現(xiàn)階段高校學(xué)生檔案信息化管理的可行性分析

李爽+吳放

摘要：高校學(xué)生檔案是高校檔案管理中重要的環(huán)節(jié)。近年來，隨著檔案管理信息化的進(jìn)程日益加快，針對(duì)高校學(xué)生檔案管理信息化的呼聲也越來越高。本文從現(xiàn)階段高校學(xué)生檔案的屬性、管理模式以及學(xué)生檔案信息化面臨的問題入手，對(duì)高校學(xué)生檔案信息化管理進(jìn)行了深入的分析和探討。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生檔案；信息化管理

1 高校學(xué)生檔案的屬性

“高校學(xué)生檔案是大學(xué)生在學(xué)校期間日常生活的真實(shí)記錄，是學(xué)校在考察、錄選、培養(yǎng)、教育學(xué)生過程中逐漸形成的，在國(guó)家和社會(huì)選拔任用人才方面具有非常重要作用，是重要的參考根據(jù)，也是將來學(xué)生工作后建立人事檔案的基礎(chǔ)。”[1]整個(gè)大學(xué)期間所形成的各類檔案材料，也是個(gè)人檔案中的重要組成部分，是未來單位用人和查考的必要依據(jù)，具有重要的意義和價(jià)值。

一般來說，高校學(xué)生檔案涵蓋了每個(gè)學(xué)生的中學(xué)時(shí)期材料和升入大學(xué)后的材料，主要包括以下幾類：1.各階段招生報(bào)名情況表；2.各階段入學(xué)及畢業(yè)生登記表； 3.各類鑒定、考核、社會(huì)實(shí)踐材料；4.學(xué)生成績(jī)單、學(xué)位證書；5.畢業(yè)論文相關(guān)材料；6.加入中國(guó)共產(chǎn)黨、共產(chǎn)主義青年團(tuán)的材料及相關(guān)政審材料；7.各種獎(jiǎng)勵(lì)材料（獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金、優(yōu)團(tuán)優(yōu)干等材料）；8.懲罰類材料（個(gè)人檢查、學(xué)校的處分調(diào)查報(bào)告以及決定等）；9.其它可供各界利用參考的材料。

2 高校學(xué)生檔案的主要管理機(jī)構(gòu)和工作內(nèi)容

目前高校的學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)都不盡相同，概括起來主要有以下三種：專門負(fù)責(zé)學(xué)生工作的學(xué)生處；各個(gè)院（系）下屬的辦公室；高校自己建立的綜合檔案館。

高校學(xué)生檔案從學(xué)生入校到畢業(yè)，始終伴隨著學(xué)生的學(xué)習(xí)和生活。正常情況下的學(xué)生檔案管理，不管其管理權(quán)在哪個(gè)機(jī)構(gòu)，都包括三大類工作：第一類，收集材料和分類；第二類，提供日常的查詢和利用；第三類，在學(xué)生畢業(yè)時(shí)進(jìn)行檔案派遣，并保證其檔案材料的完整齊全。

分析近年來學(xué)生檔案管理信息化呼聲越來越高的趨勢(shì)，主要是因?yàn)橐韵聨c(diǎn)原因：第一，學(xué)生檔案材料的收集、分類并裝袋等管理工作是一項(xiàng)工作量大，并且繁瑣、枯燥的勞動(dòng)；第二，不方便日常的查詢和利用。第三，在畢業(yè)生檔案派遣時(shí)容易出現(xiàn)丟失或者其他意外情況。

3 學(xué)生檔案信息化管理的構(gòu)成

真正意義上的學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，應(yīng)該包括一套前端的學(xué)生檔案信息化管理工具和一個(gè)成熟完整的包含數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換系統(tǒng)。這一系統(tǒng)可以擔(dān)當(dāng)以下主要工作：

第一，日常的學(xué)生檔案管理、查詢和利用服務(wù)；第二，傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換；第三，學(xué)校同郵政部門建立的畢業(yè)生檔案派遣工作的無(wú)縫鏈接。需要強(qiáng)調(diào)的是，學(xué)生檔案從新生入學(xué)開始收集到大學(xué)畢業(yè)后的封存郵遞，是一個(gè)完整的過程，如果把學(xué)生檔案的日常管理利用和畢業(yè)派遣分割開來，由兩個(gè)單位來操作，會(huì)因?yàn)楦鞣N原因，造成檔案郵寄出現(xiàn)未知問題。因此，把畢業(yè)生檔案的派遣郵遞工作納入到學(xué)校自己的學(xué)生檔案信息化系統(tǒng)內(nèi)，是十分必要的。當(dāng)然，這一系統(tǒng)的真正建立，需要學(xué)校和社會(huì)各界的通力合作，絕非學(xué)校一己之力所能完成。

4 學(xué)生檔案信息化管理在現(xiàn)階段高校的困難和阻力

4.1 內(nèi)容方面

學(xué)生檔案信息化管理的前提就是學(xué)生檔案材料的數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，從檔案材料內(nèi)容上來看，我國(guó)幅員遼闊，每個(gè)省市的學(xué)生檔案工作千差萬(wàn)別，各地的要求和標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同。因此，許多地區(qū)一些能夠反映中學(xué)信息甚至高考信息的材料在大學(xué)新生的檔案中并沒有存在。學(xué)生也來自全國(guó)各地，單方面要求材料有缺失的學(xué)生自己去補(bǔ)辦這些材料，也并不現(xiàn)實(shí)。學(xué)生進(jìn)入大學(xué)學(xué)習(xí)的幾年中，也會(huì)形成各種各樣的材料，每個(gè)學(xué)校也不盡相同，種類繁多。從載體來看，電子版和紙質(zhì)版都有存在，格式也是五花八門。

4.2 軟硬件方面

不管哪一類檔案的信息化管理，都需要一整套軟硬件的系統(tǒng)來進(jìn)行支撐。由于目前各個(gè)高校管理學(xué)生檔案的部門不一樣，因此，學(xué)生檔案管部門能否配備齊全一套完整的系統(tǒng)也是一個(gè)突出的問題。這一系統(tǒng)包括硬件和軟件。硬件就是指存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的服務(wù)器以及各類數(shù)字化加工設(shè)備。軟件則是指一套專門的數(shù)字化加工及信息管理系統(tǒng)。這些都需要相關(guān)部門投入一定的資金來實(shí)現(xiàn)。這也是困擾學(xué)生檔案管理部門的一大難題。尤其是數(shù)字化加工系統(tǒng)，目前許多高校的學(xué)生檔案管理部門大多缺乏一個(gè)穩(wěn)定高效的數(shù)字化加工系統(tǒng)，很多高校僅僅具有一套簡(jiǎn)單的學(xué)生信息管理工具。并沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化加工以及加工后形成的數(shù)據(jù)同信息管理工具之間的真正掛接。而能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)生檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換同信息化管理的無(wú)縫對(duì)接，才是真正意義上的學(xué)生檔案信息化管理。

4.3 學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)方面

任何行業(yè)的規(guī)范管理都需要一套可執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)生檔案的管理也是如此，無(wú)論是紙質(zhì)還是數(shù)字化轉(zhuǎn)換，都需要相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)來統(tǒng)一。這是能真正做到學(xué)生檔案工作方便高效的前提，如果沒有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，勢(shì)必給相關(guān)工作帶來一定程度的混亂。這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的制定涉及到很多方面，首先是學(xué)生檔案內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)，需要確定哪些材料需要進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，哪些是不需要的。而且高校學(xué)生是流動(dòng)性的，除了學(xué)籍、成績(jī)相關(guān)檔案以外，學(xué)生的很多個(gè)人檔案材料并不是永久保存在學(xué)校的，這些不需要永久保存的個(gè)人檔案材料中，是否要甄別出哪些可以數(shù)字化轉(zhuǎn)化、哪些不需要進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換等一系列問題。

4.4 畢業(yè)生檔案派遣工作的問題

2015年國(guó)家教育部、人社局、郵政局等相關(guān)部門要求高校畢業(yè)生檔案的派遣不再進(jìn)行機(jī)要轉(zhuǎn)遞，統(tǒng)一由各地的郵政部門采取EMS特快專遞的方式進(jìn)行派遣。從畢業(yè)學(xué)生的檔案封裝、郵局接收、打印EMS郵單直至郵走，需要學(xué)校和郵政部門互相協(xié)調(diào)來完成。由于中間存在以上不同的環(huán)節(jié)，這一過程難免會(huì)造成學(xué)生檔案的丟失或郵錯(cuò)地址。合理的解決方案就是學(xué)校和郵局進(jìn)行合作，把郵單打印這一重要環(huán)節(jié)納入到學(xué)校的信息化管理系統(tǒng)中來，這樣可以大大減少郵單出錯(cuò)的幾率。但這無(wú)疑增加了學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)開發(fā)的難度。

綜上所述，真正意義上的學(xué)生檔案信息化管理之路還很漫長(zhǎng)。短期之內(nèi)還難以實(shí)現(xiàn)。當(dāng)然，隨著社會(huì)的發(fā)展，信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步和普及，學(xué)生檔案管理最終會(huì)實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息化管理。一個(gè)明顯的例子就是，在近一兩年新入學(xué)的學(xué)生當(dāng)中，有些省市的全部學(xué)生均沒有紙質(zhì)的高考報(bào)名登記表以及相應(yīng)高考信息的相關(guān)表格，全部是電子信息。以往這些表格是新生入學(xué)時(shí)檔案中必須包含的內(nèi)容。

但是，現(xiàn)階段的學(xué)生檔案管理仍要以紙質(zhì)檔案和人工管理為主。一味追求學(xué)生檔案信息化管理只會(huì)增加工作的成本，收效也不會(huì)很大。學(xué)生檔案管理部門還是應(yīng)該在現(xiàn)有資源和條件下，集思廣益，找到更多更合理和高效的學(xué)生檔案管理方法。

參考文獻(xiàn)

[1]于振寬 吳優(yōu).淺析高校學(xué)生檔案管理.[J].吉林廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào).2015.（1）29