淺談地方高校藝術(shù)類專業(yè)檔案管理問題

喻潔

摘要：檔案是學(xué)校辦學(xué)發(fā)展過程中的歷史記載，也是高校檔案管理中的核心，它是衡量一所高校教學(xué)管理水平高低的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。教學(xué)檔案是在長期的教學(xué)工作中形成的最原始的材料，是發(fā)展過程中留下的珍貴歷史資料，妥善保管教學(xué)檔案對今后查找類似教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)、教研教改等資料提供了重要的依據(jù)。藝術(shù)專業(yè)的教學(xué)檔案與非藝術(shù)專業(yè)教學(xué)檔案的保管在方式上有所不同，藝術(shù)專業(yè)具有自身獨(dú)特的特點(diǎn)，檔案管理工作應(yīng)該針對不同的類別有針對性地開展。

關(guān)鍵詞：高校 檔案管理 問題 對策

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-5349（2017）05-0071-01

一、藝術(shù)類專業(yè)教學(xué)檔案包括范圍

藝術(shù)檔案包括的范圍很廣，加之藝術(shù)類別的不同，內(nèi)容繁雜。

（1）藝術(shù)類專業(yè)學(xué)生的學(xué)籍檔案。從學(xué)生一進(jìn)校后，就產(chǎn)生了相關(guān)的學(xué)籍檔案材料，學(xué)生高考檔案、進(jìn)校后新生學(xué)籍核對、電子注冊學(xué)籍信息、各類等級考試成績、期末考試成績、學(xué)籍變化相關(guān)材料、作弊違紀(jì)處分材料等。

（2）藝術(shù)類教學(xué)管理檔案。在教學(xué)過程中產(chǎn)生的與教學(xué)有關(guān)的檔案材料，比如相關(guān)的教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)材料、教師教學(xué)活動(dòng)的材料、教學(xué)進(jìn)度計(jì)劃、教案、教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)生考試產(chǎn)生的試卷、記分冊、畢業(yè)論文、畢業(yè)設(shè)計(jì)等。

（3）藝術(shù)類學(xué)科競賽作品。各類參加學(xué)科競賽的活動(dòng)檔案，報(bào)名表、指導(dǎo)教師指導(dǎo)過程、參賽作品、照片、獲獎(jiǎng)證書等；教師和學(xué)生公開發(fā)表的論文；教師和學(xué)生在公開場合進(jìn)行的藝術(shù)展演活動(dòng)檔案。

二、藝術(shù)類專業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理的意識不強(qiáng)

長期以來，教師、領(lǐng)導(dǎo)都將大部分精力用于教學(xué)、科研活動(dòng)過程上，而忽略了對教學(xué)檔案進(jìn)行收集和歸檔。在思想上對檔案工作沒有引起高度的重視，同時(shí)教學(xué)檔案是一個(gè)長期形成的過程，需要時(shí)刻保留好檔案。人們往往意識不到教學(xué)檔案的重要性，同時(shí)部分二級系院領(lǐng)導(dǎo)對于教學(xué)檔案管理工作比較懈怠，沒有意識到完善檔案管理的重要性，很多藝術(shù)專業(yè)檔案往往都保存在創(chuàng)作者手中，沒能及時(shí)歸檔到各檔案管理部門。

2.檔案管理員專業(yè)性不高

各二級學(xué)院的檔案管理員往往是由各學(xué)院的教學(xué)秘書擔(dān)任，大部分的檔案管理員并不具備檔案相關(guān)專業(yè)的學(xué)科背景，學(xué)科背景的缺失意味著從結(jié)構(gòu)上就決定了檔案管理人員的專業(yè)性不足。而且相對于其他專業(yè)的檔案而言，藝術(shù)專業(yè)的檔案內(nèi)容更加繁瑣，保存方法更加細(xì)致，工作難度更大，需要注意的細(xì)節(jié)更加繁雜，而藝術(shù)專業(yè)的檔案有著自身的特殊性，因此對檔案管理員的職業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)要求更高。藝術(shù)專業(yè)檔案有別于其他類別、傳統(tǒng)意義上的單純文本檔案。教學(xué)秘書大多時(shí)候已經(jīng)忙于教學(xué)工作，很少有精力來系統(tǒng)地收集管理檔案，加上檔案的特殊性，如果缺乏基本的藝術(shù)修養(yǎng)，缺乏藝術(shù)檔案的鑒別能力，容易發(fā)生分類錯(cuò)誤的問題。

3.藝術(shù)專業(yè)檔案管理難度大

由于藝術(shù)專業(yè)的特殊性，產(chǎn)生的藝術(shù)檔案的形式和方式也是多元化的。例如，美術(shù)專業(yè)的繪畫作品就有大、中、小不同的尺寸和規(guī)格，舞蹈專業(yè)學(xué)生跳舞的視頻，播音專業(yè)的音頻檔案，影視專業(yè)的戲劇視頻檔案，等等，加上有些檔案對溫度、濕度等都有要求，這就對存放這些檔案的地點(diǎn)有著一定要求。但是地方高校有別于專門的藝術(shù)高校，藝術(shù)檔案的保存地點(diǎn)和存放設(shè)施不能符合要求。

三、加強(qiáng)藝術(shù)專業(yè)教學(xué)檔案管理的措施

1.對藝術(shù)專業(yè)教學(xué)檔案歸檔建章立制

從制度上，應(yīng)該建立和完善一套完整的收集存檔的體制。因?yàn)樗囆g(shù)專業(yè)的特殊性，所以在對檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)的時(shí)候，應(yīng)該明確保管檔案的范圍，什么檔案需要存檔、怎么存檔、存檔年限都應(yīng)該有具體的實(shí)施指導(dǎo)方案。明確領(lǐng)導(dǎo)、教師、檔案管理員的職責(zé)，在整個(gè)過程中應(yīng)承擔(dān)的工作，從制度上給予保障。檔案管理員要?jiǎng)討B(tài)和定點(diǎn)兩個(gè)時(shí)間點(diǎn)收集相結(jié)合。加大對藝術(shù)檔案管理的監(jiān)督和指導(dǎo)的力度，培養(yǎng)教職工自覺保存和上交檔案材料的意識。

2.藝術(shù)教學(xué)檔案的數(shù)字化管理

目前處于大數(shù)據(jù)時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，數(shù)字化的管理方式應(yīng)該應(yīng)用到對藝術(shù)教學(xué)檔案的管理中來，這能夠最大限度地延長藝術(shù)檔案的生命，使得查閱資料變得簡單輕松，有利于避免藝術(shù)檔案隨著時(shí)間的流逝而消失，也提高了藝術(shù)檔案信息資源的利用率，避免了藝術(shù)檔案處于沉睡的狀態(tài)。

3.培養(yǎng)一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍

注重提升檔案管理員的職業(yè)素質(zhì)和職業(yè)技能，通過各種渠道，如邀請藝術(shù)專家來講座、外出培訓(xùn)等方式，提升管理人員的藝術(shù)修養(yǎng)和文化素養(yǎng)，提升他們在工作中的鑒別能力。在當(dāng)前所處的大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，由于互聯(lián)網(wǎng)的普及，對教學(xué)檔案人員的計(jì)算機(jī)使用水平也提出了要求，而傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)在很多教學(xué)檔案都是通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞，越來越多的是電子檔案的使用，所以熟練掌握信息管理技術(shù)是必然的要求。教學(xué)檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)這方面的培訓(xùn)，提升自身的計(jì)算機(jī)水平。

藝術(shù)教學(xué)檔案內(nèi)容和種類豐富多彩，精彩紛呈，收集和保護(hù)好檔案是學(xué)校教學(xué)工作的重要部分，應(yīng)最大限度地對師生開放，發(fā)揮藝術(shù)教學(xué)檔案數(shù)字化的作用。

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責(zé)任編輯：楊國棟