新形勢下基層單位檔案管理標準化建設的思考

楊鮮

摘要：檔案管理標準化建設歷經30多年的發(fā)展，已經相對成熟，各項工作越來越規(guī)范、科學、嚴謹。近年來，隨著互聯(lián)網的發(fā)展，社會走進信息時代，檔案管理標準化呈現(xiàn)出許多新的特點和趨勢，基層單位檔案管理標準化方面還存在很多問題亟待解決。加強新形勢下基層單位檔案管理標準化建設的理論層面與實踐層面研究，有助于提升基層單位的檔案管理水平，有助于提升檔案工作的規(guī)范性、信息性、便利性，對于為我國檔案事業(yè)發(fā)展提供基層單位的實踐基礎和研究素材具有十分重要的意義。

關鍵詞：基層 檔案管理 標準化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2017）05-0068-02

在檔案管理的運行過程中，檔案標準化建設有利于決策者了解單位現(xiàn)階段發(fā)展狀況，總結以往的經驗教訓，了解各人員的綜合素質，也是改進發(fā)展規(guī)劃，調整工作結構的重要依據。檔案標準化建設實現(xiàn)了對檔案的有效管理，推動了基層單位檔案平臺的建設和運營，與此同時實現(xiàn)了對檔案內容的數字化處理。但就實際情況來看，難免存在一些問題，不同程度上影響了基層單位檔案管理標準化建設的推進。

一、基層單位檔案管理標準化中存在的問題

（一）對檔案管理標準化工作重視度不高

1.制度建設缺乏

基層單位工作千頭萬緒，各種常用的制度比較健全，相對來講，檔案管理制度不常用。有的單位檔案管理制度缺乏，有的單位即使有檔案管理制度，但制度陳舊或者不健全。表現(xiàn)在應入檔案室的檔案未入，進入檔案室的檔案保管期限不確定，檔案到期如何處置未作規(guī)定等。

2.未設立檔案管理專職人員

基層單位一般不設立檔案管理專職人員，而是由辦公室或者人事等部門人員兼任，該檔案管理人員一般還負責其他工作，檔案管理只是附帶的一小部分工作。基層單位檔案管理人員并非專業(yè)的檔案管理工作人員，檔案管理方面的知識水平也有限，達不到標準化管理。

3.投入不足

基層單位在檔案管理方面投入的人力、物力、財力都不足，設施簡陋，檔案室建設不足，有的單位有專門的檔案室，有的單位沒有。投入財力不足導致無法購買必要的檔案信息化設施設備，檔案信息化建設進展緩慢，影響檔案信息化的有序推進。

4.分類建檔不足

基層單位哪些資料應該進入檔案室保管不明確，除了財務、人事等檔案外，其他該進檔案室保管的資料未做到應進皆進，如：轄區(qū)群眾的個人基本情況，醫(yī)療保險、養(yǎng)老保險購買情況、基層單位大事記、征地拆遷材料、單位的總結、相關的合同協(xié)議。有些檔案涉及財務，就保存在財務檔案中；有些檔案涉及人事，就保存在個人人事檔案中，相關檔案由財務、人事等自行保管。

5.對檔案移交和搬動重視不夠

基層單位人員變動頻繁，檔案管理崗位也不例外，檔案管理崗位人員變動時，有的未正式辦理移交手續(xù)，有的辦理了簡單的移交手續(xù)，交了檔案室鑰匙，無移交清冊，也未對檔案進行盤點核對、未對移交過程進行監(jiān)督。基層單位還存在因辦公場所變動而搬動檔案時對檔案重視不夠，往往造成檔案遺失。

（二）基層檔案管理人員專業(yè)化水平不高

基層單位許多檔案管理人員并不都是檔案管理相關專業(yè)人員，兼職人員的專業(yè)技能并沒有達到檔案信息化、規(guī)范化建設的標準，檔案管理人員的綜合素質仍待提高。有的基層單位檔案管理人員年紀偏大，對計算機技術缺乏足夠的認識，他們的檔案管理知識貯備和專業(yè)技能較低。

由于對檔案管理工作的不重視，基層單位平時對檔案管理人員的專業(yè)培訓也少，相關檔案主管部門檢查指導也不足。檔案管理工作一般不納入基層單位年度目標考核，基層單位也不重視檔案管理人員的業(yè)務培訓。

隨著檔案信息化建設的加大，對檔案信息化查詢的需求量也日益增加，對檔案管理人員的服務水平要求越來越高。

（三）檔案電子化處理率低，查詢使用率低

基層單位保管在檔案室的檔案資料多數為紙質檔案，未進行檔案電子化處理。有的檔案即便有電子化，也未將電子檔案存檔。檔案歸檔后查詢使用率低，如財務檔案歸檔以后，僅僅在財務人員偶爾查詢或者審計機構來審計時使用；人事檔案歸檔以后，很少查詢。其他方面的檔案歸檔后，基本不再查詢或者使用。

二、基層單位檔案管理標準化發(fā)展的趨勢

檔案管理標準化是檔案工作的一個重要組成部分，是基礎性工作。檔案管理標準化即使對于一個基層檔案工作者來說也不算一個新鮮事物。早在1979年，在全國文獻檢索標準化工作會議上，提出了在檔案工作方面實行標準化的建議，得到了與會同志的熱烈響應，成為檔案標準化的開端。1982年，在全國檔案工作會議上，檔案管理標準制定被正式提出，接下來各地進行了深入研究探索。1985年，我國以中華人民共和國國家標準的形式頒布了《檔案著錄規(guī)則》，這個可以稱得上我國第一部檔案工作標準，也是由國家頒布的最高標準，為檔案管理標準化提供了依據和基礎。由此可見，我國檔案標準化工作已有30多年的歷史，檔案管理標準化已經走過了很長一段路程。近年來，隨著互聯(lián)網的發(fā)展，社會走進信息時代，檔案管理標準化呈現(xiàn)出許多新的特點和趨勢，需要基層檔案工作者在實踐中認真學習研究、準確把握。

（一）規(guī)范性

所謂規(guī)范性，就是指有標準、有規(guī)矩，是指根據某種事物的發(fā)展需要，合理地制定組織規(guī)程和基本制度以及工作流程，以形成統(tǒng)一、規(guī)范和相對穩(wěn)定的管理體系，通過對該體系的實施和不斷完善，達成井然有序、協(xié)調高效之目的。檔案管理工作的規(guī)范性，既可以滿足檔案工作在現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，也可以為決策者在制定工作規(guī)劃時提供翔實的資料，幫助決策者作出科學合理的適合單位長期使用的發(fā)展規(guī)劃。

（二）信息性

所謂檔案管理的信息性，主要是以現(xiàn)代社會信息化網絡化技術為依托，在保證檔案原始內容的基礎上，通過科學技術對檔案形式以及儲存方式等進行合理的轉化，實現(xiàn)檔案信息的網絡化和電子化。檔案管理的信息化，便于檔案資料永久保存，可以有效地降低檔案管理成本，實現(xiàn)檔案資源的有效利用，對于檔案的查詢和再利用提供有利條件。

（三）便利性

檔案管理標準化是對檔案工作的各項管理活動制定出科學統(tǒng)一的規(guī)劃和技術規(guī)范，并強化一以貫之地執(zhí)行，使檔案工作逐步規(guī)范、統(tǒng)一和協(xié)調，以獲得最佳的工作秩序和社會效益。實施檔案管理標準化有助于提供技術引導和業(yè)務規(guī)范，有助于擺脫大量的重復性的耗時耗物的工作，有助于高效便捷地開展管理工作，有助于最大限度地實現(xiàn)檔案資源共加共享，互利共贏。

三、做好基層單位檔案標準化管理的對策建議

隨著檔案管理工作朝著信息化和規(guī)范化方向發(fā)展，針對基層單位當前的檔案管理標準化情況，采取有效的措施解決其存在的問題顯得尤為重要。

（一）加強基層檔案法規(guī)制度建設

根據《中華人民共和國檔案法》修訂情況，圍繞新型組織和新領域檔案管理，加快制定和完善基層檔案管理規(guī)范，實現(xiàn)檔案管理規(guī)章制度在基層全覆蓋。系統(tǒng)組織學習行政執(zhí)法及檔案法律法規(guī)等知識，執(zhí)法人員培訓合格持證上崗，樹立依法行政、依法管檔的觀念，提高依法行政的意識和能力。建立健全與時俱進的檔案管理制度，明確職責和要求，及時更新，加強監(jiān)督，定期考核，確保制度嚴格執(zhí)行。

（二）加強基層檔案基礎設施建設

加強與相關領導的溝通、交流，讓領導認識到檔案管理工作的重要性，從而加大對檔案管理工作的投入。建設標準規(guī)范的檔案管理場所，配置齊全相關的設備、光盤、磁盤等。有條件的專業(yè)、高校、企業(yè)、經濟園區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，應結合自身實際，積極做好檔案館庫的新建或改擴建，配齊相應設備、設施，確保檔案安全保管和方便利用。檔案庫房做到與辦公用房、閱覽室分開，配備符合國家和省有關規(guī)定的檔案工作專用設施設備，落實防盜、防光、防高溫、防火等“十防”措施。

（三）加強基層檔案安全體系建設

基層檔案館室要完善檔案安全保障體系，加大檔案安全宣傳教育力度，健全安全應急方案等檔案安全管理規(guī)章制度，確保檔案安全。建立健全檔案信息安全管理制度，完善上網信息審查流程，嚴格檔案劃控解密，做好檔案信息的保密工作。加快推進檔案信息系統(tǒng)安全等級保護和分級保護工作，依法對檔案電子數據進行管理，建立電子數據備份系統(tǒng)，逐步建立檔案電子數據備份制度、數據遷移制度、檔案信息系統(tǒng)的容災系統(tǒng)和災難恢復機制，確保檔案信息系統(tǒng)的安全。

（四）加強基層檔案資源體系建設

進一步明確本級黨政機關的二級甚至三級立檔單位永久檔案的歸屬，把有關本地經濟、文化、民俗、風土人情、名人、名優(yōu)產品、名勝古跡等具有地方特色的檔案納入接收范圍。建好本地重要人物（知名人士）檔案庫，主動參與重點建設項目、重大活動檔案的收集和管理。及時跟蹤新興領域形成的檔案，將具有憑證價值、史料價值的檔案及時接收進館。

（五）加強基層檔案信息化建設

全面開展檔案數字化工作，對保管期限為永久的檔案（涉密檔案除外）全部進行數字化處理，實現(xiàn)電子文件與紙質文件同步運行的“雙軌制”歸檔管理。及時啟動數字檔案室建設，配置軟硬件應用系統(tǒng)，加強電子文件的歸檔和管理，建立規(guī)范的管理制度和技術保障措施。建設好檔案門戶網站，建立全覆蓋的電子目錄數據庫、重要檔案全文數據庫和多媒體數據庫，建立檔案館、機關檔案室檔案信息共享和遠程傳輸機制，逐步實現(xiàn)數字檔案信息規(guī)范管理、有效利用和遠程服務。

（六）加強基層檔案人才隊伍建設

強化檔案專兼職干部業(yè)務培訓，積極舉辦上崗培訓、遠程培訓、繼續(xù)教育和各類專題培訓，檔案業(yè)務新法規(guī)、新標準和新技術培訓，不斷優(yōu)化檔案干部的知識結構，提高檔案干部隊伍專業(yè)素質和綜合素質。通過聘用、借調、合作等方式，積極引進或培養(yǎng)能組織管理數字檔案館建設、檔案征集及展覽策劃、檔案資政服務產品開發(fā)、檔案搶救保護等方面的人才。優(yōu)化檔案干部隊伍配備，為檔案室配備責任心強、學習能力強、管理協(xié)調能力強、相對穩(wěn)定的檔案人員。

（七）加強基層檔案管理保障水平

把檔案工作納入本地區(qū)經濟社會發(fā)展規(guī)劃，將檔案信息化納入有關建設規(guī)劃?？茖W核定基層檔案工作經費，確保檔案投入增長幅度與經濟增長速度同步，滿足工作開展需要。及時、足額下?lián)芫C合檔案館建設配套經費，確保建設項目穩(wěn)步推進。加大檔案工作經費投入，確保檔案工作順利開展。

責任編輯：楊國棟