淺談民國歷史檔案的保管工作

周官標(biāo)

摘 要：檔案在人類社會(huì)歷史的發(fā)展中意義重大，其保管工作就顯得至關(guān)重要。檔案的管理，分為庫房管理和使用過程中的維護(hù)與保護(hù)兩個(gè)方面。筆者以中國第二歷史檔案館為例，講述了檔案管理的具體做法。在庫房管理方面，筆者介紹了中國第二歷史檔案館在檔案的排架、檔案全宗排列、檔案存放地點(diǎn)索引、檔案在裝具中存放形式、檔案庫房的八防措施、庫房溫濕度控制、建立恒溫恒濕庫和特藏庫、進(jìn)出庫制度八個(gè)方面的具體措施。在檔案的使用管理中，中國第二歷史檔案館制定了具體的檔案使用登記與交接制度，和檔案使用過程中的保護(hù)措施，以及數(shù)字化檔案和特殊檔案的利用保護(hù)，實(shí)現(xiàn)了檔案的科學(xué)化和規(guī)范化管理。

關(guān)鍵詞：民國歷史檔案；保管

檔案是人類社會(huì)的原始記錄，是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的、保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、聲像等不同形式的歷史記錄。用文字及其載體隨時(shí)記錄自身活動(dòng)和自然現(xiàn)象，并將這些記錄物保存起來以使其發(fā)揮現(xiàn)實(shí)作用與歷史文化作用，是人類進(jìn)入文明社會(huì)的重要標(biāo)志。檔案及其管理活動(dòng)的歷史與人類文明社會(huì)的歷史一樣長(zhǎng)。中國第二歷史檔案館（以下簡(jiǎn)稱二史館）所館藏的民國歷史檔案，是從1912年至1949年期間南京臨時(shí)政府，廣州、武漢國民政府，民國北京政府，國民黨政府和汪偽政權(quán)中央機(jī)關(guān)的檔案。館藏檔案共1354個(gè)保管單位，220余萬卷，這些檔案數(shù)量巨大，來源很雜，紙張質(zhì)量大小不一，這就為保管這些檔案提出比較高的要求。二史館為保藏這些珍貴的民國歷史檔案，在各個(gè)方面都做了嚴(yán)格的規(guī)定。幾代保管人滿懷為國管檔的神圣使命感，以默默無聞的奉獻(xiàn)精神，科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，筑牢民國歷史檔案安全的堅(jiān)固防線，建立了科學(xué)規(guī)范的檔案庫房管理體系和檔案利用安全保障體系，在服務(wù)國家大局，滿足社會(huì)利用需要等文面做出了自己的貢獻(xiàn)。

檔案保管，就是指對(duì)已整理好并已存入庫房及其柜架中的檔案進(jìn)行的日常維護(hù)、保護(hù)性管理工作。檔案保管的基本要求，一是維護(hù)實(shí)體的秩序狀態(tài)，使檔案在存放和利用中始終有序，二是保護(hù)檔案實(shí)體的理化性狀，使其在存放和使用過程中不受或少受人為的或自然因素的損害，并盡量延長(zhǎng)其物質(zhì)形體的自然壽命。

檔案保管工作是檔案館最基礎(chǔ)性的工作之一，通過科學(xué)化、規(guī)范化的庫房管理確保檔案安全，為檔案利用提供高效便捷的服務(wù)是檔案保管工作的基本職責(zé)。檔案保管工作在檔案管理實(shí)踐中，主要表現(xiàn)為兩個(gè)基本方面：一是檔案庫房管理，二是檔案使用過程的維護(hù)與保護(hù)。因?yàn)闄n案在檔案機(jī)構(gòu)中并不是永遠(yuǎn)靜止地存放在庫房及裝具里，而是處在一種有靜有動(dòng)、動(dòng)靜交替的狀態(tài)中。造成檔案動(dòng)靜交替狀態(tài)的根本原因就是對(duì)檔案的使用。因此，維護(hù)檔案秩序保護(hù)檔案實(shí)體的任務(wù)也必然要同時(shí)貫徹于檔案的使用過程中。為此二史館從以下兩個(gè)方面著手加強(qiáng)對(duì)珍藏的民國歷史檔案的保管和維護(hù)。

1 檔案庫房管理

檔案庫房管理是檔案日常保管工作的主要體現(xiàn)形式。因?yàn)闄n案絕大部分時(shí)間是存放在庫房里的，檔案的實(shí)體秩序狀態(tài)也主要存在于檔案庫房中。因此，檔案保管工作的主要內(nèi)容也大都在庫房中進(jìn)行。檔案庫房管理并非僅僅是指對(duì)庫房空間場(chǎng)所的維護(hù)和管理，而是指在庫房中進(jìn)行的一切保管工作。其基本工作內(nèi)容有以下幾個(gè)方面。

1.檔案的排架。

庫房中檔案架、檔案柜等裝具，應(yīng)該排列有序、統(tǒng)一編號(hào)，便于日常管理工作的進(jìn)行，也便于日常調(diào)收檔案。二史館對(duì)所有的建筑物都進(jìn)行編號(hào)，把存放檔案的四、五、六號(hào)樓與其它辦公樓區(qū)分開。庫房檔案架也是按統(tǒng)一排列方向依次編列號(hào)，號(hào)碼采用阿拉伯?dāng)?shù)字，架與架之間留有一定的使用空間。

2.檔案全宗排列。

在檔案館內(nèi)，檔案是以全宗為單位進(jìn)行排列的。二史館保藏民國檔案1354個(gè)全宗，220余萬卷，如果有一點(diǎn)疏漏、混亂，那是無法想象的。因此二史館根據(jù)館藏民國檔案的特點(diǎn)和對(duì)外利用的方便，把利用率高的全宗檔案，例如總統(tǒng)府全宗、行政院全宗、軍事委員會(huì)全宗、教育部等全宗檔案放在方便調(diào)收的四號(hào)樓，而把一些不常用的檔案放在五號(hào)樓。把數(shù)字化后的全宗檔案放在六號(hào)樓，相應(yīng)的把一些大的全宗和子宗盡量放在一個(gè)庫房，如海關(guān)全宗，它下面有九個(gè)子宗十萬余卷，要兩個(gè)或兩個(gè)以上庫房才能放得下，如果分開排放于管理調(diào)卷甚不方便。也把一些相關(guān)聯(lián)的全宗如經(jīng)濟(jì)部和它下面的一些相關(guān)企業(yè)全宗也放在一起，便于調(diào)閱。

3.檔案存放地點(diǎn)索引。

庫房全宗檔案排架放好后，為了便于保管工作人員切實(shí)掌握檔案的存放情況和迅速地調(diào)收檔案，還必須對(duì)排好的檔案，編制存放地點(diǎn)索引。檔案存放索引一般分兩種方式：一種是指明檔案存放處所的，即以全宗及其各類檔案為單位，指出它們的存放地點(diǎn)，二是以各檔案庫房保存檔案情況的，即以檔案庫房各檔案架為單位指出它們存放了什么檔案。二史館根據(jù)館藏民國檔案的數(shù)量巨大，全宗繁多的特點(diǎn)，采顧兩者綜一的方式，既以每個(gè)檔案庫房保存檔案為單位，也以全宗為單位。在每個(gè)檔案庫房門口標(biāo)一明牌，繪有檔案存放位置圖，標(biāo)明此庫房有多少檔案架，存放多少全宗檔案，存放全宗檔案機(jī)關(guān)代號(hào)、架號(hào)、案卷的起訖號(hào)，一目了然，調(diào)閱查找起來很方便。

4.檔案在裝具中存放形式。

檔案在裝具中存放方式有豎放和平放兩種。二史館館藏民國檔案有多種樣式，主要以宣紙居多，也有一些非宣紙類的，如地圖、郵票、字畫、照片、商標(biāo)、債券等等，這些檔案放置都要根據(jù)各類檔案情況因地制宜，不應(yīng)拘于形式。

5.檔案庫房的八防措施。

所謂檔案保管工作的八防，一般是指防火、防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵，這八防基本上包括了對(duì)檔案實(shí)體可能造成的所有自然和人為的因素。是庫房管理的重要內(nèi)容。為此二史館在這些方面下了很大的功夫，已經(jīng)建立比較健全完善的規(guī)章制度。整個(gè)館區(qū)安裝有閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)，紅外報(bào)警器，武警白天站崗值勤，晚上巡邏，保衛(wèi)科工作人員全天候值班，保障了館區(qū)的安全。在防火方面，二史館采用了最新環(huán)保型的七氟炳烷滅火管道系統(tǒng)，也因此成為國內(nèi)檔案館第一個(gè)采用國家消防規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)施工的單位。二史館在進(jìn)入檔案庫房的專用電梯上加裝了IC卡識(shí)別器，除持有IC卡的保管員等少數(shù)人外，任何無關(guān)人員無法通過電梯進(jìn)入庫區(qū)。二史館還建成了庫房視頻監(jiān)控系統(tǒng)，每間庫房、每條庫房過道、通風(fēng)機(jī)房等均設(shè)了紅外攝像探頭，保證庫房在零照度的情況下都會(huì)傳送清晰的實(shí)時(shí)視頻圖像，相關(guān)視頻經(jīng)過嵌入式硬盤錄像設(shè)備錄制，保存時(shí)間長(zhǎng)達(dá)3個(gè)月。防蟲方面，每年春天都要在每間檔案庫房投放防蟲藥、誘蟲板，所有經(jīng)過數(shù)字化重新裝訂后的檔案入庫前都要進(jìn)行消毒殺蟲工作，在館區(qū)內(nèi)每年進(jìn)行消殺白蟻，采取積極預(yù)防措施，防止白蟻危害檔案。防塵方面，每個(gè)月進(jìn)行檔案庫房衛(wèi)生保潔工作，每個(gè)季度進(jìn)行一次全方位的衛(wèi)生保潔，以確保杜絕灰塵。防潮防霉方面，與庫房溫濕度尤其是濕度控制密切相關(guān)，在庫房濕度過大時(shí)應(yīng)及進(jìn)進(jìn)行調(diào)整。

6.庫房溫濕度控制。

庫房?jī)?nèi)的溫濕度是直接影響檔案自然壽命的環(huán)境因素，適宜的溫濕度是保證檔案長(zhǎng)期安全保管的重要條件。較為適宜的庫房溫度應(yīng)在14°—20°之間，相對(duì)濕度應(yīng)在50%—65%之間。為了掌握庫房溫濕度情況，二史館在所有檔案庫房都安裝了中央空調(diào)，建立了溫濕度自動(dòng)控制系統(tǒng)，通過電腦可以隨時(shí)掌握庫房的溫濕度和空調(diào)設(shè)備的運(yùn)行情況，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并迅速處置。

7.建立了恒溫恒濕庫和特藏庫。

二史館從1985年就開展了檔案縮微復(fù)制工作，經(jīng)過近三十幾年的努力，陸續(xù)完成了蔣介石、陳布雷等個(gè)人全宗，國民政府、行政院、戰(zhàn)史編纂委員會(huì)等多單位全宗檔案的縮微復(fù)制，形成了8000多盤膠片。從2013年開始，二史館大規(guī)模開始檔案數(shù)字化工作，為了存放這些數(shù)字化后的光盤和數(shù)轉(zhuǎn)模膠片，專門建立了恒溫恒濕庫，實(shí)行專庫專柜專人保管。為了對(duì)一些特別重要的民國歷史檔案借助特殊的設(shè)備、特別的方式進(jìn)行精心保護(hù)，以延長(zhǎng)民國歷史檔案的壽命，二史館從1987年就開始了特藏庫的建設(shè)，首先啟動(dòng)的是孫中山、蔣介石、馮玉祥等著名人物手跡的保護(hù)，隨后逐步擴(kuò)大到對(duì)珍貴的民國字畫、郵品、商標(biāo)、債券、票證、證章、照片、地圖等及其它重要檔案的集中典藏各保護(hù)工作，現(xiàn)在的特藏庫面積已擴(kuò)大到約500多平方米，集中典藏了約60多個(gè)保管單位1萬余卷的珍貴檔案。

8.進(jìn)出庫制度。

檔案庫房是保存檔案的重要場(chǎng)所，因此必須對(duì)進(jìn)出庫房的人員及其進(jìn)出的方式、時(shí)間、要求等進(jìn)行必要的限制并做出專門規(guī)定。二史館在進(jìn)入檔案庫區(qū)的專用電梯安裝了IC卡識(shí)別器，只有保管處的保管員才能刷卡進(jìn)入庫區(qū)，檔案庫房實(shí)行雙人進(jìn)庫制，不允許一個(gè)人單獨(dú)進(jìn)入庫房。非庫房管理人員不得進(jìn)入檔案庫房。如有特殊情況需經(jīng)保管處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，進(jìn)入庫房需要有庫房管理人員陪同。聘請(qǐng)的外來人員需要進(jìn)入庫房工作，要二史館的安保處辦理臨時(shí)出入證，入庫前進(jìn)行必要的安全教育，還必須由庫房管理人員陪同，如發(fā)現(xiàn)安全隱患，庫房管理人員有權(quán)要求其停止一切工作。館外人員或全國檔案同行參觀檔案庫房須事前提出申請(qǐng)，經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后庫房管理人員方可接待，參觀時(shí)參觀人員不得拍照、錄像、翻閱檔案等。

2 檔案使用過程中的維護(hù)與保護(hù)。

檔案保管的目的是為了提供檔案為黨和國家及單位或個(gè)人所用，不能一味地強(qiáng)調(diào)檔案的保護(hù)而不考慮利用的方便，同時(shí)也不能遷就利用的方便不顧及檔案的保護(hù)，而影響檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)的使用。因此，二史館建館60多年來，始終重視民國檔案的利用工作，并制定了許多具體的借閱卷制度，大體包括以下幾個(gè)方面。

1.制定了具體的檔案使用登記與交接制度。

利用者要利用檔案，必須向二史館工作人員出具本人所屬單位正規(guī)介紹信和個(gè)人合法證件（如身份證、軍官證、工作證、護(hù)照等），查檔案者的身份經(jīng)審核后，要如實(shí)填寫《查檔登記表》，先到二史館利用處填寫調(diào)卷單，調(diào)卷單必須寫清調(diào)卷單位（利用者為某單位就寫某單位名稱，如是某個(gè)人就寫個(gè)人），所調(diào)檔案的全宗號(hào)、案卷號(hào)、調(diào)卷目的、時(shí)間、開具調(diào)卷單人姓名、以及處室領(lǐng)導(dǎo)或館領(lǐng)導(dǎo)的審批意見。調(diào)收過程中必須進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)，辦理交接手續(xù)，一般卷清點(diǎn)到宗，特種卷清點(diǎn)到件、張、并注明載體及數(shù)量，入庫的檔案要及時(shí)回歸原庫位。所有檔案調(diào)收單據(jù)作為檔案進(jìn)出庫憑證要長(zhǎng)期保存。為憑證安全及方便統(tǒng)計(jì)，所有檔案調(diào)收單據(jù)都要做電子備份一套，長(zhǎng)期保存。原件的使用一般不出庫房，由利用處人員到保管處工作間查閱檔案原件，將所需內(nèi)容掃描并經(jīng)內(nèi)網(wǎng)傳輸?shù)嚼锰?，檔案原件掃描好后要及進(jìn)歸庫保管，如有特殊需要將檔案原件出庫的，由至少兩名保管人員全程負(fù)責(zé)押運(yùn)，原件使用過程中，必須有利用處專人負(fù)責(zé)監(jiān)控，上午、下午均需按時(shí)歸庫，檔案原件使用后與保管員妥善辦理交接手續(xù)，及時(shí)進(jìn)庫保管，以保證檔案原件的絕對(duì)安全。

2.檔案使用過程中的保護(hù)。

二史館規(guī)定了專門的查檔閱卷的場(chǎng)所，除了筆、紙、筆記本電腦外，其它東西不準(zhǔn)帶入。檔案的利用方式是以現(xiàn)場(chǎng)閱覽為主，在閱卷場(chǎng)所查檔時(shí)不準(zhǔn)喝水吃食物，不允許在檔案上勾劃涂抹做標(biāo)志，更不允許有撕損剪切偷盜檔案等違法行為。各個(gè)不同的利用者未經(jīng)允許不準(zhǔn)私自交換閱覽各自所利用的檔案，未經(jīng)允許不準(zhǔn)擅自拍照、抄錄、復(fù)印，經(jīng)過允許需要拍照或復(fù)印要由檔案工作人員來承擔(dān)，嚴(yán)格限制檔案原件的復(fù)印數(shù)量，設(shè)立專人預(yù)審制度，對(duì)檔案原件的內(nèi)容加以審查把關(guān)。整個(gè)閱卷大廳安裝了全方位的閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)，還設(shè)有專人來回巡查，以確保歷史檔案原件在使用中的絕對(duì)安全。

3.數(shù)字化檔案和特殊檔案的利用保護(hù)。

二史館自上個(gè)世紀(jì)八十年代開展縮微復(fù)制檔案以來，經(jīng)過三十多年的發(fā)展，尤其是近幾年來二史館進(jìn)行的大規(guī)模的檔案數(shù)字化工作，檔案縮微復(fù)制總畫幅已達(dá)到一千多萬畫幅以上，數(shù)字化檔案已達(dá)五千萬頁以上?，F(xiàn)在二史館原則上提供利用的都是數(shù)字化檔案，這樣既可以保護(hù)了歷史檔案原件，又滿足了利用者日常利用的需要。對(duì)于一些特殊保護(hù)的珍貴檔案如孫中山手跡、蔣介石手跡等，一般利用都是提供縮微片或復(fù)制件，如有特殊需要提供原件也要全方位進(jìn)行保護(hù)，一旦用完馬上入庫，盡量減少對(duì)檔案原件傷害，以延長(zhǎng)檔案原件的使用壽命。

二史館自1951年成立至今已有六十多年了，六十多年來，二史館在民國歷史檔案保護(hù)方面從無到有，檔案安全保管條件從簡(jiǎn)單到現(xiàn)在得到較大的改善，幾代檔案保管人付出了巨大的心血。如今已經(jīng)初步建立起一套比較完善的、具有較高水平的檔案安全防線即制度防線、環(huán)境防線、人員防線、技術(shù)防線和保密防線，檔案庫房管理和檔案日常使用管理也已經(jīng)走上了科學(xué)化、規(guī)范化的的軌道。但從建設(shè)民國檔案安全體系的總目標(biāo)，再保民國歷史檔案原件安全使用一百年的要求來看，檔案保管還有大量的工作要做。首先，是檔案館庫建設(shè)方面，二史館現(xiàn)有的庫房面積缺口大，功能不全，尤其是5號(hào)樓因建筑年代久，現(xiàn)在成了一幢存在著很大安全隱患的老舊危樓，建設(shè)一個(gè)現(xiàn)代化的檔案原件保管基地，改善檔案安全保管的條件已經(jīng)成為一個(gè)迫在眉睫的任務(wù)。其次，檔案保管人員培養(yǎng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期重要任務(wù)，對(duì)于民國歷史檔案安全而言，檔案保管人員高度的責(zé)任心和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，二者缺一不可，任何好的制度都要靠人去執(zhí)行，好的技術(shù)都要靠人去掌握和使用。相信二史館檔案人在服務(wù)黨和國家中心大局，挖掘民國歷史檔案的潛在價(jià)值、發(fā)揮民國歷史檔案的社會(huì)教育功能方面，會(huì)繼續(xù)保持下去，一如既往。

參考文獻(xiàn)

1.《光輝歷程》 曹必宏主編，九州出版社。

2.《檔案管理學(xué)》鄧紹興、陳智為主編，中國人民大學(xué)出版社。