辦公自動化中的計算機技術應用方法研究

孫健舒

摘 要：依托于計算機技術而產(chǎn)生的辦公自動化應用，無論在便捷性、數(shù)據(jù)處理的豐富度，還是業(yè)務流程的規(guī)范化方面都有著傳統(tǒng)辦公手段不可比擬的優(yōu)勢，該文以辦公自動化的介紹為切入點，分析了辦公自動化中的計算機技術應用方法，為促進現(xiàn)代化辦公水平的進一步提升提供參考。

關鍵詞：辦公自動化 OA 計算機 技術 應用 方法

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）03（c）-0015-02

1 辦公自動化簡介

辦公自動化，也就是人們?nèi)粘Ｋf的OA系統(tǒng)，是一種將計算機技術與辦公流程、辦公業(yè)務有效結(jié)合的一種現(xiàn)代化辦公模式。從其概念可以看出，辦公自動化的核心是依托于計算機的技術平臺。辦公自動化最大的優(yōu)勢在于信息處理的多元形式以及辦公便捷化，其中信息處理的多元化形式指的是利用辦公自動化系統(tǒng)不僅僅可以簡單處理文字內(nèi)容，還可以處理其他諸如影音、視頻、圖像等其他形式的數(shù)據(jù)，同時數(shù)據(jù)的存儲展現(xiàn)形式也更加豐富和集中；辦公業(yè)便捷性，則是指通過辦公自動化系統(tǒng)，無論是工作人員的交流、異地業(yè)務處理都可以利用先進的計算機通信技術進行有效的解決，這是傳統(tǒng)辦公模式所不具備的優(yōu)勢?？傊?，辦公自動化隨著計算機技術的深入發(fā)展，必將會有更加廣泛的應用。

2 辦公自動化中的計算機技術應用方法研究

2.1 辦公數(shù)據(jù)信息處理

辦公自動化最為常見的應用就是辦公數(shù)據(jù)信息處理，數(shù)據(jù)處理過程通常涉及到以下幾個方面的內(nèi)容，首先是文字數(shù)據(jù)處理，文字數(shù)據(jù)包括日常辦公文件的起草、修改、發(fā)布過程，也包括日常辦公文字數(shù)據(jù)信息的處理；其次是表格數(shù)據(jù)處理，表格數(shù)據(jù)給人一種直觀形象的感覺，例如個人信息填報、工資清單等數(shù)據(jù)信息通常都是以表格的形式進行處理的；再次即報表數(shù)據(jù)的形成，報表能夠動態(tài)地反映數(shù)據(jù)組成、數(shù)據(jù)變化情況，能夠為辦公決策提供極其直觀的參考依據(jù)，這也是常見的辦公數(shù)據(jù)處理形式；最后則是辦公數(shù)據(jù)庫的應用，計算機數(shù)據(jù)庫的產(chǎn)生一方面是為了更加有效地利用計算機存儲空間，提供一種更加安全合理的數(shù)據(jù)存儲形式；另一方面也為用戶動態(tài)查詢、分析、處理提供了一種極其靈活的形式，作為一種較為高級的數(shù)據(jù)信息處理過程，數(shù)據(jù)庫的存儲必然會越來越重要?？傊?，辦公數(shù)據(jù)處理是在辦公自動化過程中應用計算機技術最為廣泛的方面。

2.2 辦公信息發(fā)布

辦公信息發(fā)布平臺的構建同樣是計算機技術在辦公自動化應用方法的重要體現(xiàn)，利用辦公自動化軟件，管理人員可以在信息平臺上進行動態(tài)的消息推送，而不必像傳統(tǒng)信息發(fā)布一樣，靈活性以及可達性都比較低，工作人員只需定期登錄自動化平臺便可以查詢辦公信息；除此之外，辦公信息發(fā)布的形式也多種多樣，包括多對多的數(shù)據(jù)發(fā)布形式（例如，常見的BBS，登錄人員都可以進行公開交流），一對一的數(shù)據(jù)發(fā)布形式（常見的私聊信息），這種可定制的信息發(fā)布一方面保障數(shù)據(jù)傳播的靈活性，同時也使得辦公人員信息交流更為便捷和有效。信息發(fā)布平臺并不局限于辦公環(huán)境內(nèi)所使用的局域網(wǎng)絡，還可以在公共網(wǎng)絡上進行部署，這樣辦公人員就可以隨時隨地的通過互聯(lián)網(wǎng)獲悉重要的平臺數(shù)據(jù)信息。

2.3 遠程接入

在實際辦公過程中，往往少不了出差、休假等不在崗的情況，對于一些急需處理的辦公事項，傳統(tǒng)的交流聯(lián)系方式更多的是采取電話、傳真等方式，無論是效率、還是實用性都不盡人意。利用先進的計算機遠程接入技術（例如VPN技術），遠程用戶僅僅需要一條網(wǎng)線和一臺終端電腦便可以參與到公司的會議決策、事項處理等具體的辦公業(yè)務過程中來，無論是對于公司（或單位）管理者進行遠程管理公司，還是外出的員工處理辦公應急業(yè)務，其便捷性與可靠性不亞于在公司局域網(wǎng)內(nèi)進行辦公，這種遠程接入功能同樣是目前辦公自動化中計算機技術應用方法的集中體現(xiàn)。在可預見的未來，隨著云計算平臺的構建和不斷完善，辦公環(huán)境如果搭建于遠程的云平臺之上，辦公人員只需要登錄云賬號便可以隨時隨地的處理日常辦公業(yè)務，這對于辦公便捷化更是一種質(zhì)的提升。

2.4 多媒體數(shù)據(jù)處理

在辦公過程中往往也會涉及到一些多媒體數(shù)據(jù)，所謂的多媒體數(shù)據(jù)通常是指諸如影音、視頻、照片、工作演示稿等日常辦公中常見的數(shù)據(jù)類型，傳統(tǒng)的多媒體數(shù)據(jù)處理方式都是以單獨的形式進行處理，例如對于照片的處理都是以紙質(zhì)相片為主，其可查閱性與可傳播性，相對不足，再比如視頻數(shù)據(jù)通過都是DVD/VCD之類的專門視頻播放器來進行播放，對于多媒體數(shù)據(jù)集中式處理或者展現(xiàn)的手段顯得捉襟見肘，極其不方便。利用辦公自動化中的先進計算機技術，對于各種多媒體數(shù)據(jù)處理都有各種非常專業(yè)的處理軟件，并且存儲展示的形式也更加多元化，既可以以傳統(tǒng)的刻錄光盤、移動硬盤的形式進行保存，也可以存儲到本地磁盤或者遠程的文件服務器，這種多元化的處理形式，使得數(shù)據(jù)的安全性以及保密性方面有了更加可靠的保障。由此可見，對于多媒體數(shù)據(jù)的處理，計算機技術應用方法也在辦公自動化過程中有著不可替代的作用。

2.5 計算機技術應用方法在辦公自動化其他方面的應用

除了上述的計算機應用方法以外，計算機技術還在業(yè)務流程的規(guī)范度方面有了更為精準的把控，利用計算機應用方法，可以動態(tài)追蹤各種辦公業(yè)務的進展情況，以及處理過程；另外，對于一些規(guī)模較大的機構而言，利用好計算機技術，可以有效協(xié)調(diào)各個部門、各個崗位之間的工作規(guī)范和流程，使得整個辦公效率得到大幅度的提升，這是傳統(tǒng)的辦公方式所不具備的。當然，計算機技術應用方法還可以在網(wǎng)絡視頻會議、協(xié)調(diào)跨國夸區(qū)域業(yè)務等方面有著不可比擬的優(yōu)勢，限于篇幅的限制該文就不一一進行介紹了，總之，隨著計算機技術的發(fā)展，計算機應用方法在辦公自動化方面的體現(xiàn)會越來越多元化和深入化。

3 結(jié)語

通過該文的論述，可以看出辦公自動化中計算機技術應用方法集中體現(xiàn)在辦公數(shù)據(jù)處理、遠程接入、多媒體數(shù)據(jù)處理、信息發(fā)布等諸多方面，對于現(xiàn)代辦公業(yè)務流程的簡化和規(guī)范性都提供了巨大的優(yōu)勢。相信隨著信息技術的深入發(fā)展，未來計算機技術應用方法在辦公自動化方面還必將大放異彩。

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