淺談事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案保管期限的變化及其提出的挑

戰(zhàn)吾·銀花

摘要：本文從2016年1月1日起開始施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及其他涉及檔案管理的法律法規(guī)出發(fā)，結(jié)合筆者自身事業(yè)單位檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，闡述了會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的重要性及會(huì)計(jì)檔案保管期限的變化，并在此基礎(chǔ)上分析了保管期限變化提出的挑戰(zhàn)及在日常工作中的應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；保管期限變化；挑戰(zhàn)

一、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的重要性

當(dāng)視野聚焦于事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理，區(qū)別于企業(yè)單位，事業(yè)單位執(zhí)行的是預(yù)算會(huì)計(jì)類型，比較缺乏成本管理與控制意識(shí)，這種事前的預(yù)算控制就需要會(huì)計(jì)能夠?qū)σ徽陠挝徽w的財(cái)務(wù)狀況有一定的把控。尤其是在增量預(yù)算的情況下，這種預(yù)算是指新的年度的預(yù)算以及以前年度的預(yù)算或者實(shí)際業(yè)績作為基礎(chǔ)來編制，在此基礎(chǔ)上增加相應(yīng)的內(nèi)容，所以以前年度的會(huì)計(jì)檔案作為參考就顯得尤為重要。此外，在事業(yè)單位人事調(diào)動(dòng)中，領(lǐng)導(dǎo)者離任時(shí)根據(jù)規(guī)定須審計(jì)，這樣就需要核實(shí)查證大量的財(cái)務(wù)檔案，確定離任者在職時(shí)的財(cái)經(jīng)狀況，從而給離任者一個(gè)真實(shí)、正確的評(píng)價(jià)。總之會(huì)計(jì)檔案管理的重要性表現(xiàn)于作為史料的一種參考作用。

二、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案保管期限的變化

會(huì)計(jì)檔案保管期限意味著會(huì)計(jì)檔案保存期結(jié)束后經(jīng)過鑒定就可以核銷了，在上述四類會(huì)計(jì)檔案中，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿的保存期限延長為30年；財(cái)務(wù)報(bào)告中除了月度、季度報(bào)表保管期限為10年外，其它的需要永久保存；其它會(huì)計(jì)資料保管期限也為10年、30年、永久不等。

而我們所保存的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿等都是公訴人對(duì)經(jīng)濟(jì)犯罪分子提出訴訟，權(quán)利人提出權(quán)益保護(hù)的第一手證據(jù)資料。如果所需的資料超過保存期限，卻沒有超過最長追訴期限，這就是我國法與法之間的銜接漏洞，我們之前施行的管理辦法中會(huì)計(jì)憑證的保管期限是15年，所以這也是會(huì)計(jì)檔案保存期限延長的重要原因之一。

三、會(huì)計(jì)檔案保管期限變化提出的挑戰(zhàn)

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》31款條文中將近20款條文都跟會(huì)計(jì)檔案的存續(xù)管理有關(guān)，相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案的保管期限的延長也加劇了我們檔案管理工作的難度，保管期限延長，保管的會(huì)計(jì)檔案數(shù)量也相應(yīng)增加，在如何有效管理會(huì)計(jì)檔案方面也提出了挑戰(zhàn)。

（一）檔案管理人員銜接方面的問題

重要的一手的會(huì)計(jì)檔案如原始憑證、記賬憑證的保管期限延長至30年，在長于刑事訴訟最長有效期20年的基礎(chǔ)上，恰好與事業(yè)單位工作人員的工齡間出現(xiàn)一定的矛盾。一個(gè)新大學(xué)畢業(yè)的大學(xué)生23歲左右，假設(shè)能夠工作30年，也將近退休的年齡，同時(shí)如經(jīng)濟(jì)學(xué)在經(jīng)濟(jì)人假設(shè)的基礎(chǔ)上，每個(gè)人都以自身利益最大化為目標(biāo)，期間可能碰到人事變動(dòng)，檔案管理人員在檔案銜接工作上就會(huì)出現(xiàn)如“廉頗已老，尚能飯否”等擔(dān)憂。

這就需要建立梯度的接班機(jī)制，同時(shí)會(huì)計(jì)檔案管理工作因其具有一定的保密性，需要專人負(fù)責(zé)，我們事業(yè)單位需要根據(jù)目前的單位的人事情況，考慮合適的人選以及提前做好該人選今后是否會(huì)離開單位的準(zhǔn)備。除此之外，電子檔案的普及也在配套的硬件設(shè)施以及使用方面也是我們檔案管理更要注重人員銜接的結(jié)構(gòu)化問題。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理制度方面的問題

要做好財(cái)務(wù)檔案管理工作，必須根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》并結(jié)合實(shí)際，建立和健全一整套相關(guān)的制度。首先，建立財(cái)務(wù)檔案歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次，建立和健全歸檔保管、安全保密制度，采用先進(jìn)手段和科學(xué)方法保管檔案，明確職責(zé)，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。各單位要定期組織對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理工作的檢查，對(duì)做得好的要給予表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)，充分發(fā)揮其工作的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。反之，對(duì)于工作做得差的要提出批評(píng)，責(zé)令他們及時(shí)糾正，并予以必要的處罰。凡涉及到本部門房屋買賣、土地使用、財(cái)產(chǎn)劃分、固定資產(chǎn)、債權(quán)債務(wù)、經(jīng)濟(jì)積案要另編檢索工具，以便長久保管，方便查找利用。

（三）會(huì)計(jì)檔案保管、銷毀等工作方面問題

規(guī)范會(huì)計(jì)檔案管理工作，需要做好以下三個(gè)方面：第一、訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案（憑證）盒中，必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫檔案盒面上的內(nèi)容。第二、設(shè)有綜合檔案室的單位，會(huì)計(jì)檔案暫時(shí)有財(cái)會(huì)部門妥善保管，要明確專人負(fù)責(zé)保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施。第三、各單位的會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門提出銷毀意見，會(huì)同財(cái)務(wù)部門共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。

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