信息時代下照片檔案管理及利用淺談

何文斌

摘 要：如今信息時代的發(fā)展也推動了照片檔案的出現(xiàn)，照片檔案在檔案管理中占有重要作用。然而在照片檔案發(fā)展的過程中也出現(xiàn)了一些問題，如照片檔案管理措施不完善等。在當今時代下如何對照片檔案進行有效管理并利用是人們應該思考的問題。本文對照片檔案管理中存在的問題進行分析，并提出有效管理照片檔案的措施，最大化發(fā)揮照片檔案的價值。

關鍵詞：信息時代；照片檔案；管理；問題；措施

如今使用數(shù)碼相機等設備可拍攝出數(shù)碼相片，并可將其儲存在磁盤等載體中，使用現(xiàn)代信息設備對其進行處理，可通過互聯(lián)網(wǎng)將其上傳，保存在數(shù)據(jù)庫中。由此產(chǎn)生了照片檔案，對檔案管理有重要影響。相關人員應認識到照片檔案管理的重要性，對照片檔案進行科學管理并充分利用。

1 信息時代照片檔案管理存在的問題

1.1 照片檔案管理人員管理意識不足

多數(shù)檔案管理人員沒有認識到照片檔案管理存在的重要性，照片當按出現(xiàn)的時間較晚，管理人員對其沒有形成全面的認識，多數(shù)人員認為照片檔案處于紙質(zhì)檔案的附屬位置，在檔案管理中并不重要，這就容易造成忽視照片檔案的問題，而更多的去關注紙質(zhì)檔案，難以對照片檔案進行科學管理。在對照片檔案進行搜集時需要關注較廣的范圍，搜集照片的工作人員也不固定，檔案管理單位為方便調(diào)用照片檔案，通常不對其進行歸檔，甚至一些人員將一些照片據(jù)為己有，攝像人員在拍完照片后也沒有及時對其進行整理，容易發(fā)生照片檔案丟失等問題，為日后檔案工作的管理帶來困難。出現(xiàn)這些問題的原因主要是因為檔案管理人員缺乏照片檔案管理意識，對其重要性認識不夠造成的。

1.2 照片檔案管理制度不全面

在照片檔案管理方面，雖然有相關的《照片檔案管理規(guī)范》，但該規(guī)范主要針對傳統(tǒng)照片檔案管理來說的，在數(shù)碼照片檔案管理方面還缺乏相應的管理規(guī)范，即使存在相關的管理標準，但相關檔案管理部門并沒有建立全面的檔案管理制度，比如對照片檔案歸檔時間、要求、存儲條件、利用方法等都沒有進行明確。同時也缺乏對檔案管理部門的監(jiān)督，對照片檔案管理的職責范圍也沒有進行明確，難以找到相關責任人。照片檔案管理缺乏相應的標準依據(jù)，管理人員難以開展工作，不利于對照片檔案進行合理管理。

1.3 照片檔案管理條件較差

照片檔案管理部門檔案管理基礎設施并不完善，部門條件較差，缺乏足夠的財政支撐，檔案保存環(huán)境也沒有達到標準要求，將照片進行歸檔后容易出現(xiàn)變色等問題，影響照片質(zhì)量。在對數(shù)碼照片檔案進行保存時，相應的存儲設備如計算機等的性能較差，管理人員通常不對照片進行備份，照片一旦發(fā)生丟失問題就無法找回，造成極大損失。檔案管理部門應不斷對相關設施進行完善，充分利用現(xiàn)代化科學技術對照片檔案進行管理。

1.4 數(shù)碼照片檔案具有較高復雜性

數(shù)碼照片為大檔案管理帶來了一定的復雜性，在對數(shù)碼照片進行搜集時難以找到相關依據(jù)，同時搜集的一些照片也存在質(zhì)量問題，也有一些照片缺乏利用價值，而且搜集到的照片也具有較多數(shù)量，檔案人員對照片進行歸檔時會碰到諸多困難，這些都為照片檔案管理工作帶來了難度。在對照片進行整理時要對其進行鑒別、重命名，并進行必要的文字說明，需要經(jīng)過較多的環(huán)節(jié)，數(shù)碼照片因其具有易改性、易損性等特點具有較大的安全風險。

2 照片檔案管理及利用措施

2.1 完善照片檔案管理制度

為適應現(xiàn)代化社會的發(fā)展，國家應出臺相應的照片檔案管理規(guī)范措施，為照片檔案管理工作提供必要的依據(jù)。應對照片搜集與歸檔工作進行完善。在搜集照片時，要對相關人員的職責進行明確，要對照片的尺寸、格式、背景信息等進行規(guī)范。另外要注意對拍攝數(shù)碼照片時形成的EXIF文件進行保存，該文件中含有照片的屬性信息，還包括元數(shù)據(jù)等信息，有著不小的價值。要對元數(shù)據(jù)表進行完善，明確軟硬件環(huán)境、規(guī)格等信息。管理人員在將照片進行歸檔時前要對其實施整理，即應對照片進行鑒別，明確可以歸檔的照片都有哪些，然后按照相關格式要求對其進行歸檔，將每張照片進行編號并給予具體說明。確定哪些照片需要進行歸檔后要對其做出相關規(guī)范，即不可對其進行刪改，同樣不可對其進行壓縮處理，需對其進行有效性檢驗，并做好檔案照片登記表，相關人員要對表中信息進行檢查，確保照片信息的真實性，并查看其是否存在不完整性，是否具有可利用性、可識別性等。責任人要在表上進行簽字，處理完畢后可進行歸檔，對照片檔案進行有效管理。

2.2 增強照片檔案管理人員管理意識

檔案管理部門要對照片檔案管理的重要性進行宣傳，嚴格貫徹相關法律法規(guī)，如《檔案法》等，檔案管理部門可根據(jù)當?shù)鼐唧w情況制定相應標準，便于照片檔案管理工作順利開展，相關部門要培養(yǎng)照片檔案管理人員科學的管理觀念，強化照片檔案管理人員管理意識，有效對檔案進行搜集和接收，讓檔案管理人員認識到照片檔案對歷史、教育、經(jīng)濟等的作用，提高照片檔案的管理效率。

2.3 對照片檔案管理投入必要的資金

相關部門要對照片檔案管理工作進行資金投入，為照片檔案的發(fā)展提供支持，檔案管理部門要購進先進的科學設備，完善照片檔案管理的基礎設施，充分利用現(xiàn)代信息化技術對照片檔案進行管理，同時檔案管理部門要對管理人員進行培訓，讓其掌握管理照片檔案所需的信息技術知識，學會使用信息技術設備，提升其照片檔案管理的專業(yè)能力。檔案管理部門可建立相應的照片檔案信息管理系統(tǒng)，將照片保存在硬盤中，對照片信息進行規(guī)范，同時做好信息說明，即對照片時間。地點、人物等進行說明，還應對照片標注分類號和主題詞等信息，便于對照片信息進行檢索，增強照片信息的共享性特征。在信息管理系統(tǒng)中要注意對照片檔案進行保存，因為信息系統(tǒng)有可能受到病毒侵害而致使照片信息丟失，照片檔案管理人員要將照片進行備份或者適時遷移，防止照片檔案信息出現(xiàn)損壞的問題。

2.4 對照片檔案進行有效利用

在信息時代下的照片具有較強的便利性，能夠?qū)⒄掌畔⑦M行快速傳播并實現(xiàn)共享。檔案管理部門可將相關照片信息進行發(fā)布、必要的宣傳、記錄歷史等，可通過網(wǎng)絡技術對照片檔案進行利用，如管理人員可在閱覽室為相關人員提供檢索功能，也可通過電子郵件等方法向人們提供相關照片信息。如今照片檔案管理還在發(fā)展的初級階段，相關人員要不斷研究照片檔案管理理論與技術，保證照片檔案信息的真實性，原始性及可利用性，充分發(fā)揮照片檔案的價值。同時要不斷優(yōu)化照片檔案管理環(huán)節(jié)，搜集有利用價值的照片信息，并提高照片檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高照片檔案管理效率，做好照片檔案信息保護措施，促使檔案管理工作往簡便化、規(guī)范化、科學化的方向發(fā)展。

3 結(jié)語

在信息時代下照片檔案的管理及利用工作也遇到了機遇與挑戰(zhàn)，相關管理人員要不斷對照片檔案管理進行研究，發(fā)現(xiàn)在管理及利用過程中存在的問題，對照片檔案進行綜合性管理，要不斷增強檔案管理人員的專業(yè)能力，完善檔案管理相關法規(guī)，加大照片檔案管理的資金投入，健全相關基礎設施，不斷優(yōu)化照片檔案管理環(huán)節(jié)，并保證照片檔案信息的真實有效性。相關人員要注意促使照片檔案管理與現(xiàn)代化信息技術相結(jié)合，創(chuàng)建照片檔案管理信息化平臺，注意保證照片檔案信息的安全性，實現(xiàn)其信息化與共享性發(fā)展。

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