相適應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員”“實(shí)驗(yàn)室保存人員的資格、技能和經(jīng)歷等檔案”。為了符合實(shí)驗(yàn)室評審要求，提高環(huán)境監(jiān)測的管理水平，筆者單位于2003年建立了環(huán)境監(jiān)測人員專業(yè)技術(shù)檔案。專業(yè)技術(shù)檔案基本滿足了監(jiān)測工作的需要，在實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可和計(jì)量認(rèn)證評審考核、監(jiān)督檢查、執(zhí)法、驗(yàn)收監(jiān)測等工作中發(fā)揮了重要作用。為了進(jìn)一步提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，必須加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)檔案的管理。

1 專業(yè)技術(shù)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 檔案意識不強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠

從2003至今，專業(yè)技術(shù)檔案管理工作一直是由辦公室負(fù)責(zé)管理。由于領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，管理人員頻繁更換，先后有6位同志負(fù)責(zé)專業(yè)技術(shù)檔案的管理工作，其中5名同志是兼職。由于他們不懂檔案專業(yè)知識、沒有管理經(jīng)驗(yàn)，檔案工作缺乏有效的管理，致使專業(yè)技術(shù)檔案管理工作不規(guī)范。在每年收集、整理專業(yè)技術(shù)檔案過程中，部分同志檔案意識不強(qiáng)，不愿積極主動地配合工作，不認(rèn)真整理個(gè)人專業(yè)技術(shù)檔案。

1.2 案卷整理不規(guī)范，檔案管理水平落后

專業(yè)技術(shù)檔案是人事檔案的一部分，是對人事檔案的補(bǔ)充和完善。在實(shí)際工作中存在檔案收集難、卷內(nèi)材料沒有系統(tǒng)鑒別和整理、案卷質(zhì)量不規(guī)范等問題。部分同志對專業(yè)技術(shù)檔案的作用缺乏認(rèn)識和重視，不及時(shí)歸檔、歸檔材料不齊全、內(nèi)容不完整、分類不準(zhǔn)確、各類別之間無標(biāo)識、無頁碼、無卷內(nèi)目錄、材料排列混亂、裝訂不整齊、未填寫備考表等問題。檔案工作缺乏監(jiān)督檢查，檔案管理工作有待提高。

1.3 檔案利用率低，檔案信息化建設(shè)滯后

檔案管理人員服務(wù)觀念守舊，服務(wù)手段落后，缺乏主動服務(wù)意識，檔案利用率低。每年借閱專業(yè)技術(shù)檔案的人較少，利用檔案的目的主要是工作查考，如實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可和計(jì)量認(rèn)證檢查工作、執(zhí)法監(jiān)測等工作，而真正查閱用于人才選拔、職稱評聘、評先評優(yōu)等檔案材料幾乎沒有。由于利用檔案的人數(shù)少，檔案管理人員缺乏創(chuàng)新服務(wù)意識，只重視材料的收集、整理、立卷工作，疏于檔案的開發(fā)利用及信息化建設(shè)，致使檔案的作用和價(jià)值未充分發(fā)揮出來。

2 加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)檔案管理的工作思路

2.1 制定專業(yè)技術(shù)檔案歸檔范圍，確保案卷齊全、完整

（1）建檔范圍。凡從事環(huán)境監(jiān)測工作的管理人員和專業(yè)技術(shù)人員都要建立專業(yè)技術(shù)檔案，包括干部和從事監(jiān)測工作的工人。

（2）歸檔范圍。根據(jù)實(shí)際工作情況，專業(yè)技術(shù)檔案文件材料大致可分為11類。

第一類，履歷材料：干部簡歷表、干部履歷表等。

第二類，學(xué)歷材料：學(xué)歷證書、學(xué)位證書、結(jié)業(yè)證書、繼續(xù)教育證書等。

第三類，專業(yè)技術(shù)材料：專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申報(bào)表、推薦表、評定表、資格證書、外語考試合格證、專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任文件等材料。

第四類，科技成果材料：課題技術(shù)報(bào)告、課題鑒定材料、科研成果登記表、課題成果驗(yàn)收證書、課題獲獎證書、專利證書等材料；

第五類，發(fā)表論文材料：發(fā)表學(xué)術(shù)論文、論著、書籍及獲獎?wù)撐淖C書等材料。

第六類，年度考核材料：專業(yè)技術(shù)年度考核評價(jià)表、年度個(gè)人總結(jié)、述職報(bào)告等材料。

第七類，獎懲材料：各種先進(jìn)人物登記表、先進(jìn)事跡表彰、嘉獎、通報(bào)表揚(yáng)及榮譽(yù)稱號等材料。紀(jì)檢、監(jiān)察等部門工作中形成的有關(guān)個(gè)人檢查、受處分方面材料。

第八類，任免材料：干部人事任免文件、關(guān)鍵崗位任命文件、授權(quán)文件等材料。

第九類，人員能力確認(rèn)材料：培訓(xùn)證書、持證上崗資格證書、國內(nèi)（國外）學(xué)習(xí)鑒定材料、培訓(xùn)資料、培訓(xùn)報(bào)告、研修報(bào)告等材料。

第十類，人員監(jiān)督記錄材料：質(zhì)量監(jiān)督員在日常工作的各項(xiàng)監(jiān)督檢查記錄。

第十一類，其他材料：職務(wù)競聘演講材料、演講比賽材料等。

2.2 加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)檔案的收集、整理、立卷工作，保證檔案的規(guī)范化管理

檔案人員在日常工作中要做好檔案的宣傳、培訓(xùn)工作，各科室和專業(yè)技術(shù)人員要重視檔案工作，要認(rèn)真配合檔案人員做好檔案材料的收集、補(bǔ)充工作，確保專業(yè)技術(shù)檔案的內(nèi)容不斷更新、完善。

2.2.1 專業(yè)技術(shù)檔案的收集

根據(jù)專業(yè)技術(shù)檔案的特點(diǎn)和來源渠道，主要采取以下兩種收集方法。

（1）集中收集。

圍繞單位的例行工作進(jìn)行集中收集。根據(jù)單位工作安排，辦公室等部門每年都在固定時(shí)間開展專業(yè)技術(shù)職稱評聘、評先進(jìn)評優(yōu)秀、年度專業(yè)技術(shù)考核、年度工作總結(jié)等工作，人事勞資部門和專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)收集上述檔案材料。人事勞資部門需對檔案材料真實(shí)性、完整性進(jìn)行認(rèn)真審核，合格后在材料上加蓋公章，專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)將材料移交檔案室歸檔。

（2）隨時(shí)收集。

針對某項(xiàng)工作任務(wù)和活動進(jìn)行隨時(shí)收集。為了及時(shí)補(bǔ)充檔案材料，凡已結(jié)束的工作任務(wù)隨時(shí)收集隨時(shí)歸檔。如課題結(jié)題材料、培訓(xùn)證書、持證上崗考核證書、出差報(bào)告、干部任免文件、獎懲文件、新進(jìn)人員檔案等材料。專業(yè)技術(shù)人員、人事勞資部門和相關(guān)部門負(fù)責(zé)檔案材料的收集，檔案材料需經(jīng)相關(guān)部門審核確認(rèn)，加蓋公章后，由專業(yè)技術(shù)人員移交檔案室歸檔。

2.2.2 專業(yè)技術(shù)檔案的整理

專業(yè)技術(shù)檔案參照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理，實(shí)行一人一檔，集中統(tǒng)一管理。檔案人員協(xié)助專業(yè)技術(shù)人員將收集齊全的材料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂，文件材料經(jīng)過系統(tǒng)整理后立卷歸檔。具體整理方法如下。

（1）卷內(nèi)文件的排序。

卷內(nèi)文件材料要按類別進(jìn)行排序。每一類中的檔案材料要根據(jù)材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和材料之間的銜接或材料形成的時(shí)間排列順序。新補(bǔ)充的材料要根據(jù)材料內(nèi)容放入相應(yīng)的類別后排列。

（2）類號和頁碼的編寫。

卷內(nèi)文件材料排列好后，應(yīng)在每份材料的右上角編寫類號和順序號，如第三類第一份文件在材料右上角寫三-1。每份材料的右下角編寫頁數(shù)，以件為單位編寫頁數(shù)。

（3）卷內(nèi)目錄的編寫。

文件材料整理好后，要對每類文件材料編制卷內(nèi)目錄，放在卷首方便查找。卷內(nèi)目錄包括：類號、材料名稱、材料形成時(shí)間、份數(shù)、頁數(shù)、備注等欄目。

（4）案卷號的編寫。

為了迅速、準(zhǔn)確地查找檔案，要對專業(yè)技術(shù)檔案案卷進(jìn)行科學(xué)的排列和編號。根據(jù)單位的實(shí)際情況，按內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、職稱排序。按單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)排列，將同一部門的專業(yè)技術(shù)檔案，按其職稱由高到低進(jìn)行排列。

2.3 開展專業(yè)技術(shù)檔案數(shù)字化建設(shè)，加大檔案的開發(fā)與利用

為了適應(yīng)環(huán)境監(jiān)測工作的需要，更好地開發(fā)利用專業(yè)技術(shù)檔案，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件，建立專業(yè)技術(shù)檔案數(shù)字化信息庫。兼職檔案員可利用掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，形成電子檔案，錄入檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)專業(yè)技術(shù)檔案網(wǎng)絡(luò)化、動態(tài)化管理。

專業(yè)技術(shù)檔案能夠全面、翔實(shí)地記錄一個(gè)人的德、能、勤、績等信息，檔案人員要充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)檔案的價(jià)值和作用，要利用專業(yè)技術(shù)檔案信息資源，積極開展檔案編研工作，如論文匯編、科研課題匯編、花名冊等編研工作，積極主動地為領(lǐng)導(dǎo)決策以及監(jiān)測工作提供服務(wù)，為選拔人才、培養(yǎng)人才、職稱評聘、評先評優(yōu)及實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可評審等工作提供依據(jù)、憑證和參考。

當(dāng)前，中央決定對省級以下環(huán)保監(jiān)測機(jī)構(gòu)實(shí)行垂直管理。各級監(jiān)測部門應(yīng)充分認(rèn)識環(huán)境監(jiān)測工作的重要性，要以此次機(jī)構(gòu)改革為契機(jī)，加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)檔案的管理，加大檔案宣傳力度，增強(qiáng)職工的檔案意識，各部門要積極配合檔案人員做好專業(yè)技術(shù)檔案的收集、整理工作，為環(huán)境監(jiān)測系統(tǒng)人才隊(duì)伍建設(shè)提供服務(wù)。

3 結(jié)語

隨著環(huán)境保護(hù)工作的深入發(fā)展，環(huán)境監(jiān)測隊(duì)伍在不斷地發(fā)展壯大。由于環(huán)境監(jiān)測工作涉及多領(lǐng)域、多學(xué)科，各個(gè)專業(yè)的環(huán)境監(jiān)測人員眾多，管理好、利用好專業(yè)技術(shù)人員的檔案尤為重要。檔案人員要更新檔案管理模式，創(chuàng)新服務(wù)觀念，努力提高專業(yè)技術(shù)檔案管理水平，在監(jiān)測工作多為專業(yè)技術(shù)人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，讓每一位專業(yè)技術(shù)人員充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢和潛力。

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