會(huì)計(jì)電算化條件下事業(yè)單位檔案管理研究

朱紅霞

[摘 要]隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和信息技術(shù)的空前發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已應(yīng)用于各行各業(yè)，會(huì)計(jì)電算化也創(chuàng)新應(yīng)用于事業(yè)單位的檔案管理中。會(huì)計(jì)電算化的檔案管理已成為事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作的一部分內(nèi)容，且會(huì)計(jì)電算化檔案管理對(duì)會(huì)計(jì)工作具有十分重要的意義，其改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的方式，使會(huì)計(jì)電算化檔案管理讓事業(yè)單位的檔案信息有了一個(gè)全新的形式。本文從會(huì)計(jì)電算化條件下事業(yè)單位檔案的特點(diǎn)入手，通過(guò)分析會(huì)計(jì)電算化條件下事業(yè)單位保存檔案時(shí)存在的問(wèn)題，探究了會(huì)計(jì)電算化條件下事業(yè)單位檔案管理的措施和方法。

[關(guān)鍵詞]會(huì)計(jì)電算化；事業(yè)單位；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.031

[中圖分類號(hào)]F810.6；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）08-00-01

進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)的信息化水平迅速發(fā)展，我國(guó)的事業(yè)單位開(kāi)始對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行管理，且會(huì)計(jì)電算化使檔案管理數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確，還能更好的節(jié)省紙質(zhì)資源，節(jié)約資源，節(jié)省時(shí)間。而傳統(tǒng)的人工管理檔案容易造成檔案數(shù)據(jù)的丟失；會(huì)計(jì)電算化對(duì)檔案的管理彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理的不足之處，但在電算化應(yīng)用過(guò)程中，由于管理原因也帶來(lái)一些問(wèn)題。因此，本文結(jié)合會(huì)計(jì)電算化在檔案管理中的特點(diǎn)以及存在的不足，探究如何更好的使用會(huì)計(jì)電算化進(jìn)行檔案管理。

1 會(huì)計(jì)電算化檔案的特點(diǎn)

1.1 會(huì)計(jì)電算化檔案的范圍和存儲(chǔ)載體擴(kuò)大

會(huì)計(jì)電算化檔案在檔案保存上發(fā)生了很大的變化，電算化檔案一般是通過(guò)打印機(jī)的打印或者是硬盤進(jìn)行保存。會(huì)計(jì)電算化檔案和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存形式上有了很大的變化，會(huì)計(jì)電算化檔案對(duì)事業(yè)單位的檔案要求是要有內(nèi)部的電子檔案，同時(shí)要能打印出紙質(zhì)檔案，通過(guò)兩種形式的管理有利于檔案的安全。

1.2 電算化檔案保管的要求提高

電子檔案管理需要在一定的條件下，有安全的保存空間，有存儲(chǔ)介質(zhì)的保障，有存儲(chǔ)的有效期限，只有這三個(gè)條件都充分具備后，才能更好地進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化檔案管理。傳統(tǒng)的檔案管理是直觀的，但電算化檔案是依賴于計(jì)算機(jī)對(duì)資料進(jìn)行保存的，會(huì)計(jì)電算化檔案的保存應(yīng)該與會(huì)計(jì)的其他內(nèi)容一樣進(jìn)行保存，為了方便查詢，還要對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行妥善保存，并在合理的有效期內(nèi)進(jìn)行使用。

1.3 會(huì)計(jì)電算化檔案保密的要求提高

我國(guó)事業(yè)單位在性質(zhì)上是不同于其他私人企業(yè)的，事業(yè)單位從事的工作具有一定的特殊性，事業(yè)單位的檔案和其他單位檔案相比保密性要求更高，所以，事業(yè)單位對(duì)檔案的管理要求更高，重要性更高。進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化檔案管理時(shí)，要按照會(huì)計(jì)其他工作的要求，無(wú)論是在保存介質(zhì)、保存期限還是保存空間上，都應(yīng)重視保密性。

2 會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 管理制度不健全

事業(yè)單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化檔案管理后，對(duì)會(huì)計(jì)電算化提出了更高的要求，增加了會(huì)計(jì)工作的內(nèi)容。但是實(shí)際工作中，事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視程度不夠，對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的應(yīng)用只是在形式上進(jìn)行了改變，對(duì)檔案管理的處理工具發(fā)生了變化后，很多內(nèi)容還是沿用傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行管理，對(duì)檔案管理并沒(méi)有采用有效的措施和方法進(jìn)行保管，且對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的工作人員沒(méi)有明確規(guī)定其責(zé)任，因此，存在保管不當(dāng)、工作人員管理意識(shí)不高的現(xiàn)象，最終導(dǎo)致電子檔案的損壞。

2.2 紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案保管期限不合標(biāo)準(zhǔn)

一般情況下，事業(yè)單位對(duì)檔案打印都采用一般的針式打印，經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間后紙質(zhì)檔案資料容易褪色且變得模糊不清，嚴(yán)重影響使用。一般情況下，使用針式打印機(jī)打印的會(huì)計(jì)檔案會(huì)在7年或8年后變得模糊不清，為了安全起見(jiàn)，事業(yè)單位應(yīng)采用必要的措施進(jìn)行保護(hù)。

2.3 會(huì)計(jì)電算化檔案管理人員素質(zhì)不高

相對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理人員，對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理沒(méi)有太多的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案的認(rèn)知依舊停留在傳統(tǒng)檔案管理的認(rèn)知上，會(huì)計(jì)工作人員對(duì)檔案管理不夠了解，會(huì)計(jì)電算化檔案管理人員素質(zhì)不高，不能將檔案與會(huì)計(jì)電算化工作相結(jié)合，不能對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)備份，影響事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的發(fā)展。

3 會(huì)計(jì)電算化檔案管理的具體措施

3.1 加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理制度

事業(yè)單位要建立和完善會(huì)計(jì)電算化的保管制度，并通過(guò)規(guī)章制度明確規(guī)定會(huì)計(jì)電算化檔案管理人員的工作職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，確保會(huì)計(jì)電算化檔案數(shù)據(jù)的及時(shí)備份和保存。

3.2 建設(shè)會(huì)計(jì)電算化硬件設(shè)施

針式打印機(jī)打印文件的保存時(shí)間相對(duì)較短，因此，事業(yè)單位應(yīng)重視對(duì)打印機(jī)設(shè)備的改進(jìn)，配備清晰的激光或者噴墨打印機(jī)，使打印文件的保存時(shí)間更長(zhǎng)，字跡更加清晰。事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)電算化的工作軟件應(yīng)進(jìn)行定期維護(hù)和更新，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，保證系統(tǒng)的安全可靠性，避免檔案內(nèi)容的泄露。

3.3 培養(yǎng)高素質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案工作人員

事業(yè)單位應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)工作人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，并進(jìn)行定期考核，從而提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)和水平。事業(yè)單位可以組織相關(guān)知識(shí)講座或者見(jiàn)面交流會(huì)，通過(guò)多種形式的活動(dòng)，提高會(huì)計(jì)工作人員的專業(yè)技能，提高檔案管理工作的效率，從而有效進(jìn)行檔案管理和檔案保存工作。

4 結(jié) 語(yǔ)

隨著時(shí)代的發(fā)展和信息技術(shù)的不斷革新，我國(guó)事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化檔案工作還需加強(qiáng)和完善，且在傳統(tǒng)檔案管理對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理還存在影響下，事業(yè)單位要針對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的特點(diǎn)和存在的問(wèn)題，完善會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度，更新會(huì)計(jì)電算化檔案的硬件設(shè)備，提高會(huì)計(jì)電算化檔案會(huì)計(jì)工作人員的綜合素質(zhì)，還要充分結(jié)合事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化檔案的重要性，進(jìn)行妥善保管，確保檔案的保密性和安全性，以便更好地為事業(yè)單位會(huì)計(jì)工作提供服務(wù)。

主要參考文獻(xiàn)

[1]王茂林.事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化檔案管理[J].科協(xié)論壇，2008（4）.