關(guān)于現(xiàn)代化文書檔案管理的探究

鄭國明

[摘 要]文書檔案中記載著機關(guān)企事業(yè)單位發(fā)展概況和現(xiàn)實狀況相關(guān)的信息，其對企業(yè)單位的經(jīng)營、生產(chǎn)活動有著重要的作用和價值，并與財務(wù)、人事、業(yè)務(wù)等管理工作息息相關(guān)。信息技術(shù)在文書檔案管理工作中的應(yīng)用，極大地推動了現(xiàn)代化文書檔案管理的發(fā)展，在管理理念和管理方法上均作出了相應(yīng)的改變，以適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)、單位經(jīng)營發(fā)展的實際需求。

[關(guān)鍵詞]現(xiàn)代化；文書；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.097

[中圖分類號]G275.2 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）08-0-02

現(xiàn)代化文書檔案管理的實施，是為了進一步提高文書檔案的安全性，并高效分析和處理檔案信息，提高其管理能力和服務(wù)質(zhì)量。文書檔案管理的現(xiàn)代化，主要包括信息化和規(guī)范化兩個方面，并具體圍繞著制度、技術(shù)和人才進行管理，實施科學(xué)、可行的管理辦法。

1 現(xiàn)代化文書檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要價值

1.1 提高企業(yè)信息的分析和處理能力

文書檔案信息，能夠詳細(xì)反映出企業(yè)的發(fā)展概況和現(xiàn)實狀況，其關(guān)系到企業(yè)未來的發(fā)展。在文書檔案管理工作中，不僅需要保證關(guān)于企業(yè)發(fā)展的信息資料的安全和完整，還需要重視這些信息的功能和作用。文書檔案信息能夠為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展給予指導(dǎo)和引領(lǐng)，為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的制定提供有價值的參考。為了從文書檔案中獲取更加全面的信息資料，企業(yè)需要對其進行嚴(yán)格、規(guī)范的管理，以高效完成信息資料的調(diào)取、分析和處理等工作，因此，實現(xiàn)現(xiàn)代化文書檔案管理顯得尤為重要。應(yīng)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，建立文書檔案信息系統(tǒng)，極大的擴展了文書檔案的儲存空間。同時還能利用計算機代替人工，更加快速的分析和處理信息資料，提高了信息服務(wù)工作的效率和質(zhì)量，減輕了相關(guān)工作人員的壓力和負(fù)擔(dān)。由此可見，現(xiàn)代化文書檔案管理對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展有著積極的影響。

1.2 創(chuàng)造更高的經(jīng)濟效益

文書檔案記錄著企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的全過程，涵蓋了生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等多項工作。企業(yè)經(jīng)營發(fā)展與管理過程中所出現(xiàn)的問題，均可以參考文書檔案找尋原因，以更好的采取解決辦法。在當(dāng)前社會環(huán)境下，面對復(fù)雜多變的經(jīng)濟形勢，企業(yè)發(fā)展面臨著更多的挑戰(zhàn)。而提高文書檔案管理水平，能在很大程度上提高企業(yè)的競爭優(yōu)勢。為了進一步提升文書檔案管理的安全性，企業(yè)需要轉(zhuǎn)變其管理理念，更新其管理策略，依托于先進的技術(shù)和規(guī)范的制度，將文書檔案信息轉(zhuǎn)換為有價值的資源和生產(chǎn)力，以更好地服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營，進而創(chuàng)造更高的經(jīng)濟價值。

1.3 更新經(jīng)營理念

現(xiàn)代化文書檔案管理，能夠為企業(yè)的經(jīng)營管理工作提供全新的思路，轉(zhuǎn)變其經(jīng)營理念。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)干部需要對文書檔案管理工作予以重視，能根據(jù)其信息資料，更加清楚認(rèn)識到企業(yè)今后的發(fā)展形勢，更新經(jīng)營理念。還能合理進行工作任務(wù)安排，讓每一名員工的價值均能在崗位中予以實現(xiàn)，自覺規(guī)范要求，重視創(chuàng)新與創(chuàng)造，其對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展有著良好的推動作用。

2 現(xiàn)代化文書檔案管理的不足之處

2.1 缺乏專業(yè)、明確的文書檔案管理機構(gòu)

部分企業(yè)單位在開展文書檔案工作過程中，沒有設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，多是由人事管理部門負(fù)責(zé)。文書檔案管理的分工不明確，從事文書檔案管理的并不是專業(yè)的工作人員，其基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平不高，對電算化技術(shù)和信息技術(shù)的掌握不夠熟練，這在很大程度上影響了文書檔案管理的工作質(zhì)量，同時也制約了文書檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

2.2 缺乏規(guī)范化的管理制度

很多企業(yè)單位在文書檔案管理方面缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的制度。當(dāng)前，企業(yè)文書檔案管理工作正逐漸朝著信息化和自動化過渡，這便需要一個更為標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理體制。文書檔案信息系統(tǒng)構(gòu)建的主要內(nèi)容包括應(yīng)用軟件的開發(fā)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，但由于缺乏規(guī)范化的管理制度，資料的收集和儲存不嚴(yán)謹(jǐn)，文檔分類不合理，應(yīng)用軟件雜亂。文書檔案的收編管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，其通用性和適用性較為欠缺，信息資料的完整性、準(zhǔn)確性以及安全性均難以保障，這是現(xiàn)階段文書檔案管理工作中需要改進的部分。

2.3 信息化建設(shè)滯后

從某種意義上說，文書檔案的現(xiàn)代化發(fā)展也是信息化的發(fā)展。但文書檔案的信息化建設(shè)相對滯后，企業(yè)在該方面的投入較少，這就導(dǎo)致文書檔案信系統(tǒng)相關(guān)硬件和軟件功能不全，辦公系統(tǒng)落后，相關(guān)設(shè)備和技術(shù)得不到及時更新和升級，數(shù)據(jù)庫和整編庫尚不完善，電子文件資料的存儲存在障礙。與此同時，缺乏防火墻、殺毒軟件對信息系統(tǒng)的防護，文書檔案的安全性難以得到保障。

3 現(xiàn)代化文書檔案管理的新思考

3.1 管理制度的完善

文書檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，需要依托于規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度，進而保證管理工作的質(zhì)量。基于企業(yè)自身的管理體制和組織架構(gòu)，結(jié)合企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的實際，建立健全企業(yè)單位文書檔案管理制度；設(shè)置專門的文書檔案管理機構(gòu)，并由專業(yè)的管理人員負(fù)責(zé)，分別管理紙質(zhì)文檔和電子文檔；改變傳統(tǒng)的工作形式，更加靈活地進行管理。加快文書檔案的信息化建設(shè)，并加強對文書檔案信息系統(tǒng)的管理，并將其納入管理制度的條目中。文書檔案的調(diào)取和查閱，需要進行詳細(xì)的登記和記錄，相關(guān)管理人員需要認(rèn)真履行其職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行文書檔案管理制度，避免出現(xiàn)差錯。建立相應(yīng)的考核制度，以激勵管理人員，調(diào)動其工作積極性，使其全身心投入文書檔案管理工作中。

3.2 管理技術(shù)的革新

進一步加快文書檔案的信息化建設(shè)，需要依托于先進的技術(shù)手段，增加在該方面的資金投入。購進性能良好的硬件設(shè)備，開發(fā)和應(yīng)用功能強大的軟件設(shè)備，加強對數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，進而推動文書檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。加快文書檔案管理技術(shù)的革新與升級，提高其信息化程度，高效處理繁雜、龐大的信息，減輕管理人員的工作負(fù)擔(dān)，同時保證文檔信息的準(zhǔn)確性。應(yīng)用防火墻、殺毒軟件，提高文書檔案信息系統(tǒng)的安全性。應(yīng)用密鑰技術(shù)，設(shè)置信息的查詢權(quán)限，并設(shè)置保護密碼，分別由檔案管理人員和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)掌握，以保證文書檔案信息的安全性。對于查閱資料的用戶，經(jīng)過實名認(rèn)證和身份認(rèn)定后方可登錄系統(tǒng)，并做好相關(guān)記錄。

3.3 管理隊伍的建設(shè)

現(xiàn)代化文書檔案管理工作的責(zé)任和難度較大，需要工作人員具有良好的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，加強對文書檔案管理隊伍的建設(shè)，培養(yǎng)更多高素質(zhì)人才?，F(xiàn)代化文書檔案管理人員需要熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，并重點予以培養(yǎng)。定期開展培訓(xùn)活動，讓文書檔案管理人員能夠在盡可能短的時間內(nèi)掌握新技術(shù)，定期開展技能考核，并將其納入績效考核中，營造競爭的氛圍，提高工作人員的責(zé)任意識，不斷提高自身素質(zhì)，進而從整體上提升現(xiàn)代化文書檔案管理水平。

4 結(jié) 語

現(xiàn)代化文書檔案管理，對現(xiàn)階段企業(yè)經(jīng)營發(fā)展有著重要的指導(dǎo)和引領(lǐng)作用，有助于提高企業(yè)信息的分析和處理能力，更新管理理念，幫助企業(yè)制定正確的經(jīng)營管理決策，進而創(chuàng)造更高的經(jīng)濟效益，其應(yīng)用價值不言而喻。建立完善的管理制度，加快技術(shù)革新，強化人才隊伍建設(shè)，以全面提高現(xiàn)代化文書檔案管理水平，對企業(yè)未來的發(fā)展產(chǎn)生積極影響。

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