圖書館采編業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)及控制研究

張華

關(guān)鍵詞：圖書館；采編業(yè)務(wù)；外包風(fēng)險(xiǎn)；控制策略

摘要：采編業(yè)務(wù)外包已經(jīng)成為現(xiàn)代圖書館的一種新型管理方式，具有彌補(bǔ)圖書館人力資源不足、提高工作效率以及降低成本等眾多優(yōu)勢(shì)，被廣泛地推廣和應(yīng)用在現(xiàn)代圖書館管理工作中。但是，從近幾年的采編業(yè)務(wù)外包具體狀況來看，圖書館采編業(yè)務(wù)外包存在許多風(fēng)險(xiǎn)，不利于采編業(yè)務(wù)以及圖書館的健康和可持續(xù)發(fā)展，這就要求采取各種針對(duì)性、有效性的控制對(duì)策，盡可能降低負(fù)面效應(yīng)，提高采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量。文章分析了圖書館采編業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢(shì)與風(fēng)險(xiǎn)，并提出了相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制對(duì)策以供參考。

1.背景

業(yè)務(wù)外包是20世紀(jì)80代源于工業(yè)企業(yè)的創(chuàng)新經(jīng)營(yíng)管理模式，目的在于提高效益和降低成本，19世紀(jì)20年代業(yè)務(wù)外包被應(yīng)用在西方國(guó)家圖書館管理中，國(guó)內(nèi)最早提及圖書館外包的文獻(xiàn)為朱復(fù)成2000年發(fā)表的《美國(guó)圖書館業(yè)務(wù)外包的得失及啟示》。21世紀(jì)初期，國(guó)內(nèi)一些圖書館開始嘗試將采編業(yè)務(wù)外包給書目或者數(shù)據(jù)公司，集中力量做好更深層次、更廣泛的文獻(xiàn)服務(wù)工作。我國(guó)圖書館采編業(yè)務(wù)外包已經(jīng)有十余年的發(fā)展與實(shí)踐，并且被大多數(shù)的圖書館所接受和使用。但是，經(jīng)過多年的實(shí)踐，在取得一定成果的同時(shí)也暴露出了許多問題，如何控制采編業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)已成為圖書館界廣泛關(guān)注的熱點(diǎn)話題。2013年1月，筆者在百鏈平臺(tái)搜索有關(guān)采編外包或編目外包的期刊文獻(xiàn)共計(jì)413篇，其中與采編外包風(fēng)險(xiǎn)、編目外包風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)的期刊文獻(xiàn)總共152篇。統(tǒng)計(jì)顯示，2005年以前關(guān)于采編外包的文獻(xiàn)數(shù)量相對(duì)較少，我國(guó)圖書館采編業(yè)務(wù)外包還處于起步階段，2005年后期刊論文數(shù)量不斷增加，同時(shí)質(zhì)量控制與風(fēng)險(xiǎn)控制也成為熱門話題。

2.圖書館采編業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢(shì)分析

2.1彌補(bǔ)圖書館人力資源不足的缺陷

以圖書館分編加工為例，對(duì)于正式員工，員工的最低工資+福利至少2萬元。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)背景下，為了提高競(jìng)爭(zhēng)力，許多公司為圖書館提供了一條龍服務(wù)，原屬于圖書館的工作轉(zhuǎn)移至外包服務(wù)機(jī)構(gòu)，為圖書館節(jié)省了大量的財(cái)力與物力。圖書館采用采編業(yè)務(wù)外包，能緩解人力資源不足的問題。

2.2提高工作效率

硬件是評(píng)價(jià)圖書館的重要指標(biāo)之一，圖書館升級(jí)時(shí)需要采購(gòu)大量的圖書，這在很大程度上增加了圖書館的工作量。通常情況下，新書從購(gòu)買、初加工、典藏上架到和讀者見面，大概需要25天甚至更長(zhǎng)的時(shí)間，圖書館工作人員本來就少，這么大的工作量，會(huì)導(dǎo)致圖書出現(xiàn)積壓待編的現(xiàn)象。在現(xiàn)階段，知識(shí)更新速度非常快，圖書積壓待編時(shí)間過長(zhǎng)，會(huì)導(dǎo)致圖書失去相應(yīng)的閱讀價(jià)值，特別是科技性較強(qiáng)的圖書。如果采用業(yè)務(wù)外包的方式，將這些工作交給外包企業(yè)去做，就能顯著提高工作效率，節(jié)省大量的時(shí)間。

2.3降低成本

書商采用的是規(guī)?；?jīng)營(yíng)，采用數(shù)據(jù)一次編錄、多次利用的方式，能夠有效降低數(shù)據(jù)成本。如果書商沒有提供數(shù)據(jù)，以一年分編3萬種圖書的圖書館為例，圖書館自身從編目中心進(jìn)行套錄，費(fèi)用大約為600元，再加上磁條（每個(gè)磁條的價(jià)格為0.11元左右）等費(fèi)用，圖書館每年要花費(fèi)1萬元左右。

3.圖書館采編業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)分析

3.1來自承包商的風(fēng)險(xiǎn)

圖書館開展采編業(yè)務(wù)外包時(shí)，首先需要選擇合適的承包商，綜合考慮承包商的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力、社會(huì)影響力、信譽(yù)以及資本等，在對(duì)多個(gè)承包商進(jìn)行對(duì)比和分析之后，選擇最優(yōu)目標(biāo)。但是，在實(shí)際工作過程中，因?yàn)槌邪绦畔⒉蝗?、?zhàn)略目標(biāo)不一，給圖書館采編業(yè)務(wù)外包帶來很大的風(fēng)險(xiǎn)，具體表現(xiàn)在以下幾方面。

3.1.1信息了解不全面。圖書館對(duì)承包商信息掌握不全面，這是導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的直接原因。許多圖書館和承包商洽談采編業(yè)務(wù)外包時(shí)，沒有全面了解承包商的資金、資源以及技術(shù)水平等信息，還有部分承包商為了獲得利潤(rùn)故意虛報(bào)信息。當(dāng)采編業(yè)務(wù)外包后，圖書館難以控制承包商的行為，導(dǎo)致出現(xiàn)供貨不及時(shí)、質(zhì)量降低等問題。

3.1.2戰(zhàn)略目標(biāo)不一致。由于圖書館和承包商的性質(zhì)不同，二者的戰(zhàn)略目標(biāo)也存在一定的差異。圖書館為公共機(jī)構(gòu)，以服務(wù)讀者為目標(biāo)，而承包商的目的在于獲得利益的最大化。在利益的驅(qū)使下，許多承包商為了獲得高額利潤(rùn)，會(huì)采用偷工減料的方式，這將嚴(yán)重影響所加工圖書的質(zhì)量，出現(xiàn)如印章不清晰、磁條粘貼不標(biāo)準(zhǔn)等情況。上述問題的存在，增加了采編業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)還嚴(yán)重影響了圖書館的服務(wù)質(zhì)量。

3.2對(duì)圖書館人力資源建設(shè)造成的風(fēng)險(xiǎn)

3.2.1人力資源配置風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)圖書館采編業(yè)務(wù)外包后，圖書館一部分從事著錄、分類以及采訪等工作的采編人員失去原來的職位，面臨重新配置的風(fēng)險(xiǎn)。一旦采編業(yè)務(wù)外包，采編人員會(huì)失去原來的工作，他們會(huì)覺得長(zhǎng)期累積的著錄、分類以及采訪知識(shí)不再有用，產(chǎn)生強(qiáng)烈的失落感，工作熱情較低，降低了工作質(zhì)量。

3.2.2業(yè)務(wù)能力削弱風(fēng)險(xiǎn)。圖書館采編業(yè)務(wù)外包之后，圖書館采編人員很少甚至不再?gòu)氖略瓉淼墓ぷ鳎幠咳藛T的工作轉(zhuǎn)向圖書編目數(shù)據(jù)的檢查、加工以及典藏，采訪人員多從事圖書的驗(yàn)收。長(zhǎng)此以往，他們的著錄、分類以及采訪等工作能力將降低甚至喪失。

3.2.3削減采編人員學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力的風(fēng)險(xiǎn)。圖書館非常重視采編人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，經(jīng)常對(duì)他們進(jìn)行編目、采訪以及著錄等方面的知識(shí)培訓(xùn)。但是，采編業(yè)務(wù)全部外包之后，采編人員將失去學(xué)習(xí)與培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，長(zhǎng)此以往，他們會(huì)喪失學(xué)習(xí)新知識(shí)的興趣和動(dòng)力，創(chuàng)新能力也將逐漸減退。

3.3外包數(shù)據(jù)監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn)

圖書館采編業(yè)務(wù)外包最主要、最直觀的風(fēng)險(xiǎn)就是難以保證質(zhì)量，技術(shù)人員在進(jìn)行編目和查重工作時(shí)，需要編目人員對(duì)圖書和加工的數(shù)據(jù)進(jìn)行一一對(duì)照，及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)現(xiàn)問題，并采取有效的措施進(jìn)行處理。但是，如果數(shù)據(jù)是在外地加工的，那么編目人員將無法對(duì)實(shí)物進(jìn)行核查，只能通過外包商的反饋信息或參照其他圖書館的OPAC數(shù)據(jù)進(jìn)行審校，難以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。數(shù)據(jù)外包常見的錯(cuò)誤包括：光盤破損、圖書破損、圖書加工手工錯(cuò)誤、分類粗淺錯(cuò)誤以及專業(yè)設(shè)置錯(cuò)誤等。

4.控制圖書館采編業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)的有效對(duì)策

4.1控制承包商風(fēng)險(xiǎn)的有效對(duì)策

4.1.1根據(jù)實(shí)際狀況，采用不同的合作方式。對(duì)采編人員素質(zhì)水平高、供貨能力強(qiáng)以及經(jīng)營(yíng)狀況好的承包商，應(yīng)該采用委托的方式，將圖書館的采編業(yè)務(wù)委托給他們，在條件允許的狀況下可以提高承包商的支付費(fèi)用。如果承包商采編人員的素質(zhì)水平較低，則應(yīng)該采用合作的方式，由承包商的采編人員和圖書館的采編人員進(jìn)行合作，在工作過程中對(duì)承包商的采編人員進(jìn)行培訓(xùn)，直至合格為止，這樣既能夠提高采編質(zhì)量，又可以少支付費(fèi)用。

4.1.2創(chuàng)建承包商和圖書館之間的互信機(jī)制。圖書館與承包商之間應(yīng)該相互尊重、相互溝通、相互信任、相互協(xié)調(diào)，建立長(zhǎng)期戰(zhàn)略合作關(guān)系。圖書館應(yīng)該向承包商介紹服務(wù)中心、館藏特色以及購(gòu)書經(jīng)費(fèi)等狀況，以便于承包商采用相應(yīng)的策略對(duì)工作方向和方式進(jìn)行調(diào)整。承包商也應(yīng)該向圖書館說明自身的經(jīng)營(yíng)狀況、信譽(yù)狀況以及采編人員的素質(zhì)水平等。同時(shí)，當(dāng)彼此遇到風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，雙方應(yīng)該加強(qiáng)溝通和協(xié)商，盡可能降低風(fēng)險(xiǎn)造成的影響，而不是采用報(bào)復(fù)、懲罰等方式破壞長(zhǎng)期合作關(guān)系。

4.1.3簽訂書面合同?，F(xiàn)階段，圖書館采編業(yè)務(wù)外包通常為圖書采購(gòu)合同的附件，并沒有正式簽訂合法的合同，甚至有的只是口頭協(xié)議。雙方的權(quán)利、義務(wù)不清，一旦發(fā)生糾紛，很難找到依據(jù)。因此，圖書館在選擇采編業(yè)務(wù)外包商時(shí)，必須與承包商簽訂書面合同，合同內(nèi)容包括：①發(fā)包主體和承包主體。如果雙方不是獨(dú)立主體，則上級(jí)主管部門為主體。②雙方的義務(wù)與權(quán)利。③合同終止。合同規(guī)定的內(nèi)容全部完成，合同自然終止；合同不能正常履行，雙方通過調(diào)節(jié)或者協(xié)商繼續(xù)履行，直至合同終止；合同不能履行，雙方通過司法程序終止。

4.2控制圖書館人力資源建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)的有效對(duì)策

4.2.1合理配置圖書館人力資源。當(dāng)采編業(yè)務(wù)外包后，圖書館編目、采訪部門的工作重心發(fā)生了變化，需要對(duì)上述兩個(gè)部門的人力資源進(jìn)行重新配置。采訪人員從原來繁重的圖書檢驗(yàn)工作中解放出來，將工作重心轉(zhuǎn)移至圖書訪問與選擇方面，這樣采編人員依然有充足的時(shí)間進(jìn)行書目介紹和研究，有足夠的時(shí)間進(jìn)行讀者需求和習(xí)慣的研究。同時(shí)，編目部門還應(yīng)該保留一部分人員從事分類、著錄等工作，保證圖書館采編人員的編目能力。

4.2.2合理地選擇外包項(xiàng)目。圖書館應(yīng)該把控大局、科學(xué)規(guī)劃，合理地選擇采訪、編目業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目，只能將圖書流水號(hào)、館藏章、磁條包夾以及圖書購(gòu)買等工作承包給書商，保留訪問、選擇和查重等工作，堅(jiān)決防止將全部采編業(yè)務(wù)外包給書商。

4.2.3加強(qiáng)對(duì)采編人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。人才是保證圖書館采編業(yè)務(wù)外包順利、有序運(yùn)行的關(guān)鍵因素，這就要求圖書館增加對(duì)外包技能人才的投資，既應(yīng)該提高圖書館工作人員著錄、分類以及發(fā)放等方面的知識(shí)，還應(yīng)該對(duì)他們進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)知識(shí)和技術(shù)方面的培訓(xùn)，逐漸實(shí)現(xiàn)采編業(yè)務(wù)外包工作的良性發(fā)展。

4.3創(chuàng)建完善的監(jiān)管機(jī)制

為保證圖書館采編業(yè)務(wù)外包能夠順利進(jìn)行，圖書館必須做好對(duì)外包商的監(jiān)督和管理工作，創(chuàng)建科學(xué)、完善的監(jiān)管機(jī)制。監(jiān)督機(jī)制的創(chuàng)建應(yīng)該從采訪、查重、技術(shù)加工、編目、驗(yàn)收以及人藏等方面進(jìn)行，同時(shí)做好上述所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督和評(píng)估，此外還要對(duì)外包商的出錯(cuò)頻率、到書率、工作精確程度、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率和訂單處理能力等進(jìn)行全面的檢查以及監(jiān)督。圖書館對(duì)工作中遇到的各種問題進(jìn)行實(shí)時(shí)反饋，能夠有效提高承包商的服務(wù)質(zhì)量，強(qiáng)化其履行合同義務(wù)的能力。

5.結(jié)語

綜上所述，雖然采編業(yè)務(wù)外包具有許多優(yōu)勢(shì)，但是采編業(yè)務(wù)外包也存在承包商風(fēng)險(xiǎn)、人力資源建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)以及監(jiān)管風(fēng)險(xiǎn)，如果不能及時(shí)采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理，將嚴(yán)重影響采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量，造成嚴(yán)重的負(fù)面影響。因此，圖書館應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)采編業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的研究，并采取有效措施進(jìn)行處理，使采編業(yè)務(wù)外包能夠取得更好的發(fā)展。