云計(jì)算在行政后勤檔案管理中的應(yīng)用實(shí)踐微探

摘 要：云計(jì)算是計(jì)算機(jī)時(shí)代發(fā)展和進(jìn)步的產(chǎn)物，也是今后信息化時(shí)代和數(shù)字化應(yīng)用的必然趨勢(shì)，對(duì)今后的工作具有廣闊的應(yīng)用前景。云計(jì)算在實(shí)際應(yīng)用中具有哪些技術(shù)特點(diǎn)和理念優(yōu)勢(shì)是本文探討其在行政后勤檔案管理中的切入點(diǎn)，同時(shí)也分析了這種具有優(yōu)勢(shì)的云計(jì)算技術(shù)在應(yīng)用過(guò)程中為遇到哪些困難以及挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵字：云計(jì)算；檔案管理；應(yīng)用實(shí)踐

云計(jì)算的得名以及其概念的產(chǎn)生還源于量子物理領(lǐng)域中的電子云概念，該理念的提出是在2006年谷歌CEO在一次搜索引擎大會(huì)中提出的，在物理界中對(duì)電子云的概念理解是圍繞在核子周?chē)碾娮尤旱倪\(yùn)動(dòng)軌跡并不能以經(jīng)典物理理論來(lái)預(yù)測(cè)和解釋?zhuān)浅蕪浡脑茍F(tuán)狀，每個(gè)電子出現(xiàn)在哪個(gè)位置都存在一個(gè)概率。而云計(jì)算借由這個(gè)理念旨在表達(dá)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，有大量的計(jì)算機(jī)群有機(jī)結(jié)合進(jìn)而構(gòu)成了計(jì)算云。

而我們現(xiàn)今的檔案管理已經(jīng)開(kāi)始全面應(yīng)用數(shù)字化管理模式，檔案是重要的資源載體，隨著數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，各個(gè)部門(mén)中凡是涉及到檔案管理的都開(kāi)始進(jìn)行電子儲(chǔ)存，包括了行政后勤檔案管理。行政后勤的檔案管理最初的目的是為了向需求者提供資源共享的服務(wù)，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使得人們?cè)诓殚嗁Y源以及共享過(guò)程中省去了大量的查找工作。云計(jì)算的出現(xiàn)也正是人類(lèi)在越來(lái)越繁重的工作中發(fā)明的便捷技術(shù)，應(yīng)用好該種技術(shù)有利于行政后勤檔案管理后期的穩(wěn)步發(fā)展。

1 云計(jì)算的技術(shù)特點(diǎn)以及發(fā)展現(xiàn)狀

云計(jì)算的技術(shù)特點(diǎn)以及信息服務(wù)的框架是其中的應(yīng)用程序以及軟件不需要運(yùn)行在個(gè)人電腦終端里，而是以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的大規(guī)模計(jì)算機(jī)集群來(lái)承擔(dān)這個(gè)任務(wù)。，這種方式對(duì)于用戶而言，既方便快捷，同時(shí)也可以確保一定的安全性。在這種基本設(shè)備的設(shè)置以及創(chuàng)設(shè)理念下，云計(jì)算技術(shù)大致具有以下幾個(gè)具體特征：

1.1 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)更加方便、安全

云計(jì)算技術(shù)是將數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)在一個(gè)集群網(wǎng)絡(luò)中，這種存儲(chǔ)方式加上一系列嚴(yán)格的權(quán)限管理協(xié)議來(lái)掌控網(wǎng)絡(luò)資源的共享，借助網(wǎng)絡(luò)的支持和便利，行政后勤的檔案管理資料可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)體系在任意的終端上獲取想要得到的資源。這種集群網(wǎng)絡(luò)式存儲(chǔ)可以避免因?yàn)榇鎯?chǔ)在單個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端中的資源由于該設(shè)備受到一些外在或內(nèi)在因素而造成的損壞，降低了數(shù)據(jù)資源丟失的可能性，同時(shí)又使得資源的共享變得更加方便、快捷。

1.2 資源的合理分配

計(jì)算機(jī)技術(shù)中，一般能夠擁有強(qiáng)大計(jì)算能力的計(jì)算設(shè)備都是一些大型的服務(wù)期或者集群計(jì)算機(jī)，以個(gè)人客戶端為載體的計(jì)算機(jī)是不符合這種計(jì)算功能的，但是無(wú)論是企業(yè)還是個(gè)人都不能夠時(shí)刻利用這種大型服務(wù)器的計(jì)算功能，為了便捷用戶以及保護(hù)資源，最有效的辦法就是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)將所有的資源都集中在計(jì)算云中提供給用戶使用。這種方式既降低了用戶的使用成本，達(dá)到了資源共享的目的，減少資源浪費(fèi)，同時(shí)額優(yōu)化資源配置保護(hù)了環(huán)境。

1.3 先進(jìn)技術(shù)理念為用戶帶來(lái)了個(gè)性化服務(wù)

云計(jì)算的技術(shù)理念以用戶為中心，將為用戶提供更個(gè)性化服務(wù)作為云計(jì)算的根本出發(fā)點(diǎn)。云計(jì)算的出現(xiàn)，在用戶操作方面大為降低難度，只需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接，對(duì)其終端使用的設(shè)備要求也降低了，用戶在利用云計(jì)算功能的時(shí)候不需要具備強(qiáng)大的操作技術(shù)，只需要將自身的意圖輸入進(jìn)去，隨后一些復(fù)雜的過(guò)程全由計(jì)算云來(lái)實(shí)現(xiàn)，使用戶操作起來(lái)便捷省心，也提高了用戶的做事效率。

云計(jì)算的技術(shù)目前已經(jīng)被廣泛的采用，并由幾家軟件公司開(kāi)始著手推廣應(yīng)用，無(wú)論是從技術(shù)帶動(dòng)社會(huì)進(jìn)步的方面還是提高人們工作效率方面，都能夠看到未來(lái)云計(jì)算技術(shù)將會(huì)自行政后勤檔案管理中發(fā)揮其絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)。

2 云計(jì)算在行政后勤檔案管理中的應(yīng)用策略

檔案資源是人類(lèi)社會(huì)發(fā)展以及文明進(jìn)步的重要文字載體，對(duì)信息資源的存儲(chǔ)以及共享十分重要。行政后勤檔案在實(shí)行數(shù)字化之后也開(kāi)始重視云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)獎(jiǎng)所有的存儲(chǔ)以及服務(wù)站連接成一個(gè)“檔案云”，便于后期的查閱、分享。

2.1 從基礎(chǔ)設(shè)施而言，云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用降低了單個(gè)終端的硬件要求

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，雖然很多單位中的行政后勤檔案管理都開(kāi)始實(shí)行數(shù)字化管理模式，但是由于各個(gè)單位對(duì)于這些基礎(chǔ)設(shè)備的投入大小有差別，因而導(dǎo)致終端的硬件設(shè)備質(zhì)量不一。云計(jì)算在應(yīng)用中對(duì)于終端硬件的要求不高，因而可以有效的避免這種質(zhì)量和性能分布不均勻的現(xiàn)象，經(jīng)濟(jì)實(shí)力比較強(qiáng)的部門(mén)通過(guò)云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，在工作操作中無(wú)形的會(huì)帶動(dòng)經(jīng)濟(jì)實(shí)力較弱部門(mén)的發(fā)展，從而對(duì)于降低單位在基礎(chǔ)設(shè)備方面的投入成本。

2.2 從資源共享的角度而言，云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用有效的滿足了用戶共享資源的需求

行政后勤檔案管理的根本依據(jù)在于存儲(chǔ)一些有必要記錄的數(shù)據(jù)資料并且能夠便于今后的查閱，在有需要的時(shí)候方便進(jìn)行資源的共享。在以往的檔案管理中，大多數(shù)的資源都是依靠紙質(zhì)存檔，在有需要的時(shí)候不便于進(jìn)行共享，而且容易導(dǎo)致資料的丟失。使用云計(jì)算的技術(shù)可以很好的規(guī)避這類(lèi)問(wèn)題，為用戶提供個(gè)性化服務(wù)。

2.3 從資源的安全性角度而言，云計(jì)算功能具備較強(qiáng)的防御功能

在云計(jì)算技術(shù)出來(lái)之前，信息資源的存儲(chǔ)以及共享對(duì)于終端用戶的設(shè)備要求很高，即使如此，在設(shè)備遭受到病毒攻擊的時(shí)候其防御力較差，容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)資源的破壞，而互聯(lián)網(wǎng)與安全協(xié)議之間的規(guī)定則是將檔案管理的資源統(tǒng)一存儲(chǔ)在檔案云中，這樣當(dāng)一個(gè)用戶終端遭到破會(huì)后會(huì)保證自其它設(shè)備上找到原由資源，通過(guò)復(fù)制便能夠挽回丟失的損失，加大的便利了信息交流和獲取途徑。

3 云計(jì)算在行政后勤檔案管理應(yīng)用中遇到的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)策略

云計(jì)算雖然擁有諸多的優(yōu)勢(shì)但仍然避免不了一些問(wèn)題的存在和沖擊。首先便是網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，云計(jì)算借助的技術(shù)和體系就是互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)，而凡是借助互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)的終端都不可避免會(huì)遇到病毒及黑客等問(wèn)題，行政后勤檔案資料都是公司內(nèi)部資料，如果遭到破壞或者泄露都會(huì)給公司造成一定的損失。

其次就是執(zhí)行的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題，即運(yùn)行協(xié)議和接口問(wèn)題?？梢钥吹浆F(xiàn)在社會(huì)上的很多產(chǎn)品就算其生產(chǎn)廠家不同，但是都會(huì)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，就是因?yàn)樵摌?biāo)準(zhǔn)的存在才會(huì)方便很多用戶購(gòu)買(mǎi)產(chǎn)品后很好的去使用，而現(xiàn)在的問(wèn)題就是怎么才能算是統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的云計(jì)算。云計(jì)算的存在是為了方便用戶更好的進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)，因此對(duì)于其統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行最好是建立在以用戶服務(wù)為根本出發(fā)點(diǎn)。

在云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用中，適當(dāng)?shù)耐度胧呛鼙匾?，雖然在使用過(guò)程中難免會(huì)存在一定的困難及挑戰(zhàn)，但是面臨挑戰(zhàn)應(yīng)該勇敢的超越而不是退縮，以下就是針對(duì)挑戰(zhàn)提出的幾點(diǎn)有針對(duì)性的對(duì)策分析：

3.1 完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

雖然云計(jì)算技術(shù)對(duì)于用戶終端設(shè)施的要求不高，但這并不意味著不需要對(duì)硬件、軟件進(jìn)行一定的資金投入，特別是這種服務(wù)性質(zhì)的行業(yè)，必須要滿足客戶的需求，因此基礎(chǔ)建設(shè)資金投入很重要。

3.2 制定安全監(jiān)測(cè)環(huán)節(jié)和相關(guān)技術(shù)

考慮到檔案資源的安全性問(wèn)題，使用用戶可以在登錄前設(shè)置相應(yīng)的賬號(hào)和密碼，以防被他人隨意登錄而造成資源的泄露。而針對(duì)檔案內(nèi)部管理，則需要設(shè)置更好的涉密信息以及攔截的方式，防止資源的泄露。

3.3 制動(dòng)監(jiān)督和管理機(jī)制

網(wǎng)絡(luò)安全和管理問(wèn)題一直都是信息化時(shí)代中的首要問(wèn)題，因此可以在網(wǎng)絡(luò)中制定相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)各環(huán)節(jié)的相互監(jiān)督，在一定程度上保障運(yùn)行的安全性。

4 總結(jié)

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，云計(jì)算已經(jīng)成為今后行政后勤檔案管理中必不可少的技術(shù)和趨勢(shì)，檔案管理也會(huì)隨著時(shí)代的腳步不斷創(chuàng)新和進(jìn)步。新技術(shù)的誕生一定會(huì)促進(jìn)該行業(yè)的進(jìn)步，但是在進(jìn)步的過(guò)程中如果針對(duì)一些問(wèn)題能夠得到及時(shí)的解決會(huì)促進(jìn)技術(shù)的發(fā)展，如果不能解決應(yīng)對(duì)勢(shì)必會(huì)起到反作用。因此在運(yùn)用云計(jì)算的過(guò)程中也要有針對(duì)性的解決好出現(xiàn)的矛盾。

參考文獻(xiàn)

[1]方昀，郭偉.云計(jì)算技術(shù)對(duì)檔案信息化的影響和啟示[J].檔案學(xué)研究.2010（04）

[2]劉振鵬，張寧，卞昭玲.云計(jì)算技術(shù)在檔案館中的應(yīng)用探討[J].蘭臺(tái)世界.2010（16）

[3]杜海寧.基于云計(jì)算的圖書(shū)館海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)研究[J].圖書(shū)與情報(bào).2010（03）

作者簡(jiǎn)介

李萌（1978-），女，廣東省深圳市人，漢，本科，研究方向：行政管理。