芻議事業(yè)單位檔案管理存在的問題及優(yōu)化措施

劉曉波

摘 要：科技與社會近年來的不斷發(fā)展，有效帶動了我國社會與經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，而作為社會企事業(yè)單位中不可或缺的一部分，事業(yè)單位也必然需要做出相應的改變。檔案是事業(yè)單位管理職能的核心部分，檔案管理工作的好壞關系到事業(yè)單位的生產(chǎn)經(jīng)營，如何加強檔案管理就成為事業(yè)單位急需解決的重要課題。然而，縱觀我國事業(yè)單位檔案管理工作，因為各方面因素的影響，導致檔案管理工作仍然存在一些問題函待解決。鑒于此，本文主要針對事業(yè)單位檔案管理存在的問題進行了系統(tǒng)的分析，在此基礎上提出幾點優(yōu)化措施，僅供參考與借鑒。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；對策

事業(yè)單位檔案涉及的內(nèi)容較為廣泛，其對事業(yè)單位人才選拔、考核以及各項工作的開展都具有重要的促進作用。將近四十年的改革開放，我國事業(yè)單位在這個進程中獲得了長足的發(fā)展，相應的檔案管理工作也日趨完善。在科學技術與信息化技術的推動下，我國生產(chǎn)力水平呈現(xiàn)為持續(xù)增長的趨勢，而我國國民經(jīng)濟發(fā)展速度則始終保障在穩(wěn)中求進的過程中穩(wěn)步發(fā)展[1]。當前，我國正處于社會發(fā)展與經(jīng)濟轉(zhuǎn)型的重要階段，對事業(yè)單位提出了新的要求，檔案作為事業(yè)單位發(fā)展進程中的關鍵載體，如何加強事業(yè)單位檔案管理工作就成為社會各界共同關注的焦點。

1 事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）管理制度存在缺失

事業(yè)單位檔案管理制度通過多年的發(fā)展，已經(jīng)形成了一套管理制度，然而隨著檔案管理工作近年來的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的管理制度顯然已經(jīng)無法適應新形勢下的檔案管理工作需求。比如，傳統(tǒng)檔案管理制度中并沒有針對檔案標號、卷宗標題等進行統(tǒng)一規(guī)范，同時針對信息化檔案歸檔也沒有進行詳細的要求，導致部分檔案缺乏統(tǒng)一的卷內(nèi)目錄，并且在歸檔方面缺乏統(tǒng)一的標準，難以實現(xiàn)共建共享的目標[2]。

（二）對檔案管理重視不足

檔案本身的類型非常多，事業(yè)單位檔案管理涉及的內(nèi)容也極為廣泛。從宏觀層面來看，事業(yè)單位檔案管理工作關系到政府機構各項方針、政策；從胃管層面來看，檔案本身涉及到各個事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案與文件資料。政府方針政策會對國家發(fā)展戰(zhàn)略產(chǎn)生巨大的影響，檔案管理的重要性自然不容小覷。針對個人來說，檔案資料也是極為重要的。然而，因為事業(yè)單位領導層本身對檔案管理的重視程度不足，過于追求單位的效益，認為檔案管理工作本身無法產(chǎn)生直接效益，導致事業(yè)單位檔案管理信息化、制度化建設緩慢，各項檔案管理工作存在嚴重的滯后性，使得檔案管理流于表面形式。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊

正如上文所述，但部分事業(yè)單位因為對檔案管理的認知錯誤，在檔案管理隊伍方面不夠重視，檔案管理人員基本都是以兼職的模式開展管理，大部分檔案管理人員本身身兼數(shù)職。與此同時，因為缺乏系統(tǒng)的培訓教育，檔案管理隊伍均缺乏相應的專業(yè)能力與基礎知識，各個事業(yè)單位檔案管理隊伍綜合素質(zhì)參差不齊。由于檔案管理人員基本采用兼職模式，只要出現(xiàn)原有崗位調(diào)動情況，則會導致檔案管理隊伍產(chǎn)生波動，人員存在較大的流動性，再加上檔案管理隊伍綜合素質(zhì)方面參差不齊，事業(yè)單位檔案管理工作的開展較為混亂。

2 事業(yè)單位檔案管理優(yōu)化措施與建議

（一）完善檔案管理制度

檔案管理是事業(yè)單位高效、有序、穩(wěn)定運行的關鍵保障，管理制度則是任何單位有序運轉(zhuǎn)的先決條件。要想充分發(fā)揮檔案管理的作用，必然需要建立健全相應的管理制度，使得檔案管理工作制度化、規(guī)范化開展，這就需要事業(yè)單位做好以下幾個方面的工作，保障檔案管理工作的有序開展：首先，事業(yè)單位綜合參考自身實際情況與檔案管理工作現(xiàn)狀，針對現(xiàn)有的檔案管理制度進行有效的整理優(yōu)化，并積極借鑒企業(yè)在檔案管理工作方面的成功經(jīng)驗，進一步完善檔案管理制度。其次，為進一步保障檔案管理制度的有效落實，建立對等的獎罰制度，將檔案管理相關的工作納入到考核指標當中，針對工作能力與業(yè)績突出的人員，不僅需要給予物質(zhì)層面的獎勵，同時還需要提供晉升渠道，在有效明確檔案管理人員責任的同時，更好的發(fā)揮激勵作用。最后，為進一步保障檔案管理工作的質(zhì)量，事業(yè)單位應當定期進行核查，通過構建科學合理的審查機制，以便于針對檔案進行全面的審查核對，進一步保障文書檔案的規(guī)范、真實以及完整[3]。

（二）加強檔案管理宣傳力度

事業(yè)單位領導層必須要高度重視檔案管理工作，在日常工作中做好帶頭作用，將檔案管理納入到日常管理工作中來，特別是部分重要的檔案管理工作，必須要納入到日常工作議題當中，在事業(yè)單位內(nèi)部大力宣傳檔案管理工作，使得各個部門均能夠意識到檔案管理工作的重要性，更好的配合檔案管理工作的開展。與此同時，在事業(yè)單位辦公會議中，應當適時提出檔案管理模式、管理過程中的問題等，針對相關內(nèi)容進行系統(tǒng)的討論，共同研究相應的解決意見，使得檔案管理工作能夠上升到與其他工作平行的地位。除此之外，事業(yè)單位還可以組件專門的檔案管理負責領導隊伍，采用定期與不定期的模式針對檔案管理工作情況進行系統(tǒng)的調(diào)查，以便于及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。針對事業(yè)單位內(nèi)部提出的一些檔案管理可行性方案，領導層需要高度重視，一經(jīng)采納則需要給予足夠的支持，使得整個事業(yè)單位內(nèi)部能夠樹立注重檔案管理工作的良好氛圍。

（三）加大檔案管理人員培訓教育力度

檔案管理隊伍是決定事業(yè)單位檔案管理工作好壞的重要因素，特別是處在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，事業(yè)單位檔案管理隊伍不僅需要具備系統(tǒng)的檔案管理專業(yè)知識，同時還應當全面掌握信息化技術，并且還需要具備責任心與思想素質(zhì)。然而，正如上文所述，因為各方面因素的影響，事業(yè)單位檔案管理隊伍還存在綜合素質(zhì)參差不齊的現(xiàn)象，同時也存在復合型人才，使得檔案管理工作制度化、信息化發(fā)展受到巨大的影響。因此，事業(yè)單位應當高度重視檔案管理隊伍的培訓教育工作，通過以下幾個方面的措施，全面提升檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)：首先，事業(yè)單位內(nèi)部應當進一步加大檔案管理人員的培訓教育工作，在檔案管理部門開展多層次、多門類、多體系的專業(yè)知識培訓教育，綜合參考事業(yè)單位、檔案管理部門以及檔案管理隊伍的相關需求，同時借鑒檔案管理工作未來發(fā)展趨勢，不斷更新、完善檔案管理隊伍的知識水平。其次，事業(yè)單位還需要在內(nèi)部組織檔案相關的業(yè)務交流、專題會議，使得各個部門均能夠參與到培訓教育，進一步加強檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系，能夠在日后的工作中進行更好的協(xié)調(diào)合作；再者，邀請檔案管理領域的相關專家，在事業(yè)單位內(nèi)部進行檔案管理知識講座，進行檔案管理發(fā)展態(tài)勢、先進技術以及管理理念等講解，進一步提升領導層管理水平與檔案管理隊伍專業(yè)能力；最后，注重檔案管理隊伍的繼續(xù)教育與引進，在事業(yè)單位內(nèi)部構建人才引進體系，并制定配套的晉升制度，使得檔案管理部門能夠引入更多的檔案管理復合型人才，通過復合型人才帶動檔案管理隊伍進行繼續(xù)教育，實現(xiàn)共同進步的目標[14]。

3 結語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作是一項系統(tǒng)、繁雜的工程，隨著我國社會與經(jīng)濟的不斷發(fā)展，事業(yè)單位對檔案管理工作也提出越來越多的要求。這就需要各個事業(yè)單位高度重視檔案管理工作，針對當前檔案管理工作中暴露出來的問題進行系統(tǒng)的分析，制定針對性的優(yōu)化策略，通過大膽的探索、積極的嘗試，全面提升事業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量。

參考文獻

[1].國家林業(yè)局局長張建龍強調(diào)：著力提升森林質(zhì)量 維護國家生態(tài)安全[J].熱帶林業(yè)，2016，（04）：1.

[2]董永衛(wèi)，王超產(chǎn).以生態(tài)文明建設為契機 加快轉(zhuǎn)變森林培育方式[J].農(nóng)業(yè)與技術，2016，（14）：193.