論中學檔案管理的重要地位及加強檔案管理的有效途徑

摘 要：中學的檔案管理是中學里所有管理工作中最為重要的一項，近年來，我國教育教學通過不斷改革有了很大的進步，因此學校中的日常管理工作也顯得越來越重要，其中檔案管理是提高學校日常管理工作效率的重點。由此以來，整個學校的教學工作水平以及管理工作的效率都能從檔案管理工作中體現(xiàn)出來。學校在開展各項評選活動的過程中，檔案管理每每都會得到重視，各部門都是以它產(chǎn)生的經(jīng)濟效益以及社會效益看出它的價值的。作者在文中論述了檔案管理工作在中學管理工作中的重要地位，并以自己多年的管理經(jīng)驗給出了加強檔案管理的有效措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重要地位；有效措施；加強

1 檔案管理工作的概念

學校檔案指的是學校里發(fā)生的所有事情的描述和記錄，檔案管理工作則是保管校內(nèi)檔案、以及校內(nèi)的各類文件、資料等重要數(shù)據(jù)信息。每所學校的檔案都能夠體現(xiàn)出此校在行內(nèi)的價值觀，以及外在的形象還有未來的價值取向，因此學校檔案都承載著這所學校自成立至今的歷史，為了將其能夠很好的傳承下去就要做好檔案管理工作。從淺顯的層面來分析，學校一般會在構(gòu)建其形象和體現(xiàn)其價值等方面，主要靠學校中的主要文件--檔案來記錄。在社會不斷發(fā)展，教育不斷改革的新模式下，檔案不僅在文化建設(shè)方面為學校打下了夯實的基礎(chǔ)提供了重要的依據(jù)，并且在教學設(shè)施建設(shè)或者采購中起到了非常重要的作用。如果深入分析學校的檔案管理工作，學校在重塑自我形象和追求價值觀的過程中體現(xiàn)出的也是學校檔案光了工作的規(guī)范性。無論是從哪個層面進行研究，都能表明學校檔案管理的重要性，而且這兩層面有著緊密的聯(lián)系，與此同時這兩方面相輔相成，相互促進。

2 中學發(fā)展過程中檔案管理有不可忽視的地位

中學里的檔案大多數(shù)都來自于小學內(nèi)部，因此學校的形象以及學校的價值觀的建設(shè)都需要以學校檔案來作為參照物的，這樣的情況下學校才能有效運用檔案來使檔案的作用與價值最大化。在學校建設(shè)過程中，以及各個發(fā)展階段都會產(chǎn)生檔案的素材，并且教育教學的每個階段和環(huán)節(jié)都會有會有檔案的產(chǎn)生。由此可見檔案是學校信息資源最大、信息量最廣的信息合體，其不僅僅可以反映教育教學工作質(zhì)量，還能表現(xiàn)出其管理力度，最主要的是能夠體現(xiàn)出其運行的真實軌跡。學校從形成到發(fā)展到每一個新階段加上其獨特的價值觀綜合起來就形成了學校的檔案，檔案在這里主要體現(xiàn)它的承載功能。非物質(zhì)層面的表現(xiàn)是，學校檔案是建立價值觀和塑造形象過程中信息的收集和經(jīng)驗的積累，這些程序都要立足于學校實際發(fā)展狀況之上，是學校自身真實運營情況的寫照。教育部門或者有關(guān)機構(gòu)想要深入了解學校，就可以從學校的檔案開始著手，從檔案中可以研究分析出學校的發(fā)展軌跡，整個發(fā)展過程中的規(guī)律以及主要特征，如果想要完全掌握整個學校的發(fā)展狀況就可以剖析學校中珍藏的檔案，這里面不僅能夠看到學校管理工作效率還能對學校的演變過程進行進一步的認識，如此一來才能將學校的發(fā)展以及建設(shè)過程中取得的成績給予最完整的詮釋。學校管理層在進行下一步計劃，實施下次策略前也可以借鑒此結(jié)果。學校檔案可以將學校每個發(fā)展階段的狀況連續(xù)性記錄下來，就能滿足學校構(gòu)建價值觀和塑造形象的不間斷性、傳承性。學校在構(gòu)建自身形象和實現(xiàn)價值觀的時候，不僅要從實際出發(fā)，了解并掌握學校的表面狀態(tài)，最重要的是深入民族文化傳統(tǒng)，挖掘?qū)W校檔案中的有用信息進行分析，便于總結(jié)教育教學工作過程中的經(jīng)驗。

總結(jié)學校日常教育教學活動實際上就是建立學校檔案的過程，其是通過實際生活中的案例反映出來最真實的情況，這對于學校塑造自身的形象有著非同尋常的意義。舉例來說，學校在教學改革過程中通過翻閱學校檔案對本校的輝煌發(fā)展歷史進行分析，從中獲取有益的信息和方法，從而做出更有效的決策，為學校的發(fā)展做出更大貢獻；發(fā)揚光大學校中教師或者學生的光榮事跡，在年終工作總結(jié)中宣傳，就能夠影響到其他的教職工和學生們，使檔案發(fā)揮其更正能量的作用。學校的發(fā)展過程全部記錄在檔案之中，使學校往后的發(fā)展和各方面建設(shè)不再走彎路，有了極為有力的參照依據(jù)。這就不難看出，學校檔案就是學校塑造形象和價值體現(xiàn)的主要內(nèi)容。其是各個角度對學校歷史發(fā)展狀況的記錄，是教育教學工作效率的體現(xiàn)。

3 加強中學檔案管理的有力措施

3.1 領(lǐng)導重視是加強中學檔案管理工作的首要前提

學校檔案是教育教學活動與黨政管理等所有與學校有關(guān)的、發(fā)生過的事項的綜合體，其表現(xiàn)形式主要有原始的圖形到現(xiàn)在的文字及聲像等。其主要分為以下幾大類：教學檔案、文書檔案、聲像檔案、科技檔案和會計檔案等。學校檔案不僅供學校內(nèi)部使用，還是國家檔案的一部分，所以在日常使用和建立過程中不能受到任何損失，不能未經(jīng)管理人員允許就使用，所以國家檔案法律中明確規(guī)定學校檔案必須統(tǒng)一妥善進行保管。我國中學在建立檔案以及使用檔案的時候，不僅要注重檔案的完整性，和安全性，更需要注意的是體現(xiàn)其價值，在其保存完好的情況下被人們有效利用，而不是把它隱蔽地藏起來。學校的領(lǐng)導是學校檔案管理工作的關(guān)鍵，只有得到管理層的重視，學校對培養(yǎng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、完善學校檔案管理政策、提高檔案管理人員的警惕性、以及建立符合學校發(fā)展需求的檔案管理制度等工作才能真正落實到位。因此，只有學校管理層開始重視這個事情，將人員和設(shè)施配備到位，管理制度更新到最完美，才能有效提高學校檔案的管理效率。

3.2 有序的管理和完善的制度是中學檔案管理工作的關(guān)鍵

因為學校檔案是學校日常教學工作中產(chǎn)生的，因此檔案管理工作應隨著時代的發(fā)展和教學的改革進行不斷完善，只有健全的管理制度與有效的管理機制相協(xié)調(diào)才能使學校檔案被有關(guān)部門有效利用。在實際檔案管理工作中，應注意以下幾點：1）尋找最合適的檢索工具，保證檔案的檢索體制的科學化、標準化；2）規(guī)范檔案使用過程中的規(guī)范細則，細節(jié)方面非常重要，應該有一定的規(guī)章制度來進行制約；3）按照檔案的性質(zhì)進行歸類，讓管理者能夠更好地管理檔案信息，也便于使用者尋找自己需要的檔案。

3.3 人員和設(shè)施的配備是檔案管理工作的保證

每項工作都需要人去完成，而檔案管理工作需要專業(yè)素養(yǎng)和政治覺悟都比較高的人員，因此學校在人員配置上一定不能馬虎，建立健全的晉升制度，讓有能力有思想的人來做檔案管理員，以保證檔案信息的安全性和合理使用性。檔案管理也需要一定的載體，隨著信息時代的到來，人們已經(jīng)開始使用計算機進行信息錄入，不僅減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)信息的手工程序，還提高了保管質(zhì)量，對于管理者和使用者都提供了很大的幫助，因此學校應該緊跟時代的步伐，使用較為先進的存儲設(shè)備，將檔案信息保管好。

3.4 有效利用潛在資源，實現(xiàn)檔案管理的目的

之所以對學校檔案進行妥善管理，主要就是為了在學校以后的發(fā)展中能夠從中汲取更豐富的經(jīng)驗，使學校發(fā)展的更好。學校檔案是學校所有工作人員的思想結(jié)晶，因此為學校管理層的決策提供有效的依據(jù)、發(fā)揮其最大的價值，才不辜負所有工作人員的期望。

4 結(jié)束語

由此可見，中學學校的檔案管理工作對整個學校的發(fā)展以及價值觀的建設(shè)有很大的影響，因此學校務必重視此項工作，為學校的教育教學工作打下堅實的基礎(chǔ)，為學校自身的形象塑造創(chuàng)造有禮依據(jù)。.

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作者簡介

魏丹（1982-），四川，天津開發(fā)區(qū)第一中學。