辦公檔案現(xiàn)代化管理的探討

曲海柱

摘 要：辦公檔案的管理水平直接影響著組織的辦公效率，而辦公檔案現(xiàn)代化管理是改善檔案管理現(xiàn)狀，提高檔案管理水平的重要途徑。因此本文以辦公檔案現(xiàn)代化管理為研究對象，對辦公檔案現(xiàn)代化管理的重要性、優(yōu)勢及如何實現(xiàn)辦公檔案現(xiàn)代化管理進行分析論述，希望能夠提供一些有價值的參考，從而實現(xiàn)辦公檔案的現(xiàn)代化管理，進而更好地提高檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：辦公檔案；現(xiàn)代化管理；措施

辦公檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展與進步具有總結(jié)與引導(dǎo)性作用，企業(yè)可以從檔案記錄中對企業(yè)的發(fā)展方向進行分析，發(fā)現(xiàn)在過去的發(fā)展路途中所存在的不足之處進行改善。隨著科技的不斷進步，經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，辦公檔案管理越來越標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，其在社會各個領(lǐng)域中都起著重要的作用，管理內(nèi)容方式不斷改進，促進了辦公檔案價值的有效發(fā)揮。下文將對辦公檔案現(xiàn)代化管理的相關(guān)內(nèi)容進行詳細(xì)的論述。

一、辦公檔案現(xiàn)代化管理的重要性

現(xiàn)代社會不論是生活還是生產(chǎn)節(jié)奏都明顯加快，而企業(yè)辦公檔案管理效率的提升是社會發(fā)展的必然結(jié)果。為了滿足企業(yè)需求，符合企業(yè)發(fā)展的節(jié)奏，現(xiàn)代化辦公檔案管理制度起到了至關(guān)重要的作用。就目前而言，現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)滲透到各個領(lǐng)域當(dāng)中，現(xiàn)代化管理技術(shù)可以利用先進的科學(xué)技術(shù)與管理觀念加快行業(yè)的發(fā)展。而現(xiàn)代化辦公檔案管理的進步，是企業(yè)辦公檔案管理的一次里程碑性的變革。完全改變了傳統(tǒng)的辦公檔案管理面貌，呈現(xiàn)出一副新的管理容貌。采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，不僅提升了辦公檔案管理的工作效率，還將辦公檔案管理引入了一個新的領(lǐng)域。在傳統(tǒng)的辦公檔案管理工作中，辦公檔案管理的工作內(nèi)容僅僅是將企業(yè)的相關(guān)辦公文件進行保存，而在現(xiàn)代化的辦公檔案管理工作中，不僅解決的企業(yè)文件的保存問題，還能夠從所存檔的檔案中尋找出企業(yè)所需要的檔案，對企業(yè)過去的發(fā)展做出相應(yīng)總結(jié)，幫助企業(yè)更上一層樓。

現(xiàn)代化辦公檔案管理不僅推動著企業(yè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，對于計算機、互聯(lián)網(wǎng)等科學(xué)技術(shù)也有著推動作用。在現(xiàn)代化辦公檔案管理制度中，除了需要現(xiàn)代科技的支持，更重要的是現(xiàn)代管理理念的支持。在現(xiàn)代檔案管理理念中，處于核心地位的是現(xiàn)代化辦公檔案管理辦法?？茖W(xué)、合理的辦公檔案管理辦法能夠使得辦公檔案獲得事半功倍的工作效果，對于提升企業(yè)辦公檔案管理水平有巨大意義。

二、辦公檔案現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢

1.顯著提高辦公檔案的健全性

在現(xiàn)代化辦公檔案管理制度中，為了保證辦公檔案不會丟失或者損壞，需要進行雙份保存，即紙質(zhì)保存與電子保存。在傳統(tǒng)的辦公檔案管理中，通常僅僅只會采用紙質(zhì)保存方法。當(dāng)企業(yè)的經(jīng)營時間過久時，就有可能導(dǎo)致辦公檔案丟失，或者檔案記錄模糊等多種不良現(xiàn)象。而采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度則具有更強的管理優(yōu)勢，采用電子保存方法不僅能夠做到多備份，還不會導(dǎo)致檔案字跡模糊，是一種先進的辦公檔案管理模式，能夠顯著提升辦公檔案管理水平[2]。

2. 提高查找效率

采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，可以極大的提升搜索檔案的效率，減少查找檔案的時間。企業(yè)所需要保存的檔案數(shù)量較為龐大，在傳統(tǒng)的辦公檔案管理制度中，若想要搜尋所需的辦公檔案，需要花費大量的時間與經(jīng)歷進行尋找。而現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，可以通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，利用計算機技術(shù)，在辦公檔案數(shù)據(jù)庫中進行搜索，極大的降低了尋找檔案的時間。不僅如此，還能對企業(yè)的辦公檔案進行詳細(xì)的分類，按照不同類型的辦公檔案進行存放?，F(xiàn)代化辦公檔案管理模式是一種優(yōu)質(zhì)管理模式，值得推廣。

3.現(xiàn)代化辦公檔案管理更加規(guī)范化

現(xiàn)代化辦公檔案管理管理基礎(chǔ)就是規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，基于這兩項原則再對辦公檔案進行進一步的分類與歸納。而傳統(tǒng)的辦公檔案管理中，由于檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案為主，整理難度較大。而采用現(xiàn)代化辦公管理制度，可以降低管理難度，設(shè)立規(guī)范化管理模式，按照不同標(biāo)準(zhǔn)將辦公檔案進行整理。而在現(xiàn)代化辦公檔案管理工作中，當(dāng)檔案需要轉(zhuǎn)移時，需要選擇適當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)移方法，如U盤、硬盤等方法。為了辦公檔案不混亂，在進行辦公檔案管理時，必須設(shè)立相應(yīng)的管理規(guī)范，防止出現(xiàn)交叉情況。

三、強化辦公檔案現(xiàn)代化管理的措施

1.重視辦公檔案現(xiàn)代化管理的創(chuàng)新

在實際工作中，用持續(xù)發(fā)展的眼光來分析研究辦公文件歸檔工作，解決辦公文件電子化后遇到的新問題，以此不斷提高辦公檔案的現(xiàn)代化管理水平。在辦公檔案現(xiàn)代化管理工作中，要與時俱進、重新認(rèn)識和采用新方法來加強辦公檔案管理。擴展思路開發(fā)，利用辦公檔案信息，使用新的手段指導(dǎo)辦公檔案現(xiàn)代化管理，改進管理的機制。

2.強化辦公檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理

辦公檔案管理的各個方面都應(yīng)當(dāng)按照標(biāo)準(zhǔn)化的制度與程序進行，保證辦公檔案管理科學(xué)合理。標(biāo)準(zhǔn)化缺失將直接導(dǎo)致辦公檔案現(xiàn)代化管理難以開展，而衡量辦公檔案現(xiàn)代化管理效果的一個重要尺度就是標(biāo)準(zhǔn)化的程度，標(biāo)準(zhǔn)化是促進辦公檔案科學(xué)管理的重要途徑。

3.實現(xiàn)辦公檔案管理傳統(tǒng)方式和現(xiàn)代方式的有效結(jié)合

倡導(dǎo)辦公檔案現(xiàn)代化管理并不是意味著要將傳統(tǒng)的管理方式全部舍棄，不是對傳統(tǒng)辦公檔案管理方式的全盤否定，而是在加強傳統(tǒng)辦公檔案管理的基礎(chǔ)上，采用先進的管理方式和技術(shù)逐步向辦公檔案現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變。在過渡中，需要繼承發(fā)展傳統(tǒng)辦公檔案管理中的優(yōu)點，改進傳統(tǒng)辦公檔案管理中落后的管理手段。

4.實現(xiàn)辦公檔案管理組織的科學(xué)化

辦公檔案管理應(yīng)當(dāng)以科學(xué)理論作為指導(dǎo)，結(jié)合辦公檔案管理的實際情況，根據(jù)管理工作的特點與客觀規(guī)律，促進辦公檔案管理的科學(xué)化和高效化?？茖W(xué)化可將傳統(tǒng)的行政領(lǐng)導(dǎo)方法轉(zhuǎn)變?yōu)樾麄鹘逃⒖冃Э己撕托姓I(lǐng)導(dǎo)等措施相結(jié)合的綜合管理方法，從而提高辦公檔案現(xiàn)代化管理的效率。高效化可在辦公檔案管理組織內(nèi)部做到物盡其用、人盡其才，確保文件流通和人員查詢順暢，信息能夠準(zhǔn)確、及時的得到傳遞。

5.加強新技術(shù)、新知識的學(xué)習(xí)和人才隊伍建設(shè)

新技術(shù)、新方法的學(xué)習(xí)，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：載體材料現(xiàn)代化；保管條件現(xiàn)代化；復(fù)印裝訂等技術(shù)現(xiàn)代化；咨詢業(yè)務(wù)智能化和檔案工作方式現(xiàn)代化等。人才隊伍是辦公檔案現(xiàn)代化管理的主體，其辦公檔案管理能力、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識水平的掌握程度直接影響到辦公檔案管理水平的高低。

四、結(jié)束語

綜上所述，辦公檔案現(xiàn)代化管理是符合時代發(fā)展的要求，是由多種因素組成的一項系統(tǒng)工程。日益強調(diào)工作效率的現(xiàn)代社會，對辦公檔案管理有著更高層次的要求。為了順應(yīng)社會發(fā)展的需要，辦公檔案現(xiàn)代化管理是檔案管理的發(fā)展趨勢。在具體實踐中，應(yīng)當(dāng)樹立創(chuàng)新、發(fā)展的觀念，加強辦公檔案現(xiàn)代化管理的人才隊伍建設(shè)，加大辦公檔案現(xiàn)代化管理手段的投入，促進辦公檔案管理朝著標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和現(xiàn)代化不斷邁進。

參考文獻

[1] 陳小玲.辦公檔案現(xiàn)代化管理探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（21）.

[2] 褚海燕，賈樹行.辦公自動化在文書檔案管理中的應(yīng)用淺析[J].商業(yè)經(jīng)濟，2013（30）.

[3] 劉敏.淺析現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作[J].河北企業(yè)，2011（02）.

[4] 李虹.應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段提升檔案管理水平[J].陜西檔案，2011（10）.