中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的有效對(duì)策

張彪

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，中學(xué)教育也更加現(xiàn)代化，而從中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀來看，信息化水平還很低，無法滿足檔案檔案管理工作的要求。對(duì)此，學(xué)校需要提高重視，加大對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用力度，不斷創(chuàng)新檔案管理模式，讓檔案資料得到有效利用。本文將簡(jiǎn)述中學(xué)檔案信息化建設(shè)的問題，并有針對(duì)性提出了解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案；信息化；管理

在中學(xué)教育改革過程中，辦學(xué)規(guī)模越來越大，招生數(shù)量也逐年增多，標(biāo)志著我國(guó)整體教育水平的提升。但是這為檔案管理人員帶來了沉重的負(fù)擔(dān)，需要管理大量的檔案資料，工作壓力不斷加大，面對(duì)繁重的工作任務(wù)，必然會(huì)出現(xiàn)疏忽的地方，從而對(duì)中學(xué)檔案資料的完整性、真實(shí)性帶來不利影響。而將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用到中學(xué)檔案管理工作中，充分發(fā)揮出現(xiàn)代設(shè)施設(shè)備的優(yōu)勢(shì)，可以讓學(xué)校各種檔案資料得到高效管理，為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

1 中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的問題

（一）思想上不重視

在傳統(tǒng)觀念的影響下，很多學(xué)校只關(guān)心學(xué)生的成績(jī)，將工作重點(diǎn)放在教學(xué)上，忽視了檔案管理工作。尤其是在應(yīng)試教育大環(huán)境下，學(xué)校更注重升學(xué)率，把主要的時(shí)間與精力放在教學(xué)上，不重視檔案管理的信息化建設(shè)，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃。此外，一些學(xué)校還受到資金的限制，投入到檔案管理工作中的資金很少，也沒有及時(shí)購(gòu)置必須的設(shè)備[1]。同時(shí)個(gè)別學(xué)校也沒有建立專門的管理部門，人員素質(zhì)與能力偏低，對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用較少，不利于檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）技術(shù)過于落后

當(dāng)前，國(guó)內(nèi)大部分中學(xué)檔案管理還處在起步階段，沒有充分發(fā)揮出先進(jìn)信息技術(shù)與設(shè)備的優(yōu)勢(shì)，加之資金的不足，為檔案管理信息化建設(shè)帶來了阻礙。從檔案管理人員現(xiàn)狀來看，也未能掌握必要的技能，這樣不利于檔案資料的查詢與利用，而在檔案的收集、存儲(chǔ)和傳輸過程中，也會(huì)出現(xiàn)信息丟失的問題。一些學(xué)校對(duì)檔案管理信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為只需要將紙質(zhì)信息輸入計(jì)算機(jī)中即可，在檔案歸類、查閱等工作上，大多通過手工完成。此外，由于停留在單機(jī)歸檔的階段，信息和檔案獨(dú)立存在，不能實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。而中學(xué)檔案信息化建設(shè)還缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也沒有作出科學(xué)的規(guī)劃，顯得比較隨意和盲目。

2 中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為加快中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)步伐，需要在思想上引起足夠的重視，將其納入到學(xué)校整體規(guī)劃里面，重視當(dāng)前基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。第一，進(jìn)一步完善檔案管理制度，為檔案管理人員提供參考。學(xué)校要結(jié)合自身實(shí)際情況，制定行之有效的制度，從檔案的形成、收集、保管到銷毀，要實(shí)行全過程的監(jiān)督，尤其是對(duì)電子文件檔案而言，必須將責(zé)任明確的個(gè)人。第二，實(shí)行自動(dòng)化辦公。檔案管理信息化建設(shè)需要以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)，在檔案資料收集、審核等過程，都離不開計(jì)算機(jī)的支持。要利用計(jì)算機(jī)中的自動(dòng)檢索功能，快速的查找與刪改資料，讓中學(xué)檔案管理有更高的效率。第三，做好對(duì)電子檔案的管理工作。學(xué)校應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，并以紙質(zhì)檔案為依據(jù)，合理設(shè)置電子檔案，確保信息的真實(shí)性與完整性，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案形成、整理、鑒定等全過程的管理。當(dāng)然，還要適當(dāng)拓寬收集的范圍，不斷充實(shí)中學(xué)檔案的內(nèi)容。

（二）提升檔案管理數(shù)字化水平

數(shù)字化也是中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容，但是現(xiàn)階段很多學(xué)校僅僅是將紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息[2]。由于大部分學(xué)校缺乏足夠的資金，專業(yè)管理人員也很匱乏，因此為確保檔案數(shù)字化建設(shè)成效，需要優(yōu)先實(shí)現(xiàn)利用率與價(jià)值較高的檔案的數(shù)字化，包括學(xué)生學(xué)籍、教師考核、課程設(shè)置等檔案。與以往檔案管理方法不一樣，在信息化建設(shè)過程中，還重視目錄與檢索的建設(shè)，運(yùn)用文件夾、光盤、音像等形式，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)信息的永久保存。要運(yùn)用好網(wǎng)絡(luò)，共享檔案信息資源。此外，學(xué)校要將檔案資料與校園網(wǎng)進(jìn)行連接，形成完善的數(shù)字化系統(tǒng)，提升檔案的數(shù)字化程度，讓其得到更好的利用。

（三）制定檔案管理的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)中學(xué)檔案而言，涉及內(nèi)容較多，也比較分散，每天都會(huì)形成大量的檔案資料，管理起來難度極大，需要統(tǒng)一做好收集、整理與利用工作。對(duì)此，在中學(xué)檔案管理中，要不斷提升信息化水平，采用集中統(tǒng)一管理的模式，確保檔案管理工作更加規(guī)范。學(xué)校要將檔案管理信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)明確下來，這樣才有利于對(duì)其的開發(fā)與利用，讓學(xué)校教學(xué)、科研等活動(dòng)提供準(zhǔn)確的檔案信息。此外，在中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)過程中，通過將相應(yīng)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)明確下來，能夠更好的共享檔案信息資源，減少人力、物力和財(cái)力的浪費(fèi)，并促進(jìn)學(xué)校整體教育教學(xué)水平的提升。

（四）加強(qiáng)對(duì)檔案資料的安全保護(hù)

在中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)過程中，必然會(huì)遇到安全問題，這點(diǎn)也要引起重視，否則會(huì)造成檔案信息的丟失與泄露。而人工操作失誤、計(jì)算機(jī)故障、計(jì)算機(jī)病毒與黑客入侵等，也會(huì)損壞計(jì)算機(jī)中的文件資料，為學(xué)校帶來不可估量的損失。對(duì)于中學(xué)檔案資料而言，有的可以對(duì)外公開，有的則非常機(jī)密的，若是保密工作做的不到位，將出現(xiàn)信息泄露與丟失的問題[3]。對(duì)此，檔案管理人員應(yīng)該切實(shí)增強(qiáng)自身的職業(yè)道德感，在檔案管理中規(guī)范操作，減少失誤，避免文件資料出現(xiàn)損壞。要制定健全的安全管理制度，讓信息系統(tǒng)的運(yùn)行更加安全和高效，同時(shí)為避免受到病毒與黑客的入侵，要將網(wǎng)絡(luò)安全措施做到位，增強(qiáng)信息系統(tǒng)的抵御網(wǎng)絡(luò)攻擊的能力。并重視備份工作，這樣在發(fā)生意外事件以后，能夠第一時(shí)間使用備份文件，對(duì)檔案信息進(jìn)行恢復(fù)，防止重復(fù)勞動(dòng)，造成浪費(fèi)。

（五）重視檔案管理人員培養(yǎng)

中學(xué)檔案的信息化管理工作，需要將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用好，這對(duì)檔案管理人員提出了很高的要求，不僅要具備豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，還要掌握數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、計(jì)算機(jī)操作等技能[4]。對(duì)此，學(xué)校要為檔案管理人員提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，讓他們掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息管理技術(shù)等方面的知識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的提升，真正成為懂技術(shù)、懂管理的復(fù)合型人才。同時(shí)還要定期開展對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，加大對(duì)其考核的力度，確保他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)盡快得到更新，掌握更多的專業(yè)技能，滿足當(dāng)前中學(xué)檔案信息化管理的要求。檔案管理不同于學(xué)校其他工作，需要檔案管理人員具備較高的職業(yè)道德素質(zhì)，有責(zé)任心，這樣在面對(duì)機(jī)密檔案資料時(shí)，才能避免對(duì)其的非法利用。學(xué)校要在思想、行動(dòng)上加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育，確保其思想政治覺悟得到提升率，具備更高的鑒別能力。只有學(xué)校打造一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，才能為檔案管理信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

總之，加快中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)具有重要意義，不僅可以從整體上提升學(xué)校的教學(xué)管理水平，還能讓檔案資料得到充分的利用。中學(xué)檔案直接反映了學(xué)校的教育教學(xué)水平，需要提高重視，要加大對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，不斷改進(jìn)工作方法，解決管理中存在的問題。學(xué)校要投入足夠的資金，將各種現(xiàn)代化信息設(shè)備配置齊全，同時(shí)重視人才培養(yǎng)工作，確保中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)能夠順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

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