淺談?dòng)?jì)劃生育檔案管理的規(guī)范與創(chuàng)新

田桂麗

摘 要：檔案管理在計(jì)劃生育工作中具有重要作用，目前計(jì)劃生育檔案管理存在檔案意識(shí)不強(qiáng)、管理模式落后、專業(yè)水平不高、服務(wù)能力較差等問(wèn)題，應(yīng)從完善管理制度、加強(qiáng)陣地建設(shè)、規(guī)范日常管理入手提升管理水平，從檔案資料數(shù)字化、檔案管理信息化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化方向推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：計(jì)劃生育；檔案管理；規(guī)范與創(chuàng)新；管理數(shù)字化

隨著人口和計(jì)劃生育工作加快向法制化、規(guī)范化、制度化發(fā)展，對(duì)人口計(jì)生檔案管理工作也提出了更高、更嚴(yán)、更新的要求。探索新形勢(shì)下人口和計(jì)生檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，進(jìn)一步提高人口和計(jì)生檔案管理水平，對(duì)更好地開展新時(shí)期人口和計(jì)生工作、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展有著多方面的積極作用。

一、計(jì)劃生育檔案管理存在的問(wèn)題

1、檔案意識(shí)不強(qiáng)。

一些領(lǐng)導(dǎo)和工作人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，他們對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有把檔案管理工作放在重在位置，沒(méi)有從對(duì)歷史負(fù)責(zé)，對(duì)事業(yè)負(fù)責(zé)，對(duì)群眾負(fù)責(zé)，對(duì)自己負(fù)責(zé)的高度去重視檔案管理工作。他們?cè)诠ぷ髦袘B(tài)度不端正、不積極，不認(rèn)真、不細(xì)致、不規(guī)范，不能及時(shí)的、完整的、系統(tǒng)的收集計(jì)劃生育檔案資料，對(duì)重要的檔案也是敷衍了事，甚至弄虛作假，篡改、編造檔案資料。

2、管理模式落后。

現(xiàn)階段在計(jì)劃生育工作中，主要通過(guò)人工管理方式進(jìn)行檔案管理，用手工來(lái)對(duì)計(jì)劃生育檔案資料進(jìn)行整理和歸類，檔案管理工作效率低、質(zhì)量差、出錯(cuò)率高，丟失文件材料的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。一些偏遠(yuǎn)貧困的鄉(xiāng)鎮(zhèn)，連完善的檔案管理制度、固定的檔案室和借閱室、必需的檔案管理設(shè)備都沒(méi)有，檔案管理工作混亂、低效，給違規(guī)違紀(jì)人員制造虛假證明提供了可乘之機(jī)。

3、專業(yè)水平不高。

計(jì)劃生育檔案管理隊(duì)伍中，缺乏專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理人員普遍年齡偏大、文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力偏低，大多數(shù)由老弱婦女或勤雜人員擔(dān)任。他們沒(méi)有機(jī)會(huì)參加業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，檔案專業(yè)知識(shí)極度匱乏，實(shí)際操作能力差，對(duì)檔案的全宗、類別、保管期限等混淆不清，歸錯(cuò)類、編錯(cuò)號(hào)、蓋錯(cuò)章現(xiàn)象經(jīng)常出現(xiàn)。因退休離崗等人員變動(dòng)頻繁，往往導(dǎo)致檔案資料散失。

4、服務(wù)能力較差。

歸檔后的計(jì)劃生育檔案資料由于保管不善等種種原因，經(jīng)常難以查到。一些工作人員為了自己工作方便，更不愿上交重要資料，加重了檔案資料的滅失和查閱難度?；鶎佑?jì)劃生育工作中錄制拍攝了大量照片、錄音、錄相、視頻等，往往無(wú)人收集，或收集后粗放的存在舊紙箱里，最后被當(dāng)廢品賣掉。在制作宣傳品、專題片時(shí)，再想查看這些資料，已經(jīng)根本不可能。

二、計(jì)劃生育檔案管理的規(guī)范

1、完善檔案管理制度。

制定歸檔資料收集制度，嚴(yán)格按照檔案資料分類方案、歸檔范圍、保管期限的收集。明確收集范圍，既收集紙質(zhì)檔案資料，又要收集照片、錄音帶、錄像帶、U盤等磁介質(zhì)載體資料和數(shù)字化視頻資料，還要收集有保存價(jià)值的珍貴的實(shí)物資料。制定檔案工作人員培訓(xùn)制度，提高檔案人員素質(zhì)；嚴(yán)格檔案材料及時(shí)歸檔制度，完善檔案資料借閱和利用制度，提高檔案利用率。

2、加強(qiáng)檔案陣地建設(shè)。

加大對(duì)檔案工作投入力度，將其作為一項(xiàng)促進(jìn)衛(wèi)生計(jì)生事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性投入，列入財(cái)政預(yù)算。努力解決檔案保管條件、裝備規(guī)范化、設(shè)備現(xiàn)代化方面存在的因難和問(wèn)題。加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施和硬件設(shè)備建設(shè)，配置防盜網(wǎng)、排風(fēng)扇、空調(diào)、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)等防盜、防潮、防濕、防火、防蝕安全保管的防護(hù)設(shè)備，積極改善檔案保管環(huán)境和條件。

3、規(guī)范檔案日常管理。

強(qiáng)化法制意識(shí)，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。凡是已經(jīng)歸檔入庫(kù)的檔案一律不能拆卷或抽出長(zhǎng)期外借。對(duì)一些利用頻率特別高的檔案或?yàn)橛由霞?jí)檢查需利用的檔案，由檔案室統(tǒng)一提供復(fù)印件，確需利用檔案原件的，要做好外借登記手續(xù)，利用后應(yīng)及時(shí)歸還檔案室。有效落實(shí)檔案管理責(zé)任制，出現(xiàn)檔案資料錯(cuò)誤或遺失，嚴(yán)格追究責(zé)任。

三、計(jì)劃生育檔案管理的創(chuàng)新

創(chuàng)新計(jì)劃生育檔案管理模式，有效利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，推進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代化信息管理手段代替手工操作，提高檔案管理水平和檔案工作者的效率，確保檔案工作準(zhǔn)確無(wú)誤。

1、檔案資料的數(shù)字化。

做好現(xiàn)有檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作。購(gòu)置計(jì)算機(jī)、硬盤、光盤、掃瞄儀、照相機(jī)、攝像機(jī)等錄入存儲(chǔ)設(shè)備，將現(xiàn)有紙質(zhì)檔案盡快錄入存儲(chǔ)到硬盤、光盤、U盤等載體上，將其轉(zhuǎn)化成數(shù)字化資料。將對(duì)于新產(chǎn)生的文件、表格、圖片、音視頻等檔案資料，直接分類保存成為數(shù)字化資料。數(shù)字化應(yīng)注意以下兩個(gè)問(wèn)題：

（1）創(chuàng)新數(shù)據(jù)管理方式

在探索檔案管理數(shù)字化工作模式的過(guò)程中，要立足于計(jì)算機(jī)信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，尋求與檔案數(shù)字化管理相適應(yīng)的工作方式，建立專業(yè)化的管理程序，保證檔案數(shù)字化管理更加完善和高效。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化手段，可以實(shí)現(xiàn)多臺(tái)計(jì)算機(jī)的有效連接，并且按照不同的管理功能和職責(zé)，可以對(duì)這些管理平臺(tái)進(jìn)行分類，構(gòu)建分散與統(tǒng)一相結(jié)合的系統(tǒng)處理模式，保證發(fā)揮整體的最大效用。

（2）創(chuàng)新管理工作方式

由于檔案信息量往往比較龐大，在管理過(guò)程中尤其要注意工作效率問(wèn)題。運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理，可以根據(jù)檔案信息資料的重要程度、價(jià)值以及使用程度等具體判斷標(biāo)準(zhǔn)對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一整理和分類管理。一般情況下，對(duì)于屬于開放性性質(zhì)的檔案以及使用頻率較高的檔案，需優(yōu)先處理。其次，在實(shí)際管理工作中，還可以按照案卷的類型，利用檔案的潛在特征、中心內(nèi)容對(duì)其進(jìn)行著錄，以此來(lái)減少錄入條目，減少工作量。最后，對(duì)于案卷基礎(chǔ)較高的檔案，在進(jìn)行著錄時(shí)，可以在全目錄中分類標(biāo)引；形式相對(duì)特殊的檔案還可以直接錄入姓名和時(shí)間等要素，再作分類處理，以此來(lái)提高實(shí)際的著錄效率。

2、檔案管理的信息化。

充分利用文檔管理集成系統(tǒng)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理軟件和數(shù)據(jù)庫(kù)管理程序進(jìn)行改造、升級(jí)，開發(fā)適合工作實(shí)際的計(jì)劃生育檔案管理系統(tǒng)，對(duì)工作流程進(jìn)行改良，對(duì)智能檢索技術(shù)進(jìn)行改進(jìn)，提高檔案管理和信息檢索的速度和效率，全面提升檔案管理的智能化、信息化水平。

3、檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化。

在保障檔案管理的安全性的基礎(chǔ)上，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)咨詢、實(shí)時(shí)瀏覽等功能的應(yīng)用，及時(shí)更新檔案信息。通過(guò)計(jì)劃生育檔案信息管理系統(tǒng)與其他公共信息服務(wù) 平臺(tái)的對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息在互聯(lián)網(wǎng)背景下的資料共享。深層次、多角度、全方位地開發(fā)檔案信息資源，使其更好的為社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前計(jì)劃生育政策總體上在我國(guó)取得一系列進(jìn)展的同時(shí)，其關(guān)于檔案的管理工作仍然存在著一些問(wèn)題，對(duì)我國(guó)計(jì)劃生育政策進(jìn)一步的實(shí)施造成了阻礙。我們?cè)陂_展計(jì)劃生育的同時(shí)，要不斷反思這些過(guò)程中存在的問(wèn)題并試著找出適合且有效的解決辦法與對(duì)策，在克服與解決一個(gè)個(gè)問(wèn)題的同時(shí)，使得計(jì)劃生育檔案管理工作走向規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，使得計(jì)劃生育工作能夠順利進(jìn)行，從而對(duì)國(guó)家的發(fā)展貢獻(xiàn)微薄的力量。

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