關(guān)于使用ERP系統(tǒng)時會計信息生成和獲取問題的探討

帖雯

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，ERP系統(tǒng)即企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning ） 以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，集合財務(wù)、銷售、供應(yīng)鏈、應(yīng)收管理、應(yīng)付管理、資產(chǎn)管理、人力資源等企業(yè)所需的工作模塊，成為有效并高度集成的企業(yè)管理工具。及時高效的生成和獲取會計信息來滿足企業(yè)應(yīng)對激烈市場競爭的信息需求是ERP系統(tǒng)的重要作用。文章基于企業(yè)使用ERP系統(tǒng)時會計信息生成和獲取的情況，探討信息生成和獲取過程中出現(xiàn)的一些問題，并針對問題提出改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng)；會計信息；獲取

ERP系統(tǒng)在我國發(fā)展已經(jīng)20余年，成為運用較為廣泛的新一代集成化管理系統(tǒng)。但是ERP系統(tǒng)在我國企業(yè)中的運用效果卻參差不齊，究其原因之一就是會計信息生成和獲取不準(zhǔn)確。企業(yè)在使用ERP系統(tǒng)時會計信息的生成和獲取有別于傳統(tǒng)會計方式。本文將結(jié)合實務(wù)對會計信息生成和獲取過程中出現(xiàn)的一些問題做出探討。以期企業(yè)能更加高效的利用ERP系統(tǒng)，提高獲取會計信息的能力。

一、現(xiàn)階段企業(yè)使用ERP系統(tǒng)時會計信息生成和獲取情況

（一）傳統(tǒng)會計信息和現(xiàn)代會計信息的區(qū)別

會計信息是反應(yīng)單位財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的信息，主要通過財務(wù)報告、財務(wù)報表、各種統(tǒng)計表傳遞給使用者，從而使相關(guān)信息能夠得到接受和利用。傳統(tǒng)的會計信息，主要是從財務(wù)部門的角度來考慮問題，通過編制財務(wù)報表來反映，這些信息可以清楚的提供企業(yè)的資產(chǎn)負(fù)債、損益盈虧等情況，卻無法直觀的反映出公司生產(chǎn)經(jīng)營中存在的問題?，F(xiàn)代會計信息則從管理會計理念出發(fā)，站在企業(yè)角度來考慮問題，信息的載體不再僅僅是財務(wù)報表，而是根據(jù)所需提供更加貼合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的財務(wù)報告或者更細(xì)致的業(yè)務(wù)統(tǒng)計表，從各個方面剖析企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營狀況，讓信息使用者對企業(yè)的采購、銷售、存貨、應(yīng)收應(yīng)付等各個方面有更加深入的了解，是一種信息化時代的綜合性會計信息。

（二）ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)會計方式會計信息生成過程的差異

在采用傳統(tǒng)會計方式生成會計信息時，先由采購、生產(chǎn)、庫管、銷售、資產(chǎn)管理、人力資源等部門提供原始單據(jù)，再由企業(yè)財務(wù)人員完成審核原始單據(jù)、編制記賬憑證、審核記賬憑證、記賬、結(jié)賬、編制財務(wù)報表等生成會計信息的一系列工作。財務(wù)部門采用專門的財務(wù)軟件記賬，不同的部門也采用了不同的記錄方式。財務(wù)人員需要在每個會計期間收集、核實由各部門提供的信息，再將信息錄入財務(wù)軟件并做出對應(yīng)的會計處理，可以說工作貫穿整個會計信息生成過程，財務(wù)人員專業(yè)水平和業(yè)務(wù)能力對會計信息質(zhì)量起到了決定性的作用。而在ERP系統(tǒng)運用下，會計信息生成過程相對簡單，財務(wù)、采購、生產(chǎn)、庫存、銷售、資產(chǎn)管理、人力資源等部門工作劃分為幾個模塊又集中在一個系統(tǒng)中，每個模塊先由相關(guān)部門人員錄入原始信息，這些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可以實時取得，再由財務(wù)人員在不同模塊審核單據(jù)，完成賬務(wù)處理工作，最后生成會計信息。企業(yè)各個部門的工作存在一個連續(xù)性。這個過程不但提高了工作效率，而且會計信息的來源單據(jù)是由各部門人員直接錄入，提高了會計信息的可靠性。

（三）在使用ERP系統(tǒng)時獲取會計信息的情況

各個部門均在同一系統(tǒng)下完成工作，每個會計期間由各部門錄入的信息在經(jīng)過財務(wù)人員審核以后進(jìn)行賬務(wù)處理，審核有誤的信息需要通知部門人員在當(dāng)期修改或刪除，由此生成對應(yīng)的會計信息具有一致性。這些信息是在各部門模塊下由部門員工和財務(wù)人員共同認(rèn)可并處理完成的信息，財務(wù)人員可以在總賬模塊通過各類賬簿、報表獲取所需的會計信息，各部門人員可以在自有模塊下獲取相同數(shù)據(jù)，在不同的模塊下獲取的會計信息應(yīng)該是一致的。

二、企業(yè)在使用ERP系統(tǒng)生成和獲取會計信息時存在的問題

（一）篩選會計信息時查詢設(shè)置不準(zhǔn)確

ERP系統(tǒng)功能強(qiáng)大，可以匯總、提供大量會計信息，但這并非都是員工想要獲得的信息，要進(jìn)一步篩選才能有效利用。員工對信息的需求不同，例如一個普通業(yè)務(wù)員所需的只是與自己業(yè)務(wù)直接相關(guān)的信息，管理者則需要獲得管轄范圍內(nèi)的收支情況、員工業(yè)績等信息，庫管員關(guān)注自己管理的存貨數(shù)量、狀況，財務(wù)人員需要各類業(yè)務(wù)的賬務(wù)信息等。ERP系統(tǒng)提供的查詢索引條目眾多，不管是總賬模塊還是其他模塊，一般細(xì)分在二十條左右，還可以根據(jù)需要增加。員工想要準(zhǔn)確查找信息，需要正確填寫或者不填寫各項查詢內(nèi)容，雖然有共享模板可以簡化操作，但分類較細(xì)、要求較多的信息查詢設(shè)置還是比較復(fù)雜。查詢設(shè)置如果出現(xiàn)誤差，獲取的會計信息也就不準(zhǔn)確了。

（二）降低對財務(wù)人員專業(yè)性的要求影響會計信息準(zhǔn)確度

ERP系統(tǒng)為企業(yè)帶來的便利，讓會計賬務(wù)處理也變得流程化。財務(wù)人員在業(yè)務(wù)模塊審核業(yè)務(wù)部門員工錄入的原始單據(jù)，再點擊轉(zhuǎn)總賬讓系統(tǒng)模板自動生成憑證就可以完成賬務(wù)處理。這讓部分企業(yè)管理者感覺賬務(wù)處理是一件很簡單的事情，普通財務(wù)崗位的員工只要會操作電腦再做一些業(yè)務(wù)模塊使用培訓(xùn)就可以勝任，從而降低對財務(wù)人員專業(yè)性的要求。財務(wù)人員缺乏專業(yè)性，從表面上看可以完成賬務(wù)處理工作，實際上對部分業(yè)務(wù)性質(zhì)的理解可能出現(xiàn)偏差，同時也會缺乏賬務(wù)處理的嚴(yán)謹(jǐn)性和發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)問題的敏感性，從而影響會計信息準(zhǔn)確度。

（三）ERP系統(tǒng)未充分運用，業(yè)務(wù)模塊開發(fā)滯后影響會計信息獲取

ERP系統(tǒng)最大優(yōu)點就是企業(yè)信息整合。企業(yè)的業(yè)務(wù)信息能夠得到最大限度整合的基礎(chǔ)在于ERP系統(tǒng)能夠得到充分的運用。但是在實際工作中，并不是所有的業(yè)務(wù)都會通過ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)模塊完成，有些事項會先脫離系統(tǒng)完成相關(guān)工作，然后再通過賬務(wù)系統(tǒng)直接錄入業(yè)務(wù)結(jié)果。當(dāng)然這種情況一般不會出現(xiàn)在日常業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，主要是針對較少發(fā)生的業(yè)務(wù)，或者該項業(yè)務(wù)經(jīng)常發(fā)生但是從重要性和管理需要來看暫時沒有納入ERP系統(tǒng)來管理，畢竟一旦運用ERP系統(tǒng)，開發(fā)業(yè)務(wù)模塊、設(shè)置系統(tǒng)功能、培訓(xùn)相關(guān)員工需要花費資金、時間和精力。在ERP系統(tǒng)中可以獲取此類業(yè)務(wù)的結(jié)果信息，但是不會有流程信息。如果該項業(yè)務(wù)的重要性或者相關(guān)的信息需求發(fā)生變化，企業(yè)將花費更多時間在ERP系統(tǒng)以外收集會計信息。

（四）使用ERP系統(tǒng)時會計信息安全受到威脅

ERP系統(tǒng)是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，會計信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保存和傳遞，信息安全問題尤為重要。網(wǎng)絡(luò)是開放的系統(tǒng)，由多層次信息系統(tǒng)構(gòu)成，各個層次都可能存在安全防護(hù)漏洞，給網(wǎng)絡(luò)黑客以可乘之機(jī)。企業(yè)在ERP系統(tǒng)內(nèi)儲存的客戶信息、供應(yīng)商信息、物料清單（Bill of Material）或者其他重要的會計信息一旦被別有用心者竊取或者篡改，可能出現(xiàn)企業(yè)獲取不準(zhǔn)確的會計信息加以利用，信息被競爭對手獲取等問題，這將導(dǎo)致企業(yè)在市場競爭中處于劣勢，嚴(yán)重時甚至?xí)：Φ狡髽I(yè)的生存和發(fā)展。

三、企業(yè)在使用ERP系統(tǒng)生成和獲取會計信息時存在問題的應(yīng)對

（一）完善會計信息查詢員工私有模板及權(quán)限設(shè)置

為了使位于各個崗位的員工能夠準(zhǔn)確快速的查詢到自己想要的會計信息，首先要做好員工私有模板設(shè)置工作。對履行不同崗位職責(zé)，需要不同會計信息的員工，量身打造自己的查詢模板。這個工作前期工作量大，可以在ERP系統(tǒng)開始運用時由軟件公司員工引導(dǎo)企業(yè)員工開展，在運行初期設(shè)置好員工私有模板。私有模板設(shè)置完成后員工每次查詢常用信息原則上只對模板中業(yè)務(wù)期間進(jìn)行調(diào)整就可以獲得相應(yīng)的信息，如果查詢索引有需要變更的地方則應(yīng)及時調(diào)整私有模板。其次要做好員工查詢權(quán)限設(shè)置?？梢杂删W(wǎng)絡(luò)管理員按照組織、部門、項目、業(yè)務(wù)類別等結(jié)合員工所在崗位設(shè)置查詢權(quán)限，限制員工能查詢到的信息范圍，減少查詢設(shè)置，滿足快速查詢需求。如果員工面臨崗位調(diào)整或者人事變動，應(yīng)該及時向網(wǎng)絡(luò)管理員申請變更權(quán)限設(shè)置。

（二）提升對財務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求

企業(yè)在使用ERP系統(tǒng)時不能由于操作上的便利就降低對財務(wù)人員專業(yè)性的要求，相反應(yīng)該在持有會計上崗證的前提下提升對財務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的要求。首先，專業(yè)素質(zhì)良好的財務(wù)人員能更好的完成財務(wù)監(jiān)督工作，并且在遵守會計準(zhǔn)則和稅務(wù)制度的情況下處理相關(guān)業(yè)務(wù)，這也是保障會計信息質(zhì)量的根本。其次，ERP系統(tǒng)是多個業(yè)務(wù)模塊的集合，財務(wù)人員直接接觸的不只是總賬模塊，還要在各個業(yè)務(wù)模塊完成審核、記賬、月結(jié)等工作，這要求財務(wù)人員熟悉其它模塊的業(yè)務(wù)流程，并在審核業(yè)務(wù)單據(jù)過程中及時發(fā)現(xiàn)可能存在的問題，然后規(guī)定完成企業(yè)對采購、生產(chǎn)、庫管、銷售、資產(chǎn)管理甚至人力資源等業(yè)務(wù)的會計處理，才能向管理者提供準(zhǔn)確的會計信息。最后，財務(wù)人員需要提升對信息的分析能力，為管理者提供有利用價值的會計信息以滿足其完善企業(yè)經(jīng)營管理的需要，同時也促進(jìn)財務(wù)工作向管理型轉(zhuǎn)變。

（三）結(jié)合企業(yè)管理需求及時開發(fā)系統(tǒng)功能

企業(yè)開始使用ERP系統(tǒng)時，要結(jié)合自身業(yè)務(wù)需求做好系統(tǒng)功能的開發(fā)、設(shè)置工作。后期企業(yè)想要進(jìn)一步提高管理水平、完善業(yè)務(wù)流程，應(yīng)該及時開發(fā)相關(guān)業(yè)務(wù)涉及的ERP系統(tǒng)功能，通過業(yè)務(wù)模塊完成全部工作流程，之后將從ERP系統(tǒng)獲取的會計信息作為改進(jìn)管理方式的依據(jù)，而不是先采取用其他補(bǔ)充記錄的方式，滯后開發(fā)、設(shè)置ERP系統(tǒng)功能，這反而會增加會計信息獲取和系統(tǒng)功能開發(fā)時的工作量。例如企業(yè)發(fā)現(xiàn)在物資配送業(yè)務(wù)中只控制費用總數(shù)的管理方式已經(jīng)不能滿足管理需求，需要制定進(jìn)一步配送計劃時，就要先完善庫存管理模塊中配送功能的設(shè)置，將ERP系統(tǒng)作為配送業(yè)務(wù)管理工具，通過ERP系統(tǒng)完成配送業(yè)務(wù)流程，最大限度利用ERP系統(tǒng)信息整合優(yōu)勢，為企業(yè)完善業(yè)務(wù)管理提供數(shù)據(jù)支持。

（四）做好會計信息安全防護(hù)工作

應(yīng)對會計信息安全威脅，最重要的一點是要結(jié)合企業(yè)實際情況，根據(jù)內(nèi)部控制基本規(guī)范和相關(guān)應(yīng)用指引做好信息系統(tǒng)內(nèi)部控制建設(shè)。在內(nèi)部控制制度規(guī)范下聘用專業(yè)的信息技術(shù)人員，采取以加密格式存儲和傳輸會計信息數(shù)據(jù)等方式把會計信息被竊取和篡改的風(fēng)險降到最低。此外，開展對員工的信息安全知識培訓(xùn)，提升員工信息安全意識也是會計信息安全防護(hù)工作的重要部分。

四、結(jié)語

綜上分析可知，在越來越多企業(yè)使用ERP系統(tǒng)的今天，會計信息在生成和獲取過程中遇到的一些問題會對信息的準(zhǔn)確性產(chǎn)生影響。本文從會計信息查詢設(shè)置不準(zhǔn)確、企業(yè)對財務(wù)人員專業(yè)性要求降低、系統(tǒng)未充分運用且功能開發(fā)滯后、信息安全受到威脅幾個方面問題對會計信息準(zhǔn)確性的影響做出了探討，認(rèn)為企業(yè)可以針對出現(xiàn)的問題，結(jié)合自身實際找出解決方案，最終更好運用ERP系統(tǒng)滿足企業(yè)管理的需要。

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（作者單位：中煤科工集團(tuán)重慶研究院有限公司）