基于知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)檔案管理分析

方愛明

[摘 要]在知識(shí)經(jīng)濟(jì)這一時(shí)代背景中，企業(yè)發(fā)展對(duì)檔案管理的關(guān)注度逐漸提高，優(yōu)化管理企業(yè)檔案，有利于促進(jìn)企業(yè)健康運(yùn)行、有序發(fā)展。本文介紹了知識(shí)經(jīng)濟(jì)的特征，分析了企業(yè)在檔案管理中常見的問題，最后探究了檔案管理與知識(shí)資源管理之間的關(guān)系。

[關(guān)鍵詞]知識(shí)經(jīng)濟(jì)；企業(yè)；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.098

[中圖分類號(hào)]G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）08-0-02

國(guó)家經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)健發(fā)展、社會(huì)的持續(xù)進(jìn)步，均離不開企業(yè)的規(guī)范化、有序化發(fā)展，而企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的關(guān)鍵，有效的檔案管理，能夠提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)水平。但是，現(xiàn)如今企業(yè)在管理檔案過程中還存在一些問題，制約了企業(yè)的發(fā)展。因此，本文分析知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)檔案管理具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

1 知識(shí)經(jīng)濟(jì)特征

首先，知識(shí)具有必要性，它在企業(yè)運(yùn)行管理中占有重要地位，尤其是在生產(chǎn)力和生產(chǎn)關(guān)系兩方面。其次，知識(shí)具有豐富性、全球性以及先進(jìn)性。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展落后時(shí)期，知識(shí)具有間接性和匱乏性，隨著信息科技的不斷發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)的逐漸普及，知識(shí)逐漸打破了空間和時(shí)間的限制，在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中，知識(shí)逐漸融合在一起，它的應(yīng)用價(jià)值被充分實(shí)現(xiàn)。在社會(huì)發(fā)展的傳統(tǒng)階段，知識(shí)形式單一，主要以書本、報(bào)刊以及文稿等形式呈現(xiàn)，現(xiàn)如今，知識(shí)形式越來(lái)越多樣化，它能以文字、電子、圖形、語(yǔ)音、光碟以及圖像等形式呈現(xiàn)。再次，知識(shí)具有網(wǎng)絡(luò)性。知識(shí)的處理方式、處理手段以及知識(shí)傳播方式等均能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，以往知識(shí)傳播主要通過廣播或者電視等單一設(shè)備，而隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的社會(huì)化、家庭化和工作化，人們身邊隨時(shí)發(fā)生著各種知識(shí)傳播的現(xiàn)象。然后，知識(shí)具有管理性。企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高，離不開知識(shí)的有效運(yùn)用，因此，知識(shí)運(yùn)用的過程即知識(shí)管理的過程。最后，知識(shí)產(chǎn)權(quán)化。企業(yè)利用知識(shí)產(chǎn)權(quán)化的特點(diǎn)，能夠?qū)崿F(xiàn)創(chuàng)新型知識(shí)的保護(hù)，利用知識(shí)可以促進(jìn)企業(yè)效益化發(fā)展。

2 企業(yè)在檔案管理中常見的問題

2.1 傳統(tǒng)管理問題

傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)主要投放在檔案收集、整理、分類保存等方面，它的管理對(duì)象主要有事件、書報(bào)、記載、人事、物品存檔、過程以及文件等；管理手段主要為紙質(zhì)記錄、分類存儲(chǔ)于檔案管理室。傳統(tǒng)階段的檔案管理受限于技術(shù)手段，以“資料收集”“保存”“管理”“借閱”等工作為管理重點(diǎn)。在此期間，人們高度重視檔案資料的完整性，借閱人數(shù)較少。傳統(tǒng)檔案管理在歷史記載方面發(fā)揮著重要作用，后人可以此為依據(jù)滿足工作需要。傳統(tǒng)管理的具體問題表現(xiàn)為：工作內(nèi)容較復(fù)雜，且耗時(shí)。在發(fā)展規(guī)模較大的企業(yè)中，由于企業(yè)檔案資源較多、涉及內(nèi)容較廣，對(duì)這類檔案資源進(jìn)行收集、整理時(shí)，需要專業(yè)人員進(jìn)行督促、監(jiān)督以及編輯整理，而隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的擴(kuò)大，檔案管理的難度也會(huì)隨之增加。此外，檔案管理還需要較大的保存空間，一定程度上提高了檔案管理成本。

2.2 信息時(shí)代管理問題

2.2.1 分類方法傳統(tǒng)

企業(yè)針對(duì)檔案開展管理工作時(shí)，經(jīng)常沿用傳統(tǒng)的分類方法，且分類創(chuàng)新方法較少，分類管理規(guī)則形式化，這與企業(yè)的實(shí)際工作相脫離，當(dāng)員工對(duì)檔案進(jìn)行目標(biāo)搜索時(shí)，由于搜索難度較大，目標(biāo)檔案搜索經(jīng)常以失敗告終，即使搜索成功，也會(huì)花費(fèi)大量精力。而往往搜索檔案的人員并不是檔案管理者，在未掌握分類方法的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案查找，會(huì)大大增加查找難度，會(huì)使檔案搜集者失去查找信心。

2.2.2 網(wǎng)絡(luò)化優(yōu)勢(shì)較弱

雖然現(xiàn)今處于網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，但大多數(shù)企業(yè)的檔案管理者經(jīng)常弱化網(wǎng)絡(luò)化優(yōu)勢(shì)，當(dāng)人們搜集檔案、獲取檔案信息時(shí)，網(wǎng)絡(luò)便捷化優(yōu)勢(shì)未能充分彰顯，而管理者主要發(fā)揮了人工優(yōu)勢(shì)。

2.2.3 管理耗時(shí)、耗力

管理耗時(shí)、耗力與傳統(tǒng)檔案管理具有相同性，企業(yè)檔案管理者對(duì)信息的獲取能力、計(jì)算機(jī)操作能力、檔案分類整理能力等較弱，在檔案管理工作中會(huì)浪費(fèi)大量的人力、物力資源。

2.2.4 資料分類模糊

社會(huì)是動(dòng)態(tài)發(fā)展的，知識(shí)類檔案是要與時(shí)俱進(jìn)進(jìn)行分類的，且并不是所有的分類都是一成不變的，某些知識(shí)經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)后，會(huì)再次優(yōu)化、完善，這時(shí)就要及時(shí)進(jìn)行修正、保存，然而部分企業(yè)在管理檔案時(shí)存在分類模糊、不及時(shí)的問題。

3 檔案管理與知識(shí)資源管理間的關(guān)系

知識(shí)資源管理，指的是企業(yè)利用特定方式，管理知識(shí)從產(chǎn)生、發(fā)展、傳遞到實(shí)踐應(yīng)用的過程，這不僅能豐富員工的知識(shí)量、開闊知識(shí)視野，還能提高員工的工作水平，優(yōu)化企業(yè)的工作質(zhì)量，增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益以企業(yè)知識(shí)為主要來(lái)源，因此，提高對(duì)知識(shí)管理的重視程度是十分必要的，管理者在具備知識(shí)的同時(shí)，還要提高相應(yīng)的管理能力，只有這樣，才能促進(jìn)管理工作高效進(jìn)行，才能充分展現(xiàn)企業(yè)的文化理念，提高企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

3.1 企業(yè)管理核心正向知識(shí)資源管理轉(zhuǎn)變

企業(yè)知識(shí)具有兩種類型，第一種是顯性知識(shí)，第二種是隱性知識(shí)。其中，第一種是指已經(jīng)保存下來(lái)，具有可觀、可讀、可聽等特點(diǎn)的知識(shí)；第二種是指未被保存，僅在腦海中、數(shù)據(jù)中以及行為中表現(xiàn)的知識(shí)。知識(shí)資源主要傾向于顯性知識(shí)，因此，企業(yè)檔案管理也就是對(duì)顯性知識(shí)的管理。需要注意的是，由于隱性知識(shí)為顯性知識(shí)提供來(lái)源，因此，知識(shí)資源管理是企業(yè)知識(shí)管理的重點(diǎn)和核心。由于知識(shí)資源是支撐企業(yè)發(fā)展的重要保障，且它作為企業(yè)發(fā)展的經(jīng)營(yíng)成果，具有較高的資產(chǎn)價(jià)值，因此，管理知識(shí)資源即是管理知識(shí)資產(chǎn)。

3.2 尊重資源管理的基本規(guī)律

知識(shí)管理規(guī)律指的是，促進(jìn)企業(yè)知識(shí)動(dòng)態(tài)變化的規(guī)律。知識(shí)管理具有明顯的特征，一是員工是知識(shí)的產(chǎn)生者。二是知識(shí)在企業(yè)環(huán)境中具有共享性。三是知識(shí)規(guī)范化后，能夠得到員工的全面認(rèn)可和支持。四是知識(shí)應(yīng)用于實(shí)際工作，是知識(shí)資源目標(biāo)化的充分體現(xiàn)。五是知識(shí)創(chuàng)新，即對(duì)企業(yè)集體全面創(chuàng)新，它能改變工作模式以及工作方法，促進(jìn)企業(yè)進(jìn)入新的發(fā)展階段。

3.3 實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)管理到知識(shí)資源管理的過渡

檔案資源屬于顯性知識(shí)，且該知識(shí)資源已經(jīng)經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化處理。因此，強(qiáng)化、管理檔案知識(shí)這一知識(shí)資源時(shí)，理應(yīng)從知識(shí)資源管理的角度入手，以實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)管理到知識(shí)資源管理的過渡。

3.4 現(xiàn)實(shí)需要

知識(shí)資源管理后，企業(yè)檔案知識(shí)會(huì)利用知識(shí)資源管理規(guī)律進(jìn)行管理，從而能夠有效避免信息時(shí)代檔案管理中存在的問題。首先，企業(yè)內(nèi)部員工積極參與，形成規(guī)范的知識(shí)資源優(yōu)化處理，將過去管理者一人管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿巳斯芾?。其次，知識(shí)資源參與實(shí)際分類工作和應(yīng)用工作，這能有效解決以往分類模糊以及應(yīng)用不及時(shí)等問題。最后，應(yīng)用了正確、規(guī)范的知識(shí)管理方法開展檔案知識(shí)管理工作，從而減少了錯(cuò)誤方式的應(yīng)用。

3.5 實(shí)施性較強(qiáng)

檔案知識(shí)是經(jīng)過規(guī)范化處理的知識(shí)資源，它能實(shí)現(xiàn)知識(shí)的應(yīng)用和創(chuàng)新，同時(shí)，這與檔案知識(shí)管理規(guī)律相符，因此，具有一定的發(fā)展生命力。

3.6 為企業(yè)提供價(jià)值

傳統(tǒng)檔案管理的最大價(jià)值在于歷史記載性，信息時(shí)代檔案管理的最大價(jià)值在于歷史數(shù)據(jù)數(shù)字化。企業(yè)檔案管理的實(shí)質(zhì)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益最大化，提高企業(yè)發(fā)展的利潤(rùn)空間。傳統(tǒng)的檔案管理受技術(shù)條件以及陳舊管理思想的束縛較嚴(yán)重，在一定程度上制約了企業(yè)檔案管理實(shí)質(zhì)的發(fā)揮，不利于企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的及時(shí)實(shí)現(xiàn)。

4 結(jié) 語(yǔ)

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)檔案管理順應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源管理，有利于促進(jìn)企業(yè)優(yōu)化經(jīng)營(yíng)管理結(jié)構(gòu)，有利于提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益、增強(qiáng)員工參與檔案管理的責(zé)任感。知識(shí)資源管理是企業(yè)檔案管理的必然趨勢(shì)，它不僅能增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，還能促進(jìn)企業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展，同時(shí)，還能加快我國(guó)建設(shè)和諧社會(huì)的進(jìn)程。

主要參考文獻(xiàn)

[1]張曉娟，馬瑜，左田原，等.知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)檔案管理——一種知識(shí)資產(chǎn)觀[J].檔案學(xué)通訊，2012（4）.

[2]劉昕.試論知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)檔案管理[J].中國(guó)新技術(shù)新產(chǎn)品，2011（6）.

[3]邰曦.知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)檔案管理的轉(zhuǎn)變[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2016（22）.

[4]周玉霞，李連運(yùn).淺談知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)檔案管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2013（7）.

[5]李艷潔.知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)檔案管理的過程優(yōu)化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（11）.