探析檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

張坤

摘 要：信息化時(shí)代，利用電子信息手段實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化是必然趨勢(shì)，其不僅有助于提升檔案管理的效率和質(zhì)量，還能更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的保護(hù)和檔案信息的共享。文章以新時(shí)期的檔案管理工作為研究課題，基于信息化角度，探討檔案管理在新時(shí)期實(shí)施信息化管理的意義及具體的優(yōu)化策略，以求使檔案管理工作能跟上時(shí)代發(fā)展步伐，滿足社會(huì)發(fā)展需要。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；趨勢(shì)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

作為各類信息資源的主要載體，檔案管理工作長(zhǎng)期以來(lái)都是各行各業(yè)不可或缺的重要事項(xiàng)。傳統(tǒng)的檔案管理主要是針對(duì)紙質(zhì)檔案而言，管理人員將各類信息資源分門別類后裝訂、收錄、保存，即可完成檔案管理事宜。新形勢(shì)下，隨著信息資源在各行各業(yè)生產(chǎn)、發(fā)展過(guò)程中所起到的作用愈加重要，檔案作為信息資源尤其是歷史信息的主要載體，其重要性和地位也變得愈加重要。為滿足信息資源快捷、迅速實(shí)現(xiàn)共享的需要，也為滿足信息化發(fā)展的需要，實(shí)施檔案信息化管理是新時(shí)期檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、檔案信息化管理的內(nèi)涵

對(duì)各行各業(yè)而言，檔案是記錄其歷史發(fā)展軌跡的寶貴資源，通過(guò)查詢檔案可以從中窺探出某個(gè)時(shí)期某行業(yè)及自身發(fā)展的真實(shí)面貌，因此，檔案管理工作無(wú)疑處于重中之重的地位。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要以人為管理方式為主。隨著時(shí)代的發(fā)展與信息技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理工作的方式也發(fā)生巨大改變，檔案信息化管理則正是在此背景下所產(chǎn)生的一種新的管理檔案方式。檔案信息化管理的內(nèi)涵，即是與傳統(tǒng)人員管理方式相對(duì)的一種創(chuàng)新的管理方式，是在國(guó)家行政部門統(tǒng)一組織、規(guī)劃下，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的記錄、分類、收錄、歸檔等。

簡(jiǎn)而言之，檔案信息化管理就是從過(guò)去重視檔案實(shí)體管理向如今重視檔案信息資源管理的一種新方式。通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的系統(tǒng)加工和處理，同時(shí)利用互聯(lián)網(wǎng)和相關(guān)應(yīng)用，即可輕松實(shí)現(xiàn)檔案信息的隨時(shí)隨地查詢與分享，有效推動(dòng)了檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程。

二、檔案管理信息化的重要性及意義

在新的歷史時(shí)期，信息化、網(wǎng)絡(luò)化帶來(lái)檔案管理新的發(fā)展機(jī)遇，但也帶來(lái)新的任務(wù)、新的使命及新的挑戰(zhàn)。面對(duì)新機(jī)遇、新挑戰(zhàn)，檔案管理工作從傳統(tǒng)走向現(xiàn)代，從單一邁向多元，從實(shí)體管理轉(zhuǎn)向信息服務(wù)，既是發(fā)展的必經(jīng)歷程，也是發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1.檔案信息化管理是我國(guó)現(xiàn)階段工作的重要內(nèi)容

檔案事業(yè)發(fā)展的“十二五”規(guī)劃中提到：“加強(qiáng)以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫(kù)為主要內(nèi)容的檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)……打造一站式檔案信息資源共享和服務(wù)平臺(tái)，為社會(huì)提供全方位的檔案信息服務(wù)。”經(jīng)過(guò)這幾年的發(fā)展，當(dāng)前我國(guó)檔案數(shù)字化管理規(guī)模逐漸擴(kuò)大，其中包含的內(nèi)容、涉及的信息資源面愈來(lái)愈廣，信息資源的記錄載體的種類也愈加多樣，從傳統(tǒng)單一的文書(shū)檔案，向圖片、視頻、音頻等過(guò)渡。這些變化都是基于信息化技術(shù)發(fā)展、推廣與運(yùn)用的前提之下而產(chǎn)生的。在今后的發(fā)展中，檔案信息數(shù)字化、檔案管理信息化必將逐步推進(jìn)和完善。檔案信息化管理作為現(xiàn)代化檔案管理業(yè)務(wù)中的主要內(nèi)容，其重要性和地位也將得到確立和認(rèn)可。

2.檔案信息化管理有助于進(jìn)一步完善檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)

傳統(tǒng)視域下以紙質(zhì)文書(shū)為主的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范已經(jīng)較為健全，但在信息化時(shí)代，這套適用于紙質(zhì)文書(shū)檔案的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范放置于數(shù)字化檔案管理工作當(dāng)中，則表現(xiàn)出較為明顯的不適用性。為此，需重新審視和制定信息化時(shí)代下的檔案信息化管理工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，尤其是需要改進(jìn)其中明顯不適應(yīng)信息化環(huán)境的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。推進(jìn)檔案信息化管理過(guò)程中，會(huì)涉及多種文檔管理軟件的運(yùn)用，此類軟件往往具有高效性、便捷性的特點(diǎn)，因此此類軟件的推廣運(yùn)用，才會(huì)成為檔案按“件”管理工作直接推動(dòng)力。

此外，信息化環(huán)境下的檔案管理工作，可以輕松實(shí)現(xiàn)“一體化”“一站式”管理目標(biāo)，管理者只需在控制端對(duì)電子檔案進(jìn)行集中、系統(tǒng)管理，就可有效解決傳統(tǒng)模式下檔案管理工作中所存在的檔案積壓、檔案移交困難等問(wèn)題。由此可見(jiàn)，推進(jìn)檔案信息化管理無(wú)疑有助于進(jìn)一步完善檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)。

3.檔案信息化管理能提供更多有效的資源及服務(wù)

進(jìn)行檔案管理工作的初衷和落腳點(diǎn)在于為社會(huì)提供更多的信息資源和服務(wù)。眾所周知，檔案管理工作點(diǎn)多面廣、紛繁復(fù)雜，以傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行檔案管理，無(wú)疑會(huì)消耗大量的人力、物力、財(cái)力，且大部分檔案管理事宜屬于重復(fù)勞動(dòng)，需大量占用檔案管理人員的時(shí)間。但是，檔案管理工作對(duì)于任何單位而言，又都是一項(xiàng)不可或缺的重要工作，因此不能忽略。

傳統(tǒng)檔案管理的高耗性與檔案信息資源的有效性兩者之間成為相互對(duì)立的矛盾體。信息化技術(shù)、手段在檔案管理工作中的應(yīng)用，則很好地破解了以上“僵局”。檔案管理人員通過(guò)信息控制端即可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的查詢、分類、歸檔、共享，省去了機(jī)械、繁重的體力勞動(dòng)，成功實(shí)現(xiàn)將人從瑣碎的檔案管理事務(wù)中解脫出來(lái)，既不影響檔案管理工作的質(zhì)量，又可極大提升檔案管理工作效率，為社會(huì)提供更多、更有效的資源和信息服務(wù)。

三、檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)及檔案信息化建設(shè)策略探析

在信息化時(shí)代，利用電子信息手段實(shí)現(xiàn)檔案管理是不可阻擋的必然趨勢(shì)，也是必然需求。其不僅有助于提升檔案管理的效率和質(zhì)量，而且還能更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的保護(hù)和檔案信息的共享。

下面作者將從檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)及檔案信息化建設(shè)具體策略兩方面展開(kāi)論述。

1.檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)——檔案管理的信息化

現(xiàn)階段檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)是檔案管理的信息化，且當(dāng)前正處于戰(zhàn)略發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，對(duì)國(guó)家信息工程能否成功實(shí)現(xiàn)起重要的作用。為此，研究檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，探索檔案管理信息化建設(shè)方針，具有十分重要的戰(zhàn)略意義和現(xiàn)實(shí)意義。

上文提到，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，一方面，能夠促進(jìn)檔案管理工作效率的提高，有力推動(dòng)我國(guó)檔案管理水平的提升；另一方面，檔案管理的信息化能夠促進(jìn)檔案管理工作從實(shí)體檔案服務(wù)向信息服務(wù)的轉(zhuǎn)變，極大提升檔案資源的有效利用和信息服務(wù)高效性。由此可見(jiàn)，在全球信息化浪潮中，加速推進(jìn)我國(guó)檔案管理的信息化建設(shè)，是應(yīng)對(duì)全球化浪潮的必然選擇。

2.檔案信息化管理的實(shí)施策略

作者將從實(shí)踐的角度討論檔案信息化管理的具體實(shí)踐策略，以使檔案信息化管理工作變得更具有操作性和可行性。

（1）加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)，樹(shù)立檔案信息化管理觀念。近些年，隨著檔案在信息服務(wù)中所起到的作用越來(lái)越大，人們對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)也越來(lái)越深刻。然而，在實(shí)際操作中，仍然存在不少問(wèn)題。如不少人對(duì)檔案管理工作還抱有偏見(jiàn)，認(rèn)為檔案管理有做就可以，無(wú)需求精求細(xì)。這種認(rèn)識(shí)偏差不僅存在于普通崗位職工中，也還存在于企業(yè)或單位領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念中，致使檔案信息化管理工作未能向縱深發(fā)展，制約了我國(guó)信息化工作水平的提升。要扭轉(zhuǎn)這一局面，就應(yīng)當(dāng)把準(zhǔn)癥結(jié)，對(duì)癥下藥，率先從企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者或“一把手”身上入手，強(qiáng)化其對(duì)檔案管理工作以及推進(jìn)檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識(shí)。與此同時(shí)，針對(duì)檔案管理工作的具體操作人員，也應(yīng)加強(qiáng)思想教育，使其自覺(jué)樹(shù)立起檔案信息化管理的意識(shí)和觀念，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技能和檔案信息化操作技能，提升自身素質(zhì)，提升檔案管理的水平，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理保駕護(hù)航。

（2）努力完善檔案信息化管理制度。檔案信息化管理工作的順利推進(jìn)，需要科學(xué)、完善的管理制度作為保障。在推進(jìn)檔案信息化管理過(guò)程中，可以將信息化建設(shè)內(nèi)容和質(zhì)量作為單位績(jī)效考核的重要指標(biāo)，同時(shí)將檔案信息化建設(shè)與檔案管理人員的職稱評(píng)定、表彰獎(jiǎng)勵(lì)掛鉤。通過(guò)制度保障，鼓勵(lì)全員積極參與檔案信息化管理工作，從而使檔案管理的信息化建設(shè)更加高質(zhì)、高效。

（3）強(qiáng)化電子檔案的歸檔，提升檔案信息化管理水平。檔案信息載體多種多樣，類型不一，包括視頻檔案、音頻檔案、圖像檔案以及傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書(shū)檔案等。針對(duì)這些不同類型的檔案，在運(yùn)用信息化技術(shù)、手段進(jìn)行管理和處理時(shí)，就需要執(zhí)行不同的管理標(biāo)準(zhǔn)和要求。檔案管理人員要根據(jù)檔案的類型，制訂科學(xué)、適用的檔案管理方法，確保檔案信息的完整性和電子檔案的安全性，進(jìn)一步提升檔案信息化管理水平。

（4）運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，促進(jìn)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享。信息化環(huán)境可為檔案管理提供更多的方法與手段。在檔案管理由傳統(tǒng)向現(xiàn)代化、信息化過(guò)渡的關(guān)鍵時(shí)期，檔案管理者應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理新理論、新方法、新手段的學(xué)習(xí)，通過(guò)學(xué)習(xí)，將其運(yùn)用到檔案管理實(shí)際工作當(dāng)中，進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享和為大眾提供信息服務(wù)。值得注意的是，在運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段實(shí)施檔案信息化管理時(shí)，針對(duì)一些涉密檔案，還要注重檔案信息的安全性，仔細(xì)篩選安全、規(guī)范的檔案管理軟件，在實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的同時(shí)，也能確保其安全。

（5）實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理與傳統(tǒng)管理有機(jī)結(jié)合。在積極推進(jìn)檔案信息化管理的同時(shí)，也要注重其與傳統(tǒng)檔案管理相結(jié)合，切勿搞“一刀切”。從我國(guó)檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，其中仍然存在部分單位管理檔案照舊以傳統(tǒng)管理模式、手段為主，部分檔案管理人員配置不足、能力不夠，無(wú)法滿足檔案信息化管理的要求。針對(duì)此類情況，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，堅(jiān)持檔案信息化管理與傳統(tǒng)管理相結(jié)合的原則，逐步推進(jìn)檔案管理由傳統(tǒng)管理向信息化管理成功過(guò)渡。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期的檔案管理工作面臨重大發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)也遭遇巨大挑戰(zhàn)。為把握這一機(jī)遇，并且應(yīng)對(duì)其所遭遇的挑戰(zhàn)，實(shí)施檔案信息化管理是必然要求，也是必然趨勢(shì)。為此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)更新檔案管理理論，掌握檔案信息化管理知識(shí)和技能，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，多措并舉，多管齊下，以更加專業(yè)的檔案管理人員，更加嚴(yán)格的檔案管理規(guī)范，通過(guò)信息化方式與手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的信息化管理。與此同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)想方設(shè)法提升檔案信息化管理水平，完善相應(yīng)的管理制度和機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化配置，為檔案事業(yè)更好、更快、更全發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]沈 靜.高校檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)及安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估研究[J].四川教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2011（4）.

[2]李海軍.檔案管理信息化之理念探討——以高校檔案管理信息化建設(shè)為背景[J].北京檔案，2010（2）.

[3]劉 蓓，劉江霞.淺談檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)——檔案管理的信息化[J].價(jià)值工程，2012（4）.